Comment écrire un email de relance ou un message de rappel professionnel ?

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Vous avez demandé à quelqu'un d'effectuer une tâche ou devez l'informer d'une réunion ? Vous vous demandez comment lui envoyer un rappel, sans sembler malpoli ou impatient ? Nous pouvons tous nous laisser déborder par nos tâches, mais sachez qu'il est tout à fait possible de relancer poliment un interlocuteur. Voici tous les conseils et exemples dont vous aurez besoin, que vous choisissiez de contacter la personne par SMS ou par email. Vous pourrez être certain(e) d'obtenir une réponse !

À savoir

  • Laissez s'écouler au moins une semaine avant de relancer la personne.
  • Exprimez votre demande clairement et directement. Il sera préférable de mentionner la requête dans les deux premières lignes de l'email.
  • Donnez au message un ton positif. Pour encourager votre interlocuteur à répondre, proposez-lui votre aide ou une issue.
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Laissez s'écouler une semaine avant d'envoyer un rappel

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  1. Si seulement quelques jours sont passés depuis votre requête, la personne n'a peut-être simplement pas eu le temps de faire ce que vous lui aviez demandé. Après environ 7 jours, vous pourrez tout à fait envoyer un email ou un SMS de suivi, au cas où le destinataire aurait manqué ou oublié votre premier message  [1] .
    • Si votre requête est urgente et que la date butoir approche, vous pourrez recontacter la personne quelques jours plus tôt.
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Incluez un appel à l'action dans l'objet de l'email

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  1. Un objet générique comme Action en attente ou Suivi serait bien trop vague et pas très professionnel. Face à cette tournure, la personne pourrait même se sentir coupable de prendre tant de temps. Précisez ce que vous attendez de l'autre partie, en aussi peu de mots que possible. Vous pourriez même noter le temps nécessaire à l'exécution de la tâche, afin que votre collègue ait mieux conscience de la charge de travail attendue de sa part  [2] .
    • Suivi du compte-rendu de réunion
    • Action en attente : réponse à l'enquête
    • Prochaines étapes du projet créatif
    • 5 Minutes - Formulaire de retour attendu
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Envoyez un email de relance dans la discussion d'origine

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  1. Si la requête contient des informations importantes dont le destinataire devra tenir compte, relancez-le dans le même fil de discussion, afin de lui transférer votre premier message. Il n'aura ainsi pas à fouiller dans sa boite de réception pour retrouver le message dont vous lui parlez  [3] .
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Saluez-le chaleureusement

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  1. Pour commencer votre message de relance, saluez la personne avec une formule aimable et professionnelle. Si vous n'avez pas été souvent en contact avec elle, présentez-vous brièvement à nouveau. Incluez une petite phrase personnalisée, pour communiquer votre respect à votre interlocuteur  [4] .
    • « Bonjour, Julie, c'est Éric de la réunion d'équipe de la semaine dernière. Tu as présenté des points très intéressants lors de ta prise de parole. »
    • « Bonjour, Dina, c'est Sonia, du webinaire de l'entreprise. J'espère que vous allez bien. J'ai hâte de savoir sur quoi vous travaillez cette semaine. »
    • « Cher M. Koné, merci d'être si organisé et déterminé sur ce projet markéting. »
    • « Rebonjour, Victor, j'espère que vous allez bien. »
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Présentez rapidement et directement votre demande

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  1. Si vous attendez la fin du message pour introduire votre rappel, son destinataire pourrait se contenter de parcourir les premières lignes et risquerait ainsi de manquer l'objet de votre email. Tout de suite après la formule de salutation, présentez poliment votre relance ou demandez-lui s'il a avancé sur cette tâche. Vous pourrez ensuite apporter toute précision nécessaire dans la suite du texte  [5] .
    • « Ce petit message pour vous rappeler que les réponses à l'enquête sont attendues la semaine prochaine et que nous espérons grandement avoir votre retour sur les points à améliorer. »
    • « As-tu eu le temps de jeter un œil aux documents que je t'ai transmis ? Je serai bientôt prêt à les présenter et j'ai besoin de ton accord. »
    • « La semaine dernière, nous avons parlé d'une éventuelle collaboration sur un projet créatif. Est-ce quelque chose que tu souhaiterais toujours faire ? »
    • « Juste pour te rappeler que nous avons une réunion aujourd'hui. Nous voulons nous assurer que l'équipe soit au complet ! »
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Témoignez votre reconnaissance

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  1. Il n'est pas toujours facile de savoir quel est le ton d'un email ou d'un SMS. Même une phrase neutre peut sembler négative. Soyez toujours poli et informez explicitement la personne que vous appréciez ses efforts. En se sentant respectée, elle vous répondra bien plus volontiers  [6] .
    • « Aux vues de votre expérience professionnelle sur ce type de projets, je sais que vos retours nous seront des plus précieux. »
    • « Nous apprécions grandement le travail que vous avez fourni et nous avons hâte d'avoir votre avis sur le résultat final. »
    • « Ton aide nous permettrait d'obtenir une présentation la plus complète possible. »
    • « Nous accordons une grande valeur à ton opinion et tes recommandations nous seront précieuses. »
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Proposez-lui votre aide

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  1. Si vous lui demandez un grand service ou une aide conséquente sur une tâche difficile, vous devrez lui dire que vous êtes prêt à le seconder. Le destinataire vous répondra bien plus volontiers s'il comprend que vous êtes là pour le soutenir et l'aider  [7] .
    • « N'hésite pas à me dire si je peux t'apporter mon aide sur cette tâche. »
    • « Je suis à ta disposition si tu as des questions ou des remarques sur ce projet. »
    • « Si tu as besoin de plus d'informations pour prendre une décision, n'hésite pas à me contacter. »
    • « Je suis disponible pour discuter si tu as besoin d'aide ou de conseils pour avancer. »
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Laissez-lui une porte de sortie

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  1. Votre collègue ne vous a peut-être pas répondu, car votre requête d'origine ne lui convient pas. Informez-le que vous êtes prêt à en discuter et que vous pourrez lui proposer des alternatives. Vous éviterez ainsi d'être trop pressant  [8] .
    • « Si cette information est à communiquer à quelqu'un d'autre, veuillez m'en informer. »
    • « Je comprendrais que tu aies trop de travail en ce moment. Si tu as besoin de plus de temps, n'hésite pas à me le dire. »
    • « Si tu ne te sens pas capable de travailler sur ce projet, n'hésite pas à m'en informer afin que nous le confiions à quelqu'un d'autre. »
    • « Si tu penses que ce projet devrait être conduit différemment, nous sommes ouverts à toutes suggestions. »
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Rédigez un message concis

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  1. Si la personne ouvre votre email et se retrouve face à de nombreux et longs paragraphes, les risques de malentendus seront bien plus importants. Contentez-vous de dire ce que vous avez à dire, en toute simplicité, afin que votre destinataire ne soit pas confus ou dépassé par l'information  [9] .
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Signez votre email

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  1. À la fin de votre email, incluez votre nom complet, votre adresse email et éventuellement les liens de vos profils sur les réseaux sociaux. Ainsi, la personne saura exactement à qui elle a à faire et par canal elle peut vous contacter. Voici quelques formules de politesse pour clôturer un email  [10] .
    • Meilleures salutations
    • Amicalement
    • Bien cordialement
    • Encore merci
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Pour une réponse urgente, appelez la personne ou allez la voir

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  1. Si vous avez besoin d'une réponse tout de suite ou si la date butoir approche dangereusement, n'hésitez pas à lui passer un coup de fil ou à lui rendre visite directement dans son bureau. Votre collaborateur prendra ainsi la mesure de l'urgence et il vous apportera la réponse attendue sur le champ  [11] .
    • « Coucou, je voulais te rappeler que c'est l'anniversaire de Julie aujourd'hui. »
    • « Je voulais te rappeler qu'on a une réunion cette après-midi à 14h 30. »
    • « As-tu eu le temps de jeter un œil aux chiffres que je t'ai envoyé la semaine dernière ? Je dois les rendre demain et j'apprécierais grandement que tu puisses en faire une priorité. »
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Exemple d'email de relance

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  1. action en attente - Réponses à l'enquête. Cher Gabriel, Je suis Joana du webinaire de la semaine passée. C'était un plaisir de vous voir et j'espère que votre semaine débute bien. Je voulais seulement vous rappeler que l'enquête de l'entreprise dont nous avons parlé lors de la réunion doit être rendue vendredi prochain. Nous tenons à nous améliorer toujours plus pour notre équipe et nous accordons une grande importance à vos retours. Si vous avez des questions ou des remarques, n'hésitez pas à me les communiquer. Je serais ravie de vous apporter mon aide. Cordialement, Joana Boutboul, j.boutboul@monemail.pom.

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Références

  1. ↑ https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/12/09/six-tips-for-crafting-an-effective-follow-up-message/?sh=74445d592372
  2. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  3. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  4. ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html
  5. ↑ https://hbr.org/2021/08/how-to-write-better-emails-at-work
  6. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  7. ↑ https://www.forbes.com/sites/dailymuse/2016/11/11/the-follow-up-email-that-works-even-better-than-just-checking-in/?sh=36f486fe7f86
  8. ↑ https://hbr.org/2021/01/how-to-follow-up-with-someone-whos-not-getting-back-to-you
  9. ↑ https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/12/09/six-tips-for-crafting-an-effective-follow-up-message/?sh=74445d592372
  1. ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html
  2. ↑ https://www.inc.com/guides/2010/06/email-etiquette.html

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