चरण
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एक काग़ज़ लीजिये और उस पर दो कॉलम बनाइये: बाएँ कॉलम में लिखिए “आवश्यकताएँ” और दाहिने में, “मेरे कौशल”। जॉब एप्लीकेशन को ध्यान से पढ़िये और काम की आवश्यकताओं को जान लीजिये। उसके बाद उनकी तुलना अपने रिज़्युमे में दिये गए अपने कौशल और अनुभव से करिए।
- बाएँ कॉलम में काम के लिए वांछित आवश्यकतायें और कौशल लिखिए।
- दाहिने कॉलम में अपने रिज़्युमे से वे पॉइंट्स लिखिए जो उनसे मेल खाते हों।
- उन पॉइंट्स को तथा काम की आवश्यकताओं को परस्पर सम्बद्ध कर लेने से, आपको कवर पत्र में महत्वपूर्ण जानकारी शीघ्रता और प्रभावशाली ढंग से उपलब्ध कराने में सहायता मिलेगी।
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अपने पत्र की शुरुआत सबसे ऊपर अपनी संपर्क जानकारी दे कर करें: आप चाहेंगे कि आपके संभावित नियोजक को आपसे संपर्क करने तथा यह जानने में कि आप कौन हैं, यथा संभव आसानी हो जाये। अपना पत्र शुरू करने से पहले यह सुनिश्चित करिए कि आपके पास उचित लेटरहेड है।
- सुनिश्चित करिए कि डॉकयुमेंट बाईं ओर अलाइंड है।
- शामिल करिए, मौजूदा तिथि, फिर स्पेस के बाद अपनी संपर्क जानकारी:
- नाम
- पता
- फ़ोन नंबर
- ईमेल पता
- व्यक्तिगत वेबसाइट (यदि हो तो)
- लिंक्ड इन प्रोफ़ाइल
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कंपनी की जानकारी शामिल करें: अपनी जानकारी देने के बाद, आपको उस नियोक्ता का नाम देना है जिसके पास आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, उसका पद, कंपनी का नाम और पता। [१] X रिसर्च सोर्स
- जिस कंपनी में आवेदन कर रहे हैं उसकी संपर्क जानकारी देने से आप यह स्पष्ट करते हैं कि आपने समय निकाल कर उस कंपनी को, विशेषकर यह पत्र या आवेदन लिखा है, तथा उस पद के संबंध में नियोजन प्रबन्धक के बारे में रिसर्च भी की है।
- आपकी पहले से की गई तैयारी आपको उन अधिकांश आवेदकों से आगे कर देगी जिनके पत्र स्पष्ट रूप से जेनरिक, कट और पेस्ट होंगे, और उससे यह भी दिखेगा कि आप समर्पित हैं।
- यदि आपको नियोजन प्रबन्धक का नाम नहीं मालूम हो, तब उसका पता लगाने के लिए कंपनी की वेबसाइट देखिये। लिंक्ड इन पर जाइए, या ट्विट्टर तक पर ढूंढिए। यदि आपको नाम सही-सही न पता चल पाये, तब देखिये कि क्या आपको उस विभाग के विभागाध्यक्ष का नाम पता चलता है जिसमें आप आवेदन कर रहे हैं। यदि कोई सफलता न मिले और आपको नाम नहीं ही पता चले, तब कवर पत्र को विभाग के नियोजन प्रबन्धक के लिए लिखना भी ठीक ही होगा। उदाहरण: “[विभाग] नियोजन प्रबन्धक”।
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पत्र उसी को प्रेषित करिए जिसे आप लिख रहे हों: सबसे पहले, आप औपचारिक होना चाहेंगे और इसलिए उचित पते से शुरुआत करिए। पता ऐसे मत लिखिए “जिसके लिए भी उचित हो”, क्योंकि यह अनौपचारिक और जेनरिक है, तथा इससे यह लगता है कि आपने कंपनी की पूरी रिसर्च नहीं की है।
- एक बार फिर, अगर आपके पास नियोजन प्रबन्धक का नाम नहीं है, तो “प्रिय (विभाग) नियोजन प्रबन्धक” से काम चल जाएगा।
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दिलचस्प पहला पैराग्राफ लिखिए: नियोक्ता (Employers) बहुत से कवर लेटर पढ़ते हैं, और अधिकांश समय हायरिंग मैनेजर (hiring manager) उन्हें जल्दी से देखेंगे और तय करेंगे कि आपका पत्र “रखना” है या कूड़े की बाल्टी में डालना है। कम महत्व की बातों से शुरुआत मत करिए, अपने एप्लीकेशन लेटर को समाचार लेख की तरह समझिए। [२] X रिसर्च सोर्स
- एक मज़बूत, घोषणात्मक वक्तव्य से शुरुआत करिए जिससे आपके पाठक को लगे कि आप [कंपनी] में [पद] के लिए आवेदन करने में उत्साहित हैं।
- संक्षेप में, ख़ास तौर से, यह बताइये कि उस पद की ओर आप क्यों आकर्षित हुये। कंपनी के बारे में आपको क्या अच्छा लगता है? कोई उदाहरण दीजिये, और कंपनी की औपचारिकता पर यह निर्भर करेगा कि आप किस हद तक विवादास्पद होने का जोखिम उठा सकते हैं।
- प्रबन्धक को दिखाइए कि आप न केवल कंपनी के काम से परिचित हैं, बल्कि उसी शैली में लिख कर यह भी दिखाइए कि आप पद के लिए उचित पात्र भी हैं।
- उदाहरण के लिए: यदि अप किसी ऐसी कंपनी में आवेदन कर रहे हैं जो समाचार लेख लिखती है, तब वही शैली अपनाने की कोशिश करिए जो उन लेखों में प्रयोग होती है। क्या वे गंभीर हैं, क्या वे हास्य का पुट डालते हैं? यदि वह कोई अधिक औपचारिक कंपनी हो, जैसे कि कोई बड़ी मार्केटिंग फ़र्म या वित्तीय संस्थान, शायद आप भी अधिक प्रामाणिक दिखना चाहेंगे, मगर सदैव विनम्र ही बने रहिए।
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लिखिए कि जिस पद के लिए आप आवेदन कर रहे हैं उसका पता कहाँ चला: आवेदन करने से पहले, कुछ रिसर्च करिए और पता लगाइए कि क्या आप कंपनी में किसी को जानते हैं। कोई अंदरूनी परिचित होना, हमेशा ही अच्छा होता है, और अगर उस कर्मचारी की अनुमति हो तो नाम बता देने में कोई हर्ज नहीं है।
- यदि कंपनी में आपका कोई परिचित नहीं भी हो, तब भी यह अवश्य लिखिए कि आपको आवेदन कहाँ से मिला, जैसे कि किसी जॉब साइट से, कंपनी की साइट से, अख़बार से आदि।
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स्पष्ट करिए कि आपको काम पर रखने से नियोक्ता को किस प्रकार लाभ होगा: आप यह तो नहीं बताना चाहेंगे कि नौकरी मिलने से आपको कितना लाभ होगा। कोई कारण होगा तभी वह जगह खाली है, कोई समस्या होगी जिसे सुलझाना आवश्यक होगा। आप यहाँ उसे सुलझाने के लिए हैं।
- अपनी उपलब्धियों और अनुभव पर ध्यान दीजिये और एक या दो ऐसे उदाहरणों को खोज निकालिए जिनके बारे में आप बता सकते हों। इनसे यह स्पष्ट होगा कि आप उस भूमिका में क्यों चमकेंगे।
- जैसे कि, अगर आपको लगता है कि उस पद कि लिए कोई ऐसा चाहिए जो टीम का नेतृत्व कर सके और एक साथ कई प्रोजेक्ट्स संभाल सके, तब अपनी उपलब्धियों को देखिये कि क्या आपका कोई ऐसा अनुभव है जिससे इस समस्या का समाधान हो सकता है। अगर पहले आपने किसी टीम के सदस्यों का नेतृत्व किया है, तब संक्षेप में अपने नेतृत्व कौशल की चर्चा करिए जिससे अनेक प्रोजेक्टों में उत्पादकता बढ़ सकी।
- जब भी आप अंक और संख्याएँ बता सकें, अवश्य बताइये। जब आप यह बताएंगे कि किस प्रकार आपको नौकरी देने से नियोक्ता को लाभ होगा, उन संख्याओं को बताने का प्रयास करिए जिनसे पता चले कि कैसे आपके नेतृत्व के कारण कहीं पर प्राप्तियाँ बढ़ीं या ख़र्चों में कटौती हुई।
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अपनी क्षमताएँ, क्वालिफ़िकेशन्स और अनुभव के बारे में बताइये: दूसरे पैराग्राफ़ में आप काम की क्वालिफ़िकेशन्स को अपनी क्षमताओं से मैच कराना चाहेंगे, ताकि आप दिखा सकें कि आप उस भूमिका के लिए क्यों सही हैं।
- अपनी क्वालिफ़िकेशन्स तथा कौशल का स्पष्टीकरण देने के लिए अपने सीवी या रिज़्युमे, के कौशल प्रभाग की रूपरेखा में से संदर्भ दीजिये।
- उन किस्सों के बारे में सोचिए, जिनका आप ज़िक्र कर सकते हैं, उन समस्याओं के समाधान के लिए, जो उस कंपनी के सामने हों, जहां आप आवेदन कर रहे हों।
- अपने कैरियर के सबसे प्रासंगिक पक्ष को शामिल करिए। हालांकि हाल की उपलब्धियां शुरू करने के लिए अच्छी बात हो सकती हैं, मगर हो सकता है कि आपने अतीत में ऐसा कुछ किया हो जो उनकी आवश्यकताओं के बिलकुल अनुरूप हो; अतीत में दूर तक जाने में भी हिचकिचाइए मत।
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अपना वह पक्ष दिखाइए जो रिज़्युमे में न हो: कोई भी नियोजन प्रबन्धक आपके सीवी या रिज़्युमे पढ़ कर जान सकता है कि आपने पिछली नौकरियों में क्या किया है। आप नियोजन प्रबन्धक को उन उपलब्धियों के पीछे का आदमी दिखाना चाहते हैं। [३] X रिसर्च सोर्स
- एक या दो वाक्यों में बताइये कि कंपनी ने आपको व्यक्तिगत तौर पर कैसे प्रभावित किया है। यदि अप अपने मनचाहे काम के लिए आवेदन कर रहे हैं, संभावना यह है कि कंपनी ने किसी न किसी तरह आपके जीवन को प्रभावित किया ही होगा।
- बहुत विस्तार में मत जाइए, और संक्षेप में ही कहिए। मगर कहानी के द्वारा अपने मानवीय पक्ष को दिखा कर, आप यह स्पष्ट करते हैं कि आप काग़ज़ पर लिखे तथ्यों से अधिक भी कुछ हैं।
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संक्षेप में, एक वाक्य में बताइये कि आप क्यों उस नौकरी के लिए बिलकुल उचित उम्मीदवार हैं: आवेदनपत्र का सही समापन आपके पत्र का बहुत ही महत्वपूर्ण भाग होता है क्योंकि उससे आपको साक्षात्कार की उम्मीद हो सकती है। [४] X रिसर्च सोर्स
- जब आप यह समझाएँ कि आप कैसे कंपनी के लिए योगदान कर सकते हैं, तब स्वयं को नियोजन प्रबन्धक की जगह पर रख कर विचार करिएगा। बात आपके योगदान द्वारा कंपनी को मदद करने की है, न कि कंपनी के द्वारा आपको।
- स्वयं से पूछिये कि यदि आपको किसी को काम पर रखना होता तब आप उस आवेदक में क्या गुण चाहते।
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नियोजन प्रबन्धक को संपर्क करने के लिए आमंत्रित करिए: पाठक को सूचित करिए कि पद के बारे में और बातें करके आपको प्रसन्नता होगी और अपनी संपर्क जानकारी पुनः उपलब्ध कराइये। [५] X रिसर्च सोर्स
- आप अपने पत्र को, नियोजन प्रबन्धक को धन्यवाद दे कर तथा यह लिख कर, परिपूर्ण कर सकते हैं “आपकी पहली सुविधा पर आपसे सूचना पाने की अपेक्षा में”।
- यदि आपको लगता है कि आप उस पद के लिए उचित पात्र हैं, तब नियोजन प्रबन्धक से संपर्क करने के लिए केवल कहिए मत। यह बता कर कि आप उससे आगे कुछ सुनने की अपेक्षा कर रहे हैं, (घमंडी हुये बिना) कुछ आत्मविश्वास प्रदर्शित करिए।
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समापन: उचित क्या है, इस जानकारी के बिना, समापन या तो करने के बाद का विचार लग सकता है या बहुत परेशानी का कारण बन सकता है। “भवदीय” या सीधा सादा “सादर” इस्तेमाल किया जा सकता है।
- बहुत औपचारिक होने से यहाँ आपको नुकसान हो सकता है क्योंकि या तो आप धूर्त लगेंगे या वह आपके पत्र की शैली से मेल नहीं खाएगा।
- ”सादर” या “शुभकामनाएँ” लिख कर, आप सम्मान प्रदर्शित करते हैं और ऐसा नहीं लगता है कि आप प्रेमपत्र लिख रहे हैं। [६] X रिसर्च सोर्स इसके स्थान पर “चीयर्स” जैसा कुछ लिखने से बहुत अनौपचारिक लगेगा और लग सकता है कि आप धृष्ट हैं।
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नीचे अपना नाम लिखिए: समापन के बाद, अंतिम पंक्ति में अपना नाम लिखिए, और हस्ताक्षर के बारे में भी विचार करिए।
- अगर आपने अपने वर्ड प्रोसेसर में हस्ताक्षर सेट-अप किए हैं, तब अपने नाम के नीचे उसे डाल सकते हैं।
- उसके स्थान पर, आप अपने पत्र को छाप लीजिये और चाहें तो हाथ से उस पर पर हस्ताक्षर कर दीजिये। हालांकि इस तरीके से, आपको अपने पत्र को वापस अपने कंप्यूटर पर स्कैन करना होगा।
- हस्ताक्षर की सदैव आवश्यकता नहीं होती है।
सलाह
- आपका पत्र स्पष्ट और सटीक होना चाहिए। इसी प्रलेख के आधार पर नियोक्ता पर आपका पहला प्रभाव पड़ता है।
- यह देखने के लिए जाँचिए कि पत्र औपचारिक ही रहे और उसमें किसी प्रकार की अभद्र या अनौपचारिक भाषा न आने पाये।
- दोबारा जँचिए कि वर्तनी और व्याकरण सही इस्तेमाल हुआ हो। पैराग्राफ़ और पंक्चुएशन का इस्तेमाल करिए।
- तीन पैराग्राफ़ तक ही सीमित रहिए, और कभी भी एक पृष्ठ से आगे मत बढ़िए। संभावना यही है कि नियोजन प्रबन्धक प्रासंगिक जानकारी के लिए वास्तव में पूरे पत्र को पढ़ने से पहले आपके पत्र पर नज़र डालेंगे।
- यह देखने के लिए कि कोई ग़लती रह तो नहीं गई है, किसी परिजन या मित्र से पहले उस पत्र को पढ़वाइए।
- किसी प्रासंगिक फॉन्ट का उपयोग करिए। एरियल या टाइम्स न्यू रोमन इस्तेमाल कर सकते हैं। कॉमिक सैन्स जैसे मज़ाकिया फॉन्ट का इस्तेमाल मत करिए, क्योंकि पेशेवर अंदाज़ की कमी दिखाते हुये, ये फॉन्ट आपके पत्र की प्रतिष्ठा तुरंत ही धूल धूसरित कर देंगे। कुछ विचित्र काम होते हैं, जहां अजीब फॉन्ट चल सकते हैं, मगर ये विरल होते हैं। जोखिम मत ही लीजिये।
- अगर हो तो, संदर्भ का फ़ोन नंबर, ईमेल पता और नाम शामिल कर दीजिये।
- हाथ से लिखने की अपेक्षा, पत्र को टाइप करना बेहतर होता है क्योंकि यह हाथ से लिखे पत्र की अपेक्षा अधिक औपचारिक लगता है, पढ़ने में आसान होता है, जिससे संभावना बढ़ जाती है कि आपका पत्र पढ़ा जाएगा।
- उसके स्थान पर, किसी से अपने लिए अनुमोदन टाइप कराइए और जब नियोक्ता को अपना सीवी या रिज़्युमे दें तब उसे, उसमें शामिल करिए।
चेतावनी
- अपने पत्र में यह मान मत लीजिये कि आपको नौकरी मिल ही जाएगी। ऐसा कहने से बचिए, जैसे कि आप अभी से कंपनी में काम करने लगे हैं जैसे “जब आप मुझे नौकरी दे देंगे, मैं यह चीज़ें करूंगा”।
- आपका आवेदन पत्र आपके सीवी (CV) या रिज़्युमे की पुनरावृत्ति नहीं होनी चाहिए।
रेफरेन्स
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/723/03/
- ↑ http://www.slate.com/articles/business/moneybox/2013/08/cover_letter_writing_advice_how_to_write_a_cover_letter_for_an_entry_level.html
- ↑ https://www.themuse.com/advice/the-cover-letters-that-make-hiring-managers-smile-then-call-you
- ↑ https://www.themuse.com/advice/3-cover-letter-closing-lines-that-make-hiring-managers-grimace-plus-better-options
- ↑ https://www.themuse.com/advice/3-cover-letter-closing-lines-that-make-hiring-managers-grimace-plus-better-options
- ↑ http://susanireland.com/letter/how-to/close-cover-letter-with-sign-off/
