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Les inscriptions dans les écoles, l'obtention d'un visa et d'autres procédures nationales ou étatiques sont souvent conditionnées par la présentation d'une attestation de résidence. La plupart des structures, telles que les bibliothèques publiques ou le Département des véhicules motorisés, n'exigent que la présentation d'une facture d'électricité/eau ou d'un contrat de location. Cependant, il peut arriver que certaines agences vous demandent de fournir « une preuve de résidence », une lettre qui atteste de votre lieu de résidence. Vous devrez parfois la faire signer par le propriétaire ou la faire valider par un notaire et fournir un ou plusieurs justificatifs de domicile comme une facture d'électricité ou une déclaration d'impôts.
Étapes
Partie 1
Partie 1 sur 5:
Se préparer à rédiger la lettre d'attestation de résidence
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Comprenez les exigences de la lettre. L'école ou l'organisme qui demande une telle lettre peut avoir quelques exigences concernant la déclaration. Par exemple, la lettre doit faire part de certaines informations telles que votre nom et adresse, la distance qui sépare votre lieu de résidence de votre adresse actuelle.
- Certaines entreprises exigeront la signature d'un propriétaire.
- Certaines lettres exigeront que vous soumettiez d'autres pièces justificatives. Il y a également d'autres agences qui vous demanderont de joindre une copie de votre actuel accord de location ou le contrat d'achat de la propriété. Le plus souvent, une facture des services publics valable délivrée en votre nom fera aussi l'affaire.
- La plupart des organisations exigeront que l'acte soit notarié avant d'être soumis.
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Rassemblez et faites une copie des pièces justificatives. Repérez les documents nécessaires que vous devrez soumettre avec votre lettre de résidence. Voici quelques exemples de pièces justificatives :
- le contrat de location ou d'achat de votre résidence actuelle
- les factures d'électricité ou d'eau de votre résidence actuelle
- les anciens formulaires fiscaux et de paie qui comportent des informations relatives à votre adresse
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Discutez de la déclaration avec votre propriétaire. Si l'agence exige la signature de votre propriétaire sur la lettre ou une lettre de sa part, contactez-le le plus tôt possible. Si le document doit être notarié, alors le propriétaire et vous devez le signer devant le notaire.
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Prenez un rendez-vous avec le notaire. Ce n'est pas tous les notaires qui exigent un rendez-vous, mais vous devez contacter des notaires de votre région à l'avance pour vous assurer que les documents pourront être notariés au moment opportun.Publicité
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Créez un entête à votre lettre. Sur l'entête, on doit lire « Déclaration de résidence ». Écrivez-le en gras et centrez-le en haut sur la page. La taille d'écriture peut être légèrement plus grande que celle du reste du document, mais choisissez seulement une taille conforme. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un document légal et que vous devrez donc tout faire de façon formelle. [1] X Source de recherche
- Une autre manière de présenter la lettre est de placer l'objet en haut suivi de « Déclaration de résidence » ou « Attestation de résidence ». Cela devra être aligné sur la marge de gauche avec une police standard qui est conforme avec le reste de la lettre. [2] X Source de recherche
- Objet : Attestation de résidence
- Re : Déclaration de résidence [3] X Source de recherche
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Datez la lettre. Tout document officiel doit être daté. Vous avez la possibilité d'utiliser le format que vous voulez pour la date. Vous pouvez tout écrire en format numérique (JJ/MM/AAAA) ou en lettre (comme 3 janvier 2015). La date est alignée sur la marge de droite et placée en haut de la lettre.
- La date doit être mise deux lignes en dessous du titre de l'entête centré. Si vous avez un objet plutôt qu'un entête, la date devrait être placée deux lignes au-dessus de l'objet.
- Au cas où le document devrait être notarié, assurez-vous d'avoir mis la date qui correspond au jour de votre rendez-vous avec le notaire.
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Mettez vos coordonnées de contact. Tous vos contacts doivent être écrits en haut à gauche. Cela est un élément important au cas où quelqu'un voudrait vous contacter à propos de la lettre. Organisez cette partie comme suit :
- nom légal complet
- adresse incluant le nom de la rue où vous habitez, la ville, l'État et le code postal
- numéro de téléphone
- adresse email [4] X Source de recherche
- ces informations doivent être placées sous la date et l'entête, mais au-dessus de l'objet
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Adressez-vous à une société ou à une personne. Commencez la lettre en vous adressant à la personne, à la société ou à l'institution qui l'a demandé. Mettez le nom complet de l'individu ou la dénomination sociale complète de la compagnie en question.
- Si vous avez des doutes quant à la personne à laquelle adresser votre lettre, commencez par « À qui de droit ». [5] X Source de recherche
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Commencez par votre nom légal. Étant donné qu'il s'agit d'un document légal, vous devrez inclure votre nom légal complet. Ne mettez pas de surnoms, de noms abrégés ou tout autre nom qui ne soit pas légal. [6] X Source de recherche
- Généralement, les lettres d'attestation de résidence commencent par « Je soussigné VOTRE NOM LÉGAL COMPLET… »
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Certifiez votre adresse. La première chose que vous devrez inclure est votre adresse complète. C'est l'information la plus importante de toute la lettre.
- Je soussigné Joe Sample, atteste résider à l'adresse Rue 123, Ville, Code postal. [7] X Source de recherche
- Je certifie que moi, Joe Sample, atteste résider à l'adresse Rue 123, Ville, Code postal.
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Faites mention du temps que vous avez déjà effectué à cette résidence. Faites l'effort d'être aussi précis que possible. Donnez le mois, le jour et l'année si possible. Si vous ne vous souvenez pas du jour, donnez le mois et l'année.
- Je soussigné Joe Sample, atteste avoir résidé à ce lieu pendant trois ans, à compter de jour/mois/année.
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Incluez d'autres résidents. Si la lettre l'exige, précisez les noms des autres personnes avec qui vous cohabitez. Précisez également depuis quand ils sont avec vous, si vous n'êtes pas arrivés aux mêmes moments qu'eux.
- Cela est important si vous vérifiez l'adresse de votre enfant auprès d'un district scolaire.
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Saisissez votre serment. Étant donné que la présente lettre est une déclaration sous serment, vous prêtez serment de dire la vérité concernant les informations que vous donnez. [8] X Source de recherche En prêtant serment sous les déclarations précédentes, vous les certifiez exactes. Par ce processus, vous risquez le parjure, s'il s'avérait que vous avez fait de fausses déclarations.
- Moi, Joe Sample, certifie aussi que les informations ci-dessus sont exactes et vraies. S'il arrivait qu'elles soient fausses, je suis disposé à subir les sanctions que prévoient le Code civil et le Code pénal.
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Complétez cette section avec une phrase finale puis votre nom. À deux interlignes simples en dessous de la dernière phrase de la lettre, mettez « Veuillez agréer, Monsieur/Madame, l'expression de mes salutations distinguées » ou « Veuillez agréer, Monsieur/Madame l'expression de mes considérations distinguées » ou n'importe quelle autre formule de fin. Ensuite, faites un saut de deux ou trois lignes vers le bas puis écrivez votre nom complet, tel qu'il apparait au début de la lettre.
- Assurez-vous que le nom légal soit le même sur tous les autres documents légaux ainsi que sur les pièces justificatives afin d'éviter des complications.
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Signez et datez votre lettre. Si vous allez signer et dater votre lettre maintenant, vous pouvez le faire entre les lignes qui séparent votre nom de la formule de fin.
- Si le document doit être notarié, ne le signez ni le datez pas avant que le notaire ne puisse en témoigner.
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Créez un espace pour la signature du notaire. Si votre document doit être notarié, réservez un espace totalement en bas pour que le notaire puisse poser sa signature.
- A signé et a été assermenté par-devant moi (signature du notaire), en ce jour du (la date).
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Créez un espace pour la signature du propriétaire. Si le propriétaire doit signer la lettre, réservez un espace pour qu'il puisse le faire.
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Apportez le document au notaire. Si le document doit être notarié, apportez-le à un notaire de votre ville. Vous pouvez rencontrer des notaires dans les administrations publiques et dans plusieurs guichets de courrier. Une recherche rapide sur internet vous fournira aussi une liste de notaires situés près de chez vous.
- Vous aurez besoin de la lettre et de deux pièces d'identité.
- Vous pourriez aussi avoir besoin de la présence du propriétaire, si jamais sa signature doit figurer sur la lettre.
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Gardez une copie de la lettre dans vos dossiers. Étant donné qu'il s'agit d'un document légal, assurez-vous de garder des copies de la lettre et des autres pièces justificatives que vous avez soumises.Publicité
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Commencez par l'objet de la lettre. Si vous êtes le propriétaire, l'objet de votre lettre est d'attester la résidence de vos locataires. Assurez-vous que vous ayez mis le nom complet des occupants.
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Insérez l'adresse. L'autre chose qu'il faut mettre est l'adresse complète de la propriété. C'est la deuxième information la plus importante de la lettre.
- Par le présent, j'atteste que le nommé METTEZ LE NOM DU LOCATAIRE réside à l'adresse Rue 123, Ville, Code postal. [11] X Source de recherche
- Par le présent, j'atteste que le nommé METTEZ LE NOM DU LOCATAIRE réside actuellement en tant que locataire dans ma propriété située au Rue 123, ville, code postal. [12] X Source de recherche
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Mentionnez depuis quand il y réside. Cette information nécessite que vous soyez aussi précis que possible. Donnez le mois, le jour et l'année si possible. Si vous ne vous souvenez pas du jour, donnez le mois et l'année.
- METTEZ LES NOMS DU LOCATAIRE ayant résidé dans la propriété du JJ/MM/AAAA au JJ/MM/AAAA.
- Vous pouvez aussi simplement mentionner qu'il a résidé dans la propriété. [13] X Source de recherche Si vous devez donner la durée, assurez-vous que vous la connaissez.
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Précisez aussi le montant du loyer. Certaines preuves de résidence exigent que vous mentionniez le loyer mensuel. Vérifiez si cela est exigé dans votre lettre.
- Vous pouvez également préciser si les meubles font partie du loyer. [14] X Source de recherche
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Rendez-vous disponibles à répondre à des questions de suivi. Dans le dernier paragraphe, mentionnez que vous êtes disposé à fournir des renseignements supplémentaires. Vous pouvez inclure à nouveau votre numéro de téléphone ou votre adresse email pour que la personne qui lit la lettre sache comment vous contacter. [15] X Source de recherche
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Terminez avec une phrase de fin et votre nom. Laissez deux interlignes simples entre la dernière phrase et la déclaration sous serment. Mettez « Veuillez agréer, Monsieur/Madame, l'expression de mes salutations distinguées » ou « Veuillez agréer, Monsieur/Madame l'expression de mes considérations distinguées » ou n'importe quelle autre formule de fin. Ensuite, faites un saut de trois ou quatre lignes vers le bas pour saisir votre nom complet. Ne mettez pas de surnoms, de nom abrégé ou d'autres noms qui ne soient pas légaux.
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Signez la lettre. Imprimez la lettre puis signez-la.Publicité
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Saisissez la lettre. Pour saisir la lettre, utilisez le format standard, ce qui veut dire que la taille doit être mise à 12. La police doit également être standard et formelle comme Times New Roman , Arial ou une autre police du genre. Utilisez un interligne d'un centimètre.
- N'utilisez pas inutilement le gras, l'italique ou le souligné.
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Utilisez le format d'une lettre commerciale. La lettre commerciale est rédigée en bloc et en interligne simple, avec un espace à chaque nouveau paragraphe. Faites deux espaces entre la fin du dernier paragraphe et la formule de fin.
- N'indentez pas vos paragraphes.
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Relisez bien la lettre. Il s'agit d'un document légal, donc assurez-vous que le langage est clair et ne contient pas de fautes grammaticales ou typographiques. Utilisez le correcteur orthographique et laissez quelqu'un d'autre relire votre lettre.Publicité
Conseils
- Si vous avez eu à payer des taxes à votre adresse actuelle, vous pouvez faire une demande de résidence fiscale auprès de l'organisme en charge. Vous devrez remplir un formulaire de taxe et payer les frais afin de recevoir ce certificat en guise de preuve de résidence. [16] X Source fiable Internal Revenue Service Aller sur la page de la source
- Faites toujours des copies de vos documents officiels pour votre archive.
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Références
- ↑ https://www.rocketlawyer.com/document/affidavit-of-residence.rl
- ↑ http://www.scribd.com/doc/165411448/Proof-of-Residency-Template#scribd
- ↑ http://aspenk12.net/cms/lib8/CO01900693/Centricity/Domain/234/FORM%20LETTER%20FOR%20PROOF%20OF%20RESIDENCY.pdf
- ↑ http://www.bestsampleresume.com/letters/landlord-reference-letter.html
- ↑ http://howtowritealetter.net/letter-of-verification.html
- ↑ http://www.free-legal-document.com/affidavit-of-residence.html
- ↑ http://www.free-legal-document.com/affidavit-of-residence.html
- ↑ http://www.free-legal-document.com/affidavit-of-residence.html
- ↑ http://www.scribd.com/doc/165411448/Proof-of-Residency-Template#scribd
- ↑ http://www.freelettersamples.com/proofofresidency2.htm
- ↑ http://www.careerride.com/view.aspx?id=12161M
- ↑ http://howtowritealetter.net/letter-of-verification.html
- ↑ http://www.smcchi.org/download/public-access/generic/Address_Verification_English.pdf
- ↑ http://www.scribd.com/doc/165411448/Proof-of-Residency-Template#scribd
- ↑ http://www.freelettersamples.com/proofofresidency2.htm
- ↑ http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i8802.pdf
À propos de ce wikiHow
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