Comment utiliser son temps intelligemment

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Dans un monde dominé par la recherche de performance et de vitesse, il est essentiel de savoir gérer intelligemment son temps. Il ne s'agit pas de céder à la pression professionnelle ou sociale, mais d'apprendre à agir en fonction de vos priorités  [1] . Si vous avez l'impression de perdre votre temps ou d'en manquer, vous devez vous prendre en main, au risque de vous sentir submergé(e).

Partie 1
Partie 1 sur 11:

Analyser ses activités

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    Si vous avez l'impression de manquer de temps, vous devez en cerner la raison. La méthode la plus objective est de noter dans un journal tout ce que vous faites du réveil au coucher. Prenez un petit cahier que vous garderez avec vous toute une semaine. Listez-y aussi précisément que possible toutes vos actions, même celles qui vous paraissent insignifiantes. Sachez que ce sont ces dernières qui sont souvent les plus chronophages. Pour avoir une vue plus précise de la situation, inscrivez également les heures et les durées de chaque activité. À la fin de la semaine, analysez vos notes en classant vos activités selon des paramètres qui vous paraissent pertinents. Si celles qui vous prennent le plus de temps ne correspondent pas à vos priorités, alors vous devez opérer des changements  [2] .
    • Soyez honnête avec vous-même. Si vous avez passé une heure à jouer sur votre téléphone au lieu de travailler, notez-le dans votre journal. Si vous avez fait une promenade d'une heure au lieu de quinze minutes, inscrivez-le également.
    • Catégoriser vos activités vous permet de visualiser celles qui vous prennent le plus de temps. Classez-les selon leur nature, leur importance ou leur durée. Si vous préférez les représentations graphiques, n'hésitez pas à convertir vos données en diagramme.
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Partie 2
Partie 2 sur 11:

Identifier et changer les habitudes chronophages

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    Il s'agit de ceux qui distraient votre attention, vous empêchent de travailler efficacement ou empiètent sur vos engagements privés. Certains de ces comportements sont difficiles à identifier, car ils peuvent être automatiques, voire inconscients. Les changer demande donc des efforts et du temps. D'autres peuvent être liés à des paramètres externes et votre seule volonté sera insuffisante pour les modifier. Par exemple, procrastiner  [3] , consulter son téléphone de façon intempestive ou encore multiplier les réunions sont des habitudes que l'on peut perdre  [4] . En revanche, si vous devez prendre quotidiennement les transports en commun ou si vous n'êtes pas maitre de votre emploi du temps, vous devrez trouver des solutions pour optimiser votre temps.
    • Par exemple, si vous réalisez que vous passez trop de temps sur les réseaux sociaux, désactivez vos notifications automatiques et réglez votre téléphone sur le mode silencieux. Définissez des heures précises pour le consulter. Si ces mesures ne suffisent pas, rangez votre téléphone dans un tiroir ou dans une autre pièce.
    • Il est possible que vous perdiez du temps à cause d'un évènement particulier. Par exemple, si vous avez téléchargé un nouveau jeu addictif, supprimez-le de votre téléphone. Si vous faites face à un problème personnel, acceptez de l'aide pour le résoudre. Si vous avez une heure de train pour vous rendre au bureau, prenez ce temps pour vous distraire ou planifier votre journée.
Partie 3
Partie 3 sur 11:

Organiser son espace de travail

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    Il peut s'agir de votre bureau, de votre chambre ou de votre cuisine. Ordonnez votre espace de façon à avoir tout ce qui vous est nécessaire à portée de main  [5] . Vous perdrez mécaniquement moins de temps à chercher une feuille, un stylo ou un ustensile quelconque. Vous serez également moins tenté(e) de vous dissiper. Si vous êtes en télétravail, il est aussi important d'aménager une zone spécifiquement dédiée à votre activité professionnelle  [6] .
    • Vous pouvez appliquer ce principe d'organisation dans vos activités privées. Par exemple, lorsque vous cuisinez, sortez les ustensiles et préparez les ingrédients nécessaires à votre recette. Elle sera ainsi plus facile et rapide à suivre.
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Partie 4
Partie 4 sur 11:

Établir une liste d'objectifs

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    Dans le cadre d'une gestion du temps au quotidien, focalisez-vous sur des défis simples et concrets. Par exemple, si vous devez passer moins de temps sur votre téléphone, ne l'utilisez que pour répondre aux appels pendant une journée. Si vous souhaitez commencer une activité de loisir, consacrez-y trois heures par semaine pendant un mois. Si vous avez un exposé professionnel ou universitaire à réaliser, mettez en place un calendrier à suivre impérativement.
    • Établir vos priorités ne signifie pas remettre en question tous vos choix de vie ! Il s'agit de définir ce qui est important pour vous à un moment donné en fonction de vos envies, mais aussi de vos contraintes. Par exemple, si vous devez traiter des dossiers, les oublier dans un tiroir de votre bureau sous prétexte qu'ils ne vous intéressent pas risque d'impacter votre avenir professionnel à moyen ou court terme.
    • Utilisez la méthode SMART . Le mot smart signifie « intelligent » en anglais. L'acronyme SMART, pour Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely , est un moyen mnémotechnique pour se rappeler ce qu'est un objectif efficace. Selon cette méthode, celui-ci doit être simple, mesurable, atteignable, réaliste et défini dans le temps  [7] [8] .
    • Par exemple, si vous voulez développer vos performances de course à pied, fixez des objectifs chiffrés pour chaque séance en fonction de votre niveau. Si vous débutez, prévoyez une session de trente minutes trois fois par semaine en respectant une alternance entre effort et repos préalablement déterminée  [9] . Vos séances seront ainsi mieux planifiées et intégrées à votre emploi du temps.
    • Au fil du temps, établissez des objectifs intermédiaires plus ambitieux servant des projets à long terme. En éliminant les habitudes chronophages et en gérant mieux votre emploi du temps, vous serez plus disponible. Vous pourrez ainsi ouvrir vos perspectives professionnelles, découvrir des activités plus enrichissantes ou passer plus de temps avec votre entourage.
Partie 5
Partie 5 sur 11:

Gérer son temps à l'aide d'un calendrier

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    Aussi évident que cela paraisse, un calendrier, physique ou numérique, est un formidable outil de gestion du temps. Vous pouvez accrocher un grand calendrier annuel dans votre bureau et y inscrire tous les évènements importants. Il peut s'agir de la présentation d'un projet, d'un concours ou d'un examen, d'un anniversaire, d'un évènement sportif ou d'une sortie culturelle. Pour vos activités quotidiennes, vous pouvez utiliser un semainier de bureau. De nombreux outils numériques sont également à votre disposition.
    • Au quotidien, essayez de regrouper vos tâches en fonction du niveau d'attention requis. Par exemple, consacrez 30 minutes le matin en arrivant au bureau et 30 minutes l'après-midi pour répondre aux messages au lieu de le faire au milieu d'autres tâches plus importantes.
    • Ne multipliez pas les tâches. Si vous êtes sollicité(e) alors que vous avez déjà un engagement, n'hésitez pas à refuser si vous estimez que celui-ci est plus urgent ou important  [10] .
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Partie 6
Partie 6 sur 11:

Définir l'urgence et l'importance de ses tâches

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    La matrice inspirée de la méthode Eisenhower est une technique de gestion des tâches. Elle nécessite de les classer selon leur urgence et leur importance, deux paramètres à ne pas confondre. L'urgence est une notion temporelle tandis que l'importance est due à la nature de la tâche. Autrement dit, ce qui est urgent n'est pas nécessairement important et inversement. Pour ménager votre temps et votre stress, attelez-vous en priorité aux tâches urgentes et importantes. Travaillez ensuite sur celles qui sont urgentes. Même si elles sont secondaires pour vous, elles peuvent être essentielles pour les autres personnes impliquées. Terminez ensuite par les activités importantes, mais dont la date d'exécution est plus lointaine  [11] .
    • Selon leur nature, les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes peuvent être annulées, reportées, accomplies sur un moment de pause, intercalées entre deux activités essentielles ou déléguées. Veillez seulement à ce qu'elles n'empiètent pas sur les plages de temps dédiées aux activités urgentes et/ou importantes.
Partie 7
Partie 7 sur 11:

Déterminer ses pics d'efficacité

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    Nos cycles d'éveil et de sommeil suivent un rythme circadien globalement synchronisé sur l'alternance entre le jour et la nuit. Sachez qu'il existe également des rythmes biologiques plus courts dits ultradiens. En journée, ils correspondent à des phases d'activité intense d'environ 90 à 120 minutes suivies de périodes de repos ou d'éveil passif  [12] . Certaines personnes sont ainsi plus efficaces le matin alors d'autres le sont plutôt dans l'après-midi ou en soirée. Pour gagner en efficacité, il faut idéalement travailler sur les tâches importantes lorsque l'on est le plus actif et s'accorder un réel temps de repos entre deux phases intenses  [13] . Identifiez votre rythme ultradien en notant dans un journal vos niveaux de concentration et d'énergie au cours d'une journée. Au bout de quelques jours, analysez vos données et repérez les heures les plus productives.
    • Notez que chaque période d'activité peut également être divisée en phases de travail plus courtes. Par exemple, une plage d'activité d'analyse et de recherche peut être décomposée en trois phases de travail de trente minutes entrecoupées de cinq minutes de pause. À la fin de la session de 90 minutes, accordez-vous un repos plus long.
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Partie 8
Partie 8 sur 11:

Déléguer ses tâches

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    Si vous le pouvez, accordez-vous avec d'autres personnes pour leur assigner les tâches secondaires ou peu urgentes. Dans le cadre professionnel, il peut s'agir d'un secrétaire ou d'un collaborateur  [14] . Vous pouvez aussi automatiser l'exécution de certaines tâches sur votre ordinateur ou télécharger des applications.
    • Recourez à l'automatisation pour les tâches répétitives. Par exemple, si vous envoyez le même type de réponse à certains destinataires, configurez un message automatique. Les tâches fastidieuses de classement, de tri ou d'extraction de données peuvent aussi être automatisées à l'aide de logiciels ou d'applications.
    • Déléguer n'est pas un signe de faiblesse. Au contraire, il s'agit d'une façon intelligente de laisser d'autres personnes faire leurs preuves et de les assurer de votre confiance. En outre, cela vous donne davantage de temps pour ce qui est essentiel pour vous.
Partie 9
Partie 9 sur 11:

Consacrer du temps à sa famille et ses amis

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    S'il est important de s'épanouir dans son travail, il est aussi essentiel de maintenir une vie familiale et sociale équilibrée. Vous ne devez pas utiliser l'un pour soulager l'autre. Dissociez votre sphère professionnelle de votre vie privée afin de passer des moments privilégiés avec votre famille et vos amis. Prévoyez des activités, des jeux, des repas et autres évènements pour en profiter  [15] .
    • Par exemple, si vous vivez avec votre famille, assurez-vous de rentrer chez vous à temps pour profiter d'un diner convivial. Organisez des activités, des sorties, des soirées de jeux ou prenez simplement le temps de discuter.
    • Vous pouvez également proposer à des amis de partager vos activités quotidiennes ou hebdomadaires.
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Partie 10
Partie 10 sur 11:

Se concentrer sur l'instant présent

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    Vivre l'instant présent est une tendance de plus en plus conseillée comme remède au stress. Au-delà de la philosophie et de la pratique méditative qui l'entourent, la technique vise à être plus réceptif(ve) à son environnement et à prendre conscience de ses actes  [16] . Accorder son attention à l'instant présent aide à se concentrer et à lutter contre les distractions. Par exemple, lorsque vous rédigez un courrier, pensez à son contenu, aux attentes du destinataire et au message que vous voulez véhiculer au lieu de l'écrire en pensant à votre déjeuner ou en discutant avec votre voisin de bureau. S'investir totalement dans une activité aide à être plus efficace et à l'appréhender plus positivement  [17] .
    • Se concentrer sur l'instant présent peut également s'appliquer dans la vie privée. Lorsque vous déjeunez avec votre famille ou vos amis, évitez de consulter votre téléphone ou de regarder la télévision en même temps. Au contraire, discutez, échangez, appréciez la nourriture et le moment que vous passez  [18] .
    • S'investir pleinement dans une activité en cours est également une solution pour ne pas s'éparpiller. En vous concentrant sur une tâche à la fois, vous êtes plus rapide et efficace. Ceci dit, il ne s'agit pas non plus d'ignorer votre environnement. Vous pouvez répondre à une sollicitation si elle ne vous empêche pas de poursuivre votre travail.
Partie 11
Partie 11 sur 11:

Se ménager des pauses

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    Rien n'est plus exténuant physiquement et intellectuellement que d'enchainer de longues heures de travail. Idéalement, prévoyez 15 minutes de pause par heure de travail. Profitez-en pour faire une promenade, vous accorder une sieste ou prendre un café avec des collègues. Loin d'être un signe de paresse, prendre des pauses aide au contraire à optimiser sa concentration et son efficacité. En outre, cette habitude réduit la fatigue générale ressentie en fin de journée  [19] .
    • Adaptez la fréquence et la longueur de vos pauses à la charge et à l'intensité de travail. Si vous travaillez sur un ordinateur, fermer les yeux ou promener le regard autour de vous pendant quelques minutes peut suffire. L'essentiel est d'opter pour une activité, même passive, qui vous aide à vous déconnecter de votre travail  [20] .
    • Si vous n'avez que dix minutes de pause entre deux cours de deux heures, profitez-en pour faire une promenade ou prendre un café avec vos camarades.
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Conseils

  • Si vous réalisez plusieurs tâches à la fois, assurez-vous qu'elles ne requièrent pas le même niveau d'attention. Par exemple, si vous gérez divers dossiers, concentrez-vous sur celui qui nécessite votre intervention et suivez d'un œil ceux qui ne dépendent pas encore de vous.
  • Si vous êtes en télétravail, profitez de vos moments de pause pour faire une tâche domestique, passer du temps avec vos enfants ou cuisiner.
  • Le matin ou le soir, prenez quelques minutes pour méditer . Cette habitude aide à soulager le stress et à se concentrer sur soi. Si vous êtes novice, n'hésitez pas à assister à un cours d'initiation.
  • Utiliser son temps à bon escient passe par l'organisation et la concentration. Pour autant, rien ne vous empêche de savourer quelques moments de paresse ou de laisser votre esprit vagabonder de temps en temps !
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Références

  1. ↑ Apprendre à gérer son temps
  2. ↑ Identifier et changer les comportements chronophages
  3. ↑ Conseils pour cesser de procrastiner
  4. ↑ Exemples d'activités et habitudes chronophages
  5. ↑ Organiser son espace de travail
  6. ↑ Travailler chez soi
  7. ↑ La méthode SMART
  8. ↑ Se fixer des objectifs avec la méthode SMART
  9. ↑ Exemple d'entrainement à la course à pied
  1. ↑ https://www.matthieu-tranvan.fr/management/10-astuces-gestion-temps-etre-plus-productif.html#3_%E2%80%93_Restez_concentre_sur_ce_qui_compte , _dites_%C2%AB_non_%C2%BB Savoir refuser]
  2. ↑ La méthode Eisenhower
  3. ↑ Généralités sur les rythmes biologiques
  4. ↑ Optimiser son efficacité selon son rythme ultradien
  5. ↑ Déléguer efficacement
  6. ↑ Se retrouver en famille
  7. ↑ Généralités sur la pleine conscience
  8. ↑ Améliorer sa concentration au quotidien
  9. ↑ Généralités sur la méditation de pleine conscience
  10. ↑ Prendre des pauses au bureau
  11. ↑ Faire une pause efficace

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