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Organiser une belle fête, accueillir des invités et passer un bon moment avec eux est un excellent moyen de tisser des liens forts avec ses proches. L'invitation est un élément important, mais souvent sous-estimé, du succès d'une fête.
Étapes
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Choisissez un réseau social que la plupart de vos amis et connaissances utilisent. Grâce aux fonctionnalités du site, créez un évènement et invitez par ce biais toutes les personnes que vous aimeriez recevoir à votre fête.
- Pour apprendre à créer de tels évènements, lisez l'article comment créer un événement sur Facebook .
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Incluez toutes les informations nécessaires. Si vous le voulez, joignez une ou deux images. Plus la page sera complète, plus les gens auront envie de participer à votre fête !
- Faites preuve de créativité. Ce n'est pas avec un « hey ! J'organise une fête samedi ! » que vous attiserez la curiosité des gens.
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Si vous le pouvez, initiez une conversation sur la page de l'évènement. N'oubliez pas de répondre aux commentaires et aux questions des invités. Vous commencerez alors dès lors à être un bon hôte, avant même que la fête ne commence. En impliquant vos invités dans la préparation de votre fête, vous leur donnerez envie de venir et de mettre de l'ambiance.
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Soyez conscient(e) du nombre de personnes que vous invitez. Bien souvent, le nombre de personnes que vous inviterez via un réseau social ne correspondra en rien au nombre de personnes qui se présenteront à votre fête. Pour cela, ne pensez jamais que le nombre de personnes inscrites à votre évènement correspondra exactement au nombre de personnes qui participeront à votre soirée.
- En général, il y aura moins de participants à votre fête qu'il n'y avait d'inscrits à votre évènement, mais l'inverse peut également être vrai, en particulier si l'évènement est ouvert et que vos invités amènent leurs amis.
- Généralement, plus de gens s'inscriront à votre évènement, plus vous aurez de chances que la soirée dégénère en un évènement bien plus important que prévu.
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Si vous ne les avez pas déjà, procurez-vous les numéros des gens que vous souhaitez inviter. Pas besoin de le faire en cachette : envoyez-leur simplement un petit message sur Internet. Si vous n'êtes pas ami avec ces gens sur un réseau social, demandez leurs numéros à un ami commun.
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Appelez vos invités à un moment où ils auront peu de chances d'être occupés. Vos invités ne seront pas très enthousiastes à l'annonce de votre soirée s'ils reçoivent votre appel en pleine réunion ou au cours d'un repas.
- Préférez alors appeler vos invités avant ou après le diner. Les gens sont généralement le moins occupés entre 17 h et 18 h ou après 19 h. Estimez l'heure à laquelle la personne a l'habitude de diner (en tenant compte de sa culture, de ses horaires de travail) et faites en fonction de ces informations. Préférez aussi passer votre appel en début de semaine.
- N'appelez pas trop tard. Appelez vos invités avant 9 h 30 ou 10 h. Vous éviterez ainsi de les réveiller avec ce qui devrait être un appel agréable.
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Personnalisez votre appel. Discutez avec vos invités alors que vous les informez des détails de votre soirée. Vous devrez leur donner envie de se joindre à la fête !
- Commencez par exemple par les mondanités habituelles : « comment vas-tu ? Comment se passe le travail ? Comment va ta famille ? » est par exemple un bon point de départ. Choisissez le bon moment dans la conversation pour aborder le sujet de votre soirée.
- Une fois que vous avez invité la personne à votre soirée, répondez aux questions qu'elle pourrait vous poser. Vous pourrez même juger de son intérêt pour votre invitation par le ton de sa voix.
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4Assurez-vous que vos invités se souviennent des informations importantes concernant votre soirée. Les informations transmises à l'oral seront facilement oubliées et il serait alors préférable de les confirmer par email, par SMS ou par courrier. Même une personne qui souhaite sincèrement participer à votre fête risquera d'oublier les détails de votre invitation une fois l'appel terminé.
- Assurez-vous que vos invités sachent ce que vous attendez d'eux. Parfois, en faisant participer vos invités (par exemple en apportant un gâteau), vous les aiderez à se souvenir de l'évènement et ils auront hâte de venir à votre soirée.
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Si l'invité ne peut pas vous donner une réponse définitive immédiatement, fixez un moment où vous le rappellerez. Il ne s'agit pas de lui mettre la pression, mais simplement de savoir à temps combien de gens seront présents à votre fête afin de pouvoir vous organiser.
- Si la personne ne peut toujours pas vous donner une réponse lorsque vous la rappelez, il est préférable de ne pas la compter. Si elle finit par venir, tant mieux, si elle ne vient pas, vous ne serez pas déçu et passerez tout de même une bonne soirée.
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Approchez vos invités au bon moment. Présentez votre invitation alors que vous partagez un moment avec cette personne. Peut-être avez-vous prévu une activité ensemble ? Sinon, organisez une sortie de façon à pouvoir voir cette personne. Plus vous passerez un bon moment avec cette personne, plus elle sera réceptive à votre invitation.
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Laissez à vos invités la possibilité de refuser votre invitation. Ne donnez pas à vos invités l'impression d'être obligés d'accepter votre invitation. Votre fête devra être un bon moment et ne pas mettre les gens dans l'embarras. Si vos invités ne peuvent pas venir, ils devraient se sentir déçus, mais pas coupables !
- Par exemple, au lieu de dire « tu viens à ma soirée vendredi prochain, n'est-ce pas ? », dites plutôt quelque chose comme « j'organise une fête le weekend prochain, j'aimerais beaucoup que tu viennes ! »
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Assurez-vous de donner toutes les informations nécessaires à vos invités. Tout comme pour une invitation par téléphone, il est facile d'oublier les informations partagées au cours d'une invitation en personne. Précisez alors à la personne où et quand se tiendra la soirée, à quelle occasion, et ce qu'elle devra apporter.
- Pour éviter que vos invités n'oublient les informations, vous pourriez également leur remettre un carton d'invitation. Il s'agira alors davantage d'une carte mémo que d'une véritable invitation en bonne et due forme.
- Vous pourriez sinon leur proposer de leur noter les informations nécessaires ou de les leur envoyer par SMS.
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Discutez avec vos invités. Une invitation en personne vous permettra d'aiguiser la curiosité de vos invités. Cela sera tout spécialement efficace au sein d'un groupe. Plus vous vous montrerez enthousiaste quant à votre soirée et plus vous donnerez de détails aux invités, moins ceux-ci auront de chances d'oublier l'évènement et plus ils auront envie d'y participer et de se laisser gagner par votre excitation.
- Décrivez votre fête et dites combien vous avez hâte d'y être. Vous pourriez dire quelque chose comme « j'ai vraiment hâte que le soir de la fête arrive, on va beaucoup s'amuser ! ». Pour plus d'effet, pensez aussi à faire usage de votre langage corporel et du ton de votre voix.
- Si vous n'avez pas encore fixé tous les détails de votre soirée, demandez des suggestions à vos invités. Ceux-ci seront bien plus enclins à venir à votre fête s'ils ont participé à son organisation.
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Sachez que vous risquez de vexer les gens que vous n'avez pas invités et qui vous entendent parler de votre fête. Lorsque vous invitez quelqu'un en personne, faites preuve de discrétion. Assurez-vous que seuls vos invités entendent la conversation.
- Si besoin, dites à vos invités que vous ne pouvez recevoir que peu de gens chez vous. Pour cela, vous ne pouvez malheureusement pas inviter tous vos amis. Vos invités seront flattés d'accéder au statut de VIP !
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Créez une e-card. Il existe plusieurs sites Internet qui vous permettront de créer des e-cards amusantes et attrayantes. Il s'agit là d'une façon drôle et souvent gratuite d'inviter vos amis à une fête. Vous pourrez être sûr de retenir l'attention de vos amis !
- Vous enverrez vos e-cards aux adresses email de vos amis, comme un message normal. Mais votre email contiendra alors des images, du son et parfois une petite animation. Si vous choisissez le bon thème, une e-card pourrait même être adaptée à un évènement semi-formel.
- Si vous préférez envoyer un email normal, incluez simplement les informations nécessaires, un petit message personnalisé et si vous le voulez, une image. Pour davantage d'informations, rendez-vous sur comment écrire un e‑mail à un ami.
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Visitez des sites Internet proposant des invitations email gratuites. Evite, Socializr et MyPunchBowl sont les trois plus populaires. Choisissez un style adapté au thème et à l'ambiance de votre fête et n'oubliez pas d'inclure toutes les informations nécessaires !
- Il existe des dizaines de sites d'invitation. Si l'un d'eux ne vous convient pas, essayez-en un autre.
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Entrez les informations de base, telles que le lieu, la date, l'heure de la fête. Si vous le voulez, joignez un message personnalisé et unique. Ne vous contentez pas d'un message prédéfini. Plus vous passerez de temps sur votre invitation, plus vos invités en seront impressionnés.
- Pensez aussi à préciser l'heure de fin de la fête, les exigences en terme de déguisement ou le menu. Toutes les informations qui permettront aux invités de se faire une meilleure idée de la soirée seront les bienvenues.
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Tapez les adresses email des gens que vous souhaitez inviter. Vous devrez généralement placer un point-virgule entre deux adresses. Certains sites Internet vous avertiront lorsque les messages ont été ouverts par leurs destinataires et permettront à ceux-ci de vous répondre grâce à un lien. Profitez de ces fonctionnalités !
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Prévisualisez votre invitation et envoyez-la via le site Internet. Le site délivrera vos invitations à vos destinataires et gèrera les réponses. Vous devrez peut-être tout de même envoyer un petit rappel à vos amis les plus occupés. Parfois, les emails se perdent dans la masse !Publicité
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Assurez-vous d'envoyer vos invitations écrites au moins 2 ou 3 semaines avant l'évènement. Le courrier classique peut mettre du temps à être délivré, lu et traité.
- En recevant votre invitation trop tôt, les invités la mettront de côté en se disant « je ne sais pas ce que je ferai demain matin et encore moins le mois prochain ! ». En recevant votre invitation trop tard, vos invités auront déjà des projets pour le jour de votre soirée. Préférez alors envoyer vos invitations environ 2 semaines avant la fête.
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Assurez-vous d'avoir les bonnes adresses de vos invités. En ayant une adresse obsolète ou le mauvais numéro de la rue, vous risqueriez d'exclure de votre fête l'un de vos meilleurs amis ! Si vous n'êtes pas certain de l'adresse de quelqu'un, contactez-le et demandez-lui de la confirmer.
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Décorez votre carton d'invitation de manière appropriée. Votre invitation par courrier impressionnera certainement vos invités, mais veillez à ne pas trop compliquer une invitation à une simple soirée : vous risqueriez d'intimider vos invités. Il s'agit simplement d'inviter vos amis à passer un bon moment !
- Ajoutez sur l'enveloppe un élément qui donnera envie de l'ouvrir. Votre invitation ne devrait pas ressembler à une facture ou un courrier publicitaire !
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Créez des invitations rappelant le thème de votre fête. Par exemple, pour une soirée disco, décorez vos invitations avec une boule à facettes. Les gens ouvriront votre invitation et se feront rapidement une idée de la soirée à venir : cette première impression devra les informer de la nature de la fête, tout en étant amusante.
- Si votre fête n'a pas de thème particulier, l'invitation devra refléter le degré de formalité de l'évènement. Si vous organisez un évènement « cravate noire », créez des invitations sobres, ornées d'une bordure unie, choisissez une police classique et rédigez un texte clair et concis.
- Si vous organisez une rave party , votre invitation pourra être aussi délurée que vous le voudrez.
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Incluez toutes les informations dont vos invités auront besoin. Pensez à indiquer la date et l'heure de la soirée, le lieu de l'évènement et un numéro où vous joindre pour obtenir davantage d'informations. Précisez également si les invités doivent confirmer leur présence et s'ils doivent apporter quelque chose (maillot de bain, nourriture, etc.), ainsi, si besoin, que l'heure à laquelle les festivités prendront fin.
- Pensez aussi à informer vos invités de ce qui les attend, afin de leur donner envie. Vous organisez un prix de la meilleure tenue ? Vous offrez le vin et la bière ? Vous proposerez 50 variétés de fromage du monde entier ? Donnez à vos invités quelques indices quant au déroulement de la soirée, afin de les mettre en appétit.
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Respectez le degré de formalité de votre soirée. Pour une soirée formelle, envoyez une invitation formelle, par courrier par exemple. Pour une fête informelle, vous pourriez vous contenter d'un coup de fil, d'un email ou d'une invitation Facebook.
- Pour les évènements formels, vous devrez généralement contacter vos invités suffisamment à l'avance, de préférence 2 semaines avant la soirée.
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Décidez du nombre de personnes que vous souhaitez accueillir chez vous. Lorsque vous déciderez de l'ampleur de la fête, vous devrez prendre plusieurs éléments en compte.
- La taille du lieu où se tiendra la fête. Pourrez-vous y faire tenir 10 personnes, 50 personnes, 200 personnes ?
- Les invités seront-ils autorisés à venir avec des amis ? Si oui, combien ?
- Aurez-vous un droit de regard quant aux amis d'amis que vous accepterez chez vous ?
- À combien de personnes pourrez-vous donner à boire et à manger lors de votre fête ? Devrez-vous également prévoir de quoi sustenter les amis de vos amis ?
- Si vous organisez la fête dans une boite de nuit, un hôtel, un bar, une salle des fêtes, le propriétaire impose-t-il une limite quant au nombre de personnes que vous pourrez accueillir ?
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Conseils
- Demandez à vos invités de vous informer s'ils comptent venir avec des amis.
- Si vous voulez vraiment impressionner vos invités ou les inciter à venir, pensez à joindre un petit cadeau à votre invitation.
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Avertissements
- Les emails et les SMS sont facilement transmis. Si vous ne souhaitez pas que votre invitation le soit, pensez à mentionner « ne pas transmettre », en bas ou en haut de l'invitation. Vous éviterez ainsi de vous retrouver à court de nourriture, de boisson ou autres éléments nécessaires au bon déroulement de la fête.
- Si vous organisez une grande fête ou une soirée endiablée, pensez à mettre vos objets de valeur en lieu sûr et à déplacer ou protéger les meubles qui doivent l'être.
- Si vous invitez trop de personnes à un évènement Facebook, vous pourriez être pris par un spammer et être bloqué par le site.
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