कैसे एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें

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सहयोगी लेखक द्वारा विकीहाउ स्टाफ

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किसी भी एक्सेल (Excel) फाइल को पीडीएफ (PDF) फाइल में बदलने से, जो भी चाहे इसे खोल सकता है, फिर भले ही उनके पास ऑफिस (Office) इंस्टॉल हो, या ना हो। इसकी मदद से प्रिंटिंग (printing) और एक्सेल स्प्रेडशीट (Excel spreadsheet) का वितरण भी आसान हो जाता है। एक्सेल आपको सीधे प्रोग्राम के अंदर ही इसका पीडीएफ (PDF) वर्जन बनाने देता है, लेकिन यदि आप किसी एक्सेल फाइल को पीडीएफ में तो बदलना चाहते हैं, लेकिन आपके पास एक्सेल ही ना हो, तब आप किसी ऑनलाइन कन्वर्जन सर्विस (online conversion service) का भी इस्तेमाल कर सकते हैं।

विधि 1
विधि 1 का 2:

एक्सेल इस्तेमाल करना (विंडोज के लिए)

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    आप स्प्रेडशीट (spreadsheet) के जिस भाग को पीडीएफ में बदलना चाहते हैं, उसे चुनें (वैकल्पिक): यदि स्प्रेडशीट का कोई ऐसा भाग है, जिसे आप पीडीएफ (PDF) में पाना चाहते हैं, तो इसे चुनें। अन्यथा, अगले स्टेप पर जाएँ।
    • इस बात को ध्यान में रखें, कि पीडीएफ फाइल को वापस एक्सेल शीट में आसानी से नहीं बदला जा सकता, लेकिन इस विधि के जरिये आपकी असली फाइल की एक कॉपी जरुर सुरक्षित रहेगी।
  2. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    यदि आप एक्सेल के पुराने वर्जन का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो "File" मेन्यू क्लिक करें।
  3. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    यदि आप एक्सेल 2010 (Excel 2010) या इससे नए वर्जन का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो फिर "Save As" को क्लिक करें।
  4. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    यदि आप एक्सेल 2010 या इसके नवीन वर्जन का इस्तेमाल करते हैं, तो फिर "Save As" विंडो में "Save as type" ड्रॉप-डाउन मेन्यू से "PDF" चुनें।
  5. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    Options... बटन क्लिक करें: ये आपको आपके द्वारा तैयार की जा रही पीडीएफ फाइल की सेटिंग को एडजस्ट करने देगा।
  6. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    इस ऑप्शन (Options) विंडो में, आप इसमें शामिल करने वाले पेज की संख्या, आपके चुने हुए भाग को पीडीएफ में शामिल करना है, एक पूरी वर्कबुक (workbook) या फिर सिर्फ एक एक्टिव शीट और क्या इसमें असली डॉक्यूमेंट की प्रॉपर्टीज शामिल करना है या नहीं, ये सब कुछ चुन सकते हैं।
    • जब आप पूरी तरह संतुष्ट हो जाएँ, तो OK क्लिक करें।
  7. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    Options... बटन के ऊपर, आप आपकी पीडीएफ में क्या बदलना चाहते हैं, चुन सकते हैं। ज्यादातर लोग यदि स्प्रेडशीट बहुत बड़ी नहीं है, तो फिर इसे "Standard" ही रहने देते हैं।
  8. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    आपकी पीडीएफ (PDF) को एक नाम दें और फिर आपकी पीडीएफ को तैयार करने के लिए Publish बटन ( Save यदि आप 2010 या नवीन इस्तेमाल कर रहे हैं) क्लिक करें।
  9. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    पीडीएफ (PDF) के तैयार होते ही, ये बाय-डिफ़ॉल्ट ही खुल जाती है, तो आप इसका अवलोकन कर सकते हैं। यदि आप पीडीएफ फाइल को नहीं खोल पा रहे हैं, तो शायद आपके पास पीडीएफ रीडर (PDF reader) इंस्टॉल नहीं है। [१]
    • जैसे कि अब पीडीएफ में कोई बदलाव कर पाना संभव नहीं है, लेकिन यदि आप अभी पीडीएफ (PDF) में कुछ भी बदलाव करना चाह रहे हैं, तो बेहतर होगा कि आप इन बदलावों को वापस एक्सेल पर कर लें और फिर एक नई पीडीएफ तैयार कर लें।
विधि 2
विधि 2 का 2:

एक्सेल 2011 (मैक) इस्तेमाल करना

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  1. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    आपकी शीट्स पर सारे हैडर (headers) और फुटर (footers) के एक-समान होने की पुष्टि करें (वैकल्पिक): एक्सेल 2011 (Excel 2011) केवल तभी आपकी शीट्स को एक पीडीएफ फाइल में सेव करता है, जब कि हर एक फाइल के हैडर और फुटर एक-समान हों। यदि ये सारे एक जैसे नहीं हैं, तो हर एक शीट, एक अलग पीडीएफ डॉक्यूमेंट की तरह बन जाएगी, लेकिन यदि आप बाद में चाहें, तो इन्हें एक-साथ मर्ज (जोड़) जरुर कर सकती हैं। [२]
    • इन सभी शीट्स को आपको वर्कबुक (workbook) में चुनें। सारी शीट्स को चुनने के लिए, सबसे पहली शीट के लिए टैब क्लिक करें, शिफ्ट (Shift) को दबाकर रखें और फिर आखिरी शीट के टैब पर क्लिक करें।
    • लेआउट (Layout) टैब क्लिक करें और फिर "Header & Footer" क्लिक करें।
    • सारी शीट्स के हैडर और फुटर को एडिट करने के लिए, Customize Header... और Customize Footer... बटन्स क्लिक करें।
  2. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    आप स्प्रेडशीट के जिस भाग को पीडीएफ में बदलना चाहते हैं, उसे चुनें (वैकल्पिक): यदि स्प्रेडशीट का कोई ऐसा भाग है, जिसे आप पीडीएफ में पाना चाहते हैं, तो इसे चुनें। अन्यथा, अगले स्टेप पर जाएँ।
    • इस बात को ध्यान में रखें, कि पीडीएफ फाइल को वापस आसानी से एक्सेल शीट में नहीं बदला जा सकता, लेकिन इस विधि से आपकी असली फाइल की एक कॉपी जरुर सुरक्षित रहेगी।
  3. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    आप इस फाइल को जिस भी जगह सेव करना चाहते हैं, उसे ब्राउज करें, और फिर इस फाइल को एक नाम दें।
  4. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    Format पुल-डाउन मेन्यू (pull-down menu) क्लिक करें और फिर "PDF" चुनें: इससे आपकी स्प्रेडशीट की एक कॉपी एक पीडीएफ फाइल की तरह सेव हो जाएगी।
  5. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    विंडो में नीचे, आप "Workbook", "Sheet" या "Selection" के बीच में से कुछ भी चुन सकते हैं।
  6. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    Save क्लिक करें: यदि हैडर और फुटर एक-दूसरे से मेल नहीं खाते होंगे, तो सबके लिए अलग-अलग पीडीएफ फाइल तैयार हो जाएँगी। एक बात पर गौर कीजिये, कि भले ही आपकी शीट के हैडर और फुटर के मेल खाती हों, लेकिन इसके बाबजूद भी अक्सर अलग-अलग पीडीएफ बन जाती है।
  7. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    अलग-अलग तैयार हुई पीडीएफ (PDF) फाइल्स को एक फाइल में जोड़ लें (वैकल्पिक): यदि इस प्रक्रिया के परिणामस्वरूप अलग-अलग पीडीएफ फाइल तैयार हो गई हैं तो फिर आप उन्हें एडोबी एक्रोबेट प्रो (Adobe Acrobat Pro) की मदद से फ़ौरन ही एक कर सकते हैं।
    • उस फोल्डर को खोलें, जिसमें तैयार हुई सारी पीडीएफ फाइल स्टोर हैं और फिर उन सभी फाइल्स को चुन लें, जिन्हें मर्ज (merge) करना कहते हैं।
    • File मेन्यू क्लिक करें और "Create" → "Combine Files into Single PDF" चुनें।
  8. Watermark wikiHow to एक्सेल (Excel) को पीडीएफ (PDF) में बदलें
    पीडीएफ फाइल पर डबल क्लिक करें। इससे ये फाइल प्रीव्यू (Preview) में खुल जाएगी, जिस पर आप इसे पहले अच्छी तरह से देख सकते हैं। जैसे कि अब पीडीएफ में कोई बदलाव कर पाना संभव नहीं है, लेकिन यदि आप अभी पीडीएफ में कुछ भी बदलाव करना चाह रहे हैं, तो बेहतर होगा कि आप इन बदलावों को एक्सेल पर ही कर लें और फिर एक नई पीडीएफ तैयार कर लें।

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रेफरेन्स

  1. ↑ http://www.extendoffice.com/documents/excel/827-excel-save-selection-workbook-as-pdf.html
  2. ↑ http://studerende.au.dk/fileadmin/www.asb.dk/servicekatalog/IT/Microsoft_Office/Excel/Excel_to_PDF_Mac.pdf

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