कैसे ई मेल द्वारा अपने प्रोफेसर से रिकमंडेशन लेटर लिखने के लिए कहें

सहयोगी लेखक द्वारा Alexander Ruiz, M.Ed.

रिकमंडेशन लेटर के लिए अपने प्रोफ़ेसर कहना तनावपूर्ण अनुभव हो सकता है, लेकिन यह ग्रेजुएशन, इंटर्नशिप या नौकरी के लिए अप्लाई करने का एक सामान्य हिस्सा है। यदि आप अपने प्रोफ़ेसर से काफ़ी पहले ही यह कहेंगे, तो वे ख़ुशी से आपकी मदद करेंगे। लिखित अनुरोध के साथ अपने प्रोफ़ेसर से व्यक्तिगत रूप से पूछना सबसे बढ़िया है। हालांकि, यदि आपके प्रोफ़ेसर डिजिटल कम्यूनिकेशन में कम्फ़र्टेबल हैं तो आप एक ईमेल भी भेज सकते हैं।

विधि 1

विधि 1 का 3:

समय से अनुरोध करना

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1
यदि संभव हो तो कम से कम 2 महीने पहले प्रोसेस शुरू करें: अपने प्रोफ़ेसर को पत्र तैयार करने के लिए पर्याप्त समय देना सबसे बढ़िया होगा क्योंकि वे संभवतः बहुत व्यस्त हो सकते हैं। आपको अपनी आवेदन सामग्री का रिव्यू करने और रिकमंडेशन लेटर के लिए अनुरोध लिखने के लिए समय की भी आवश्यकता है। यदि आपकी पहली पसंद के प्रोफ़ेसर मना कर दें, तो आपको किसी और प्रोफ़ेसर से निवेदन के लिए समय चाहिए। ^{[१]
X
रिसर्च सोर्स}
- यदि आपको कई रिकमंडेशन लेटर्स की आवश्यकता न हो, तब एक समय में केवल एक प्रोफ़ेसर से ही कहें। यदि आपको वास्तव में उनके पत्र की आवश्यकता नहीं है तो प्रोफेसर के मूल्यवान समय को बर्बाद न करें।
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2
ऐसे प्रोफ़ेसर चुनें जो आपको अच्छा रिकमंडेशन लेटर दें: यदि आपके प्रोफ़ेसर का आपके साथ व्यक्तिगत संबंध हो तो आपका पत्र अधिक स्ट्रॉंग होगा। ऐसे प्रोफ़ेसर को चुनें जो आपको अच्छी तरह जानते हों और आपके बारे में अच्छी राय रखते हों। निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर से यह तय होगा कि किससे यह लेटर माँगना है: ^{[२]
X
रिसर्च सोर्स}
- क्या यह प्रोफ़ेसर मुझे नाम से जानते हैं?
- क्या वे मेरे काम से परिचित हैं?
- क्या मैंने इन प्रोफ़ेसर की एक से अधिक कक्षाएं ली हैं?
- क्या मैंने उनकी कक्षा(ओं) में अच्छा प्रदर्शन किया?
- क्या उन्होंने कक्षा के बाहर मेरे साथ काम किया है?
- क्या इन प्रोफ़ेसर ने छात्र के रूप में मेरा विकास देखा है?
- क्या प्रोफ़ेसर की कक्षा में मैंने पेशेवर और व्यवहार किया था?
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3
देय तिथि की जांच करें: आपको अपने अनुरोध में देय तिथि देने की आवश्यकता होगी। सुनिश्चित करें कि आप ठीक से आवेदन के लिए नहीं, बल्कि अपने रिकमंडेशन लेटर के लिए देय तिथि देख रहे हैं। ^{[३]
X
रिसर्च सोर्स}
- कुछ मामलों में, सभी देय तिथियां समान होंगी।
- यदि आप अपने पत्र को आवेदन के साथ ही जमा कर रहे हैं, तो आप जल्दी ही पत्र चाहेंगे ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि सभी आवेदन सामग्री कार्यक्रम या नौकरी के लिए देय तिथि तक आपके पास उपलब्ध हो। इस बारे में अपने प्रोफ़ेसर से बात करें और जब आपको पत्र की आवश्यकता हो तो उन्हें कोई खास तिथि बता दें।
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4
यदि संभव हो तो पत्र लिखने के लिए अपने प्रोफ़ेसर को कम से कम 5-6 सप्ताह दें: हो सकता है कि आपके प्रोफ़ेसर के पास शिक्षण, ग्रेडिंग और अन्य छात्रों से अनुरोधों को संभालने के साथ बहुत से और काम भी होंगे। यदि आप उन्हें देय तिथि से काफ़ी पहले कह देंगे तो आपको पॉज़िटिव रिएक्शन मिलने की काफ़ी संभावना है।
- अपने प्रोफ़ेसर से पूछने का सबसे अच्छा समय सेमेस्टर की शुरुआत के क़रीब होता है। ^{[४]
  X
  रिसर्च सोर्स}
- चूंकि आप ऐसा प्रोफ़ेसर चाहते हैं जो आपको अच्छी तरह जानता है, तो आप ऐसा प्रोफ़ेसर चुन सकते हैं जिसने आपको पहले सेमेस्टर में पढ़ाया हो।
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5
पत्र भेजने के तरीके के बारे में जानने के लिए आवेदन विवरण देखिये: आवेदन आपको बताएगा कि पत्र को मेल किया जाना चाहिए या ऑनलाइन जमा किया जाना चाहिए। कुछ पत्र स्कूल को ईमेल किए जा सकते हैं, जबकि अन्य को आपके आवेदन के साथ अपलोड किया जाना चाहिए। समय से पहले यह जानना महत्वपूर्ण है कि आपका पत्र कैसे जमा किया जाएगा ताकि आप प्रोफ़ेसर को बता सकें। ^{[५]
X
रिसर्च सोर्स}
- अधिकतर मामलों में, आपके प्रोफ़ेसर नहीं चाहेंगे कि आप उसे पढ़ें तथा उसे सीधे कार्यक्रम को भेजना चाहेंगे। यदि आपको ही पत्र जमा करना हो, तो अपने अनुरोध में यह स्पष्ट करें। वे आपको सील पर अपने हस्ताक्षर के साथ एक मुहरबंद लिफ़ाफ़े में संदर्भ पत्र दे सकते हैं। यह साबित करेगा कि आपने पत्र नहीं खोला है।

विधि 2

विधि 2 का 3:

ईमेल लिखना

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1
उनके मनपसंद टाइटल और नाम के साथ अभिवादन करें: अपना ईमेल उसी तरह शुरू करें जैसे पत्र शुरू करते हैं। प्रोफेशनल शुरुआत बेहतर होती है, जैसे "प्रिय।" (Dear) फिर, प्रोफेसर का नाम लिखें। ^{[६]
X
रिसर्च सोर्स}
- आप लिख सकते हैं, "प्रिय डॉ. हैमिल्टन।"
- आप अपने पाठ्यक्रम या उनकी वेबसाइट पर उनका मनपसंद टाइटल पा सकते हैं।
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2
अपना परिचय दीजिये और उन्हें याद दिलाइए कि आप कौन हैं: उनकी याद ताज़ा कराने के लिए एक या दो वाक्य लिखें। अपना नाम दें और साथ ही यह भी कि आपने किस(न) कक्षा(ओं) में उनसे पढ़ा। उनके साथ व्यक्तिगत अनुभव का भी उल्लेख करें। ^{[७]
X
रिसर्च सोर्स}
- अपने रिफ्रेशर को संक्षिप्त रखें। हालांकि आप ईमेल एंक्लोज़र में अपनी पृष्ठभूमि और उपलब्धियों का एक लंबा एक्स्प्लेनेशन दे सकते हैं।
- आप लिख सकती हैं, "मेरा नाम केटी विलियम्स है और मैंने अपने जूनियर और सीनियर साल में आपकी कथा-साहित्य लेखन कार्यशाला में भाग लिया था।“
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3
ईमेल भेजने का अपना उद्देश्य बताएं: उन्हें बताएं कि आपको रिकमंडेशन लेटर चाहिए। फिर, शैक्षिक कार्यक्रम, इंटर्नशिप, या जिस नौकरी के लिए आप आवेदन कर रहे हैं उसका विवरण दीजिये। ^{[८]
X
रिसर्च सोर्स}
- आप लिख सकते हैं, "मैं ग्रेजुएट कार्यक्रमों के लिए आवेदन कर रहा हूं और उम्मीद करता हूं कि आप मेरे लिए रिकमेंडेशन पत्र लिखेंगे।"
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4
अगले पैरा में उन्हें बताएं कि आपने पत्र लिखने के लिए उन्हें क्यों चुना है: शेयर करें कि उन्होंने आपके जीवन को कैसे प्रभावित किया, आपने उनसे क्या सीखा, या आप क्यों सोचते हैं कि उनके पत्र में ही अधिक वज़न होगा। अपने अनुरोध में थोड़ी चापलूसी शामिल करने को यह अच्छी जगह है। ^{[९]
X
रिसर्च सोर्स}
- आप लिख सकते हैं, "आपकी कक्षाओं ने मुझे एक लेखक के रूप में विकसित होने में मदद की। आपकी मदद के लिए धन्यवाद, मेरी कहानी प्रकाशन के लिए स्वीकार कर ली गई है। मैं मार्गदर्शन करने के लिए ऐसा कुशल, कल्पनाशील प्रशिक्षक होने के लिए आपका आभारी हूं।"
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5
बताएं आप एक नए पैराग्राफ में उनसे क्या कहने की उम्मीद करते हैं: उन्हें बताएं कि आपने अपनी उपलब्धियों, साथ ही साथ अपना रेज़्यूमे या सीवी के बारे में जानकारी संलग्न की है। उन्हें बताएं कि आपने किस प्रकार की जानकारी शामिल की है, जैसे कि आपके द्वारा ली गई कक्षाओं की एक सूची, आपके द्वारा किए गए काम, जो पुरस्कार जीते हैं, आपके द्वारा पूरी की गई सेवा, और जिन गतिविधियों में आपने भाग लिया है। ^{[१०]
X
रिसर्च सोर्स}
- आप लिख सकते हैं, "मैंने अपने रेज़्यूमे की एक कॉपी लगाई है और साथ ही मेरी हाल की उपलब्धियों की एक बुलेट सूची भी लगी है। यदि आप व्यक्तिगत रूप से बात करना चाहते हों तो मैं अपने काम पर चर्चा करने के लिए आपसे मिलकर प्रसन्न हूंगा।"
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6
रिकमंडेशन जमा करने के तरीक़े के बारे में एक लिंक या निर्देश शामिल करें: पत्र की देय तिथि और इसे कहां भेजना है यह बताइये। यह एक फ़िजिकल पता या एक डिजिटल पता हो सकता है। अगर वे इसे डिजिटल रूप से जमा कर रहे हैं, तो वह ईमेल पता या लिंक दीजिये जहां वे पत्र अपलोड कर सकते हैं। ^{[११]
X
रिसर्च सोर्स}
- उदाहरण के लिए, "रिकमंडेशन लेटर 15 जनवरी, 2019 को देय है। आप इसे myprogram@emailaddress.com पर भेज सकते हैं।"
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7
अपने अंतिम पैरा में उनके कंसीडरेशन (consideration) के लिए उनका धन्यवाद करें: उन्हें बताएं कि उन्होंने आपके अनुरोध को पढ़ने में जो समय लगाया और जो समय वह पत्र लिखने में व्यतीत करेंगे आप उसका सम्मान करते हैं। इसके अतिरिक्त, उनके प्रोफ़ेसर के रूप में प्रदान किए गए मार्गदर्शन के लिए धन्यवाद दें। ^{[१२]
X
रिसर्च सोर्स}
- उदाहरण के लिए, "इस अनुरोध को पढ़ने के लिए और आपने जो कुछ भी मुझे सिखाया है, उसके लिए धन्यवाद। आपने मेरे मार्गदर्शन में जो समय और ऊर्जा लगाई मैं वास्तव में उसके लिए आभारी हूं। मुझे उम्मीद है कि आप मेरा रिकमंडेशन लेटर लिखने पर विचार करेंगे।"
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8
ससम्मान समापन और अपने नाम के साथ ईमेल पर हस्ताक्षर करें: व्यावसायिक समापन का प्रयोग करें, जैसे "भवनिष्ठ’’, “आपका पूर्व छात्र," या "ससम्मान।" एक पंक्ति छोड़ें। फिर, अपना नाम लिखें। ^{[१३]
X
रिसर्च सोर्स}
- आप लिख सकती हैं, "भवनिष्ठ, केटी विलियम्स।"

विधि 3

विधि 3 का 3:

अपना ईमेल भेजना

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1
प्रोफ़ेशनल सबजेक्ट लाइन का उपयोग करें जो स्पष्ट रूप से आपके अनुरोध को बताता हो: प्रोफेसर को जानने दें कि आप रिकमंडेशन लेटर के लिए अनुरोध कर रहे हैं। यह उन्हें बताता है कि आपका ईमेल समय से है और उन्हें यह जानने दें कि उन्हें आपके ईमेल से क्या उम्मीद करनी है।
- आपकी सबजेक्ट लाइन में हो सकता है, "ग्रेजुएट स्कूल के लिए रिकमेंडेशन लेटर के लिए अनुरोध।"
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ईमेल की बॉडी (body) में अपने लिखित अनुरोध को शामिल करें: यह आपके प्रोफ़ेसर के लिए, आपके अनुरोध को पढ़ना आसान बनायेगा। अनुरोध को अटैचमेंट में न डालें, जो आपके प्रोफ़ेसर के लिए खोलना और पढ़ना कठिन हो। ^{[१४]
X
रिसर्च सोर्स}
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3
उपलब्धियों और अपने रेज़्यूमे या सीवी की एक सूची संलग्न करें: कोई फ़र्क़ नहीं पड़ता कि आपके प्रोफ़ेसर आपको कितनी अच्छी तरह से जानते हैं, यह संभावना नहीं है कि वे आपके बारे में सब कुछ याद रखेंगे। यदि उनके पास आपकी उपलब्धियों, कार्य इतिहास और शैक्षिक पृष्ठभूमि की सूची होगी, तो आपके प्रोफ़ेसर एक बेहतर पत्र लिखने में सक्षम होंगे। आपके अनुरोध से जोड़कर आपके प्रोफ़ेसर को आपके अनुरोध के साथ उनकी समीक्षा करने का अवसर मिलता है। ^{[१५]
X
रिसर्च सोर्स}
- बुलेट सूची बनाना आपके प्रोफ़ेसर के लिए क्विकली देखना आसान बनाता है।
- आप अपने काम के नमूने और अपने आवेदन निबंध का प्रारूप भी संलग्न कर सकते हैं। यह आपके प्रोफ़ेसर को आपके आवेदन को काट छांट करके पत्र को तैयार करने में मदद करेगा। ^{[१६]
  X
  रिसर्च सोर्स}
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4
देय तिथियों की सूची और पत्र कहां भेजना है यह जानकारी संलग्न करें: आपके पत्र में यह भेजना अच्छा होगा जिससे आपके प्रोफ़ेसर जान लेंगे कि पत्र कब देना है और उसे कहाँ भेजना है। लिखित पत्र के लिए पता और इलेक्ट्रॉनिक पत्र के लिए डिजिटल लिंक दीजिये। ^{[१७]
X
रिसर्च सोर्स}
- यदि कार्यक्रम रिकमंडेशन के लिए उपयोग हेतु कोई विशिष्ट फॉर्म चाहिए हो, तो इस फॉर्म को भी लगाइए। प्रोसेस को अपने प्रोफ़सर के लिए यथासंभव आसान बनाना महत्वपूर्ण है। ^{[१८]
  X
  रिसर्च सोर्स}

सलाह

अपने प्रोफ़ेसर को ईमेल अटैचमेंट में अपने रेज़्यूमे या सीवी की एक प्रति भेजें। अनुरोध में लिखिए कि आपने इसे उनके संदर्भ के लिए संलग्न किया है।
यदि आप अपने प्रोफ़ेसर को रिमाइन्डर भेजना चाहते हों कि रिकमंडेशन लेटर अभी देना है, तो उन्हें एक या दो सप्ताह पहले धन्यवाद नोट भेजें, जिसमें देय तिथि शामिल हो।
यदि आपको कम समय में ही रिकमंडेशन की आवश्यकता है, तो व्यक्तिगत रूप से बताना सबसे बढ़िया होता है। अगर आपको किसी ईमेल में निवेदन करना हो, तो यह स्पष्ट करें कि यदि वे नहीं भी लिख पाएंगे तो भी आप उनकी मजबूरी समझ जाएँगे।
यदि आप कर सकते हैं, तो अपने प्रोफेसरों से व्यक्तिगत रूप से रिकमंडेशन करने को कहें। इसे आम तौर पर अधिक व्यक्तिगत और विनम्र माना जाता है। ^{[१९]
X
रिसर्च सोर्स}

चेतावनी

कुछ प्रोफ़ेसर व्यक्तिगत रूप से रिकमंडेशन लेटर देने के लिए पूछा जाना अधिक पसंद करते हैं। प्रोफ़ेसर की पसंद के अनुसार कम्यूनिकेशन मीडियम चुनिये।
याद रखें कि प्रोफ़ेसर रिकमंडेशन लेटर लिखने के लिए बाध्य नहीं हैं। वे केवल उन छात्रों के लिए पत्र लिखना चाहते हैं जिन्हें वे अच्छी तरह से जानते हैं।
भेजे जाने से पहले पत्र को पढ़वाने के लिए मत कहें। यह उचित नहीं माना जाता है।

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लॉग इन

कैसे ई मेल द्वारा अपने प्रोफेसर से रिकमंडेशन लेटर लिखने के लिए कहें

चरण

समय से अनुरोध करना

ईमेल लिखना

अपना ईमेल भेजना

सलाह

चेतावनी

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