कैसे प्रस्ताव (proposal) लिखें

सहयोगी लेखक द्वारा Dave Labowitz

एक अच्छा प्रस्ताव या प्रपोजल (proposal) लिखना कई लिहाज से जरूरी होता है, व्यवसाय, स्कूल और बिजनस मैनेजमेंट से लेकर जियॉलॉजी (geology) सभी के लिए यह काफी महत्वपूर्ण योग्यता मानी जाती है। उपयुक्त लोगों को सूचना देकर उनका समर्थन प्राप्त करना एक अच्छे प्रपोजल का लक्ष्य है। अगर आप अपने विचारों और सुझावों को स्पष्ट रूप से, संक्षिप्त में, और आकर्षक रूप से पेश करेंगे, तो संभवतः लोग इनका समर्थन करेंगे। एक प्रभावी और आकर्षक प्रपोजल लिखने की जानकारी कई कार्यक्षेत्र में सफलता प्राप्ति के लिए आवश्यक है। प्रपोजल अनेक प्रकार के होते हैं, जैसे साइंस प्रपोजल और बुक प्रपोजल (book proposals), लेकिन बेसिक गाइडलाइन सभी प्रपोजल्स के लिए एक ही है।

विधि 1

विधि 1 का 2:

अपने प्रपोजल की योजना बनाना

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1
अपने ऑडीअन्स को परिभाषित करें: प्रपोजल लिखने से पहले आप अपने ऑडीअन्स के बारे में विचार करें और यह निश्चित करें कि वह आपके विषय के बारे में क्या जानते हैं और क्या नहीं। इससे आप अपने विषय पर ध्यान केंद्रित करके उन्हें सबसे असरदार तरीके से पेश कर सकते हैं। आप यह मानकर चल सकते हैं कि आपके ऑडीअन्स व्यस्त रहेंगे, भाग-दौड़ में पढ़ेंगे (या नज़र डालेंगे) और आपके विचारों को अहम महत्व देने को पहले से प्रवृत्त नहीं होंगे। कुशलता और प्रत्यायक बनना महत्वपूर्ण होगा। ^{[१]
X
रिसर्च सोर्स} ^{[२]
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रिसर्च सोर्स}
- आपका प्रपोजल कौन पढ़ेंगा? उनको आपके विषय के बारे में कितनी जानकारी हो सकती है? अपने विषय के बारे में आप क्या परिभाषा या अधिक जानकारी देना आवश्यक मानते हैं?
- अपने प्रपोजल से अपने ऑडीअन्स को आप क्या देना चाहेंगे? अपने ऑडीअन्स को आप क्या जानकारी देना चाहेंगे जिससे वह वही निर्णय लेंगे जो आप चाहते हैं?
- अपने शब्द स्पष्ट लिखें ताकि आप अपने ऑडीअन्स को उम्मीदों और कामनाओं से परिचय करवा सकें। वह क्या सुनना चाहेंगे? उन्हें विषय के बारे में परिचय देने का सबसे उचित तरीका क्या है? आप अपने विषय के बारे में ऑडीअन्स को कैसे समझा पायेंगे?
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2
अपने विषय को ठीक तरह परिभाषित करें: आप अपने विषय के बारे में स्पष्ट तो होंगे ही, परंतु क्या आपके ऑडीअन्स भी विषय से परिचित हैं? साथ ही, क्या आपके ऑडीअन्स को विश्वास है कि आपको उस विषय का ज्ञान है? आप अपने “लोकाचार (ethos),” या रचनात्मक छवि (writing persona) को प्रपोजल में, प्रमाण और वर्णन से, अपने दावे को समर्थन दे सकते हैं। ^{[३]
X
रिसर्च सोर्स} अपने विषय का उचित समायोजन करने से, अपने ऑडीअन्स को आप यक़ीन दिला सकते हैं कि आप इस विषय के बारे में जानकारी देने के सही हकदार हैं। नीचे दिए गए योजना के बारे में ज़रूर विचार करें:
- आपका विषय किन परिस्थितियों में लागू हो सकता है?
- इस विषय को चुनने के पीछे क्या कारण हैं?
- क्या आप निश्चिंत हैं कि यही सही कारण है, बाकी नहीं? आप इसकी कैसे पुष्टि करेंगे?
- क्या इससे पहले किसी और व्यक्ति ने भी इस विषय के बारे में जानकारी हासिल करने कि कोशिश की है?
- अगर जवाब हाँ है: क्या वह सफल हुए हैं? क्यों?
- अगर जवाब नहीं है: क्यों सफल नहीं हुए हैं?
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3
अपने सुझाव की परिभाषा करें: सुझाव समझने में सरल और आसान होना चाहिए। जब आप विषय का परिचय निर्धारित कर लेते हैं, तो उसे कैसे स्पष्ट करना चाहेंगे? जितना हो सके विषय को सीमित (और मुमकिन) रखें। ^{[४]
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रिसर्च सोर्स}
- अपने प्रपोजल में एक मसले की परिभाषा “और” उसका सुझाव देना आवश्यक है, जिससे रसहीन, संशयी ऑडीअन्स आपके प्रपोजल का समर्थन कर सकें। ^{[५]
  X
  रिसर्च सोर्स} अपने ऑडीअन्स के मन को जीतना इतना आसान नहीं होगा। क्या आपका सुझाव तार्किक और सहज है? अपने सुझाव को अमल करने का घटनाक्रम क्या है?
- अपने सुझाव को उद्देश्य की तरह लिहाज करने की कोशिश करें। आपका प्राथमिक उद्देश्य वह लक्ष्य है जिसे आपको अपने प्रॉजेक्ट में सिद्ध करना अनिवार्य है। माध्यमिक उद्देश्य वह लक्ष्य हैं जिसे आप सिद्ध करने की उम्मीद करते हैं।
- अपने सुझाव को “नतीजा” (outcomes) और “प्रदेय” (deliverables) के रूप में समझना एक और लाभदायक तरीका है। अपने उद्देश्य के नतीजे परिमाणित अंत हैं। उदाहरण के लिए, अगर आपका प्रपोजल किसी बिजनस प्रॉजेक्ट के लिए है और आपका उद्देश्य “मुनाफा बढ़ाना” है, तो आपका नतीजा “रु. 1,00,000 का मुनाफा कमाना” हो सकता है। प्रदेय ऐसे उत्पाद या सेवा हैं जिसे आप अपने प्रॉजेक्ट के साथ “प्रदान” करते हैं। उदाहरण के लिए, विज्ञान प्रॉजेक्ट के प्रपोजल में एक नई दवाई या टीका (vaccine) को “प्रदान” करने का विवरण हो सकता है। ऑडीअन्स प्रपोजल में नतीजे और प्रदेय की खोज करते हैं, क्योंकि किसी प्रॉजेक्ट का “मूल्य” तय करने के लिए यह सबसे आसान तरीकों में से एक माना जाता है। ^{[६]
  X
  रिसर्च सोर्स}
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4
लिखने की शैली का ध्यान रखें: अपने प्रपोजल और ऑडीअन्स के मुताबिक आपको उचित शैली अपनानी पड़ेगी। आपके ऑडीअन्स की क्या अपेक्षा है? क्या ऑडीअन्स आपके मसले से सहमत हैं?
- शब्दावली (विशिष्ट तकनीकी बोली) अपनाने के बारे में ध्यान रखें। प्रभावशाली रचना शब्दावली (jargon) मुक्त होते हैं जब तक आप किसी विषय को शब्दावली के बिना वर्णन नहीं कर सकते। “श्रमिक संख्या की असंतुलन में सुधार” और “कर्मचारियों को जाने देना” के बीच में अंतर का विचार करें। द्वितीय तथ्य न सिर्फ स्पष्ट और प्रासंगिक है, यह कम शब्दों का इस्तेमाल करता है, ताकि अपने विचारों के बारे में आप ज़्यादा विवरण दे सकते हैं। ^{[७]
  X
  रिसर्च सोर्स}
- आप लोगों को कैसे यक़ीन दिला सकते हैं? प्रपोजल को विश्वसनीय बनाने के लिए भावुक गुहार का प्रयोग करें, पर इसके लिए अपने दलील को तथ्य के आधार पर निर्भर होना चाहिए। उदाहरण के लिए, बाघ संरक्षण के प्रपोजल में आप चर्चा कर सकते हैं कि कितना दुखद होगा जब आने वाली पीढ़ी के बच्चे कभी बाघ नहीं देख पाएंगे, पर यह “रुकना” नहीं चाहिए। इस दलील को विश्वसनीय बनाने के लिए तथ्य और सुझाव के आधार पर निर्भर होना चाहिए।
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5
सारांश लिखें: यह निर्णायक प्रपोजल का हिस्सा नहीं बनेगा, मगर यह आपको अपने विचारों को संगठित करने में मदद करेगा। निश्चित करें कि प्रपोजल शुरू करने से पहले आप उपयुक्त विवरण से परिचित हैं। ^{[८]
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रिसर्च सोर्स}
- अपने सारांश में आपका मसला, आपका सुझाव, कैसे इसका समाधान निकालेंगे, आपका सुझाव क्यों उचित है, और एक समाप्ति शामिल होनी चाहिए। अगर आप एक कार्यकारी (executive) प्रपोजल तैयार कर रहे हैं, तो आपको बज़ट विश्लेषण और व्यवस्थापन जानकारी को प्रपोजल में शामिल करना होगा।

विधि 2

विधि 2 का 2:

अपने प्रपोजल को लिखना

आर्टिकल डाउनलोड करें

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1
मजबूत परिचय से प्रारंभ करें: एक आँकड़े के साथ शुरू करें। आदर्शतः, पहले आँकड़े से आप अपने ऑडीअन्स को मंत्रमुग्ध करना चाहेंगे। अपने प्रपोजल को जितना हो सके उतना अर्थ पूर्ण और उपयोगी बनाने की कोशिश करें। अपने ऑडीअन्स को बुनियादी जानकारी देकर उन्हें आकर्षित करें। फिर अपने प्रपोजल का उद्देश्य ऑडीअन्स के समक्ष रखें। ^{[९]
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रिसर्च सोर्स}
- अगर आप किसी अटल सत्य से अपने विषय पर रोशनी डाल सकते हैं तो तुरंत इसे संबोधित करें, इससे शुरू करना आपके लिए सबसे कुशल विचार साबित होगा। जो भी है, निश्चित करें कि आप एक सत्य के साथ शुरू कर रहे हैं और यह आपका अभिप्राय नहीं है।
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2
अपने मसले को व्यक्त करें: विषय के परिचय के बाद, आप मुख्य भाग पर ध्यान दें, और वह है, आपके प्रपोजल का सार। आप अपने मसले को यहीं व्यक्त करेंगे। अगर आपके ऑडीअन्स स्थिति को नहीं समझ सकते हैं, तो उन्हें समझाने की कोशिश करें। इसे आप अपने प्रपोजल के “हालात” अनुभाग का हिस्सा मान लें। आपका मसला क्या है? आपके मसले के क्या कारण हैं? इस मसले के क्या प्रभाव हैं? ^{[१०]
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रिसर्च सोर्स}
- अपने मसले का समाधान क्यों निकालने की ज़रूरत है और इसे क्यों अभी सुलझाने की ज़रूरत है, इस विषय पर जोर दें। अगर ऐसे ही छोड़ दिया तो आपके ऑडीअन्स पर क्या असर होगा? सुनिश्चित करें कि आप सारे प्रश्नों का उत्तर शोध और हकीकत के साथ पेश करें। विश्वसनीय स्तोत्र को उदारता से प्रयोग करें।
- अपने प्रपोजल को विशेषक से घेरा या उलझन करने या इधर-उधर की बातें करने की कोशिश न करें। इस अनुभाग के ज़रिये अपने ऑडीअन्स को विश्वास दिलाना चाहिए कि एक मसला है, और वह महत्वपूर्ण है। “मुझे भरोसा है कि मेरे प्रपोजल से ज़िले की गरीबी पर काफी असर पड़ेगा” लिखने से आपके ऑडीअन्स को किसी बात पर विश्वास नहीं होगा। सीधा और संक्षिप्त रहें। “इस प्रस्तावित योजना से ज़िले में गरीबी को हटाना उल्लेखनीय है,” ज़्यादा विश्वसनीय है।
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3
सुझाव प्रस्तुत करें: यह शायद आपके प्रपोजल का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा होगा। प्रपोजल अनुभाग में इन बातों को संबोधित करेंगे जैसे, मसले को “कैसे” सुलझाएंगे, “क्यों” इस तरीके को अपनाएंगे और इसके “क्या” नतीजे होंगे। एक उत्तेजित प्रपोजल लिखने के लिए नीचे दिए गए टिप्पणियों को ध्यान में रखें: ^{[११]
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रिसर्च सोर्स} ^{[१२]
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रिसर्च सोर्स}
- अपने विचारों के असर के बारे में चर्चा करें। जिन विचारों की उपयुक्तता सीमित हैं वह ऑडीअन्स में उत्सुकता नहीं भर सकते, जितनी उन विचारों की उपयुक्तता, उतना ही व्यापक उसका असर हो सकता है। उदाहरण के लिए: “टूना मछली के व्यवहार के बारे में बेहतर ज्ञान प्राप्त करने से हम एक ज़्यादा विस्तृत अनुशासन करने की योजना बना सकते हैं और भविष्य की पीढ़ी को टूना मछली कैन करना पक्का कर सकते हैं।”
- अपने प्रपोजल में आप क्या करना चाहेंगे उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि आप “क्यों” वह करना चाहेंगे। मान लेते हैं कि आपके ऑडीअन्स संशयी हैं और वह आपके विचारों से प्रत्यक्ष मूल्य पर सहमत नहीं हैं। अगर आप 2000 टूना मछली पकड़ कर-शोध करके-उन्हें छोड़ने का प्रपोजल पेश करते हैं, तो क्यों? क्या इससे बेहतर कोई विकल्प है? अगर यह महंगा विकल्प है, तो इससे सस्ता विकल्प को क्यों नहीं चुन सकते? पूर्वानुमान करके और ऐसे प्रश्नों का उत्तर तैयार करने से आपके ऑडीअन्स को पता चलेगा कि आपने अपने विचारों के हर पहलू पर गौर किया है।
- आपके प्रपोजल को पढ़ने के बाद आपके ऑडीअन्स को लगना चाहिए कि आप इस मसले का कुशलतापूर्वक हल निकाल सकते हैं। जो भी आप अपने प्रपोजल में पेश करते हैं, उसमें पूरी तरह से सिर्फ मसले या उसके समाधान के बारे में होना चाहिए।
- बड़े पैमाने पर प्रपोजल का शोध करें। जितने ज़्यादा उदाहरण और तथ्य आप अपने ऑडीअन्स को पेश करेंगे, उतना बेहतर होगा – यह ज़्यादा विश्वसनीय होगा। अपने अभिप्राय का त्याग करें और दूसरों के ठोस शोध पर भरोसा करें।
- अगर आपके प्रपोजल में पेश किए गए सुझाव सफल साबित नहीं हो सकता है, तो वह सुझाव उचित नहीं है। अगर आपका सुझाव सहज नहीं है, तो उसे बाहर निकाल दें। अपने सुझाव के परिणाम के बारे में भी ध्यान रखें। अगर हो सके तो अपने सुझाव का पूर्व-निरीक्षण करें और उसे बदलने की कोशिश करें।
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4
सूची और बज़ट को शामिल करें: आपका प्रपोजल निवेश का प्रतिनिधित्व करता है। आपके ऑडीअन्स आपके लिए एक अच्छा निवेश करने का ज़रिया है विश्वास दिलाने के लिए, आप अपने समय-सीमा और बज़ट के बारे में जितना ज़्यादा विस्तृत, ठोस जानकारी देंगे, उतना ही बेहतर होगा। ^{[१३]
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रिसर्च सोर्स} ^{[१४]
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रिसर्च सोर्स}
- आप अपना प्रॉजेक्ट कब शुरू करने की कल्पना कर रहे हैं? आपके प्रॉजेक्ट की प्रगति का रफ्तार क्या होगा? हर कदम पिछले कदम पर कैसे आधारित होगा? क्या कुछ चीजों को एक-साथ कर सकते हैं? जितना हो सके कुशल बने ताकि अपने ऑडीअन्स को विश्वास दिला सकें कि आप आवश्यक कार्य करके आये हैं और उनका निवेश व्यर्थ नहीं जाएगा।
- सुनिश्चित कर लें कि आपका प्रपोजल आर्थिक रूप से सुदृढ़ है। अगर आप अपने प्रपोजल को किसी कंपनी या व्यक्ति को पेश कर रहे हैं, तो उनके बज़ट पर ध्यान रखें। अगर वह आपके प्रपोजल का खतरा नहीं उठा सकते, तो आपका प्रपोजल समुचित नहीं है। अगर प्रपोजल उनके बज़ट से तालमेल रखता है, तो उनके समय और पैसे का मूल्य शामिल करना न भूलें।
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5
निष्कर्ष के साथ समाप्त करें: यह आपके परिचय से मेल खाना चाहिए, संक्षेप में अपने प्रमुख संदेश को समाप्त करें। अगर आपके प्रपोजल के परिणाम को आपने महत्व नहीं दिया है, तो यहाँ उन्हें संबोधित करें। अपने प्रपोजल के फायदे का सार लिखें और कैसे फायदे कीमत से ज़्यादा लाभदायक हैं, यह भी अपने प्रपोजल में लिखें। अपने ऑडीअन्स को आगे सोचने पर मजबूर करें। और, हमेशा कि तरह, उनके लिहाज और समय के लिए आभार जताएं। ^{[१५]
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रिसर्च सोर्स}
- अगर आपके प्रपोजल में कुछ अतिरिक्त तथ्य हैं जो सही मायने में अनुरूप नहीं हैं, तो आप एक अतिरिक्त अनुभाग (appendix) को जोड़ें। परंतु आप यह भी जानते हैं कि जितना मोटा आपका प्रपोजल होगा, लोग इसे देखकर डर जाएंगे। अगर आपको संदेह है, तो इस भाग को शामिल न करें।
- अगर आपके प्रपोजल में दो से ज़्यादा अनुभाग है, तो उन्हें क, ख, आदि से नामांकन करें। यह आप तब इस्तेमाल कर सकते हैं जब आपके पास आंकड़ा पत्रक (data sheet), पुनः प्रकाशित उल्लेख (reprint of articles), या समर्थन पत्र (letters of endorsement) जैसे दस्तावेज़ हैं। ^{[१३]
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  रिसर्च सोर्स}
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6
अपने प्रपोजल को संपादित करें: अपने प्रपोजल को लिखते समय, संपादन करते समय और रचना बनाते समय सतर्क रहें। ज़रूरत के अनुसार सुधारें ताकि आपका प्रपोजल स्पष्ट और संक्षिप्त हो जाएं, दूसरों के जरिये प्रपोजल की आलोचना और संपादन करें, और सुनिश्चित करें कि आपका प्रपोजल आकर्षक और दिलचस्प है और साथ ही उचित रूप से व्यवस्थित और उपयोगी है। ^{[५]
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रिसर्च सोर्स}
- एक (या दो) लोगों को अपने प्रपोजल पर नज़र डालने को कहें। वह प्रपोजल में समस्याओं को चिन्हांकित कर सकते हैं जिसे आपने नजरंदाज किया होगा। ऐसी समस्याएं होंगे जिन्हें आप पूरी तरह से संबोधित करना भूल गए होंगे या ऐसे प्रश्न जिन्हें आपने खुला छोड़ दिया है।
- शब्दावली (jargon) और पिष्टोक्ति (clichés) का प्रयोग न करें! इससे ऑडीअन्स को लगेगा कि आप आलसी है और उनके समझने में बाधा डाल सकते हैं। जहाँ छोटे शब्द का इस्तेमाल कर सकते हैं वहां लंबे शब्द का इस्तेमाल न करें। ^{[१६]
  X
  रिसर्च सोर्स}
- जहाँ तक हो सके कर्मवाच्य (passive voice) का प्रयोग करना टालें। कर्मवाच्य में “करना होगा” जैसे क्रियावाचक शब्द का प्रयोग होता है और आपके अर्थ अस्पष्ट हो जाएंगे। इन दो वाक्यों की तुलना करें: “खिड़की नीरस व्यक्ति (zombie) द्वारा तोड़ी गई है” और “नीरस व्यक्ति (zombie) ने खिड़की तोड़ी।” पहले वाक्य में आपको पता नहीं है कि “किसने” खिड़की तोड़ी: नीरस व्यक्ति ने तोड़ी? या फिर नीरस व्यक्ति खिड़की के पास खड़ा था जो टूटी हुई थी? दूसरे वाक्य में, वास्तव में आपको पता है कि कौन तोड़ रहा है और यह महत्वपूर्ण क्यों है।
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7
अपने प्रपोजल को प्रूफ-रीड (Proofread) करें: संपादन आपके प्रपोजल को ज़्यादा स्पष्ट और संक्षिप्त करने में आपका ध्यान केंद्रित करता है। प्रूफ-रीड करने से आप निश्चित कर सकते हैं कि आपके प्रपोजल में कोई गलती नहीं है। अपने प्रपोजल को ध्यान पूर्वक पढ़ें ताकि आप प्रपोजल को गलत वर्तनी, व्याकरण और विराम चिन्ह से मुक्त कर सकेंगे।
- आपकी ओर से कोई भी गलती आपको कम शिष्ट और विश्वसनीय दिखाई देगी, जिससे ऑडीअन्स आपके प्रपोजल को समर्थन देने के आसार कम हो जाते हैं।
- निश्चित करें कि प्रपोजल लिखने के गाइडलाइन के अनुसार आपने फॉर्मेट किया है।

सलाह

ऐसे शब्द का प्रयोग करें जो ऑडीअन्स आसानी से समझ सकें। छोटे वाक्य का प्रयोग करें जो स्पष्ट और प्रासंगिक है।
किसी भी आर्थिक या अन्य साधन के बारे में चर्चा सावधानी से करनी चाहिए और होने वाले अपेक्षित खर्च की वास्तविक तस्वीर दिखाएं।

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लॉग इन

कैसे प्रस्ताव (proposal) लिखें

चरण

अपने प्रपोजल की योजना बनाना

अपने प्रपोजल को लिखना

सलाह

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