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Écrire une bonne présentation de projet est une qualité très importante à de nombreux égards, que cela soit dans le cadre de vos études, de votre carrière professionnelle ou même en géologie. Le but d'une présentation de projet est d'obtenir les soutiens dont vous avez besoin en informant les personnes clés dans la réalisation de votre projet. Vos idées ou suggestions auront plus de chance d'être validées si vous parvenez à les présenter de façon claire, concise et engageante. Savoir écrire une proposition captivante et convaincante est essentiel pour réussir dans de nombreux domaines. Il existe différentes sortes de propositions, dans le domaine des sciences ou de la littérature, mais la même stratégie s'applique à chacune d'entre elles.
Étapes
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Définissez votre audience. Vous devez vous assurer de bien penser à votre audience et de ce qu'elle peut déjà connaitre ou non de votre sujet avant d'écrire votre proposition. Cela vous aidera à organiser vos idées et à les présenter de façon plus convaincante. Il est de bon ton de partir du principe que vos lecteurs seront pressés, liront votre proposition en diagonale et qu'ils ne sont pas prédisposés à accorder trop attention au sujet dont vous souhaitez leur parler. L'efficacité et la force de persuasion seront cruciales dans la réussite de votre démarche [1] X Source de recherche [2] X Source de recherche .
- Qui lira votre proposition ? Quel niveau de familiarité ont-ils avec le sujet que vous souhaitez présenter ? Quels termes avez-vous besoin de définir ou quelles informations préalables vous serait-il bon de donner ?
- Que souhaitez-vous que votre audience retienne de votre proposition ? Que devez-vous leur donner afin qu'ils prennent la décision que vous attendez d'eux ?
- Précisez le ton de votre présentation afin de répondre aux attentes et désirs de votre audience. Que souhaite-t-elle entendre ? Quelle serait la meilleure façon de la toucher ou de la convaincre ? Comment pouvez-vous l'aider à comprendre ce que vous souhaitez lui communiquer ?
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Définissez votre sujet. Il est clair que vous connaissez le sujet de votre présentation, mais cela sera-t-il aussi clair pour vos lecteurs ? Ces derniers pensent-ils que vous soyez un expert en la matière ? Vous pouvez renforcer votre « éthos », ou personnage littéraire, en utilisant des preuves et explications qui viendront appuyer vos dires. En présentant votre sujet de façon pertinente, vous convaincrez vos lecteurs que vous êtes la bonne personne pour en traiter. Pensez aux points suivants lorsque vous planifierez cet aspect de votre proposition.
- À quelle situation s'applique ce sujet ?
- Quelles sont les raisons sous-jacentes de ce sujet ?
- Est-on sûr qu'il s'agit des seules raisons pouvant expliquer ce sujet ? Comment pouvons-nous en être certains ?
- A-t-on déjà cherché à résoudre ce problème auparavant ?
- Si oui : cela a-t-il fonctionné ? Pourquoi ?
- Si non, pourquoi ? À ne pas faire : écrire une présentation qui paraisse évidente pour tous les acteurs de ce secteur
À faire : démontrer que vous avez conduit des recherches approfondies sur le sujet et que vous en avez compris tous les tenants et aboutissants.
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Définissez votre solution. Elle doit être facile à comprendre et la plus claire possible. Une fois que vous aurez présenté le problème auquel vous souhaitez vous attaquer, présentez la façon dont vous pouvez y répondre. Votre solution doit être aussi précise et plausible que possible [3] X Source de recherche .À ne pas faire : oublier de vous plier aux consignes qui vous ont été communiquées
À faire: dépasser les attentes de votre commanditaire, quand votre budget vous le permet.- Votre proposition doit définir un problème et lui offrir une solution qui puisse convaincre des lecteurs peu intéressés ou sceptiques [4] X Source de recherche . Votre audience ne sera pas forcément facile à convaincre. La solution que vous proposez est-elle logique et facile à mettre en place ? De combien de temps avez-vous besoin ?
- Essayez de définir votre solution en des termes objectifs. Votre premier objectif est le but que vous devez absolument atteindre grâce à votre projet. Les objectifs secondaires sont ceux que vous espérez réaliser grâce à votre projet.
- Une autre façon de penser votre solution est de le faire en terme de « résultats » et de « livrables ». Les résultats sont les conséquences quantifiables de vos objectifs. Par exemple, si votre proposition traite d'un projet économique et que votre objectif est d'augmenter les profits de votre entreprise, un résultat peut être « une augmentation de revenus de 100 000 euros ». Les livrables sont des produits ou services que vous allez « livrer » grâce à votre projet. Par exemple, une proposition pour un projet scientifique peut avoir pour livrable un vaccin ou un nouveau traitement. Les lecteurs d'une proposition seront intéressés par les résultats et livrables que vous pouvez leur proposer, car il s'agit d'un moyen très simple de quantifier la valeur de votre projet [5] X Source de recherche .
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Soignez le style de votre proposition. En fonction de votre proposition et de vos lecteurs, vous devrez vous conformer à certaines règles de style. À quoi s'attendent vos lecteurs ? Sont-ils intéressés par votre problème ?À ne pas faire : utiliser un jargon, des abréviations obscures ou un vocabulaire inutilement complexe (" la rectification d'un déséquilibre sur le lieu de travail ")..
À faire : utiliser un langage simple et direct (" renvoyer un employé ") [6] X Source de recherche- Comment allez-vous convaincre vos lecteurs ? Les propositions les plus convaincantes en appellent aux émotions, mais se fondent toujours sur des faits solides. Par exemple, une proposition pour lancer un programme de préservation des pandas peut commencer par mentionner la tristesse d'offrir à nos enfants un monde dans lequel ils ne verront jamais de panda. Mais vous ne devez pas vous arrêter là. Vous devez présenter des faits et des solutions si vous souhaitez que votre proposition soit convaincante.
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Faites un plan. Il ne fera pas partie de la version finale de votre proposition, mais vous aidera à organiser vos idées. Assurez-vous de bien en connaitre les moindres détails avant de commencer [7] X Source de recherche .
- Votre plan doit contenir votre problème, solution, la façon dont vous allez résoudre ce problème, pourquoi votre solution est la meilleure ainsi qu'une conclusion. Si vous rédigez un plan d'affaires, vous devez également faire figurer une analyse de votre budget et l'organigramme de votre société.
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Commencez par une bonne introduction. Cette partie permettra de capter l'attention de vos lecteurs. Idéalement, ces derniers doivent s'intéresser à votre sujet dès la première page. Pour cela, votre proposition doit être aussi convaincante et utile que possible. Commencez par présenter les faits les plus importants, puis présentez rapidement le but de votre proposition [8] X Source de recherche .
- Si vous disposez de faits permettant de démontrer l'intérêt de s'attaquer à ce problème et pourquoi il faut le faire au plus vite, commencez votre proposition par ces derniers. Quels qu'ils soient, assurez-vous de toujours commencer votre proposition par des faits et non une opinion.
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Présentez votre problème. Après l'introduction, vous devez vous attaquer directement au cœur de votre présentation. Introduisez le problème auquel vous souhaitez répondre. Si vos lecteurs n'en connaissent pas les circonstances particulières, aidez-les à mieux les comprendre. Pensez à cette section comme un état des lieux. Quel est le problème ? Quelle en est la cause ? Quelles en sont les conséquences [9] X Source de recherche ?
- Insistez sur la raison pour laquelle il est important de résoudre votre problème, et pourquoi il est urgent de le faire. Comment ce problème peut-il affecter vos lecteurs si rien n'est fait pour le résoudre ? Répondez bien à ces questions en apportant les faits et recherches nécessaires. Utilisez uniquement des sources crédibles . À ne pas faire : se reposer uniquement sur les émotions et valeurs de ses lecteurs.
À faire : lier le sujet aux centres d'intérêt de son audience ou de l'objectif de la proposition aussi directement que possible.
- Insistez sur la raison pour laquelle il est important de résoudre votre problème, et pourquoi il est urgent de le faire. Comment ce problème peut-il affecter vos lecteurs si rien n'est fait pour le résoudre ? Répondez bien à ces questions en apportant les faits et recherches nécessaires. Utilisez uniquement des sources crédibles .
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Proposez des solutions. C'est la partie la plus importante de votre proposition. Cette section de votre proposition consiste à présenter la façon dont vous allez résoudre votre problème, pourquoi vous souhaitez le faire de cette façon et quels sont les résultats que vous pensez produire. Afin que votre proposition soit la plus convaincante possible, pensez aux points suivants [10] X Source de recherche .
- Présentez l'impact plus large de vos idées. Les idées qui semblent avoir un impact limité provoqueront un moindre enthousiasme chez vos lecteurs. Présentez-leur plutôt une solution qui puisse provoquer des effets à une plus large échelle. Par exemple, « Une meilleure connaissance du comportement du thon peut nous permettre de mettre en place des stratégies de conservation efficace permettant aux futures générations de pouvoir consommer du thon ».
- Expliquer pourquoi il est crucial que vous agissiez est aussi important que de présenter votre solution. Partez du principe que vos lecteurs sont sceptiques et n'accepteront pas votre idée. Si vous proposez de conduire une étude sur 2 000 thons, expliquez pourquoi vous devez le faire. Pourquoi cette solution est-elle meilleure qu'une autre ? Est-elle plus onéreuse ? Si oui, pourquoi est-elle meilleure qu'une solution moins chère? Anticiper et répondre à ces questions leur prouveront que vous avez pensé à votre idée sous tous ses angles.
- Vos lecteurs doivent terminer de lire votre proposition en étant persuadés que vous êtes en mesure de résoudre ce problème de façon efficace. Tout ce que vous écrirez dans ce document doit être tourné vers ce dernier et la façon dont vous pouvez y apporter une solution.
- Faites des recherches approfondies sur votre sujet. Plus vous aurez d'exemples et de faits à présenter à votre audience, plus votre proposition sera convaincante. Évitez de vous reposer uniquement sur votre opinion, mais plutôt sur la recherche menée par d'autres.
- Si votre proposition ne permet pas de prouver que votre solution puisse fonctionner, elle n'est pas adéquate. Si elle n'est pas faisable, oubliez-la. Pensez également aux résultats de votre solution. Testez-la si possible et apportez-y les changements nécessaires.
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Ajoutez un calendrier et un budget. Votre proposition représente un investissement. Afin de convaincre vos lecteurs qu'il s'agit d'un bon investissement, donnez-leur autant d'informations détaillées et concrètes que possible sur le calendrier de mise en œuvre et le budget [11] X Source de recherche [12] X Source de rechercheÀ ne pas faire : faire figurer des objectifs vagues, impossibles à mesurer ou qui ne sont pas en lien direct avec le problème.
À faire: détailler les responsabilités et délais pour chaque département ou individu impliqué dans la mise en œuvre de la solution.- Quand pensez-vous que votre projet pourra commencer ? À quel rythme progressera-t-il ? Comment chaque étape permettra-t-elle d'anticiper la prochaine ? Certaines peuvent-elles être menées de front ? Soyez aussi méticuleux que possible en donnant à vos lecteurs la preuve que vous avez fait vos devoirs et que vous ne jetterez pas leur argent par les fenêtres.
- Assurez-vous que votre proposition soit cohérente financièrement. Si vous proposez votre idée à une entreprise ou une personne, gardez son budget à l'esprit. Si elles ne peuvent pas se permettre d'investir dans votre proposition, cette dernière ne sera pas pertinente. Si elle correspond à leur budget, prouvez-leur qu'il ne s'agira pas pour eux d'une perte de temps ou d'argent.
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Finissez par une conclusion. Comme pour l'introduction, la conclusion permet de résumer votre message. Si vous n'avez pas traité toutes les conséquences possibles de votre solution, faites-le dans la conclusion. Résumez les bénéfices de votre proposition et rappelez qu'ils surpassent les couts. Permettez à votre audience de se projeter. Et, comme toujours, remerciez-les de leur attention et du temps qu'ils vous ont accordé [13] X Source de recherche .
- Si vous avez d'autres éléments à mentionner qui ne s'imbriquaient pas dans votre proposition, vous pouvez ajouter des annexes. Mais sachez que si votre proposition est trop longue, cela risque d'effrayer votre audience. Dans le doute, ne les mentionnez pas.
- Si vous avez plus de deux annexes que vous souhaitez attacher à votre proposition, numérotez-les ou donnez-leur une lettre, en particulier si vous souhaitez présenter des tableaux de données, des articles de presse ou des lettres de recommandation [11] X Source de recherche .
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Éditez votre travail. Soyez méticuleux dans la rédaction, la relecture et la présentation de votre proposition. Faites les changements appropriés afin qu'elle soit aussi claire et concise que possible, et demandez à d'autres personnes de vous faire des remarques afin qu'elle soit aussi intéressante et convaincante que possible, mais aussi organisée et pertinente [4] X Source de recherche .
- Demandez l'aide d'une autre paire d'yeux pour relire votre travail. Elle pourrait voir des problèmes dans votre présentation que vous n'auriez pas vu. Vous n'avez peut-être pas répondu à une question ou à un dilemme soulevés par votre proposition.
- Éliminez le jargon et les clichés. Ils feront paraitre votre travail bâclé et en rendront la compréhension plus difficile. N'utilisez pas un mot trop long quand un plus court serait tout aussi approprié [14] X Source de recherche .
- Évitez les formulations passives autant que possible. La voix passive consiste à utiliser l’auxiliaire être et un participe passé. Elle rend votre propos peu clair. Comparez par exemple ces deux phrases : « La fenêtre a été cassée par le zombie » et « Le zombie a cassé la fenêtre ». Dans la première, vous ne savez pas qui a cassé la fenêtre. Était-ce le zombie ? Ce dernier se trouvait-il près de la fenêtre qui était cassée? Dans la seconde, vous savez exactement qui a cassé la fenêtre et pourquoi cela est important. À ne pas faire : alourdir sa proposition en présentant des opinions ou autres contenus subjectifs.
À faire : utiliser un langage fort et direct comme « La solution présentée dans cette proposition permettra de réduire efficacement les taux de pauvreté ».
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Corrigez votre travail. La relecture consiste à rendre votre contenu aussi clair et concis que possible. La correction vous permet de vous assurer qu'il ne contienne aucune faute. Relisez votre proposition attentivement afin d'en corriger les erreurs d'orthographe, de grammaire ou de ponctuation.
- Les fautes que vous pouvez faire vous rendront moins crédible et sérieux. Elles peuvent également pousser votre audience à rejeter votre proposition.
- Assurez-vous de bien respecter les consignes de format qui ont pu vous être données.
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Conseils
- Utilisez un langage que tout le monde puisse comprendre. Vos phrases doivent être courtes et claires.
- Toutes les sections sur vos ressources financières ou matérielles doivent permettre de peindre un tableau réaliste des couts de votre projet.
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Références
- ↑ http://orsp.umich.edu/proposal-writers-guide-overview
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/media/pdf/20080628094326_727.pdf
- ↑ http://www.nsf.gov/pubs/2004/nsf04016/nsf04016.pdf
- ↑ 4,0 et 4,1 http://www.dailywritingtips.com/how-to-write-a-proposal/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/media/pdf/20080628094326_727.pdf
- ↑ http://www.plainlanguage.gov/howto/wordsuggestions/jargonfree.cfm
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/media/pdf/20080628094326_727.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/media/pdf/20080628094326_727.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/media/pdf/20080628094326_727.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/media/pdf/20080628094326_727.pdf
- ↑ 11,0 et 11,1 http://orsp.umich.edu/proposals/pwg/pwgcomplete.html
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/media/pdf/20080628094326_727.pdf
- ↑ http://www.forbes.com/sites/augustturak/2013/02/18/how-to-write-a-plan-or-proposal-that-rocks/
- ↑ http://c.ymcdn.com/sites/www.apmp.org/resource/resmgr/podcasts/clear_prop_writing.pdf
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