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Peu de choses sont plus importantes pour un bureau qui fonctionne parfaitement qu'un système de classement qui marche. Que vous soyez le seul à avoir accès aux fichiers ou que vous les partagiez avec d'autres personnes, le système de classement que vous sélectionnez doit être organisé de sorte que chacun puisse trouver ce qu'il recherche. Si vous avez du mal à l'utiliser, vous vous accrocherez aux papiers par crainte de les perdre parmi les autres fichiers et finirez par avoir une pile de documents couvrant votre bureau.
Étapes
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Décidez du système de classement que vous utiliserez. Peu importe le type, il doit être bien organisé pour que vous sachiez exactement où se trouve chaque feuille. Vous pouvez choisir ces options.
- Le classement par ordre alphabétique : il s'agit du meilleur système lorsque la plupart des dossiers porteront le nom des patients ou des clients.
- Le classement par catégorie ou sujet : la majorité des systèmes de fichiers est organisée par sujet ou catégorie, ce qui fonctionne très bien s'il est bien fait. Cela peut toutefois être très déroutant s'il n'est pas bien mis en place.
- Le classement par ordre chronologique ou numérique : ce système est utile si vous avez des fichiers composés principalement des documents numérotés ou datés comme des reçus ou des bons de commande.
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Remplissez vos tiroirs avec des dossiers suspendus. Ces derniers ne seront pas retirés de leur emplacement et serviront de substituts pour les enveloppes Manila que vous sortirez du tiroir.
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Organisez vos papiers en pile par catégories. Si une pile mesure plus de 5 cm de haut, divisez-la en sous-catégories. Si elle est trop mince, combinez-la avec une autre et changez son nom. Les noms des piles devraient permettre d'identifier facilement la section dans laquelle une feuille de papier ira.
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Placez chaque pile dans un dossier de manille et étiquetez-le clairement. Il est préférable d'utiliser des dossiers dont les onglets sont au milieu et non décalés, car ils donnent l'impression que les fichiers sont plus ordonnés.
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Mettez les dossiers de manille dans les modèles suspendus. Pour la plupart des fichiers, vous pouvez utiliser n'importe quel dossier suspendu, mais s'il s'agit de documents épais ou de ceux que vous allez diviser en sous-catégories, utilisez des dossiers à fond plat. Vous avez la possibilité d'ordonner les dossiers comme bon vous semble, mais la plupart des gens les classent par ordre alphabétique.
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Utilisez le même nom pour l'étiquetage. Étiquetez les dossiers suspendus avec les mêmes noms que ceux qui sont en manille. Placez tous les onglets en plastique à gauche du dossier sauf si vous utilisez un classeur latéral. Pour les classeurs latéraux, qui vont de gauche à droite lors de l'ouverture du tiroir plutôt que d'arrière en avant, placez les onglets sur le côté droit.
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Ajoutez facilement des dossiers. Placez plusieurs dossiers de manille et les modèles suspendus près des fichiers afin de pouvoir rapidement en ajouter un si vous vous retrouvez avec un document qui n'appartient pas au répertoire dans lequel il se trouve. Évitez les dossiers trop fins ou trop épais. Vous avez également la possibilité de renommer les dossiers et de répartir les fichiers si vous ressentez le besoin de tout reclasser.
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Organisez les dossiers. À la fin de l'année, supprimez tous les dossiers, étiquetez les nouveaux avec les mêmes noms de catégorie et placez-y des fichiers. Vérifiez les anciens dossiers pour voir si vous avez besoin de transférer quelque chose et rangez le reste dans les archives.Publicité
Conseils
- Si vous souhaitez que vos fichiers soient colorés, vous pouvez utiliser votre ordinateur et imprimer des étiquettes de différentes couleurs pour les rendre plus attrayants. Néanmoins, si tous vos dossiers ont des couleurs et que vous décidez d'en ajouter un autre, vous n'obtiendrez pas le résultat escompté si vous découvriez que vous n'avez plus d'étiquette ou si vous deviez étiqueter à la main. Le mieux serait d'opter pour la simplicité.
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Avertissements
- Vous ne devriez jamais créer une pile de divers fichiers pour des documents que vous ne pouvez pas catégoriser sinon tous vos fichiers finiront dans ce répertoire.
- Dès que vous créez un système de classement, vous devriez suivre cela. À la fin de la journée, prenez tous les papiers que vous avez sur votre bureau et rangez-les. Résistez à la tentation de mettre tous les documents dans une boite pour les classer plus tard, sinon vous remplirez seulement cette boite et cela se transformera en un autre dossier.
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