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L'e-mail est l'une des formes de communication les plus fréquemment utilisées, avec les SMS, les appels téléphoniques et les messageries instantanées. Il est devenu tellement commun de communiquer par e-mail que beaucoup de gens ont oublié comment écrire un e-mail correctement. Un e-mail bien composé reflète votre professionnalisme et votre sincérité, c'est pourquoi il est absolument nécessaire de savoir comment formater un e-mail.
Étapes
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Composez l'objet de votre e-mail. L'objet d'un e-mail sert à résumer ce que votre message contient. Votre objet devrait être direct et concis, de sorte à donner à votre destinataire une idée du sujet de votre e-mail à travers quelques mots simples.
- Par exemple, si vous écrivez à quelqu'un à propos d'une affaire quelconque, ne compliquez pas l'objet avec trop de détails comme dans l'exemple suivant : « J'aime la voiture que vous conduisez. J'adore sa couleur bleue et les roues sont superbes. »
- Précisez clairement le sujet, directement dans l'objet. Exemple : « Acheteur intéressé par votre berline bleue. »
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Commencez par une phrase de salutation pertinente. Ne commencez pas directement votre e-mail par ce que vous avez à dire. Commencez par un « Bonjour » d'usage ou un « Salut ». Cela ne vous plairait pas qu'une personne inconnue se mette à vous parler comme ça sans vous saluer en premier lieu. C'est la même chose pour les e-mails.
- Pour que vos salutations soient plus personnelles, incluez le nom du destinataire.
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Écrivez le corps du message. Vous pouvez écrire ce qui vous convient tout en prenant bien soin de l'adapter selon le type de message que vous écrivez et selon le destinataire.
- Si vous écrivez à quelqu'un de proche, vous pouvez écrire de façon plus personnelle, mais, s'il s'agit d'un e-mail professionnel ou commercial, vous devrez écrire de façon aussi professionnelle que possible.
- Vous devez aussi garder à l'esprit que le format de votre message est aussi important. La police, la taille et le format doivent faciliter la lecture. Évitez d'utiliser trop de majuscules. Si vous utilisez trop de lettres majuscules dans le monde numérique, vous donnerez à votre destinataire l'impression que vous criez.
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Incluez une formule de politesse. Ne terminez pas votre e-mail là où votre message se termine. Ajoutez des formules de politesse comme, « Cordialement », « Amicalement » ou tout ce qui vous semblera le plus adapté à l'e-mail que vous êtes en train d'écrire.
- Les formules de politesse doivent évidemment être en accord avec votre e-mail. Pourquoi ? Parce que si vous écrivez un message professionnel, vous ne pouvez pas finir par « Tendrement », cela serait tout bonnement inapproprié.
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Ajoutez une signature. Même si votre nom accompagne déjà votre adresse e-mail pour chaque e-mail envoyé, il est toujours recommandé d'inclure une signature à la fin de chaque message composé. Celle-ci peut ne comporter que du texte ou inclure des images (comme des logos, des symboles, etc.) si vous voulez vous montrer créatif/créative.
- Utilisez l'affichage de signature fourni par l'hébergeur ou par l'application de messagerie que vous utilisez pour créer votre propre signature.
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Conseils
- En plus de formater vos e-mails, vous devriez aussi utiliser une adresse e-mail correcte. Si ce n'est pas un problème d'envoyer un e-mail à votre ami d'enfance à partir de « hero_galactique123@email.com », ce n'est pas une excellente idée d'utiliser cette même adresse pour envoyer des e-mails professionnels à votre patron.
- Respectez une certaine éthique lorsque vous envoyez des e-mails. N'envoyez pas de spams ou de messages à des contacts inconnus.
- Vérifiez toujours deux fois le contenu de votre e-mail avant de l'envoyer afin d'éviter d'envoyer plusieurs messages au même destinataire. Si vous faites cela, vos messages pourraient atterrir dans l'onglet des spams.
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