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Nous sommes amenés à communiquer avec des gens tous les jours, mais nous ne parvenons pas toujours à adapter notre manière de parler à la situation ou au type de personne qui se trouve face à nous. Il arrive que cela cause des malentendus, des incompréhensions ou que cela blesse notre interlocuteur. Il est donc essentiel d'apprendre à adapter sa façon de communiquer en fonction des circonstances et de prendre acte de tous les facteurs qui entrent en ligne de compte.
Étapes
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Réfléchissez à la situation et aux circonstances. Le contexte du discours influence à la fois la façon dont vous vous adressez aux autres et la façon dont ils interprètent vos propos.
- Prenez garde au contexte. Il ne sera peut-être pas convenable de raconter au bureau une blague qui aurait pourtant fait un tabac parmi votre groupe d'amis. De même, vider absolument tout ce que vous avez sur le cœur quand vous êtes avec un ami proche n'aura pas le même impact que si vous le faites auprès d'un jeune enfant.
- Tenez compte du niveau de correction de l'occasion. Si vous vous trouvez dans une cérémonie ou à une réunion de travail officielle, vous devez adopter un niveau de langage correct et une tenue vestimentaire assez solennelle. En revanche, si vous passez du bon temps avec vos amis ou votre famille, vous pouvez vous permettre d'être plus décontracté et à votre aise.
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Demandez-vous quel est l'objectif. Pour communiquer efficacement, vous devez savoir quelle fin sert votre propos. Par exemple, si vous souhaitez devenir ami avec l'un de vos collègues, vous pouvez lui proposer de déjeuner avec vous ou de boire un café. À l'inverse, si vous tenez beaucoup à maintenir une distance entre votre vie privée et votre vie professionnelle, vous adopterez un ton poli, neutre et professionnel.
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Tenez compte de votre interlocuteur. Il faut que vous sachiez à qui vous vous adressez pour lui parler correctement. Essayez de voir les choses de son point de vue et tentez autant que possible d'ajuster votre communication en fonction de lui.
- Analyser votre rapport avec lui. S'il s'agit d'un ami proche, vous pouvez normalement vous permettre d'être franc et direct. Si c'est votre supérieur hiérarchique, vous devez lui parler avec respect. En face du caissier du supermarché, soyez sympathique, mais sans être intrusif.
- Respectez les types de personnalités. Sachez par exemple que les gens extravertis aiment parler face à face, par téléphone ou dans des groupes nombreux. Ils ont aussi tendance à penser à voix haute. Les gens introvertis au contraire préfèrent communiquer par email ou SMS et s'ils doivent parler à quelqu'un, ils préfèrent le faire en tête-à-tête. Bien souvent, ils ont aussi besoin de temps pour réfléchir avant de donner une réponse.
- Analysez ceux qui vous écoutent. Demandez-vous quels sont leur tranche d'âge, leur genre, leur niveau d'étude, leur culture, leurs valeurs, les structures familiales dont ils sont issus, leur passé. Ce conseil est surtout valable pour les situations où l'on fait un discours devant un public que l'on ne connait pas.
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Réfléchissez à vos méthodes de communication. Chaque mode de communication présente des avantages et des inconvénients. Si vous pouvez choisir, optez pour celui qui aura le plus d'impact sur vos interlocuteurs. À défaut, faites de votre mieux avec les contraintes qui vous sont imposées.
- Participez au cours des réunions, exprimez vos idées, mais prenez aussi le temps d'écouter. Ne monopolisez pas la conversation.
- Quand vous prononcez un discours, n'oubliez jamais que vous êtes le seul à parler. Essayez d'anticiper les questions que pourrait poser l'auditoire et essayez d'y répondre.
- Sur les réseaux sociaux, vous pouvez vous permettre d'adopter un ton plus informel. Dans ce type de situation, on communique en général par courts messages, en faisant une phrase ou deux. Parlez naturellement, mais soyez concis.
- Par email et par SMS, le choix des mots employés doit être rigoureux. Soyez direct. Essayez d'utiliser un vocabulaire qui laisse transparaitre le ton de votre propos ou bien ajoutez des émoticônes.
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Surveillez votre langage. Faites attention aux mots que vous utilisez. En quelques phrases seulement, vous pouvez très rapidement établir un lien avec une personne, mais vous pouvez tout aussi facilement l'offenser.
- Adaptez votre vocabulaire en fonction de l'âge, du niveau d'étude et du niveau de compréhension de la langue de votre interlocuteur. Choisissez des mots qu'il comprendra pour qu'un dialogue puisse se nouer entre vous.
- N'employez des termes techniques que si la personne avec laquelle vous parlez les connait aussi. Si vous êtes contraint d'avoir recours à du jargon technique, prenez soin de bien l'expliquer auparavant.
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Servez-vous du langage corporel. Le langage corporel peut être interprété de façon diamétralement opposée en fonction des circonstances. Votre corps aussi doit agir différemment selon la situation dans laquelle vous êtes.
- Établissez un contact visuel. C'est en général un bon moyen de se mettre au diapason de la personne à qui l'on s'adresse. En revanche, si la situation est plutôt stressante, s'assoir à côté de son interlocuteur permet de le mettre à l'aise en supprimant la pression que peut représenter le fait d'avoir face à soi quelqu'un qui vous regarde dans les yeux.
- L'espace vital est une notion qui varie beaucoup en fonction des cultures, des individus et du type de rapport que l'on entretient. Avec votre cher et tendre, vous pouvez sans problème vous assoir si près que vos genoux et vos épaules se toucheront. Si vous êtes à côté d'un parfait inconnu ou de votre supérieur hiérarchique, gardez en revanche vos distances.
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Observez les réactions. Regardez comment réagit votre interlocuteur. Certaines personnes posent des questions, d'autres se contentent de communication non verbale. Elles peuvent croiser les bras, regarder ailleurs, hocher la tête, bâiller… Soyez attentif aux réactions face à vos propos.
- Si votre interlocuteur parait nerveux, assurez-vous de l'emmener dans un endroit où il se sentira mieux. Commencez par quelques banalités pour le mettre à l'aise. Posez des questions pour faire connaissance.
- S'il n'a pas l'air de comprendre, réexpliquez avec des mots différents. Demandez-lui ce qui lui pose problème exactement. Essayez de trouver des images, d'employer des métaphores ou des comparaisons pour bien faire passer votre message.
- S'il a l'air bouleversé, écoutez-le et tentez de savoir pourquoi. Attendez un peu avant de dire ce que vous avez à dire ou de tenter de le persuader de quelque chose.
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Conseils
- Adaptez-vous. En communication, l'interlocuteur est au centre de tout, les méthodes doivent tenir compte de lui en priorité. Par exemple, si vous êtes introverti et que vous avez envie d'envoyer un email, mais que vous savez que vous vous adressez à un extraverti qui préfère communiquer face à face, c'est à vous de vous adapter, vous devez prendre rendez-vous avec lui.
- Lorsque vous préparez un discours que vous allez donner en public, pensez constamment à votre auditoire en l'écrivant. Vous pourrez réfléchir aux réactions que certains passages vont provoquer sur l'assemblée.
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Références
- Duck, Steve, and David McMahan. The Basics of Communication : A Relational Perspective. 2nd edition. Los Angeles : Sage Publications, 2012.
- Adler, Ronald B., and Neil Towne. Looking Out, Looking In. 10th ed. Belmont, CA : Wadsworth, 2003.
- Newlands, Alison ; Anderson, Anne H. ; Mullin, Jim. « Adapting Communicative Strategies to computer-mediated communication. » Applied Cognitive Psychology, Apr 2003 : 325-348.
- http://www.hawaii.edu/mauispeech/html/analyzing_your_audience.html
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