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Lorsque vous quittez un poste, il y a de fortes chances que votre superviseur ou votre directeur sollicite votre aide pour faciliter la passation de service avec votre successeur. Si vous êtes entreprenant et organisé, vous parviendrez à garantir une transition en douceur pour votre entreprise et à partir tout en laissant une excellente réputation professionnelle.
Étapes
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Discutez du déroulement de la passation avec votre superviseur. Vous devriez avoir, pour commencer, une discussion approfondie avec votre superviseur, afin de déterminer de façon exacte la manière dont se fera la passation de service. En fonction du travail que vous faites et de la façon dont votre responsable aime fonctionner, vous pourriez être amené à contribuer largement à la transition. Cela peut inclure le fait que celui qui vous remplace vous observe travailler pendant quelques jours ou même plus.
- Dans la plupart des cas, vous devrez au moins préparer un document de transfert officiel.
- Discutez de ce point avec votre responsable et déterminez à quel point vous êtes censé contribuer, et ce sur quoi vous devrez vous focaliser lors de la passation de service.
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Faites un exposé préliminaire de votre document de transfert. Dès que vous aurez une idée précise des attentes de votre superviseur, vous pourrez commencer à rédiger le document de transfert. Cela vous aidera à vous organiser, tout en classant toutes les diverses tâches et informations que vous devrez transmettre au cours de cette période de transition. Le document en question devrait inclure les éléments suivants :
- des informations détaillées concernant vos activités quotidiennes, vos priorités et vos tâches,
- un aperçu des points essentiels liés à cette fonction,
- un énoncé clair de ce qui est attendu de la part de votre successeur,
- une liste de tous les documents importants qui doivent être transmis. Cela peut être un plan de travail ou un contrat donné [1] X Source de recherche .
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Réglez tous les derniers détails. Si vous savez que vous quitterez bientôt votre poste, cela peut vous aider de fournir un effort supplémentaire afin de vous assurer de ne rien laisser d'inachevé. Vous éprouverez une réelle satisfaction si vous parvenez à accomplir cela et vous serez également en mesure d'aider celui qui vous remplace à partir sur une bonne base. Faire cela vous permettra en outre de vous en aller en étant en de très bons termes avec vos patrons et en conservant une bonne réputation.
- Cela ne sera pas toujours possible à faire, mais si vous avez un dossier qui est sur le point d'être bouclé, faites le petit effort supplémentaire qu'il faut pour le finaliser.
- En outre, une nouvelle personne qui vient s'occuper d'un accord alors qu'il est près d'être conclu pourrait avoir du mal à le finaliser, étant donné qu'elle n'est pas au courant de toutes les complexités du dossier.
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Discutez avec vos collègues. Avant que votre successeur ne prenne sa fonction, trouvez le temps de discuter avec vos collègues par rapport à la passation de service et demandez-leur s'ils pensent qu'il y a quelque chose sur quoi vous devriez mettre l'accent. Si un problème est en instance et que vous n'en étiez pas informé, c'est l'occasion rêvée d'en prendre connaissance.
- Les nouveaux problèmes ne vont probablement pas avoir un impact sur vos derniers jours, mais si vous en avez au moins connaissance, vous pourrez les signaler à celui qui prend votre place.
- Cela vous donne aussi la possibilité de vous assurer de ce que tous vos collaborateurs savent que vous partez ainsi que le moment où vous vous en allez. Informez-les de la période de transition, afin qu'ils la prennent en compte.
- Il y a de fortes chances que votre productivité baisse en période de transition, raison pour laquelle il est de bon ton que vous informiez vos collaborateurs à l'avance.
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Rédigez un document de transfert officiel. L'étape finale de la préparation de la transition consiste à terminer la rédaction du document de transfert officiel. Vous pouvez vous servir du brouillon que vous aviez fait, mais veillez à bien le développer et à inclure toutes les informations cruciales. Vous devrez passer le document en revue avec votre superviseur et tous les autres membres de l'équipe que cela concerne. Essayez de faire cela et d'envoyer le document à votre successeur quelques jours avant la date à laquelle il est supposé prendre fonction. Le contenu de ce type de document variera selon le type de travail fait, mais il pourrait inclure les éléments suivants :
- une liste et un calendrier des actions à mener,
- un briefing sur les questions courantes,
- un calendrier des échéances et des évènements à venir,
- les informations de connexion et les mots de passe,
- une liste de contacts utiles,
- un guide sur la façon de gérer les dossiers et les fichiers sur l'ordinateur.
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Attribuez autant de temps que possible à la transition. Vous pourriez toujours être présent lorsque votre successeur prendra ses fonctions et il pourrait vous être demandé de faire une passation de service plus complète. La durée de cette transition varie, mais dans certains cas, vous aurez quelques jours ou plus pour aider le nouveau à prendre ses marques. En règle générale, plus vous consacrez de temps à la période de transition, plus vous pourrez transmettre d'informations.
- Il y aura forcément des détails que vous oublierez et le fait d'avoir quelqu'un qui vous suit est une bonne façon de le confronter aux diverses tâches quotidiennes que vous exécutez.
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Transmettez personnellement les documents importants. Au cours de la période de transition, il est de bonne pratique de veiller à ce que toutes les données cruciales et les documents importants soient transmis personnellement. Cela vous aidera à garantir que les tâches les plus importantes sont faites dans les normes et que les priorités sont clairement définies. Le fait de transmettre les documents en personne vous permettra aussi de discuter des éléments les plus complexes de façon complète avant de vous en aller.
- Cette opportunité que vous aurez de faire passer des informations clés tout en permettant à votre successeur de vous poser directement des questions est essentielle pour le bon déroulement de la transition.
- Cela vous donnera en outre la chance de fournir un contexte et d'apporter plusieurs nuances à une discussion qui, autrement, aurait pu être ignorée [2] X Source fiable Official UK government website Aller sur la page de la source .
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Faites l'effort d'apporter votre aide. Si vous vous trouvez en contact avec votre successeur au travail, vous devriez toujours être entreprenant et attentif. Faites un effort pour identifier et aider à la résolution de tout problème qui pourrait survenir. Celui qui vous remplace peut être intimidé et un peu timide les premiers jours et il pourrait avoir peur de vous déranger avec ses questions.
- Veillez à indiquer clairement que vous êtes là pour aider et que les questions sont bienvenues.
- Ce faisant, vous aiderez à mettre en place une situation dans laquelle la responsabilité de la passation de service sera partagée entre votre successeur et vous [3] X Source fiable Official UK government website Aller sur la page de la source .
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Organisez une réunion pour clôturer la passation de service. La dernière chose à faire avant de vous en aller et de finaliser la passation de service est d'organiser une réunion ultime avec celui qui vous remplace. Demandez-lui de soumettre toutes les questions en suspens qu'il pourrait encore avoir ainsi que les notes qu'il a prises. Cette réunion est une excellente occasion pour le nouveau de s'assurer qu'il comprend bien ses responsabilités et son rôle.
- Toutes les incertitudes pourront être éclaircies lors de cette réunion.
- En fonction du genre d'endroit où vous travaillez, il pourrait être prudent d'inviter votre superviseur ou votre responsable à assister à la réunion.
- Vous devriez tout au moins informer votre responsable du lieu et du moment où se tient la réunion, en plus de lui demander s'il y a quelque chose d'autre qu'il souhaiterait ajouter [4] X Source de recherche .
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Mettez en lumière tout document d'appui ou de formation. Essayez de voir la passation de service comme une occasion qui vous est donnée d'aider à vraiment donner à votre successeur toutes les chances de réussir. Vous ne faites pas que transmettre le travail et les tâches, vous essayez aussi d'aider celui qui vous remplace à se développer professionnellement, en plus de contribuer à la solidité de votre ancienne entreprise sur le long terme [5] X Source de recherche .
- Vous pouvez y arriver en soumettant toute possibilité de formation dont vous êtes informé.
- Vous avez peut-être suivi, lorsque vous avez commencé à faire ce travail, des formations qui vous ont aidé à prendre vos marques et à vous adapter.
- N'oubliez pas de présenter cela à votre successeur et de l'encourager à explorer plusieurs possibilités.
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Ne négligez pas la culture du travail. Si vous avez l'occasion de passer du temps avec celui qui va reprendre votre flambeau, il importe que vous ne vous contentiez pas de vous concentrer sur les aspects techniques de votre travail. Chaque entreprise est unique en son genre et dispose d'un environnement ainsi que d'une culture du travail unique, ce qui peut intimider ou rendre confus un nouveau venu. Assurez-vous de prendre le temps d'expliquer au nouveau comment les choses fonctionnent dans votre société.
- Faites l'effort de lui faire visiter les bureaux et de le présenter à tous les employés.
- Veillez à définir clairement le rôle du nouveau venu en plus de préciser les fonctions des anciens employés.
- Si le travail que doit faire le nouveau est légèrement différent du vôtre ou que ses priorités ainsi que ses responsabilités sont différentes, veillez à ce que les autres employés soient au courant [6] X Source de recherche .
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Fournissez vos coordonnées. Si vous voulez vraiment faire plus, fournissez vos données de contact au nouvel employé. Vous pourriez ainsi lui dire qu'il a la possibilité de vous contacter en cas de problème majeur ou s'il a besoin d'être guidé. Tout le monde ne sera pas ravi de le faire, et cela dépendra surement de votre relation avec votre ancien patron.
- Un problème peut souvent être réglé avec un simple courriel.
- Le fait que vous proposiez d'aider bien après être parti laissera une bonne impression et aidera à améliorer votre réputation [7] X Source de recherche .
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Références
- ↑ http://www.generationy.com/importance-of-handover-document-notes/
- ↑ https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/216810/Preparing-for-Handover.pdf
- ↑ https://www.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/216810/Preparing-for-Handover.pdf
- ↑ http://www.generationy.com/importance-of-handover-document-notes/
- ↑ https://www.lynda.com/Business-Skills-tutorials/Preparing-handover/110278/123277-4.html
- ↑ http://www.cio.com.au/article/569417/how-do-an-effective-job-handover/
- ↑ http://www.generationy.com/importance-of-handover-document-notes/
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