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ईमेल आज के समय में बातचीत करने का एक सामान्य तरीका है और ईमेल के माध्यम से अपने आप का परिचय दे कर आप को अपने करियर और नेटवर्किंग के प्रयासों में मदद मिलेगी। एक संक्षिप्त और स्पष्ट ईमेल लिखने से इसे पाने वाला इसे पढ़ने के लिए समय भी निकाल पाएगा और आप के साथ बातचीत भी जारी रखेगा। भीड़ से अलग नज़र आने के लिए यह सुनिश्चित करें कि आप कुछ बहुत ही आम ग़लतियाँ करने से बच रहे हैं।
चरण
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अपनी सब्जेक्ट लाइन को स्पष्ट रखें: ईमेल को पाने वाले को इसे खोले बिना ही यह जान सकने योग्य होना चाहिए कि यह ईमेल किस बारे में है। इसे छोटा रखें; एक बहुत ही लंबा सब्जेक्ट बहुत ही बेकार लग सकता है। एक परिचय संबंधी ईमेल के लिए, इसे आमतौर पर "Introduction - Your Name " लिखना स्वीकार्य है।
- सबसे पहले अपनी सब्जेक्ट लाइन लिखना ना भूलें! सब्जेक्ट लाइन को बाद में लिखने के लिए छोड़ देना एक बहुत बड़ी भूल होगी और इसे आप बाद में लिखना भूल भी सकते हैं।
- मोबाइल डिवाइस पर इसे लिखने के लिए सिर्फ़ 25 से 30 शब्दों का ही प्रयोग करने की सुविधा होती है, तो इसे छोटा ही रखें।
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बिज़नेस सॅल्युटेशन (अभिवादन) का उपयोग करें: "Hello" या "Hi" के साथ शुरुआत ना करें। आप उस व्यक्ति को जानने के बाद उसे बधाई दे सकते हैं। कुछ सही बधाई के साथ ही शुरुआत और अंत करें। अभिवादन में प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग ना करें। [१] X रिसर्च सोर्स
- "Dear Ms./Mr./Mrs." - आप जिस महिला को ईमेल कर रहे हैं, यदि आप को उन की वैवाहिक स्थिति के बारे में जानकारी नहीं है, तो आप को हमेशा ही "Ms." का उपयोग करना चाहिए।
- "To whom it may concern" - इस का उपयोग तब ही किया जाता है, जब आप को इस ईमेल के प्राप्तकर्ता की जानकारी ना हो।
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अपना परिचय दें: आप के पहले वाक्य में ही आप का परिचय होना चाहिए। इस से वे बाकी के ईमेल मेसेज में आप का नाम जोड़ पाएँगे।
- "My name is..."
- यदि आप का शीर्षक उपयुक्त हो तो इसे भी दें। पर यदि आप के बहुत सारे शीर्षक हों तो उन सभी की एक सूची सी ना बना दें, सिर्फ़ सब से महत्वपूर्ण वाला शीर्षक ही दें।
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अपने ईमेल के प्राप्तकर्ता को समझाएँ कि आप को उन का एड्रेस किस प्रकार प्राप्त हुआ: प्राप्तकर्ता को जानने दें कि आप को उनकी जानकारी कैसे मिली। यह आप के उन तक पहुँचने के लिए किए गए उचित प्रयासों को दर्शाएगा।
- "आप के ऑफिस मैनेजर ने मुझे ये ईमेल सुझाया है।"
- "मुझे आप का यह ईमेल एड्रेस आप की वेबसाइट पर मिला।"
- "किसी ने बोला है कि मुझे आप के संपर्क में होना चाहिए।"
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आप आख़िरी बार कब मिले थे (यदि मिले हो, तो) के बारे में बात करें: उस व्यक्ति की यादों को ताज़ा कर के आप को बातचीत में और मदद होगी।
- "बीते हुए सप्ताह हमने एक सभा में बातचीत की थी।"
- "हमने कल फ़ोन पर बात की थी।"
- "मैने आप का प्रेज़ेंटेशन देखा था।"
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एक समान रूचि बाँटे: इस से आप के ईमेल के प्राप्तकर्ता के साथ और भी ज़्यादा जुड़ने में मदद मिलेगी। एक समान रूचि पहचानने के लिए आप को अपने ईमेल के प्राप्तकर्ता के बारे में थोड़ी सी खोजबीन करना होगी। facebook, twitter और Linkedln, किसी भी व्यक्ति के बारे में खोजबीन करने का सबसे अच्छा तरीका है।
- लेकिन अपने ईमेल के प्राप्तकर्ता को यह बताना ना भूलें कि आप को उन की रुचियों का पता कहाँ पर मिला, वरना आप धोकेबाज़ से लगेंगे।
- जहाँ तक हो सके, कुछ बिज़नेस से संबंधी रुचियों का चयन करें, जैसे कि अपने क्षेत्र का कुछ।
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अपनी ओर से संपर्क करने का एक उचित कारण भी दें: अपनी ओर से असल उद्देश्य को बताने में बहुत ज़्यादा समय ना लगाएँ। कोई भी ऐसी मेल नहीं पढ़ना चाहेगा जिस में असल उद्देश्य से पहले बहुत सारे पैराग्राफ हों। आप क्या चाहते हैं और आप ने किस लिए संपर्क किया है, यह बहुत ही स्पष्ट रूप से समझाएँ। यदि आप किसी सलाह के लिए पूछना चाह रहे है, या फिर कोई अनुरोध करना चाह रहे हैं, तो इस बात का ध्यान रखें कि यह पूर्ण करने योग्य हो, ख़ास तौर पर यदि यह आप ने पहली बार संपर्क किया हो।
- "मैं इस बारे में और भी ज़्यादा सीख्नमा चाहता हूँ..."
- "मैं इस बारे में बात करने के लिए आप से मिलना चाहता हूँ..."
- "मैं आप के विचार जानना चाहता हूँ।"
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अपने ईमेल को किसी एक विषय पर केंद्रित रखें: अपने ईमेल पर इधर-उधर का कुछ भी लिख कर आप इसे पाने वाले का ध्यान अपने उद्देश्य से हटा सकते हैं या फिर वह यह भूल ही जाएगा कि आप ने ईमेल क्यों भेजा है। अपने ईमेल को बहुत ही साधारण सा रखें और उसे पाने वाले से सिर्फ़ एक ही बात पूछें।
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ईमेल पाने वाले को उन के समय देने के लिए धन्यवाद कहें: कोई भी इंसान आप का सारा ईमेल नहीं पढ़ना चाहेगा, तो उन्हें उन के द्वारा दिए गए समय के लिए धन्यवाद ज़रूर दें। यह साधारण सा शिष्टाचार आप के ईमेल पाने वाले का मूड भी बदल सकता है और आप को कोई प्रतिक्रिया मिलने की संभावना भी बढ़ा देगा।
- "मैं आप के द्वारा इस ईमेल को पढ़ने में दिए गए समय की सराहना करता हूँ।"
- "इसे पढ़ने के लिए अपनी समय सारणी से समय निकालने के लिए धन्यवाद।"
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प्रतिक्रिया देने के लिए कहें: प्राप्तकर्ता को आप को वापस लिखने के लिए पूछें, फ़ोन कॉल, या फिर कुछ भी ऐसा जो आप को उन के साथ संपर्क में रखे। प्रश्न पूछना भी वार्तालाप को बढ़ाने का अच्छा तरीका है। [२] X रिसर्च सोर्स
- "जब भी आप को समय मिले, मुझे कॉल करें।"
- "कभी लंच पर मिलते हैं।"
- "मैं आप की प्रतिक्रिया का इंतेज़ार करूँगा।"
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ईमेल का अंत करें: जब भी किसी प्रोफेशनल ईमेल का अंत करें, तो इस बात का ज़रूर ध्यान रखें कि अंत में आभार तो व्यक्त हुआ है, लेकिन यह संक्षिप्त है। अंत में एक साधारण सा अभिवादन आप के ईमेल को आप के आभार के साथ ही प्रोफेशनल भी बनाता है।
- "Sincerely,"
- "Thank You,"
- "Kind/Warm Regards,"
- "Best,"
- "Yours Truly," "Sincerely Yours," "Cheers!," "Peace," "Thank you for your consideration" के उपयोग से बचें।
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अपने सिग्नेचर को शामिल करें: यदि अपने अपने सिग्नेचर को अपने ईमेल के साथ नहीं जोड़ा है, तो अंत में अपना नाम, शीर्षक और संपर्क की जानकारी शामिल करना ना भूलें। इस भाग में अपने चार - पाँच फ़ोन नंबर, दो ईमेल एड्रेस और तीन वेबसाइट शामिल ना करें। इसे बहुत ही साधारण रखें ताकि इसे पाने वाला आप से आसानी से संपर्क कर पाए। [३] X रिसर्च सोर्स
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ईमेल को जाँच लें: "Send" बटन पर क्लिक करने से पहले, अपनी ईमेल को एक-दो बार पढ़ लें, और ग़लतियों को सुधरते जाएँ। जैसे कि यह मेल इसे पाने वाले के साथ आप का पहला मेल हो सकता है, तो आप को एक अच्छा प्रभाव डालने की ज़रूरत होगी। ग़लत स्पेलिंग और ग्रामर की ग़लतियाँ आप के ईमेल को जल्दी में लिखा हुआ और थोड़ा कम प्रोफेशनल दर्शा सकती है।
