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Il est possible que vous ayez enfin pu décrocher un entretien pour l’emploi de vos rêves et que cependant, vous vous demandiez quelle est la meilleure manière d’y donner suite. De nos jours, les invitations aux entretiens d’embauches sont le plus souvent envoyées par courriel et y répondre peut être plus difficile que s’il s’agissait d’un simple appel téléphonique. Quoi qu’il en soit, vous n’avez pas besoin d’être nerveux comme une puce lorsque vous essayez de répondre à un recruteur intéressé. Répondez à l’invitation en envoyant un message court, courtois et percutant pour confirmer les détails de la rencontre et remercier personnellement l’expéditeur pour le temps qu’il vous accorde. Après avoir relu votre courriel pour vous assurer des informations que vous y avez incluses et corrigé toutes les fautes de saisie qu’il pourrait y avoir, envoyez-le et préparez-vous à épater les jurys au cours de l’entrevue.
Étapes
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Lisez attentivement le courriel. Lisez le message très attentivement et relevez les informations pertinentes concernant l’entretien. Lisez entièrement le contenu de l’invitation et repérez les détails qui décrivent le déroulement de I’entrevue. Il vous sera certainement communiqué l’heure, le lieu exact de la rencontre, le nom de la personne qui mènera l’entretien et des directives pour vous y rendre au cas où vous aurez du mal à trouver l’endroit. Pour formuler une réponse appropriée, sachez que toutes ces informations seront capitales [1] X Source de recherche .
- Vous pouvez retrouver également dans le corps du message d’autres informations pertinentes comme la tenue que vous devrez porter, l’endroit où vous devrez garer votre véhicule et la personne que vous devez retrouver une fois sur les lieux.
- Cherchez à savoir si l’entrevue aura lieu en personne ou par téléphone. Cela déterminera grandement la façon dont le reste de vos échanges se fera [2] X Source de recherche .
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Mettez le nom de l’expéditeur. Utilisez le nom de l’expéditeur dans votre formule de salutation. Si le courriel provient d’une personne, mentionner son nom est une manière respectueuse de le remercier et de lui montrer que vous lui accordez une grande attention. Cela vous évitera également de devoir trop réfléchir sur la façon de rédiger la formule de politesse. Le plus souvent, il suffit d’insérer simplement le nom de la personne suivi d’une virgule [3] X Source de recherche .
- Une introduction qui commence par « Mme Dupont » est beaucoup plus avenante que celle qui commence par « Madame, Monsieur le recruteur ».
- Si aucun nom ne figure dans le courriel ou la formule de politesse, vous pouvez utiliser une formule plus générale comme « Monsieur ou Madame le responsable des ressources humaines de la Compagnie ACME. »
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Remerciez la personne ou l’entreprise. N’oubliez pas de remercier la personne et l’entreprise pour l’intérêt qu’elle porte à votre candidature. Sur la première ligne, exprimez votre gratitude pour la possibilité qui vous est offerte de passer un entretien pour ce poste. Ce n’est qu’un petit geste qui ne vous prendra que peu de temps, mais qui peut vraiment faire toute la différence. Un petit geste de reconnaissance peut suffire à donner un ton cordial au reste de votre correspondance et vous permettre de partir du bon pied.
- Exprimez votre enthousiasme en employant un langage expressif et évitez de présenter une réponse mécanique. Au lieu de dire « Merci pour la possibilité que vous m’offrez de passer cet entretien dans votre entreprise », dites « J’étais très ravi de recevoir votre courriel et je songe déjà aux expériences et compétences uniques que je pourrais apporter dans un proche avenir à l’équipe de recherche et développement de votre entreprise. »
- Une petite touche de politesse peut suffire amplement à faire la différence. Un candidat sympathique et bien élevé est plus susceptible d’obtenir un poste que celui qui se dérobe aux règles élémentaires de courtoisie.
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Confirmez les détails de l’entrevue. Après avoir remercié l’expéditeur, servez-vous de la ligne suivante pour récapituler les informations qu’il vous a transmises. Par exemple, s’il vous invite à vous rencontrer le mercredi matin suivant à 10 heures, vous pouvez écrire : « Je trouve que le mercredi 14 à 10 heures me convient parfaitement ! Je m’assurerai d’organiser le reste de mon emploi du temps en conséquence. » Le plus important, c’est que vous indiquiez clairement que vous êtes d’accord sur tous les points [4] X Source de recherche .
- Si pour une raison ou une autre, la date ou l’heure proposée ne vous convient pas, faites-le savoir à l’expéditeur à l’avance afin que vous puissiez trouver ensemble un créneau qui conviendra à tout le monde.
- Faites en sorte que le corps du message soit le plus bref possible. N’amenez pas le recruteur à passer trop de temps sur votre message, car vous risquez de perdre toute son attention.
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Demandez toutes les autres informations pertinentes. Cherchez à savoir tous les renseignements dont vous pourriez avoir besoin. Si certaines questions sans réponses vous tourmentent par rapport à l’évènement à venir, n’hésitez pas à en parler dans la deuxième moitié de votre rédaction. Par exemple, le courriel ne précisait peut-être pas la pièce d’identité que vous devriez apporter ou comment vous devrez obtenir un badge de visiteur pour vous rendre aux zones d’accès limités. Chercher à se renseigner davantage lorsque l’on en a besoin indique au recruteur que l’on est organisé et désireux de bien faire les choses [5] X Source de recherche .
- Tâchez de faire preuve de tact dans la formulation de vos questions afin d’éviter de donner à l’expéditeur l’impression qu’il a tort d’oublier de mentionner un détail. « Quelle est la meilleure façon de se rendre à votre siège social en venant de la rue Brunettes ? » est mieux que « Vous ne m’avez pas dit comment y aller. »
- Demandez explicitement à l’expéditeur de donner suite à votre message avant de le conclure si vous devez éclaircir de toute urgence un point particulier. Une phrase de conclusion comme « Veuillez me répondre le plus tôt possible afin que je sache comment procéder au mieux » ne prête aucune confusion sur la façon dont vous vous attendez à ce que l’expéditeur agisse [6] X Source de recherche .
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6Exprimez votre joie. Avant de terminer votre courriel, faites part de votre bonheur au destinataire en lui disant le plaisir que vous ressentez à l'idée de le rencontrer ainsi que les autres employés de l'équipe.
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Terminez le message en mettant une signature professionnelle. Inscrivez au bas du courriel, votre nom, prénom et le titre ou la description du poste. N’oubliez pas non plus d’ajouter un numéro de téléphone et une adresse électronique où l’on pourra vous joindre et toute autre information pertinente. Vous pouvez également insérer des liens vers toute autre ressource externe dont vous pensez que le recruteur devrait avoir connaissance, comme votre site Internet personnel ou votre profil LinkedIn. N’oubliez pas que c’est la dernière chose qu’il verra, vous devrez donc vous efforcer de la présenter de la meilleure manière qui soi.
- Évitez de surcharger votre signature en y ajoutant des éléments inutiles comme vos comptes sur les réseaux sociaux et des citations inspirantes. Une bonne signature est informative, simple et facile à lire [7] X Source de recherche .
- Une signature bien élaborée et simple peut ressembler à ceci : Jean Poisson | Analyste financier, Total. | www.taffetmedia.com|+33 1 23 45 67 89
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Répondez systématiquement à l’invitation. Dès que vous recevez ce courriel que vous espériez avec impatience, ne perdez plus une seconde, essayez-vous et rédigez un message pour répondre le plus tôt possible au courriel. Répondre le plus rapidement possible à l’expéditeur lui indiquera que vous êtes assez prompte et tenez vraiment à avoir ce poste. Cela vous permettra aussi de disposer d’assez de temps pour obtenir tout ce dont vous pouvez avoir besoin pour vous préparer efficacement pour la rencontre [8] X Source de recherche .
- Prenez l’habitude de consulter une ou deux fois par jour tout au moins votre boite électronique afin de voir si vous avez des courriels professionnels [9] X Source de recherche .
- Prenez votre ordinateur ou téléphone et activez les notifications pour recevoir une alerte dès que vous recevez un nouveau message.
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Recherchez les fautes de frappe. Relisez entièrement et minutieusement la réponse avant de l’envoyer afin de vous assurer que le texte ne contient aucune faute d’orthographe ou de grammaire. Accordez une attention particulière à l’usage de la majuscule, de la ponctuation et de l’espacement. Un courriel professionnel parsemé de fautes de tout genre amènera le recruteur à avoir une mauvaise opinion de vous et ce n’est certainement pas ce que vous voulez [10] X Source de recherche .
- Servez-vous de la fonction de vérification orthographique intégrée dans la plateforme de votre messagerie électronique. Cela peut vous aider à identifier plus facilement certaines fautes qui pourraient échapper à votre vigilance.
- Pensez à demander à un ami ou un collègue de service de vous aider à relire le message. Parfois, il est plus facile à d’autres personnes de détecter les fautes faites par une personne dans un texte qu’elle-même.
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Mettez en copie les autres destinataires. Vérifiez le mail qui vous a été envoyé et voyez si d’autres destinataires ont été associés à ce dernier, si c’est le cas, cliquez sur Répondre à tous pour répondre systématiquement à tout le monde au lieu de répondre individuellement à un expéditeur. Cela vous permettra de faire en sorte que toutes les personnes censées obtenir votre réponse l’obtiennent et sachent que vous acceptez de participer à l’entretien [11] X Source de recherche .
- Vous pouvez éviter de mettre en copie les autres destinataires figurant dans le courriel qui vous a été envoyé si le mail stipule précisément que vous devriez envoyer votre réponse à une adresse ou une personne précise. Vous ferez de même si les autres noms figurant en copie du mail ne sont que les noms d’autres candidats invités au même titre que vous.
- Il arrive souvent que le responsable du recrutement mette en copie de la correspondance adressée aux recrues potentielles d’autres représentants de la société, comme les directeurs centraux et le responsable des ressources humaines.
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Assurez-vous que le mail ait été bien transmis. Après avoir apporté la touche finale à votre message, cliquez sur le bouton Envoyer . Allez ensuite dans votre boite de réception et consultez les messages envoyés à la recherche du courrier électronique que vous venez d’envoyer. Avertissez le plus tôt possible le recruteur si d’aventure vous avez du mal à envoyer le mail à cause d’un problème avec l’adresse électronique ou une panne imprévue d’Internet avant que cela ne devienne un problème.
- Si vous tardez trop à répondre au courriel, cela peut avoir une incidence négative sur vos compétences en communication ou même vous amener à rater cette occasion qui s’offre à vous [12] X Source de recherche .
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Conseils
- Lisez à haute voix votre réponse pour savoir si vous avez réussi à donner un ton amical, joyeux et surtout naturel à votre message.
- Chaque fois que vous devrez répondre à un courriel professionnel, pensez à utiliser uniquement l’adresse électronique figurant sur votre curriculum vitae ou celle que vous avez utilisée pour envoyer votre candidature.
- Avoir de bonnes compétences en communication est un grand atout dans le milieu professionnel. Il est très important que vous pensiez à votre image et à l’impression que les gens pourraient avoir de vous même lorsque vous saisissez une courte réponse.
- Si vous avez le sentiment d’avoir besoin de quelques conseils supplémentaires pour rédiger une bonne réponse, faites des recherches sur Internet pour trouver des modèles pratiques et des exemples de mails.
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Avertissements
- Évitez d’utiliser des polices de caractères complexes, des graphiques inutiles ou d’autres bizarreries dans la mise en forme de vos courriels professionnels. Le choix d’un style inapproprié peut amener les employeurs potentiels à avoir une mauvaise impression de vous.
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Références
- ↑ https://www.job-hunt.org/accepting-interview-invitation/
- ↑ https://www.themuse.com/advice/3-emails-recruiters-sendand-the-responses-they-actually-want
- ↑ https://www.job-hunt.org/accepting-interview-invitation/
- ↑ https://www.impactinterview.com/2016/10/how-to-respond-to-an-interview-request-2-sample-emails/
- ↑ https://www.job-hunt.org/accepting-interview-invitation/
- ↑ https://www.everydayknow.com/response-to-interview-request/
- ↑ https://business.tutsplus.com/articles/9-professional-email-signature-tips-with-best-template-examples--cms-26357
- ↑ https://www.impactinterview.com/2016/10/how-to-respond-to-an-interview-request-2-sample-emails/
- ↑ https://www.job-hunt.org/accepting-interview-invitation/
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