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आप किस तरह के विद्यार्थी हैं यह जानने के लिए यह बहुत ही ज़रूरी है कि आप अपने प्रोफेसर से किस तरह से बात करते हैं। अधिकांश शिक्षकों की अपने विद्यार्थियों के द्वारा पाई जाने वाले मेसेज से कुछ उम्मीदें होतीं हैं। अपने प्रोफेसर को एक ईमेल लिखने में मदद के लिए, नीचे कुछ सलाह दी गई हैं: अधिकांश शिक्षक अपने विद्यार्थियों के संदेशों को पेशेवर, सम्मानजनक और उचित लहजे में होने की उम्मीद रखते हैं। उन उम्मीदों को समझने में हम आप की मदद करेंगे।
चरण
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पाठ्यक्रम को अच्छी तरह से पढ़ें: अक्सर ऐसा होता है, कि आप अपने प्रोफेसर से जिस प्रश्न को पूछना चाह रहे होते हैं, उस का हाल उन्होनें आप को क्लास की शुरुआत में ही प्रदान की गई सामग्री में दे दिया हो। प्रोफेसर से दोबारा वही प्रश्न पूछने से आप पढ़ाई के प्रति गंभीर साबित नहीं होंगे और अपने लिए ही मुसीबत खड़ी कर लेंगे।
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इस बात की पुष्टि कर लें कि आप की बात को रखने के लिए ईमेल एक सही तरीका है: हालाँकि ईमेल में आमने-सामने बात करने से ज़्यादा समय लगता है। और वैसे भी कुछ लिखने में कुछ बोलने से ज़्यादा समय ही लगता है।
- भले ही आप के लिए ईमेल लिखना बहुत ही आसान और कम समय लेने वाला हो, लेकिन हो सकता है कि आप जो चाह रहे हैं उस का हाल ढूँढने में आप के प्रोफेसर को समय लग जाए। जैसे कि, अपने प्रोफेसर से यह पूछना कि "मैने आज की क्लास में क्या छोड़ दिया?" सही नहीं है। आप अपने प्रोफेसर को एक पूरी क्लास में हुई पढ़ाई के बारे में लिखने को बोल रहे हैं और यह उन के लिए बहुत ज़्यादा समय लेने वाला काम होगा।
- कभी भी क्लास में अपनी श्रेणी के बारे पूछने के लिए मेल न करें। इस तरह की बातें आमने सामने और भी अच्छी तरह से की जा सकती हैं। प्रोफेसर के काम के वक़्त उन के ऑफिस जाएँ या फिर उन से मिलने के लिए समय की माँग करें, जहाँ पर आप उन के साथ बैठ कर अपनी श्रेणियों के बारे में अच्छी तरह से निरीक्षण कर पाएँ और अपने काम की समीक्षा भी कर पाएँ। और फिर आप के प्रोफेसर आप को बताएँगे कि आपने कहाँ पर ग़लतियाँ की।
- जहाँ तक हो सके अपने प्रोफेसर के साथ सामने बैठ कर बात करने की कोशिश करें। और यदि आप को लगता है कि प्रोफेसर को आप के मेल का जवाब लिखने में बहुत समय लगने वाला है, तो ईमेल का उपयोग ना करें। ऐसे में प्रोफेसर के पास जा कर या फिर उन से फ़ोन पर बात कर के भी आप सवाल कर सकते हैं और इस तरह से आप को उसी वक़्त प्रतिक्रिया भी प्राप्त हो जाएगी। यदि उन के काम के समय में आप के पास वक़्त नहीं है, तो उन से फ़ोन पर बात करने के लिए या फिर सामने बैठ कर बात करने के लिए समय की माँग करें।
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एकेड्मिक अकाउंट का उपयोग करें: प्रोफेसर को दिनभर में बहुत सारी ईमेल आतीं हैं, तो अपने स्कूल के अकाउंट का उपयोग कर के आप की मेल की स्पैम फिल्टर में जाने की संभावना में कमी आती है, या फिर आप के प्रोफेसर इसे इसलिए भी नहीं देख पाते क्योंकि यह एक अनजाने पते से आई हुई है।
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अपनी सब्जेक्ट लाइन में एक उपयुक्त लाइन जोड़ें: हालाँकि यह तो हर एक ईमेल (आप चाहते हैं कि जिसे पढ़ा जाए) के लिए ज़रूरी होता है, और यह तब के लिए और भी ज़रूरी हो जाता है, जब किसी ऐसे व्यक्ति को मेल कर रहे हैं, जो दिनभर व्यस्त रहते हों।
- यदि आप के प्रोफेसर ने आप को अपने ईमेल में सब्जेक्ट लाइन लिखने का तरीका नहीं बताया है, तो फिर अपने कोर्स के विभाग और नंबर (या फिर अपने कोर्स का दिन और समय) लिखें और फिर अपने ईमेल का विषय। जैसे कि, "PHYC100 Section XX: Question about Galaxy for project" सब्जेक्ट लाइन को भरने का सही तरीका है। आप के एकेड्मिक अकाउंट और अच्छी तरह से भरी हुई सब्जेक्ट लाइन के ज़रिए, "Open" पर क्लिक किए बिना प्रोफेसर आप को आसानी से पहचान जाएँगे, और जान जाएँगे कि आप क्या चाहते हैं। इस तरह की ईमेल के ज़रिए आप के प्रोफेसर, विद्यार्थियों की ईमेल का अच्छी तरह से इंतेज़ाम कर सकते हैं। और यदि आप के प्रोफेसर एक से अधिक विभागों को एक ही कोर्स पढ़ाते हैं, तो आप के द्वारा ईमेल में लिखा गया विभाग भी उन की मदद करेगा। एक साधारण सा सब्जेक्ट (जैसे कि "PHYSICS") ना लिखें, क्योंकि हो सकता है कि आप के प्रोफेसर बहुत सारी क्लास को पढ़ाते हों।
- बिना सब्जेक्ट लाइन के कोई भी मेसेज ना भेजें।
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हमेशा ही अभिवादन का प्रयोग करें: "Hey", "Hi" से शुरुआत करें। साधारण सी भाषा में आप अपनी ईमेल में "Dear Professor Last-name" का उपयोग करें। यदि आप के प्रशिक्षक ने PhD नहीं की है, तो भी उन्हें प्रोफेसर ही बोलें। Dr. या प्रोफेसर की जगह पर "Mrs" "Mr." या "Ms." के उपयोग से ऐसा भी लग सकता हैं कि आप उन का अपमान कर रहे हैं।
- यदि प्रोफेसर ईमेल में अपना नाम लिख कर भेजते हैं, तब भी आप को उन्हें उन के अंतिम नाम के साथ ही मेल भेजना चाहिए। अपने प्रोफेसर के नाम का उपयोग तब तक ना करें, जब तक कि आप से ऐसा करने का ना बोला गया हो। और आप को उन का नाम लिखते समय कोई भी ग़लती नहीं करना चाहिए।
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6ईमेल करने के कारण को संक्षेप में और विनम्रता के साथ लिखें: ज़रूरत के अनुसार ही जानकारियाँ दें।
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अपनी बातों पर केंद्रित रहें।
- आप जिस भी प्रॉजेक्ट या असाइनमेंट के बारे में बात कर रहे हैं, उस का नाम ज़रूर लिखें।
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यदि आप किसी समस्या के समाधान के लिए पूछ रहे हैं, तो अपनी ओर से समाधान भी सुझाएँ: (नीचे दी गई सलाह को देखें)। भले ही आप का समाधान आप के प्रोफेसर के लिए और ज़्यादा काम बढ़ा दे, फिर भी हमेशा ही विचारशील रहें।
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ईमेल को अपने नाम और स्टूडेंट आइडी नंबर के साथ साइन करें: अपने नाम और अंतिम नाम का प्रयोग करें, और भले ही आप के प्रोफेसर आप को नाम बस भी जानते हों, लेकिन हमेशा ही अपना कोर्स और विभाग की जानकारी अपने नाम के नीचे लिखें। इस तरह से आप उन को समस्या का समाधान ढूँढने में मदद ही करेंगे।
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ज़रूरत के अनुसार अटैचमेंट भी जोड़ें: यदि आप का ईमेल किसी असाइनमेंट या लेख से संबंधित है, तो उस डॉक्युमेंट को अटैच करें। इस तरीके से आप के प्रोफेसर को इस का समाधान ढूँढने में ज़्यादा मेहनत नहीं करनी होगी। आप अपनी समस्या वाले पेज का स्क्रीनशॉट भी भेज सकते हैं।
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इसे एक पूरी तरह से ज़रूर पढ़ लें: यदि आप के ईमेल में स्पेल चेक की सुविधा नहीं है, तो आप इस पूरे मेसेज को कॉपी कर के अपने वर्ड-प्रोसेसिंग प्रोग्राम में पेस्ट कर सकते हैं, और फिर यहाँ पर स्पेल-चेक भी कर सकते हैं। सिर्फ़ स्पेलिंग को ही ना जाँचे, इस के साथ ही आप क्या बोल रहे हैं और किस तरह से बोल रहे हैं, अपनी भाषा को भी जाँचें।
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यदि आप की समस्या बहुत ही लंबी है, तो किसी और से इसे ठीक करने को कहें: उनसे पूछें कि क्या इस ईमेल को पढ़ने वाला इस से परेशान हो सकता है।
- ज़रूरत के अनुसार इस में बदलाव करें और फिर इसे प्रोफेसर को भेजें।
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इस के जवाब के लिए पर्याप्त समय ले कर चलें: प्रोफेसर आप को कब जवाब नहीं देंगे, यह जानने के लिए नीचे दी गई सलाह को देखें। यदि आप सिर्फ़ कुछ ही जानकारी दे रहे हैं, तो प्रोफेसर आप को वापस से ईमेल नहीं करेंगे।
- प्रतिक्रिया के लिए समय दें। कुछ प्रोफेसर हर दिन कैम्पस में काम नहीं करते और ज़्यादातर के घर पर भी इंटरनेट कनेक्शन नहीं होता है, तो आप को कुछ दिनों के लिए इंतेज़ार भी करना पद सकता है।
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प्रतिक्रिया प्राप्त हो जाने के बाद इस की पुष्टि ज़रूर कर दें: एक साधारण सा "Thank you" भी उचित होगा। यदि आप की समस्या का कोई समाधान नहीं मिल पाया है, तो आप उन से मिलने की भी माँग कर सकते हैं।
सलाह
- यदि आप किसी क्लास में अनुपस्थित थे, तो सीधे प्रोफेसर से उस दिन के बारे में पूछने से पहले अपने क्लास के मित्रों से पूछने की कोशिश करें।
- यदि ये आप की मदद करते हैं तो, उन्हें "प्लीज़" और "थैंक यू" ज़रूर कहें।
- हमेशा मेल की जाँच करते रहें। यदि आप के मेल करने के बाद भी बहुत ज़्यादा दिन बीत गए हों, और आप को कोई भी प्रतिक्रिया ना मिली हो, तो उन से बड़ी विनम्रता से इस बारे में पूछें कि क्या उन्हें आप की ईमेल मिल गई है। यदि आप उन्हें फ़ोन कर रहे हैं या फिर उन के ऑफिस जा रहे हैं, तो और भी अच्छा रहेगा।
- बहुत ही सभी बनने का मतलब यह नहीं है कि आप कुछ भी ना बोलें। यदि आप को सच में ज़रूरत है, तो उन्हें बताएँ ज़रूर।
- उदाहरण के लिए, यदि आप को फाइनल के दिन ही कोई बहुत ज़रूरी काम है, तो आप अपनी बात रख सकते हैं। जैसे कि आप अपने एग्ज़ाम को थोड़ा सा जल्दी लेने को भी बोल सकते हैं, या कोई भी ऐसा विचार रख सकते हैं ,जो आप की मदद कर सके। और सामने से मिलने वाली सलाह के लिए भी तैयार रहें।
चेतावनी
- यदि आप किसी दिन क्लास में मौजूद नहीं थे, तो उस दिन के बारे में ना पूछें।
- "क्या आप को मेरा ईमेल मिला?" कभी भी इस तरह से ईमेल की शुरुआत ना करें। आप के प्रोफेसर को दिनभर में बहुत सारी ईमेल मिलतीं हैं और आप के पूछने पर उन्हें एकदम से आप की मेल के बारे में याद नहीं आएगा। इस की जगह पर कुछ ऐसे पूछें कि मैने कल दोपहर को आप को इस (समस्या) के बारे में ईमेल किया था। तो क्या अभी आप के पास उस बारे में बात करने का समय है या फिर मुझे आप के ऑफिस आ जाना चाहिए?
- यदि आप की कोई शिकायत है, जिसे आप ठीक करना चाह रहे हैं, तो ईमेल करना सही नहीं होगा। आप को प्रोफेसर के साथ बात करना होगी। हम, आप अपने प्रोफेसर को एक बार इस बारे में बात करने के लिए समय माँगने के लिए ईमेल ज़रूर कर सकते हैं।
- धैर्य रखें। भले ही आप के प्रोफेसर सिर्फ़ आप की ही क्लास लेते हों, लेकिन उन के पास इस के अलावा भी बहुत सारे काम करने के लिए होते हैं, तो हो सकता है कि उन को आप की ईमेल को पढ़ने का समय ही ना मिला हो, तो इस स्थिति में आप को धैर्य रखने की ज़रूरत होगी।
- एक बार अपने पास मौजूद सामग्री की जाँच ज़रूर कर लें, हो सकता है कि आप के सवालों का जवाब उन्हीं में कहीं पर दिया गया हो।
- हमेशा सभ्यता के साथ बातचीत करें।
- अपने सारे प्रोफेसर को एक साथ या फिर ग्रुप में ईमेल ना करें।
