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ईमेल आज के समय में संचार का एक प्राथमिक एवम् अति महत्वपूर्ण साधन है। ईमेल व्यापार और व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए भेजी और प्राप्त की जाती हैं। आज के समय में लगभग हर एक किसी का कम-से-कम एक ईमेल अकाउंट तो होता ही है और कभी-कभी तो दिनभर में बहुत सारे संदेश आपके इनबॉक्स (inbox) में आ जाते हैं। स्मार्टफोन तथा लैपटॉप की सहायता से आप अपने ईमेल कहीं से भी चैक सकते हैं, चाहें फिर आप घर पर हों, अपने अॉफिस में हो या फिर सफर में ही क्यों न हों।
चरण
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ईमेल सेवा प्रदान करने वाली वेबसाइट पर लॉग इन करें: यदि आपने एक फ्री ईमेल अकाउंट बनाया हुआ है या फिर आपने अपनी इंटरनेट सेवा प्रदान करने वाली कंपनी पर ईमेल अकाउंट बनाया हुआ है तो आप वेब ब्राउज़र की सहायता से ईमेल चैक कर सकते हैं। अब आप ईमेल अकाउंट लॉग इन करने के लिए वेबसाइट खोलें। उदाहरण के लिए, यदि आपका अकाउंट Gmail पर है तो mail.google.com पर जाएं, या फिर यदि आपके पास Comcast internet है तो comcast.net पर जाएं और Email बटन पर क्लिक करें।
- जिस सेवा प्रदाता के साथ आपका अकाउंट है उस पर लॉग इन करें। यदि आपने कोई ईमेल अकाउंट नहीं बनाया हुआ है तो आप इंटरनेट पर उपलब्ध अनेकों फ्री ईमेल सर्विसेज के जरिए अपना अकाउंट बना सकते हैं।
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ईमेल खोलना सीखें: जब आप अपने ईमेल अकाउंट में लॉग इन कर लें तो अाप अपने इनबॉक्स (inbox) में पहुँच जायेंगे। ये वो जगह है जहाँ आपके सारे नये संदेश सबसे पहले दिखाई देते हैंं। अब जिस संदेश को आप खोलना चाहते हैं उस पर डबल क्लिक करें।
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ईमेल का जबाब दें: आपको मिले हुए किसी संदेश का जबाब देने के लिए "Reply" बटन पर क्लिक करेंं। जबाब देने की सुविधा विभिन्न वेबसाइट पर अलग-अलग रूप में उपलब्ध होती है, मसलन Gmail अापको ओरिजिनल संदेश की स्क्रीन में ही अपना जबाब लिखने की सुविधा देता है जबकि कई अन्य वेबसाइट आपको आपका संदेश "Reply" बटन क्लिक करने के बाद लिखने की अनुमति देती हैं।
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"Spam" फोल्डर चैक करें: समय-समय पर अपना "Spam" फोल्डर चैक करें। सामान्यतः स्पैम ईमेल विज्ञापन संबंधी होती हैं। यहाँ पर यह ध्यान देना आवश्यक है कि ये घोटाले अथवा धोखाधड़ी से संबंधित भी हो सकती हैं। अधिकांश ईमेल सेवा प्रदान करने वाली कंपनी एेसे संदेशों को स्वतः छाँटकर आपके इनबॉक्स में पहुँचने से पहले ही उसे हटा देती हैं। ये संदेश आपके स्पैम फोल्डर में इकट्ठे होते जाते हैं और लगभग 30 दिन के बाद ये स्वतः ही डिलीट (delete) हो जाते हैं। यहाँ आपको ये सलाह दी जाती है कि स्पैम फोल्डर को समय-समय पर चैक अवश्य करें क्योंकि ऐसा भी हो सकता है कि आपकी कोई जरुरी ईमेल गलती से स्पैम फोल्डर में चली गई हो।
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पढ़े हुए संदेशों को व्यवस्थित अथवा डिलीट करना: यदि आप अपने इनबॉक्स को सही तरह से व्यवस्थित नहीं करेंगें तो कुछ समय बाद आपके इनबॉक्स में संदेशों का ढेर लग जाएगा। जब भी आप प्राप्त संदेश को पढ़ लें उसके तुरंत बाद उसे उचित फोल्डर में भेज दें अथवा उसे डिलीट कर दें। ऐसा करने से आपका इनबॉक्स व्यवस्थित रहेगा और आपका समय भी बर्बाद नहीं होगा।
- अपने Gmail इनबॉक्स को व्यवस्थित करने संबंधी जानकारियों के लिए गाइड देखें।
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अपरिचित लिंक न खोलें: आज के समय में ईमेल सबसे आसान एवं प्रचलित तरीका है धोखाधड़ी तथा फिशिंग (phishing) के लिए। "Phish" एक एेसी ट्रिक होती है जिसमें धोखाधड़ी से आपकी व्यक्तिगत जानकरियाँ हाँसिल करने की कोशिश की जाती हैं। कोई भी ऐसी ईमेल जो आपको पढ़ने में अच्छी लगे तथा उसमें आपको कोई लालच दिया जा रहा हो, संवभतः यह ऐसी ही ईमेल हो सकती है। जब तक आपको संदेश भेजने वाले पर भरोसा न हो तब तक ऐसे किसी भी लिंक पर क्लिक न करें। इसका दूसरा पहलू यह भी हो सकता है कि संदेश भेजने वाले के कंप्यूटर में वायरस (virus) हो जिसके कारण दूषित ईमेल अनजाने में आपके इनबॉक्स में अपने आप आ जाये। इसलिए यहाँ पर सचेत होना आवश्यक है।
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अपने ईमेल अकाउंट को कनेक्ट करें: अधिकांश ईमेल अकाउंट आपके कंप्यूटर पर स्थापित (installed) क्लांइट से जुड़े होते हैं। यह क्लांइट आपको आपके ईमेल संदेशों को डाउनलोड तथा व्यवस्थित करने में सहायता करता है। बहुत से लोग ब्राउज़र का उपयोग करने के लिए आउटलुक (Outlook) या अन्य ईमेल क्लांइट का उपयोग करते हैं, जोकि आपको अॉफलाइन (offline) पढ़ने की अनुमति भी देता है।
- आउटलुक (Outlook) को अपने ईमेल अकाउंट से जोड़ने के लिए गाइड देखें।
- मोजिला थंडरबर्ड (Mozilla Thunderbird) को अपने ईमेल अकाउंट से जोड़ने के लिए गाइड देखें।
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सर्वर (server) से ईमेल डाउनलोड करना: जैसे ही आप आउटलुक चालू करते हैं, यह स्वतः ही आपके ईमेल संदेश डाउनलोड कर लेता है और जब तक आउटलुक चालू रहता है ये एक निश्चित समय अंतराल पर इन्हें चैक करता रहता है। आप स्वयं भी "Send/Receive" बटन पर क्लिक कर चैक कर सकते हैं।
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ईमेल पढ़ना: आपके इनबॉक्स में प्राप्त किसी भी ईमेल पर सिंगल-क्लिक करने पर उसका प्रीव्यू (preview) देखा जा सकता है। जबकि डबल-क्लिक कर उस ईमेल को खोला जा सकता है। डबल-क्लिक करने पर आपकी ईमेल एक नई विंडो (window) में खुल जाती है। यदि यह ईमेल किसी अन्य ईमेल का जबाब थी तो आप इससे पहले के सभी संदेश इसी मेल के नीचे क्रमानुसार देख सकते हैं।
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ईमेल का जबाब देना: आप जिस ईमेल को पढ़ रहे हैं उसका जबाब देने के लिए "Reply" बटन पर क्लिक करें। जब आप अपना जबाब लिख लें तो इस संदेश को भेजने के लिए "Send" बटन पर क्लिक करें। इस बटन को दबाने पर आपका संदेश तुरंत चला जायेगा।
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संदेशों को छाँटना: आउटलुक आपको अलग-अलग फोल्डर (folder) बनाने की सुविधा देता है जिससे आप अपने ईमेल संदेशों को मनचाहे अनुसार छाँट सकते हैं। फोल्डर तथा सबफोल्डर बनाकर ईमेल छाँटने से आपका इनबॉक्स भी खाली रहता है तथा भविष्य में आपको पुरानी ईमेल को ढूढंने में परेशानी भी नहीं आती है।
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अपरिचित लिंक न खोलें: ईमेल सबसे आसान एवं प्रचलित तरीका है धोखाधड़ी तथा फिशिंग के लिए। "Phish" एक एेसी ट्रिक होती है जिसमें धोखाधड़ी से आपकी व्यक्तिगत जानकरियाँ हासिल करने की कोशिश की जाती है। कोई भी ऐसी ईमेल जो आपको पढ़ने में अच्छी लगे तथा उसमें आपको कोई लालच दिया जा रहा हो, संवभतः यह ऐसी ही ईमेल हो सकती है। जब तक आपको संदेश भेजने वाले पर भरोसा न हो तब तक ऐसे किसी भी लिंक पर क्लिक न करें। इसका दूसरा पहलू यह भी हो सकता है कि संदेश भेजने वाले के कंप्यूटर में वायरस (virus) हो जिसके कारण दूषित ईमेल आपके इनबॉक्स में अनजाने में अपने आप आ जाये। इसलिए यहाँ पर सचेत होना आवश्यक है।
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अपने ईमेल अकाउंट को मोबाइल से कनेक्ट करें: अधिकतर स्मार्टफोन में पहले से ही मेल एप (Mail app) की सुविधा होती है जिसकी सहायता से आप अपने ईमेल अकाउंट में लॉग इन करके अपने ईमेल संदेश प्राप्त कर सकते हैं और भेज सकते हैं। संदेश मिलने पर आपको एक अलर्ट भी मिलता है।
- अपनी iOS डिवाइस (iOS device) से ईमेल अकाउंट को जोड़ने के लिए गाइड देखें।
- अपनी एंडरॉयड डिवाइस (Android device) से ईमेल अकाउंट को जोड़ने के लिए गाइड देखें।
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ईमेल समर्पित एप डाउनलोड करें: कुछ ईमेल सर्विस के लिए एक खास एप्लिकेशन की आवश्यकता होती है जोकि ईमेल को सुचारू रूप से चलाने में मदद करता है। उदाहरण के लिए Gmail । आप अपने फोन में पहले से ही स्थित Mail app के स्थान पर इस समर्पित एप का प्रयोग कर सकते हैं। एंडरॉयड डिवाइस में Gmail app पहले से ही स्थित हो सकता है। आप इसे iOS App Store या Google Play Store से फ्री भी डाउनलोड कर सकते हैं।
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इनबॉक्स खोलें: अपने मोबाइल में Mail app चालू कर आप इनबॉक्स देख सकते हैं, या फिर अपने डिवाइस के नोटिफिकेशन एरिया में स्थित ईमेल को क्लिक कर सीधे भी खोल सकते हैंं।
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संदेशों का जबाब देना: प्राप्त संदेश का जबाब देने के लिए Reply बटन को चुनें। कुछ डिवाइस आपके भेजे हुए संदेश के अंत में एक लाइन जोड़ती हैं जिसमें लिखा होता है कि ये संदेश 'मोबाइल डिवाइस से भेजा गया' (यदि आप चाहें तो इस ऑप्शन को बंद भी कर सकते हैं)।
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ईमेल हैडर: यह समझना जरुरी है कि ईमेल हैडर कैसे जुड़ते हैं। हैडर प्रत्येक प्राप्त होने वाले और भेजे जाने वाले संदेश के साथ कुछ डाटा जोड़ लेता है। इसका अर्थ यह हुअा कि वो संदेश जो अनेकों बार प्राप्त हुए और भेजे जा चुके हैं उनके हैडर काफी बड़े होते हैं, क्योंकि प्रत्येक भेजने, प्राप्त होने, पुनः भेजने, पुनः प्राप्त होने आदि पर इसमें कुछ डाटा जुड़ता जाता है।
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सामान्य परंतु आवश्यक जानकारियाँ: एक सामान्य उपयोग करने वाले व्यक्ति के लिए बहुत सारी जानकारियाँ ऐसी होती हैं जो बहुत महत्वपूर्ण होती हैं। आगे दी हुई मुख्य बातों से आप यह समझ पायेंगे कि आपकी भेजी हुई ईमेल कहाँ गई, इसमें कितना समय लगा, आदि। यह उन लोगों के लिए उपयोगी हो सकता है जो कनेक्शन संबंधी अथवा ईमेल के शुरु से अंत तक की जानकारी हासिल करना चाहते हैं।
- डिलिवर्ड-टू (Delivered-To): यह वो पता होता है जिस पर ईमेल भेजी गई है।
- रिसीव्ड (Received): यह उस IP पते (IP address) तथा समय को दर्शाता है जिस पर ईमेल संदेश (प्राप्त करने वाले की ईमेल सर्विस) प्राप्त हुअा होगा।
- रिर्टन-पाथ (Return-Path): यह वो पता होता है जिससे संदेश भेजा गया।
- मैसेज़-अाईडी (Message-ID): यह संदेश को पहचानने के लिए एक विशेष (unique) नंबर दिखाता है।
- भेजने वाला, विषय, पाने वाला (From, Subject, To): ये सभी जानकरियाँ ईमेल भेजने वाले को भरनी होती हैं। इसमें भेजने वाले का नाम, ईमेल का विषय तथा प्राप्त करने वाले का नाम, आदि जानकारियाँ शामिल होती हैं।
चेतावनी
- अनजान स्त्रोतों से प्राप्त ईमेल, अटैचमैंट्स (attachments) तथा लिंक कभी न खोलें। इनमें वायरस हो सकता है तथा ये आपके कंप्यूटर को नुकसान पहुँचा सकते हैं।
