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Recevoir un courriel grossier au travail peut être une situation compliquée à gérer. Même si vous serez tenté de répondre en retour quelque chose d'impoli à la personne qui vous a manqué de considération, il est important que vous gardiez une attitude professionnelle. Avant de répliquer, que ce soit en face de la personne ou par courriel, prenez un moment pour respirer, puis cherchez à savoir l'intention qui se cache derrière l'envoi de ce courriel, avant de formuler votre réponse.
Étapes
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Décidez si cela en vaut la peine. Vous devez décider s'il est vraiment nécessaire que vous gaspilliez votre énergie et votre temps à répondre. Il sera tentant de répliquer quelque chose, mais vous devez vous calmer en prenant quelques profondes respirations. Demandez-vous ensuite si le courriel en question mérite vraiment que vous y accordiez de l'attention. Même si vous pouvez vous sentir offensé, ne laissez pas l'expéditeur dicter la façon dont vous vous sentirez ou la manière dont se déroulera votre journée [1] X Source de recherche .
- Concentrez-vous sur ce qui est bon pour vous.
- Demandez-vous « Qu'ai-je accompli en faisant cela ? Que se passera-t-il si je me mesure à cette personne ? Qu'arrivera-t-il si je ne le fais pas ? »
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Ne faites pas de suppositions. Nous communiquons tous de différentes façons et l'écriture n'est pas le meilleur moyen pour tout le monde de s'exprimer. Ce qu'une personne peut considérer comme une phrase directe et professionnelle, une autre peut la trouver grossière et impertinente. Ne sautez pas directement aux conclusions en pensant que l'autre a voulu se montrer grossier [2] X Source de recherche .
- Des différences de région d'origine ou de langue peuvent aussi conduire à des malentendus.
- Lorsque certains essaient de faire de l'humour ou du sarcasme dans un courriel, cela est souvent pris à tort pour de la grossièreté [3] X Source de recherche .
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Demandez plus de détails à l'expéditeur. Répondez au message en demandant plus d'informations et en citant des phrases précises que vous aimeriez qu'elles soient clarifiées. Les messages grossiers sont parfois juste des propos mal formulés. Votre collègue a pu par exemple vous écrire « J'espère que tu trouveras le temps de faire tes rapports au moins aujourd'hui. »
- Vous pourriez répondre « Tous mes rapports sont faits, excepté celui qui doit être rendu demain. Tu as besoin d'une version provisoire pour un projet aujourd'hui ? »
- Ne vous montrez pas laconique et ne cherchez pas à savoir ce que l'autre voulait dire. Ne demandez pas par exemple « C'est censé vouloir dire quoi ? » ou « Qu'est-ce que tu essaies de dire ? »
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Discutez avec l'expéditeur. Le fait de discuter en personne avec l'expéditeur vous permettra de mieux saisir les nuances des mots qu'il a utilisés. Appelez-le ou allez à son lieu de travail pour discuter des travaux que vous avez en commun ou de sujets liés au courriel. Demandez-lui d'expliquer les phrases grossières qu'il vous a envoyées [4] X Source de recherche .
- Vous pouvez dire « J'ai eu une nouvelle idée par rapport au projet et je me suis dit qu'il serait plus facile d'en discuter en personne. As-tu une minute ? »
- Vous pouvez aussi dire « Ton courriel semble dire que tous les détails auraient déjà dû être prêts, mais au vu de la date limite que l'on m'a communiquée, ils ne sont pas attendus avant la semaine prochaine. C'est moi qui ai le mauvais échéancier ? »
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Évitez de répondre si cela n'est pas nécessaire. Si le courriel reçu ne requiert aucune réponse, la meilleure option est de ne rien faire. Vous devrez envisager de ne pas répondre si vous recevez des courriels hors sujets qui ne nécessitent pas que vous y accordiez de l'attention.
- Vos collègues peuvent par exemple faire parfois des suppositions par rapport à vos habitudes de travail. Ne répondez pas à un courriel qui vous dit « Ça doit être bon de pouvoir prendre des déjeuners prolongés » ou encore « Tout le monde sait que vos réunions ne durent pas tout l'après-midi. » Tant que votre supérieur hiérarchique connait la vérité, vous feriez mieux de rester en dehors de ces petits problèmes de bureau.
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Restez professionnel. S'il est nécessaire que vous envoyiez une réponse, vous devriez toujours garder un ton professionnel, même si l'expéditeur n'avait pas pris cette peine. Lisez le message à haute voix avant de l'envoyer, afin de vous assurer qu'il soit professionnel plutôt qu'émotionnel et grossier.
- Évitez de vous montrer brusque en répondant, car cela pourrait paraitre grossier [5] X Source de recherche .
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Prenez le temps pour rédiger votre réponse. Vous devez envoyer une réponse qui reflète le professionnalisme et le calme et pour cela vous ne devez pas la rédiger de façon précipitée. La plupart des courriels du genre ne requièrent pas une réponse rapide, ce qui veut dire que vous pouvez prendre toute la journée s'il le faut avant de répliquer [6] X Source de recherche .
- Après avoir rédigé votre réponse, mettez-la de côté pendant une heure.
- Si vous vous rendez compte que vous écrivez sous le coup de l'émotion, passez à une autre tâche, le temps de vous calmer.
- Mettez l'adresse électronique de l'expéditeur en dernier lieu pour éviter d'envoyer par mégarde un courriel inachevé [7] X Source de recherche .
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Rédigez une réponse simple et brève. Ne tentez pas de répondre à tout ce qu'a dit l'autre et ne rédigez pas un long plaidoyer. Si vous avez envie de couper court au comportement grossier, vous devez faire en sorte que votre message se concentre sur le travail [8] X Source de recherche .
- Choisissez un sujet lié à votre travail sur lequel vous allez vous focaliser.
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Tenez-vous-en aux faits et n'entrez pas dans les détails. Si vous voulez vous assurer que votre courriel est professionnel, vous devez seulement discuter de faits précis. Ces derniers incluent des choses précises comme le travail qui a été assigné et achevé, les échéances, les données, les calendriers et autres sujets semblables [9] X Source de recherche .
- Si le message grossier demandait par exemple où en était un rapport, vous pouvez dire « Merci d'avoir demandé. J'ai reçu les nouvelles données ce matin, donc je mets mon rapport à jour. Le nouveau rapport sera prêt pour cet après-midi. »
- Cela fait que votre réponse tourne seulement autour du travail qui vous a été assigné et à l'avancement du projet, plutôt que sur votre réaction par rapport au message de votre collègue grossier.
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Donnez une réponse dénuée d'émotion. Vous pourriez être tenté de donner une réponse grossière ou de vous mettre sur la défensive face à un courriel offensant, mais cela ne fera qu'empirer la situation. Optez plutôt pour une attitude professionnelle [10] X Source de recherche .
- N'accusez pas l'autre de s'être montré grossier.
- Ne transcrivez pas vos émotions dans le courriel de réponse.
- Avant d'envoyer votre réponse, demandez-vous s'il y a une partie du message qui semble être un plaidoyer pour vous.
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Signalez les attaques personnelles ou des discours nuisibles. Si le message reçu comporte une attaque personnelle ou des menaces, vous devriez en faire une copie et en parler à votre supérieur ou au responsable des ressources humaines. Assurez-vous que l'incident soit connu sur votre lieu de travail et demandez à ce qu'une investigation soit menée.
- Signalez-le si vous sentez que le contenu du courriel peut instaurer un environnement de travail hostile.
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Faites-le savoir si la grossièreté se transforme en harcèlement. Faites un rapport chaque fois qu'un incident se produit, afin de montrer le mode opératoire de l'autre. Si vous recevez souvent des courriels grossiers qui affectent votre environnement de travail, faites-le savoir au responsable du service des ressources humaines ou à votre supérieur. Fournissez des copies de ces messages pour prouver ce que vous avancez [11] X Source de recherche .
- Au moment de décider à qui faire part de ce problème, tenez compte des réalités de votre lieu de travail. Si votre supérieur est par exemple très proche de la personne qui vous offense, il serait donc préférable d'informer plutôt le responsable des ressources humaines.
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Parlez au responsable des ressources humaines. Vous devez aller voir ce dernier si votre supérieur vous envoie un message grossier. Le patron de votre supérieur ou le responsable des ressources humaines pourra vous aider si c'est votre supérieur hiérarchique qui vous envoie des courriels grossiers. Avant de faire part de l'incident, vous devez vous préparer à expliquer la raison pour laquelle vous avez trouvé le courriel grossier. En fonction de ce qui a été dit, il vous sera peut-être demandé de faire un rapport d'incident. Vous pourriez aussi être affecté à un autre département ou convié à assister à une séance de médiation.
- Le seul moyen de gérer le comportement de votre supérieur hiérarchique s'il continue est de faire état du courriel grossier au responsable des ressources humaines. Vous devez enregistrer tout ce qu'il vous envoie.
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Conseils
- Si l'expéditeur des messages grossiers est connu pour envoyer des courriels du genre, n'oubliez pas cela et réglez la situation en conséquence.
- Si vous voulez exprimer votre propre colère, faites-le dans un courriel vide (sans l'adresse du destinataire) ou un document Word. Vous pourrez de cette façon vous en débarrasser après et éviter de l'envoyer par erreur.
- Suggérez que des cours sur la bienséance par rapport aux courriels soient donnés sur votre lieu de travail. Si personne n'a aucune idée sur la façon d'organiser ce séminaire, allez donc à la recherche d'une personne en dehors de votre entreprise qui pourra le faire. L'absence même d'une personne qualifiée pour cela dans vos locaux pourrait être le signe que cette formation est nécessaire.
- Envoyer un courriel est une tâche compliquée, même pour un professionnel. Souvenez-vous qu'il n'est pas toujours possible d'y exprimer correctement les intentions et les émotions.
- Vous pouvez gérer un collègue qui vous envoie constamment des messages grossiers en transférant ses courriels à votre patron ou à d'autres collègues.
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Avertissements
- Certaines personnes sont des bombes à retardement et peuvent exprimer plus de colère si vous leur répondez de manière grossière. Restez poli et montrez-vous professionnel et si vous avez des raisons d'être inquiet, parlez-en à votre supérieur ou au service des ressources humaines.
- Tout propos raciste, diffamatoire, calomnieux, harcelant ou offensant mis dans un courriel peut être exploité. Dans la plupart des juridictions, un message peut être mis à découvert et exposer votre compagnie à des poursuites. Celui qui envoie de tels courriels peut être soumis à des mesures disciplinaires ou faire même l'objet d'un renvoi. Si vous vous inquiétez de fait que le message renferme un tel contenu répréhensible, discutez avec le service des ressources humaines ou votre patron pour prendre plus de conseils. Vous pouvez aussi en parler avec votre représentant juridique si vous ne voulez pas aborder ce sujet sur votre lieu de travail.
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Références
- ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/the-athletes-way/201512/5-polite-ways-disarm-rude-people
- ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/fulfillment-any-age/201309/are-your-emails-unintentionally-rude
- ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-6/#-keep-tabs-on-your-tone-13
- ↑ https://www.netmanners.com/e-mail-etiquette-tips/
- ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-6/#-keep-tabs-on-your-tone-13
- ↑ https://www.psychologytoday.com/blog/fulfillment-any-age/201309/are-your-emails-unintentionally-rude
- ↑ http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-should-know-2015-6/#-keep-tabs-on-your-tone-13
- ↑ https://www.businessknowhow.com/growth/emailblunders.htm
- ↑ https://www.businessknowhow.com/growth/emailblunders.htm
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