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Utiliser un formulaire est pratique quand on souhaite enregistrer et compiler une multitude de données, comme pour un questionnaire sur le sport, la musique ou encore pour une enquête de satisfaction client. Dans un formulaire, on peut trouver différents types de champs à renseigner. Il peut s'agir d'un champ simple, l'espace est libre et la personne inscrit ce qu'elle souhaite répondre selon la question posée. Il existe aussi les champs complexes. Ce sont, généralement, des réponses à choix multiples pour lesquelles il faut sélectionner dans une liste l'élément qui selon soi répond à la question. Microsoft Office avec Excel et Google Docs avec Google Forms sont deux outils de suites bureautiques qui permettent de créer facilement un formulaire.
Étapes
Méthode 1
Méthode 1 sur 3:
Réaliser un formulaire de saisie de données avec Excel
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Choisissez le formulaire sous Excel. Réaliser sous Excel un formulaire simple qui présente un ensemble de données en colonne est facile. Vous pouvez en avoir besoin pour regrouper les données personnelles d'une liste de clients. Enregistrer ces données dans une feuille Excel, vous demandera sans doute de compléter plus d'une dizaine de colonnes. Cette méthode est simple, mais pas très confortable. Ainsi, si vous avez, une série de colonnes qui présente les caractéristiques de vos clients (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.), il vous sera toujours plus facile de compléter les informations dans la boite de dialogue Formulaire que d'inscrire dans chaque colonne les données.
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Inscrivez les titres en tête des colonnes. Tapez le nom en tête de chaque colonne des données dont vous aurez besoin dans votre formulaire. Excel va tenir compte de ces titres comme renseignement à enregistrer dans votre formulaire.
- Si votre formulaire de suivi client contient les informations comme nom, adresse, numéro de téléphone, etc. Inscrivez ces titres en tête de chaque colonne. Excel va faire apparaitre dans la boite de dialogue Formulaire ces titres les uns sous les autres comme étant les informations que vous souhaitez compléter dans votre formulaire.
- Si le bouton Formulaire n'est pas présent dans l'onglet Données du ruban, il vous faudra l'installer. Allez dans le ruban et faites un clic droit. Sélectionnez dans la liste qui vous est proposée Personnaliser le ruban . Dans la boite de dialogue qui s'ouvre ouvrez le menu déroulant de Choisir les commandes dans les catégories suivantes et cliquez sur Toutes les commandes . Recherchez Formulaire… dans la liste qui se trouve juste en dessous. Avant de cliquer sur le bouton Ajouter >> , sélectionnez l'onglet Données dans la partie droite, puis le bouton Nouveau groupe en bas à droite. Doublecliquez sur Nouveau groupe (Personnalisé) , nommez-le comme vous le souhaitez. Cliquez sur le bouton Ajouter >> , puis sur OK en bas à droite de la boite de dialogue.
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Ouvrez la boite de dialogue du formulaire. Une fois que vous avez renseigné l'ensemble des titres de chaque colonne, cliquez sur une cellule en dessous des titres. Allez dans le ruban, sélectionnez l'onglet Données . Doublecliquez sur l'icône Formulaire . Une boite de dialogue apparait avec l'ensemble des titres listés les uns sous les autres et un espace en face de chacun pour renseigner votre formulaire.
- Le bouton Formulaire se trouve, normalement, à l'endroit où vous avez choisi de l'installer à l'étape précédente.
- Vous pouvez donner un titre à votre feuille Excel. Dans le cas où vous auriez précédemment nommé la feuille Excel de votre classeur, votre boite de dialogue du formulaire portera le même nom. Si ce n'est pas le cas, elle se nommera Feuil1 . C'est le nom donné par défaut avec Microsoft Excel au premier onglet de chaque classeur Excel. Si vous enregistrez vos données sur la deuxième feuille de votre classeur, votre boite de dialogue du formulaire aura le même nom.
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Dans la boite de dialogue, cliquez sur Nouvelle . Renseignez le premier champ en tête de liste. Cliquez sur TAB sur votre clavier et renseignez le champ suivant. Continuez ainsi de suite jusqu'au dernier champ. Une fois terminé, cliquez sur le bouton Critères , les données s'affichent alors dans la feuille Excel. Pour continuer, cliquez sur le bouton Grille puis de nouveau sur le bouton Nouvelle . Et, ainsi de suite vous remplissez votre formulaire.
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Fermez la boite de dialogue. Une fois que vous avez terminé la saisie de toutes vos données, cliquez sur le bouton Fermer . À la suite de quoi Excel fermera le formulaire. Vous avez l'ensemble de vos données enregistrées dans votre feuille Excel.Publicité
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Accédez à Google Forms. Recherchez dans un moteur de recherche « Google docs ». En utilisant les formulaires de la suite bureautique de Google, vous allez être en mesure de réaliser des enquêtes, planifier des évènements et bien d'autres très simplement [1] X Source de recherche . Notez bien que pour y accéder il vous faut passer par un compte Gmail.
- Le formulaire est disponible en ligne et vos clients peuvent donc le compléter sur internet. De votre côté, vous êtes en mesure de récupérer les informations et de les compiler dans une feuille de calcul. Notez qu'il est possible de partager les formulaires avec des collaborateurs.
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Créer un formulaire. Sélectionnez le rond rouge avec un plus dessiné en son centre. Il se trouve en bas à droite. Vous avez maintenant une page avec un encadré en son centre qui comprend 2 onglets (Questions/Réponses).
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Enregistrez une question [2] X Source de recherche . Posez votre question et pensez à choisir quel type de réponse vous souhaitez recevoir. Si c'est la toute première fois que vous utilisez la création d'un formulaire dans la suite bureautique de Google, prenez le temps de regarder les options possibles concernant le format des réponses. Cliquez sur la flèche dirigée vers le bas qui se trouve à la droite de Choix multiples , vous voyez ainsi les neuf différents types de formes de réponses possibles [3] X Source de recherche .
- Si vous souhaitez une réponse qui ne sera que de 1 ou 2 mots, sélectionnez l'option Réponse courte .
- Choisissez paragraphe , si vous souhaitez une réponse qui soit d'une ou deux phrases. Comme pour la question « quels sont les avantages de faire de l'exercice régulièrement ? »
- Sélectionnez Choix multiples quand vous avez envisagé de présenter une liste de réponses possibles. Ainsi, à la question « Quel type de musique aimez-vous écouter ? » Le choix de réponses s'affichera en une liste de différents genres de musique (rock, classique, jazz, etc.).
- Prenez le choix de l'option Cases à cocher pour le format de votre réponse, si vous souhaitez que les personnes donnent plusieurs réponses. Ainsi avec la question « Quels sont les sports que vous aimez regarder le plus à la télévision ? » En réponses, il sera possible de cocher plusieurs possibilités.
- Optez pour Liste déroulante , si vous voulez que le choix de la réponse s'effectue dans une liste de données où il faut choisir une réponse. Comme pour la question « Quelle est votre saison préférée ? », un menu déroulant est proposé avec juste le nom d'une saison affichée. Il vous restera plus qu'à faire défiler les noms pour choisir votre réponse.
- Préférez Échelle linéaire dans le cas où la réponse devrait être une appréciation selon une échelle de valeurs. Ainsi, pour la question « Aimez-vous votre patron ? », la réponse pourra se présenter comme une échelle allant de 1 à 3. Il est possible de choisir la graduation. L'échelle va jusqu'à 10 au maximum.
- Prenez l'option Grille à choix multiples , si vous attendez plusieurs réponses. Ainsi, la question « Quels sont les mois où vous aimez prendre des vacances ? » entrainera plusieurs réponses. Pour construire la grille, vous renseignerez le nom des mois dans les lignes verticales et les différents types de vacances dans les colonnes. Une fois terminé, vous obtenez une grille dans laquelle il ne vous restera plus qu'à cocher au croisement des activités et des mois correspondants.
- L'option Date permet d'obtenir une réponse ciblée sur un jour.
- L'option Heure donnera une heure précise comme réponse.
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Décidez comment collecter les données. Sélectionnez l'onglet Réponses . Cliquez sur le petit carré vert avec une croix à l'intérieur. Il s'agit du bouton pour créer une nouvelle feuille de calcul. Choisissez soit Sélectionner une feuille de calcul existante ou Créer une feuille de calcul .
- En créant une nouvelle feuille de calcul, pensez à lui donner un nom et cliquez ensuite sur Créer . Maintenant, le formulaire et la feuille de calcul sont connectés sous Google. Du coup, chaque fois qu'un formulaire est rempli, les données sont enregistrées dans la feuille de calcul. Notez que pour chaque réponse la date et l'heure sont enregistrées.
- Si vous optez pour une feuille Excel de Microsoft Office existante, cela ne pose aucun problème pour Google. Il reliera votre feuille de calcul Excel avec le formulaire. Sachez que Google reconfigurera votre feuille de calcul. Les questions seront positionnées en tête des colonnes.
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![Step 3 Enregistrez une question [2] X Source...](#/Image:Create-a-Form-in-a-Spreadsheet-Step-8-Version-2.jpg)
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Optez pour un formulaire personnalisé. Il vous est possible d'opter pour un formulaire personnalisé sous Microsoft Excel. Choisissez de créer un formulaire personnalisé lorsque vous souhaitez gérer la mise en page et définir des limites pour certaines valeurs. Il vous est possible de vouloir connaitre l'évolution de chevaux de courses au gré des saisons hippiques. Il pourrait s'agir de suivre leur poids, leurs blessures, leurs périodes de repos, etc.
- Vous pouvez utiliser un formulaire de saisie de données. Toutefois, l'utilisation d'un formulaire spécialisé avec Excel vous donne la possibilité d'exploiter des actions complexes. Comme, Barre de défilement , Zone de liste déroulante , Toupie sont des outils forts utiles pour récupérer et traiter les données, car ainsi vous contrôlez l'enregistrement des informations envoyez par les personnes répondant dans votre formulaire.
- Selon votre choix, il vous est possible de positionner différents champs complexes où vous le souhaitez sur votre feuille Excel. Il n'est pas nécessaire de suivre les colonnes comme c'est le cas pour un formulaire de saisie de données. Les éléments comme Zone de liste déroulante , Toupie sont spécifiques et vous devez donc les gérer séparément dans votre formulaire.
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Affichez l'onglet Développeur. Dès que l'onglet Développeur est présent dans votre feuille Excel, vous serez en mesure d'utiliser des outils de contrôle pour réaliser un formulaire personnalisé.
- Sur une feuille Excel classique, l'onglet n'est pas apparent. Faites un clic droit sur le ruban et choisissez Personnaliser le ruban . Une boite de dialogue s'ouvre.
- Cochez dans la partie droite Onglets principaux la case Développeur , ensuite cliquez sur OK . L'onglet Développeur est maintenant accessible dans votre feuille Excel.
- Cliquez sur l'onglet Développeur et vous accédez à plusieurs outils Excel. Il vous faudra cliquer sur l'icône Insérer pour pouvoir utiliser différents outils de contrôle que vous souhaiterez installer dans votre formulaire personnalisé. L'icône est représentée par une valise avec devant une clé plate et un marteau croisé.
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Inscrivez les titres. Écrivez les noms de vos différentes rubriques que vous souhaitez faire apparaitre dans votre formulaire personnalisé. Ainsi, si l'objet de votre formulaire est de récolter des informations sur des chevaux de courses, vous devrez inscrire des titres comme leur nom, leur poids, leur âge, etc.
- N'oubliez pas votre mise en page. Choisissez la forme de votre titre, si vous voulez laisser de l'espace en dessous du titre, un espace pour rentrer l'information recherchée. Libre à vous d'agencer votre formulaire.
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Insérez les données à utiliser dans le formulaire. Inscrivez dans chaque cellule appropriée les différentes informations que vous souhaitez voir renseignées. Comme exemple, dans le champ nom vous allez inscrire tous les noms des chevaux de course hippique que vous allez suivre.
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Exploitez la fonction INDEX. Utiliser la fonction INDEX de Microsoft Excel vous permet d'obtenir une réponse spécifique selon ce que vous mettrez dans la formule. Dans une cellule donnée, vous inscrivez « =index(la sélection de cellules;numéro de ligne, numéro de colonne) ». Par exemple, dans la cellule H5, tapez « =index(A1:B5;2;1) ». Vous aurez dans la cellule H5 l'information qui se trouve dans la matrice A1:B5 au croisement de la ligne 2 et de la colonne 1.
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Intégrez une zone de liste. Ajoutez une Zone de liste dans votre formulaire pour que les personnes puissent choisir dans une liste de réponses au préalable définies par vous. Ainsi, si vous souhaitez connaitre les marques de smartphone qu'utilisent vos clients, vous pourrez définir la liste des marques. Il ne restera plus qu'aux personnes interrogées de sélectionner une des marques proposées. Pensez à choisir l'endroit pour positionner votre Zone de liste dans le formulaire et les données de vos différentes listes [4] X Source fiable Microsoft Support Aller sur la page de la source .
- Dans l'onglet Développeur de votre feuille Excel, cliquez sur l'icône Insérer . Sélectionnez Zone de liste .
- Dans votre feuille Excel, sélectionner son emplacement est important. Choisissez l'angle supérieur gauche d'où votre liste démarre. Ensuite, étirez la zone jusqu'au coin inférieur droit où votre liste doit s'arrêter.
- Sélectionnez votre icône Zone de liste , puis cliquez dans le ruban sur Propriété . Une boite de dialogue s'ouvre avec l'onglet Contrôle déjà ouvert. Cliquez sur le bouton au bout de la Plage d'entrée à renseigner. Sélectionnez les cellules qui seront votre liste de choix de réponse. Pour Cellule liée , cliquez sur le bouton à l'extrémité de la ligne, puis sélectionnez la cellule dans laquelle devra apparaitre la réponse. Enfin, faites OK .
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Insérez une Zone de liste déroulante. Une Zone de liste déroulante et une Zone de liste sont des outils de contrôle pour la réalisation d'un formulaire personnalisé très proche. Toutefois, l'outil Zone de liste déroulante présente à l'utilisateur une liste de choix dans laquelle il devra sélectionner sa réponse ou donner sa propre réponse. Du coup, si dans votre formulaire, les personnes doivent indiquer quel jour de la semaine elles font du sport, elles devront sélectionner un des jours de la semaine présents dans votre Zone de liste déroulante ou inscrire une autre réponse s'ils font du sport plus d'un jour dans la semaine. Pensez à définir la zone sur votre feuille Excel pour ajouter cet outil [5] X Source fiable Microsoft Support Aller sur la page de la source .
- Dans l'onglet Développeur de votre feuille Excel, cliquez sur l'icône Insérer . Sélectionnez Zone de liste déroulante .
- Dans votre feuille Excel, sélectionner son emplacement est important. Choisissez l'angle supérieur gauche d'où votre liste déroulante démarre. Ensuite, étirez la zone jusqu'au coin inférieur droit où votre liste déroulante doit s'arrêter.
- Sélectionnez votre icône de liste déroulante, puis cliquez dans le ruban sur Propriété . Une boite de dialogue s'ouvre avec l'onglet Contrôle déjà ouvert. Cliquez sur le bouton au bout de la Plage d'entrée à renseigner. Sélectionnez les cellules qui seront votre liste de choix de réponse. Pour Cellule liée , cliquez sur le bouton en bout de ligne, puis sélectionnez la cellule dans laquelle devra apparaitre la réponse. Il vous est possible de choisir le nombre de lignes qui apparaitront quand vous ouvrirez la liste déroulante. Pour cela, inscrivez le nombre de lignes que vous souhaitez voir dans la case Nombre de lignes . Enfin, faites OK .
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Implantez l'outil Toupie. Dans les outils de contrôle de formulaire, la Toupie est représentée par deux boutons l'un sur l'autre. Le bouton supérieur a une flèche dirigée vers le haut et l'autre a une flèche dirigée vers le bas. Cet outil de contrôle de formulaire est utile quand vous souhaitez connaitre une quantité selon une question donnée. Comme le nombre de fois que les personnes interrogées font de l'exercice sur une semaine. Il est aussi possible d'utiliser cet outil pour connaitre une heure ou une date. Donnez une limite maximale afin de maitriser le périmètre de la réponse à votre question. Ainsi, pour connaitre combien de fois par semaine les personnes interrogées pratiquent du sport, vous pouvez limiter les réponses entre 0 et 7. Pensez à définir la zone sur votre feuille Excel pour ajouter cet outil [6] X Source fiable Microsoft Support Aller sur la page de la source .
- Dans l'onglet Développeur de votre feuille Excel, cliquez sur l'icône Insérer . Sélectionnez Toupie .
- Dans votre feuille Excel, sélectionner son emplacement est important. Choisissez l'angle supérieur gauche d'où votre Toupie démarre. Ensuite, étirez la zone jusqu'au coin inférieur droit où elle doit s'arrêter.
- Sélectionnez votre icône Toupie , puis cliquez dans le ruban sur Propriété . Une boite de dialogue s'ouvre avec l'onglet Contrôle déjà d'ouvert. Notez la valeur minimale et maximale dans les champs proposés. Choisissez aussi le Changement de pas . Pour Cellule liée , cliquez sur le bouton à l'extrémité de la ligne, puis sélectionnez la cellule dans laquelle devra apparaitre la réponse. Enfin, faites OK .
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Insérez des barres de défilement. Installer une barre de défilement est un outil qui permettra à l'utilisateur de choisir, en cliquant sur la flèche vers le haut ou celle vers le bas, une valeur comprise sur une échelle que vous aurez définie au préalable. Cet outil peut permettre d'exprimer une réponse en pourcentage. Ainsi, si l'information recherchée est de connaitre le pourcentage de temps libre passé à regarder la télévision, la personne interrogée pourra donner le pourcentage de son temps libre qu’elle passe à regarder la télévision. Pour cela, elle devra déplacer le curseur ou cliquer sur les flèches vers la réponse souhaitée. Pensez à définir la zone sur votre feuille Excel pour ajouter cet outil [7] X Source fiable Microsoft Support Aller sur la page de la source .
- Dans l'onglet Développeur de votre feuille Excel, cliquez sur l'icône Insérer . Sélectionnez Barre de défilement .
- Dans votre feuille Excel, sélectionner son emplacement est important. Choisissez l'angle supérieur gauche d'où votre Barre de défilement démarre. Ensuite, étirez la zone jusqu'au coin inférieur droit où elle doit s'arrêter.
- Sélectionnez votre icône Barre de défilement , puis cliquez dans le ruban sur Propriété . Une boite de dialogue s'ouvre avec l'onglet Contrôle déjà ouvert. Notez, si votre échelle utilisée est 100%, la valeur minimale 1 et maximale 100 dans les champs proposés. Choisissez aussi le Changement de pas . Concernant le Changement de page , le chiffre que vous enregistrerez représente les unités qui défileront quand vous cliquerez sur la Barre de défilement . Pour Cellule liée , cliquez sur le bouton à l'extrémité de la ligne, puis sélectionnez la cellule dans laquelle devra apparaitre la réponse. Enfin, faites OK .
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Enlevez l'onglet Développeur. Faites disparaitre l'onglet Développeur , une fois votre formulaire personnalisé terminé. Il est important de ne pas rendre visible aux futurs utilisateurs l'onglet Développeur . Ainsi, ils ne seront pas en mesure de modifier les paramètres de votre formulaire. Le risque étant de rendre invalide la collecte des données par votre formulaire. Il est donc primordial de désactiver l'onglet Développeur une fois le formulaire réalisé.
- Faites un clic droit sur le ruban et choisissez Personnaliser le ruban . Une boite de dialogue s'ouvre.
- Décochez dans la partie droite Onglets principaux la case Développeur , ensuite cliquez sur OK . L'onglet Développeur est maintenant invisible dans votre feuille Excel.
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Sauvegardez votre formulaire. Allez sur l'onglet Fichier . Cliquez dessus, puis choisissez Enregistrer sous . Dans la boite de dialogue, donnez un nom à votre formulaire puis dans la liste déroulante Type sélectionnez modèle Excel (le premier dans la liste). Cliquez sur Enregistrer . Vous avez maintenant un formulaire personnalisé prêt à l'emploi.Publicité
Références
- ↑ https://support.google.com/docs/answer/87809?hl=en
- ↑ https://support.google.com/docs/answer/2839737
- ↑ https://apps.google.com/learning-center/products/forms/get-started/#section-1
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/kb/291073
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/kb/291073
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/kb/291073
- ↑ https://support.microsoft.com/en-us/kb/291073
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