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Que ce soit pour une vente, une prestation de service, un vendeur ou un(e) prestataire se doit d'éditer une facture afin d'être payé dans un certain délai. Des facturiers existent bien dans le commerce, mais ils ne sont pas toujours adaptés aux diverses activités. Aussi est-il parfois nécessaire de les éditer soi-même, avec Word dans le cas présent, à partir de modèles tout faits ou créés de A à Z.
Étapes
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Exécutez Microsoft Word. Sous Windows, exécutez Démarrer , tapez Microsoft Office et cliquez sur le premier résultat. Sous macOS, depuis le dossier Applications , doublecliquez sur Microsoft Office.
- Cette première méthode repose sur l'emploi de modèles de factures spécialisées qui vous évitent tout le travail de conception : vous n'avez plus qu'à remplir la facture toute faite, de petites modifications sont possibles.
- Vous pouvez également télécharger gratuitement des modèles pour Word depuis le site des modèles Microsoft . D'autres sites en proposent, mais vous n'êtes pas à l'abri des virus avec ces modèles.
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Choisissez un modèle de facture. En exécutant Word, vous devriez voir s'afficher la page Nouveau . Sous ce titre, vous allez voir une barre de recherche qui contient en caractères grisés la mention Rechercher modèles en ligne [1] X Source de recherche . Si vous n'accédez pas automatiquement à cette page Nouveau , cliquez en haut (barre des menus) sur Fichier , puis sur Nouveau .
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Tapez facture dans la barre de recherche. Validez ensuite avec la touche Entrée . Divers modèles de factures vous sont alors proposés.
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Cliquez sur une des factures pour l'afficher. Accompagné d'une description, le modèle s'affiche en grand et vous permet de bien voir si cette facture correspond à vos besoins.
- Si le modèle ne vous plait pas, vous n'avez plus qu'à le fermer en cliquant en haut sur la classique croix de fermeture ( X ).
- Deux modèles pourraient bien vous convenir par leur simplicité : le modèle Facture (intemporelle) ou tout simplement le modèle Facture de service .
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Cliquez sur Créer . En cliquant sur ce bouton, vous allez lancer l'affichage à l'écran du modèle en question, avec un remplissage par défaut, lequel est modifiable.
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Remplissez votre facture. Des éléments sont déjà placés dans les champs, mais ce ne sont que des exemples destinés à être remplacés par vos propres informations. Cliquez dans le champ à modifier. Là, de deux choses l'une : ou le contenu par défaut s'efface, ou vous faites la combinaison Ctrl + A et vous tapez ce que vous avez à taper dans ce champ.
- Certes, il y a les différentes rubriques à remplir, mais rien ne vous empêche de personnaliser la facture en y ajoutant un logo, un nouveau champ, de la couleur…
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Enregistrez votre facture. Cliquez sur le menu Fichier , sélectionnez Enregistrer sous , donnez un nom au fichier et choisissez un dossier de destination. Cela fait, vous pouvez envoyer la facture à votre débiteur en l'imprimant ou en l'envoyant en pièce jointe dans un courriel.Publicité
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Exécutez Microsoft Word. Sous Windows, exécutez le menu Démarrer , tapez Microsoft Office et cliquez sur le premier résultat. Sous macOS, depuis le dossier Applications , doublecliquez sur Microsoft Office.
- Avec cette méthode, vous allez concevoir une facture qui correspond exactement à votre activité. Il est un prérequis nécessaire : vous devez déjà assez bien maitriser Word (création et insertion de tableaux, d'entêtes…) pour ne pas perdre trop de temps.
- Avant de vous lancer, voyez comment se présente une facture. Sur un moteur de recherche, tapez « modèle de facture simple ». Si vous êtes dans une branche particulière, il faudra affiner votre requête en précisant, par exemple, « modèle de facture pharmacie » ou « modèle de facture vitrier ».
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Cliquez sur Document vierge sous l'onglet Nouveau . Si cette page Nouveau n'apparaissait pas, vous cliqueriez sur le menu du haut Fichier , puis sélectionneriez Nouveau .
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Créez l'entête de la facture. Un entête est l'ensemble des informations qui concernent votre société : vous y placez généralement la raison sociale, les numéros de registre, l'adresse, les numéros pour vous joindre, l'adresse électronique… Cet entête doit être bien visible en haut et à droite (le plus souvent), faites-le simple.
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Placez la date d'édition de la facture. Cette information banale ne l'est pas tant que cela, puisque c'est elle qui conditionne le règlement de la facture. Elle est placée en haut de la facture, pas très loin de la référence de la facture.
- Pour insérer rapidement la date, cliquez sur l'onglet Insertion de la barre d'accès rapide. Dans la zone Texte , cliquez sur Date et heure . Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez le format de la date et l'heure que vous souhaitez. Si vous ne voulez pas que la date change chaque fois que le fichier est exécuté, décochez la case Mettre à jour automatiquement [2] X Source de recherche .
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Numérotez la facture. Toute facture doit être numérotée par le prestataire. Si cela s'avérait nécessaire, cela permettrait à tout le monde de la suivre à la trace. La numérotation peut être continue chronologiquement (le numéro augmente à chaque client) ou personnalisée (chaque client a sa propre série chronologique). Le numéro de la facture peut être placé n'importe où, mais il est plutôt en haut de la facture [3] X Source de recherche .
- En cas de numérotation spécialement affectée à un client, il est possible de faire apparaitre dans chaque numéro la raison sociale du client, par exemple, Dupont-24-juin-01 , Dupont-01-aout–12 , etc.
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Donnez les informations du client. Dans une rubrique Nom du client qui sera en haut de la facture sur les mêmes lignes que les informations vous concernant, sous la rubrique Nom du client , précisez sa raison sociale, son adresse postale…
- Lors de l'acceptation du devis, vous aurez demandé à votre client le nom et l'adresse de la personne ou du service en charge des règlements.
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Indiquez précisément les articles vendus ou les prestations fournies. Même s'il n'y a pas forcément de lignes de cadre, la meilleure façon de tout présenter (désignation, prix…) est de réaliser un tableau. Pour créer rapidement un tableau sous Word, cliquez ici .
- Faites une colonne pour les quantités, une autre pour la désignation, une autre encore pour le prix unitaire et une dernière pour le montant (de chaque ligne). Le libellé sans être une obligation absolue est quand même assez standardisé (quantité, désignation, prix unitaire, montant).
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Affichez clairement le montant à régler. Les clients sont habitués à voir ce montant écrit en gras au bas de la facture, en général à droite.
- Dans le tableau, produits et prestations sont toujours mentionnés hors-taxe (HT), mais au bas de la colonne Montant , sous la mention Montant HT , vous devez rajouter le montant de la TVA en précisant le pourcentage (5,5, 10 ou 20 %). Sur la ligne du dessous, indiquez le montant TTC.
- Bien entendu, vous aurez vérifié qu'il n'y a pas d'erreur de calcul ou de surfacturation.
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Précisez la date du règlement. La mention est obligatoire sur les factures et se trouve généralement près du montant à régler. Les délais de paiement sont variables et dépendants de votre activité, ce peut être à réception, sous 14, 30 ou 60 jours.
- Il est également possible de placer des informations complémentaires, comme le mode de règlement, des informations générales (par exemple, fermeture prochaine) ou encore des remerciements pour vous avoir fait confiance pour cette transaction.
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Enregistrez votre facture. Cliquez sur le menu Fichier , sélectionnez Enregistrer sous , donnez un nom au fichier et choisissez un dossier de destination. Cela fait, vous pouvez envoyer la facture à votre débiteur en l'imprimant ou en l'envoyant en pièce jointe dans un courriel.Publicité
Conseils
- Après avoir sauvegardé votre nouveau document, vous pouvez créer une nouvelle facture identique grâce à la fonctionnalité Créer à partir d’un document existant . Vous pouvez également sauvegarder votre fichier comme modèle en l'enregistrant au format DOT ou DOTX.
- Si vous avez un client régulier, plutôt que d'utiliser votre modèle et de le remplir chaque fois, vous pouvez lier cette facture Word avec une feuille de calcul Excel. Cela vaut surtout pour les montants. Vous modifiez les montants dans Excel et par la magie des liens hypertextes, votre facture liée est mise à jour.
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Références
- ↑ https://support.office.com/fr-fr/article/download-free-pre-built-templates-29f2a18d-29a6-4a07-998b-cfe5ff7ffbbb
- ↑ https://support.office.com/fr-fr/article/insert-today-s-date-in-a-word-document-fe7c08fe-7192-44a5-ac0a-88ccd51532ab
- ↑ https://www.lecoindesentrepreneurs.fr/numeroter-correctement-ses-factures-correctement/
À propos de ce wikiHow
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