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Un mémo sert à informer un groupe de personnes et à les encourager à agir concernant une question précise, comme la préparation d'un évènement, l'application d'une procédure ou la gestion d'une ressource. Le mot « mémorandum » signifie quelque chose dont on doit se souvenir ou retenir [1] X Source de recherche .
Étapes
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Tapez le mot « Mémorandum » en haut de la page. Ceci vous permet d'indiquer dès le début la nature du document. Laissez une marge de 2 cm en haut de la page. Tapez les lettres en gras sur la première ligne [2] X Source de recherche . Vous pouvez soit centrer le titre sur cette ligne ou l'aligner de gauche. Vous pouvez également augmenter la taille de la police de caractères [3] X Source de recherche .
- Laissez un interligne double entre cette ligne et la rubrique suivante de l'entête.
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Adressez-vous au destinataire d'une manière appropriée. Un mémo permet de communiquer formellement au sein d'une entreprise. Par conséquent, vous devez vous adresser au destinataire d'une manière formelle. Indiquez le nom complet et le titre de la personne à qui vous souhaitez envoyer le mémo [4] X Source de recherche .
- S'il s'agit d'une note de service à l'ensemble du personnel, vous pourriez écrire : « À : tout le personnel ».
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Ajoutez les destinataires supplémentaires sur la ligne « CC ». Cette ligne sert à identifier les personnes qui recevront une copie de courtoisie du mémo. Il ne s'agit pas des destinataires, mais des personnes qui devraient être informées sur les procédures ou les questions que vous traitez dans le mémo.
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Écrivez votre nom sur la ligne réservée à l'émetteur du mémo. L'entête doit contenir le nom de la personne qui rédige et envoie le mémo. Écrivez sur cette ligne votre nom complet et le titre de votre poste.
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Indiquez la date. Écrivez la date complète, en précisant le quantième, le mois et l'année. Par exemple, « le 5 janvier 2015 ».
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Exprimez l'objet sur une ligne à l'aide d'une phrase précise. L'objet donne au lecteur une idée sur le contenu du mémo. Soyez précis et concis [5] X Source de recherche .
- Par exemple, pour être plus explicite, au lieu d'écrire « fourmis », écrivez « problèmes posés par les fourmis dans les bureaux ».
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Présentez l'entête correctement. Il doit être en haut de la page, aligné à gauche. Mettez une majuscule aux mots « À l'attention de », « De la part de », « Date » et « Objet ».
- Un entête pourrait ressembler à l'exemple ci-dessous.
À l'attention de : nom et titre du destinataire.
De la part de : votre nom et votre titre.
Date : la date complète du mémo.
Objet : inscrivez le thème du mémo d'une manière claire et concise. - En rédigeant l'entête, séparez les rubriques par un interligne double et alignez le texte.
- Vous pouvez aussi séparer l'entête du reste du contenu par une ligne qui fait toute la largeur de la page.
Publicité - Un entête pourrait ressembler à l'exemple ci-dessous.
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Identifiez les destinataires du mémo. Afin d'encourager les gens à lire et à répondre à votre document, il est important d'adapter le ton, la longueur et le niveau de formalisme de votre texte aux personnes auxquelles il est destiné. Pour y arriver, vous devez avoir une idée précise sur les destinataires.
- Pensez à leurs priorités et à leurs préoccupations.
- Efforcez-vous de prévoir toutes les questions que vos lecteurs pourraient se poser. Réfléchissez sur le contenu du document, sur les exemples, les justificatifs ou d'autres arguments de nature à convaincre votre lectorat.
- L'identification des destinataires vous permet aussi de ne pas inclure des informations ou d'exprimer des sentiments inappropriés.
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Évitez d'inclure une formule d'appel. Un mémo ne doit pas commencer par une formule d'appel comme « monsieur Martin ». Au lieu de cela, entrez directement dans le vif du sujet en introduisant le thème que vous allez traiter [6] X Source de recherche .
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Introduisez le problème ou la question dans le premier paragraphe. Précisez brièvement le contexte qui sous-tend l'action que les destinataires sont supposés prendre. Pensez à un énoncé de thèse qui introduit le sujet et indique les raisons pour lesquelles il est important. Vous pouvez également considérer qu'il s'agit d'un résumé du contenu du mémo [7] X Source de recherche .
- En général, l'introduction devrait tenir dans un paragraphe environ [8] X Source de recherche .
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Par exemple, vous pouvez écrire : « À compter du 1er juillet 2015, la société XYZ mettra en œuvre de nouvelles procédures concernant l'assurance maladie. Tous les employés bénéficieront de cette couverture sociale et recevront un minimum de 15 € par heure. »
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Placez la question à l'étude dans son contexte. Le lecteur peut avoir besoin de certaines informations générales sur la question que vous traitez. Évoquez le contexte, mais soyez concis et limitez-vous au strict nécessaire [9] X Source de recherche .
- S'il le faut, continuez votre mémo en indiquant les raisons d'appliquer la procédure que vous proposez. Par exemple, vous pouvez écrire que « le Conseil régional a voté une disposition pour octroyer à tous les employés de la région un salaire minimum de 15 € par heure. »
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Justifiez votre plan d'action dans le corps du mémo. Donnez un résumé des mesures qui seront mises en œuvre. Présentez des preuves et des arguments logiques pour appuyer les solutions que vous proposez. Commencez par l'information la plus importante, puis passez aux précisions et aux faits justificatifs. Décrivez les avantages dont bénéficieront les intéressés à la suite de l'application des mesures que vous recommandez ou les inconvénients qu'ils ne manqueront pas d'avoir s'ils ne passent pas à l'action.
- N'hésitez pas à inclure des graphiques, des listes ou des tableaux, notamment si le mémo est long. Toutefois, assurez-vous que vos ajouts sont réellement pertinents et convaincants [10] X Source de recherche .
- Dans le cas d'un long mémo, pensez à rédiger des sous-titres qui clarifient le contenu de chaque section. Par exemple, au lieu de « procédures », écrivez « nouvelles procédures concernant les employés à temps partiel ». Soyez précis et bref en rédigeant chaque sous-titre pour faire apparaitre immédiatement l'idée maitresse au lecteur.
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Faites des suggestions à propos des actions que le lecteur devrait prendre. Un mémo contient un appel à l'action sur une question particulière, qu'il s'agisse d'une annonce concernant un nouveau produit, de nouvelles directives relatives à la rédaction des rapports de dépenses ou d'une déclaration sur la manière avec laquelle la société s'attaque à un problème donné. Répétez dans la conclusion l'action que le lecteur devrait prendre.
- Par exemple, vous pouvez écrire que « tous les employés doivent utiliser le nouveau système de comptabilité d'ici le 1er juin 2015. »
- Vous pouvez aussi appuyer vos recommandations par des arguments.
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Concluez votre document avec un résumé positif et chaleureux. Le dernier paragraphe devrait reformuler les étapes à suivre pour régler la question que vous avez traitée. Il devrait également inclure une note chaleureuse qui réaffirme la solidarité qui règne au sein de l'entreprise [11] X Source de recherche .
- Vous pouvez écrire quelque chose comme « je serai heureux de discuter de ces recommandations avec vous plus tard et donner suite à toutes les décisions que vous prendrez. »
- Vous avez la possibilité de conclure en écrivant : « Nous sommes enthousiasmés par l'expansion de cette ligne de produits. Nous sommes convaincus que cela se traduira par une croissance de nos ventes, ce qui contribuera à une meilleure durabilité de notre entreprise. »
- Généralement, vous n'aurez besoin que d'une phrase ou deux pour conclure.
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Présentez votre mémo convenablement. Vous pouvez appliquer une forme standard pour faciliter la lecture du texte. Utilisez des caractères comme « Times New Roman » ou « Arial » avec une taille de 12 points. Laissez une marge de 2 cm à gauche, à droite et au bas de la page [12] X Source de recherche .
- Présentez vos paragraphes en pavé. Laissez un interligne double entre les paragraphes. Il est recommandé de ne pas indenter la première ligne des paragraphes.
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Relisez votre mémo. Révisez-le et modifiez-le pour supprimer les erreurs éventuelles et le rendre plus clair, concis et convaincant. Vérifiez la cohérence du langage que vous utilisez. Évitez les mots savants ou le jargon technique.
- Contrôlez le respect des règles d'orthographe et de grammaire. Corrigez les erreurs de contenu et accordez une attention particulière aux noms, aux dates et aux chiffres.
- Vérifiez que la longueur de votre texte est acceptable et supprimez les parties superflues.
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Écrivez manuellement vos initiales à côté de votre nom. Dans les pays anglo-saxons, un mémo n'est pas signé. Cependant, si vous rédigez le vôtre en français vous devrez le faire. Dans le cas où le mémo n'est pas signé, l'émetteur doit apposer son parafe au stylo dans l'entête. Inscrivez vos initiales à côté de votre nom pour montrer que vous avez approuvé le mémo [13] X Source de recherche .
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Rédigez votre mémo sur du papier à entête. Vous pouvez avoir du papier à entête spécial, sinon vous pouvez vous servir d'un papier à entête ordinaire.
- Par exemple, si vous créez un document numérique destiné à être transmis par courrier électronique, vous pouvez créer votre propre papier à entête dans un document « Word » contenant le logo de votre société et les informations de contact nécessaires. Utilisez ce document en tant que modèle pour tous les mémos que vous rédigerez.
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Choisissez votre méthode d'envoi. Déterminez la meilleure façon de diffuser votre mémo. Vous pouvez choisir d'imprimer des copies sur des feuilles en papier et les distribuer. Vous pouvez également envoyer votre mémo par courrier électronique.
- Dans ce dernier cas, pensez à mettre votre texte au format HTML . Autrement, vous pouvez enregistrer votre mémo au format PDF et le joindre à votre courriel.
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Cherchez des modèles de mémo. Examinez la possibilité d'employer un modèle au lieu de créer votre mémo vous-même. Dans l'affirmative, commencez par faire une recherche en ligne pour trouver un modèle qui vous convient. « Microsoft Word » propose des modèles de mémo. D'une façon générale, la mise en forme de ces modèles est la même, mais les polices, les tailles des caractères et la conception peuvent varier.
- Téléchargez le modèle qui répond le mieux à vos besoins.
- Veillez à lire les conditions d'utilisation avant de vous servir d'un modèle provenant d'une source web.
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Accédez au modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur. Le téléchargement peut commencer immédiatement après le clic sur le bouton approprié. Parfois, vous aurez à prendre d'autres mesures pour lancer l'opération. Vous téléchargerez un fichier compressé que vous devez décompresser, puis ouvrir dans « Microsoft Word ».
- Il est préférable d'utiliser la dernière version de « Microsoft Word » pour éviter de rencontrer des problèmes imprévus. De plus avec une version à jour, le modèle fonctionnera normalement. Si vous utilisez une ancienne version, il vous suffit de la mettre à jour avant de télécharger votre modèle.
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Rédigez votre entête. Gardez à l'esprit qu'un modèle contient des éléments modifiables. Vous pouvez personnaliser chaque partie pour l'adapter à vos besoins. Par exemple, vous pouvez ajouter votre logo et le symbole du copyright dans l'espace de l'entête du modèle. Il vous suffit de cliquer sur cet espace et de saisir vos informations.
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Remplissez les champs de l'entête du modèle. Veillez à remplir le champ réservé au destinataire et celui de l'émetteur, ainsi que les champs « cc » et « objet ». Faites le travail soigneusement et assurez-vous de ne pas oublier des informations, laisser des vides ou commettre des erreurs de frappe.
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Saisissez votre message. Écrivez dans le corps du texte l'introduction, le contexte, l'analyse et les récapitulatifs. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser des puces ou des listes pour organiser votre texte.
- Conservez le formatage du modèle. Cela vous permettra de bien aligner vos paragraphes et d'avoir des marges et des caractères d'une taille correcte.
- En cas de besoin, vous pouvez même personnaliser le mémo en ajoutant un tableau. C'est quelquefois une bonne idée, en particulier si l'usage d'une liste à puces charge le contenu et le rend difficile à déchiffrer.
- Vérifiez que vous avez supprimé les mots d'origine qui se trouvaient déjà dans le modèle. En outre, relisez attentivement votre mémo avant de l'envoyer.
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Assurez-vous de vérifier le pied de page. Il s'agit de l'espace au bas de la page qui contient souvent des informations supplémentaires. Vous pouvez y inclure des éléments sur l'entreprise ou des coordonnées personnelles de contact. Il est important de vérifier que ces informations sont correctes. En effet, il serait dommage d'écrire un excellent mémo, puis d'inscrire des coordonnées incorrectes ou des renseignements incomplets.
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Personnalisez l'apparence de votre document. Un modèle offre plusieurs choses attrayantes, notamment la possibilité de modifier la couleur du document. Cela vous permet d'apporter une touche personnelle en choisissant une couleur appropriée à la question traitée, pour mettre en évidence votre document sans en diminuer la valeur professionnelle.
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Sauvegardez votre mémo. Veillez à enregistrer une copie de votre travail. Vous aurez alors sauvegardé une preuve numérique du travail de communication que vous avez accompli au sein de votre entreprise.
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Sauvegardez le modèle pour le réutiliser plus tard. Chaque fois que vous devez rédiger un mémo concernant un sujet similaire, il vous suffira de modifier chaque champ en fonction de vos nouvelles données. Cela vous fera gagner du temps et vous aidera à rédiger un texte cohérent et d'une excellente qualité, qui incitera les destinataires à l'appliquer rapidement.Publicité
Conseils
- Ne donnez pas trop de justificatifs. Il est important d'expliquer les raisons de faire quelque chose, mais n'exagérez pas.
- Un mémo doit être toujours concis.
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Références
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-write-a-memo/
- ↑ http://loyno.edu/wac/business-memo
- ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ http://www.des.ucdavis.edu/faculty/handy/ESP171/Writing_Memos.pdf
- ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/590/3/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
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