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Il arrive parfois que le formatage du contenu d'un document sur lequel vous avez du temps se perde lorsque vous effectuez une opération Copier et Coller entre deux applications. Ceci se produit en général parce qu'il n'existe pas de concordance de format entre les styles des deux programmes utilisés. Les logiciels basés sur internet tendent à utiliser le format HTML, alors que les applications hébergées sur votre ordinateur, souvent plus anciennes, ne s'accommoderont pas de ce langage. Vous pourriez régler ce problème en mettant à niveau l'application utilisée, mais si votre budget ne vous permet pas cette dépense ou si les règlements en vigueur dans votre entreprise ne vous l'autorisent pas, quelques astuces simples à mettre en œuvre apporteront une solution élégante à ces inconvénients.
Étapes
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Coupez ou Copiez une portion de texte. Ceci aura pour effet de déplacer ou de copier les données dans le presse-papier du système que vous utilisez.
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Recherchez le menu intitulé Collage spécial . Il s'agit d'un sous-menu présentant une liste d'options s'appliquant au formatage du texte à coller dans le logiciel de destination. La manière précise d'accéder à ce sous-menu dépendra du logiciel que vous utiliserez.
- Dans Microsoft Office 2007 et ultérieurs, vous accèderez au menu de collage spécial en cliquant successivement sur Accueil
, Coller
(symbolisé par une flèche située sous l'icône du presse-papier) puis Collage spécial
.
- Dans les dernières versions de MS Office, une petite icône peut apparaitre à la suite du texte après qu'il ait été collé. Le formatage pourra être revu à partir de cette icône.
- Sous LibreOffice, vous accèderez à ce menu en cliquant sur Édition puis Collage spécial ou en pressant simultanément les touches Ctrl + Maj + V de votre clavier.
- Google Docs propose une fonctionnalité similaire qui est accessible en cliquant sur Édition puis Collage spécial , mais elle ne fonctionnera qu'à partir de la fenêtre de votre navigateur.
- Dans Microsoft Office 2007 et ultérieurs, vous accèderez au menu de collage spécial en cliquant successivement sur Accueil
, Coller
(symbolisé par une flèche située sous l'icône du presse-papier) puis Collage spécial
.
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Sélectionnez une option de collage. Selon le logiciel que vous utilisez, vous obtiendrez une liste d'options de collage. Chacune de celles-ci traitera différemment le formatage du texte après que celui-ci ait été collé.
- Pour retenir la totalité du formatage du texte et de son environnement, utilisez l'option Conserver le formatage du texte d'origine ou bien Format HTML .
- Pour ne retenir que le format appliqué au texte sans ses images, utilisez l'option Ne conserver que le texte .
- S'il est appliqué un formatage particulier aux deux documents, comme des listes ou des tables que vous voudriez combiner, utilisez l'option Fusionner les formats .
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Assurez-vous que votre logiciel supporte le format HTML. L'absence de support d'un format est le problème le plus classique survenant lors des opérations de copier et coller entre deux applications ne supportant pas de la même manière les formats « internet » et « non-internet ». Ceci se manifeste par une perte pure et simple du formatage du texte d'origine.
- La plupart des clients de messagerie électronique ou des logiciels utilisés en bureautique permettront par défaut l'utilisation du format HTML. Ceci s'applique aussi bien aux pages web des clients de messagerie électronique comme Google Docs ou Gmail qu'aux applications locales comme Microsoft Outlook , Microsoft Word , Thunderbird ou encore LibreOffice Writer .
- Les logiciels les plus élémentaires d'édition de textes tels que WordPad , NotePad ou TextEdit ne s'accommoderont pas du format HTML.
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Autorisez le formatage en HTML. Il est possible que ce format soit supporté par votre logiciel, mais qu'il ait été désactivé. Vous pourrez activer le support du format HTML de votre client de messagerie ou de votre traitement de texte en le configurant de manière appropriée. La façon de le faire dépendra bien sûr de l'application que vous utilisez. Vous devrez généralement rechercher une option étiquetée Format HTML ou Texte enrichi dans les menus de paramétrage de votre logiciel ou dans sa fenêtre de composition de texte.
- À titre d'exemple, vous accèderez aux options des formats applicables dans Microsoft Outlook en sélectionnant le menu Outils , puis Options et enfin Format du courrier .
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Copiez et Collez un formatage complexe. Une fois que l'application depuis laquelle vous copierez le texte et celle qui est destinée à le recevoir seront toutes les deux en mesure de comprendre le format HTML, vous pourrez effectuer vos opérations de Copier et Coller aussi simplement que vous le feriez avec n'importe quel autre programme d'édition de texte.Publicité
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Composez votre document avec un traitement de textes. Si vous ne pouvez pas mettre votre logiciel à niveau ou s'il ne supporte pas le format HTML, vous avez toujours la possibilité de formater manuellement votre texte puis de le convertir au format HTML.
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Enregistrez le document sous forme de page Web. Le formatage de votre document sera converti en HTML avant d'être enregistré et vous pourrez le copier lorsque vous le rouvrirez.
- Pour enregistrer votre document, cliquez sur Fichier puis sur Enregistrer sous . Dans le dialogue de sélection de formats de fichier, sélectionnez l'option Document HTML . Le chemin exact d'accès à ce dialogue dépend du logiciel de traitement de textes que vous utilisez.
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Ouvrez le fichier avec votre navigateur internet. Celui-ci ouvrira le document que vous venez d'enregistrer sous forme d'une page web, sur laquelle le texte que vous avez entré précédemment sera affiché avec le formatage que vous lui avez donné. Si votre texte ne s'affiche pas avec votre navigateur par défaut, il vous reste encore deux possibilités :
- faites glisser l'icône de votre fichier html jusqu'à celle de votre navigateur
ou - faites un clic droit sur le fichier HTML et sélectionnez Ouvrir avec , puis choisissez votre navigateur sur la liste des programmes affichés.
- faites glisser l'icône de votre fichier html jusqu'à celle de votre navigateur
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Copiez votre texte depuis la fenêtre de votre navigateur. Collez ensuite le contenu du presse-papier sur votre client de messagerie. Votre document ayant été enregistré au format HTML suite à sa conversion, il ne devrait se présenter aucun problème pour le coller avec son formatage intact dans votre client de messagerie pourvu que ce dernier ait été paramétré de manière à accepter la composition de messages dans ce même format.Publicité
Conseils
- Maintenez votre navigateur à jour. Les pages internet des clients de messagerie ne s'accommodent guère de l'utilisation de navigateurs trop anciens. C'est facile à faire, c'est gratuit et votre système n'en sera que mieux sécurisé.
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Références
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