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Le domaine légal est bien connu pour sa communication de qualité et toujours très professionnelle. Que vous soyez un client rédigeant une lettre à son avocat [1] X Source de recherche , un commercial souhaitant vendre des produits, un demandeur d'emploi ou un organisme à la recherche d'un intervenant, le premier contact que vous aurez avec votre avocat sera souvent l'enveloppe même de la lettre. Vous pouvez convaincre le destinataire avant même qu'il ait ouvert la lettre, si vous associez les méthodes et les conventions d'écriture traditionnelles et modernes.
Étapes
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Choisissez entre écrire à un juriste et écrire à un avocat. Les deux termes sont souvent utilisés, mais n'ont pas la même signification. En France, les juristes ont une licence en droit. Les avocats doivent appartenir à barreau pour exercer leur profession et ont un master en droit [2] X Source de recherche .
- Beaucoup de professionnels ont un diplôme en droit, mais n'exercent pas dans le domaine légal. Si tel est le cas, vous devriez suivre les règles de l'étiquette qui s'appliquent à cette profession.
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Classez votre lettre. En général, les avocats reçoivent des lettres pour les motifs suivants : personnel, commercial, professionnel ou pour une invitation formelle. Les raisons pour lesquelles vous écrivez cette lettre dicteront leur degré de formalité.
- Les arguments de vente pour des produits ou des services sont des exemples qu'on retrouve dans la catégorie professionnelle (business-to-business).
- Vous pouvez envoyer une lettre d'invitation à quelqu'un pour l'inviter à prononcer un discours lors d'un déjeuner organisé, par exemple. Les lettres d'invitation formelles servent à convier votre avocat à un évènement où il ne prendra pas part, mais sera seulement invité.
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Apprenez-en plus sur l'avocat. La première chose à faire est d'identifier le destinataire de votre lettre. Vous devez savoir si vous vous adressez à un homme ou à une femme et s'il (ou elle) travaille dans un cabinet d'avocats. Ces informations essentielles vous aideront à suivre les règles de l'étiquette qui s'appliquent aux lettres formelles.Publicité
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Commencez par écrire votre adresse complète de manière lisible. Si votre lettre est endommagée ou envoyée à une mauvaise adresse et doit vous être renvoyée, il est essentiel que La Poste puisse identifier l'expéditeur.
- Votre adresse doit être écrite en haut et au verso de votre enveloppe [3] X Source de recherche .
- Écrivez d'abord votre nom et votre prénom. Ne mettez pas vos initiales. Il est préférable que votre avocat reconnaisse votre nom. S'il s'attend à recevoir une lettre de votre part, elle a plus de chance d'être ouverte et lue plus rapidement.
- Sur la ligne du dessous, écrivez votre adresse complète. Ce sera plus simple pour votre avocat de vous répondre s'il n'a pas à chercher votre adresse dans votre dossier.
- Sur la dernière ligne, écrivez le nom de votre commune et votre code postal. Écrivez le nom de votre commune en entier et non pas une abréviation locale. Gardez en tête que votre avocat ne connait pas forcément votre commune. Vérifiez le code postal de votre commune [4] X Source de recherche .
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Mettez en forme l'adresse du destinataire. Si l'adresse du destinataire n'est pas claire, votre lettre ne sera pas remise. Respectez le format d'écriture de l'adresse du destinataire pour qu'il soit bien pris en compte par la machine de traitement du courrier [5] X Source de recherche .
- L'adresse du destinataire doit être parallèle avec la largeur de l'enveloppe et justifiée à gauche.
- Utilisez une police d'écriture simple d'au moins 10 points ou écrivez l'adresse à l'encre noire pour faciliter la lecture par les machines de La Poste. Les polices sophistiquées ou très élaborées sont jolies, mais peuvent retarder la réception de votre lettre.
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Inscrivez le nom de votre avocat au recto de l'enveloppe. Quelques règles s'appliquent à la rédaction d'une lettre à un avocat, elles renvoient à la raison pour laquelle vous écrivez. Le format de l'adresse et du titre de la lettre font écho au motif de votre lettre.
- Pour les lettres commerciales ou adressées à un client, évitez d'inscrire le titre de civilité de la personne (M. ou Mme), écrivez « M e » (pour Maitre) suivi de son nom. Vérifiez l'orthographe sur une carte de visite ou un document légal, si nécessaire. Par exemple, écrivez Me Marie Dupont ou Me Pierre Martin.
- Pour les lettres d'invitation adressées à un couple, écrivez d'abord « Monsieur » (ou M.) et ensuite « Madame » (ou Mme.). En revanche, si l'un est juge et l'autre avocat, écrivez : « Monsieur le juge et Me Dupont » et non pas simplement « Monsieur et Madame Dupont [6] X Source de recherche ».
- Plusieurs avocats d'un cabinet ou d'un bureau peuvent avoir le même nom de famille, si c'est une entreprise familiale. Il est donc important d'écrire le nom en entier pour que le ou la réceptionniste distribue correctement le courrier.
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Choisissez entre Esq, Maitre ou M. /Mme. Il est possible que vous rencontriez « Esq. » (de l'anglais « Esquire ») sur une carte de visite. Cette mention précise que l'avocat exerce aussi dans un pays anglophone. Cependant, elle est de moins utilisée, car considérée comme prétentieuse. Maitre (ou Me) est la dénomination la plus courante et s'utilise pour les lettres commerciales, business-to-business ou d'invitation formelle. Il s'agit du titre que l'avocat obtient à la fin de ces études, il est donc correct.
- « Maitre » s'applique aux notaires, aux avocats, aux huissiers de justice, aux commissaires-priseurs judiciaires, aux avocats aux conseils, aux greffiers de tribunaux de commerce, aux mandataires et aux liquidateurs judiciaires. « Esq. » (placé après le nom) ne s'applique pas à une personne non autorisée à pratiquer le droit [7] X Source de recherche .
- M. ou Mme ne s'applique qu'à un juriste avant sa nomination ou à un avocat après la cessation de ses activités. Cette formule est inappropriée pour les avocats encore en activité. Évitez d'inscrire « Esq. » sur l'adresse.
- Inscrivez la qualification de la personne après son nom pour les lettres formelles telles que les invitations à écrire dans une revue ou à prononcer un discours lors d'un colloque sur l'éducation. Pour un juriste, le plus courant est d'utiliser « M. », pour un avocat « M e [8] X Source de recherche ».
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Ajoutez l'adresse professionnelle. Selon le format requis, ajoutez le nom du cabinet d'avocats sous le nom de l'avocat. Si votre avocat exerce à son compte, vous pouvez passer cette étape. Vérifiez l'orthographe des noms et de l'ordre sur le site ou la carte de visite du cabinet ou dans l'annuaire. Cette marque de politesse montre que vous attachez de l'importance à cette lettre [9] X Source de recherche .
- Soyez précis quand vous écrivez l'adresse. Écrivez bien le nom de la voie et n'oubliez pas son numéro et/ou son complément (bis, ter), le numéro du bâtiment et l'étage. Les grands cabinets peuvent regrouper jusqu'à des centaines d'avocats travaillant à différents étages et plusieurs cabinets peuvent se partager les locaux. Le courrier arrive souvent dans un bureau de tri avant la distribution. Il est possible que votre lettre arrive en retard si vous n'avez pas renseigné l'étage.
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Utilisez du papier et une enveloppe de qualité. Il n'est pas nécessaire d'acheter du matériel très cher, il faut simplement qu'il soit soigné. Le papier d'impression blanc imprimera correctement et ne fera pas baver l'encre.
- La plupart des avocats et des cabinets numérisent les lettres et les enveloppes qu'ils reçoivent. Ils préfèrent donc qu'elles soient imprimées ou écrites à la main de façon claire et en noir. L'enveloppe ne doit pas dépasser 60 cm de largeur, selon La Poste [10] X Source de recherche .
- Si vous n'avez à disposition que du papier de mauvaise qualité, comme des pages de cahier, recoupez les bords avant de l'envoyer.
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Présentez-vous dès les premières lignes de la lettre. Les avocats reçoivent beaucoup de courrier et il est important que votre lettre se démarque des autres. Après les salutations, présentez-vous, votre entreprise et écrivez le motif de votre lettre. Ne jouez pas aux devinettes avec le destinataire.
- Je m'appelle Jean Peuplu et je vous envoie les documents que vous m'avez demandé lors de notre dernier entretien.
- Je m'appelle Marie Olai et je représente le bureau des orateurs de l'entreprise X.
- Je m'appelle Mario Cupé et je vous écris afin de proposer ma candidature pour un poste dans votre cabinet.
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Terminez la lettre avec vos coordonnées. Votre avocat possède un dossier avec votre adresse et votre numéro de téléphone. Cependant, il est possible qu'il/elle ait ramené son courrier à la maison pour le weekend ou qu'il/elle n'ait pas le dossier à portée de main. Ajoutez vos coordonnées à chacune de vos lettres, c'est-à-dire votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse. Ceci montrera votre professionnalisme et vous obtiendrez une réponse plus rapidement [11] X Source de recherche .
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Pliez votre lettre pour qu'elle rentre dans l'enveloppe. Les lettres commerciales se plient souvent en trois. Rabattez le bas en premier, puis rabattez le haut. Cette manière de plier permet au destinataire de voir votre nom et votre adresse dès l'ouverture de la lettre. Les chèques, cartes de visite ou autres documents sont à insérer après avoir rabattu le bas [12] X Source de recherche .
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Scellez l'enveloppe et collez un timbre. Cette étape très simple est trop souvent oubliée. Si la lettre n'est pas correctement fermée, vous risquez de perdre son contenu ou de compromettre des informations confidentielles. Si vous n'avez pas mis assez de timbres, la lettre vous sera retournée [13] X Source de recherche .
- Vous pouvez envoyer trois feuilles pour un timbre, sauf si vous utilisez un papier lourd. En cas de doute, faites peser votre lettre à La Poste [14] X Source de recherche .
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Conseils
- Soyez clair(e) et respectueux(se). Vous écrivez à votre avocat pour susciter son attention. Vous voulez que votre lettre soit lue avant toutes les autres de sa boite aux lettres. Une enveloppe soignée, lisible et rédigée de manière professionnelle vous aidera à atteindre ce but.
- Facilitez son envoi. Quand vous mettez la lettre dans la boite aux lettres, vous l'envoyez faire un voyage à travers le pays avant de traverser la ville d'arrivée. Si vous faites attention aux règles de La Poste concernant le format et si vous utilisez des enveloppes de qualité capables de supporter un tri automatisé et avec le bon affranchissement, votre lettre sera remise plus rapidement et dans de meilleures conditions.
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Références
- ↑ http://fr.wikihow.com/%C3%A9crire-une-lettre-%C3%A0-votre-avocat
- ↑ http://www.village-justice.com/articles/notion-avocat-traduction-juridique,14648.html
- ↑ https://www.laposte.fr/particulier/courriers-colis/conseils-pratiques/bien-rediger-l-adresse-d-une-lettre-ou-d-un-colis
- ↑ https://www.laposte.fr/particulier/outils/trouver-un-code-postal
- ↑ https://www.laposte.fr/particulier/courriers-colis/conseils-pratiques/bien-rediger-l-adresse-d-une-lettre-ou-d-un-colis
- ↑ http://fr.wikihow.com/adresser-une-enveloppe-%C3%A0-une-famille
- ↑ https://fr.wikipedia.org/wiki/Ma%C3%AEtre_(droit)
- ↑ https://fr.wikipedia.org/wiki/Ma%C3%AEtre_(droit)
- ↑ http://tice.inpl-nancy.fr/modules/lang/forprint_fle/fle-utc/pages/chapitre2/LETMOT/letdemformules.pdf
- ↑ http://www.tarifs-de-la-poste.fr/envoyer-objets.html
- ↑ http://www.bienecrire.org/lettre-commerciale.php
- ↑ http://fr.wikihow.com/plier-une-feuille-de-papier-en-trois-parties
- ↑ https://www.laposte.fr/particulier/conditions-generales-de-vente
- ↑ https://www.laposte.fr/particulier/courriers-colis/produits-et-services
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