कैसे बजट स्प्रेड शीट बनाएँ

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सहयोगी लेखक द्वारा Cassandra Lenfert, CPA, CFP®

रेफरेन्स

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अपने खर्चे को कंट्रोल करने के लिये आप बजट स्प्रेड शीट का उपयोग कर सकते हैं। आपको यह देख कर आश्चर्य होगा कि इस टूल/ साधन की हेल्प से अपनी फाइनेंसियल स्थिति को कैसे काबू में रख सकते हैं। इस बज़ट स्प्रेड शीट की मदद से आप बिल्स का भुगतान कर सकते हैं, बुढ़ापे की व्यवस्था कर सकते हैं, कीमती सामानो की खरीददारी कर सकते हैं या अगला वेतन मिलने तक बिना कर्ज़ लिये काम चला सकते हैं। बहरहाल स्प्रेड शीट का इस्तेमाल करने से आप को लगेगा कि वित्तिय आज़ादी के अपने लक्ष्य के नज़दीक आप पहुंच रहे हैं।

विधि 1
विधि 1 का 4:

स्प्रेड शीट बनाना

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    अब आप अपने कंप्यूटर पर अपनी पसंद का स्प्रेड शीट प्रोग्राम खोलें: अगर आपके कंप्यूटर पर पहले से माइक्रोसॉफ़्ट का एक्सेल या नम्बर्स की तरह का कोई प्रोग्राम नहीं है, तो ध्यान दें - मुफ्त मे कई प्रोग्राम नेट पर आनलाईन उपलब्ध हैं। गूगल ड्राइव, माइक्रोसॉफ़्ट का एक्सेल, नंबर, ओपेन ऑफिस, ज़ोहो शीट ऐसे मुफ्त में उपलब्ध प्रोग्रामो के उदाहरण हैं। [१] पसंद का प्रोग्राम चुन लेने पर उसे अपने कंप्यूटर पर इंस्टाल कर लें। इसकी सहायता से, एक नये वर्क बुक में एक नया शीट खोल लें।
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    पहले सेल A1 को छोड़ दें। दूसरे सेल B1 में Amount लिखें। इसमें शीट में इस्तेमाल किये जाने वाले प्रत्येक आइटम का वैल्यु लिखा जायेगा। अब दाहिनी तरफ की तीसरी सेल C1 में Due Date लिखें। इस Column में सभी बिलों और कई मामलों, में अन्य खर्चो के ड्यू डेट लिखें जायेंगे। अब C1 की दाहिनी तरफ की दूसरी सेल D1 में Paid? या ऐसा ही कुछ लिखें। यह एक Optional Column है जिससे मालूम होता है कि Column C के बिलों का भुगतान ड्यु डेट पर हुआ है कि नही।
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    अब मासिक आय को रिकार्ड करने के लिये विभिन्न सेल बनाइये: सेल A2 मे ।ncome लिखिये। इसके नीचे भिन्न भिन्न प्रकार के आय को नोट किया जायेगा। जैसे नीचे के सेल A3 में Net।ncome लिखिये। फिर बाद वाले निचले सेल A4 में Other।ncome लिखिये। [२] अधिकांश लोगों के लिये आय दिखाने के लिये इतने प्रकार के दो ही सेल काफी होंगे। अगर आप के पास सूद ,डिविडेंड, रोयाल्टी या किराये इत्यादि से भी आय है, तो उनके लिये भी ऐसे ही सेल अलग अलग बनाना बेहतर होगा।
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    आपने अब तक अपने सभी प्रकार के आय के लिये सेल बना लिये: अब आपको ऐसा सेल बनाना है जिसमें आपकी आय के विभिन्न आइटमो को जोड़ा जा सके। अपनी आय के विभिन्न प्रकारो में अंतिम सेल के बाद वाले सेल मे Total।ncome लिखिये। इस उदाहरण में, आपके पास आय दर्शाने के लिये दो ही तरह के आय ‌‌‌‌-- Net।ncome वाला A3 और Other।ncome वाला A4 हैं, इसलिये Total।ncome के लिये सेल A5 है। कुल आय वाली सेल के दाहिनी तरफ वाली सेल B5 में अब कुल आय को जोड़ने का फार्मुला लिखना है।
    • सबसे पहले उस सेल B5 में =SUM लिखें। फिर A3 यानी Net।ncome की बगल वाले सेल B3 को क्लिक करें और आय की अंतिम प्रकार, इस उदाहरण में Other।ncome वाले A4 की बगल वाले सेल B4 तक खींचे। फार्मुला दूसरे प्रकार से लिखने के लिये सेल B5 में, आपको पहला सेल B3, फिर सेमी कोलोन और बाद में अंतिम सेल B4 लिखना होगा। फार्मुला कुछ ऐसा दिखाई देगा =SUM(B3:B4) [३]
    • एक्सेल का SUM फंक्शन पूर्व निर्धारित सेलों, जैसे B2, B3, B4 को अलग अलग (B2+B3+B4) की तरह लिखें या एक सिरीज (B2:B4) में लिखें। यह ऊपर के सेलों में इनपुट किये गये वैल्युज़ को जोड्ता है। एक्सेल के कई अन्य फंक्शन भी हैं जिनकी मदद से कोई भी कैलकुलेशन आसान हो जाता है।
    • अगर फार्मुला लिखने के बाद, आपको कोई एरर मेसेज मिले तो इसका मतलब है कि फार्मुला लिखने में कोई गलती हुई है। कृपया फार्मुला की जांच करें कि लिखने में कोई गलती तो नहीं हुई है।
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    अब खर्च के विभिन्न मदो के नाम वैसे ही लिखें जैसा कि आपने आय के प्रकार लिखने में किया है: ज़्यादातर खर्चे के विभिन्न प्रकारों की संख्या आय के विभिन्न प्रकारों की संख्या से अधिक होगी क्योंकि खर्चे तरह तरह के होते हैं। फिर उनको सुविधानुसार वर्गीकृत करें। यह एक आसान काम है। इसके लिये Column A में Total।ncome वाले सेल के नीचे वाली एक रो को छोड़ कर नीचे वाली रो में आयें। इसी सीध वाले सेल में Expenses लिखें। चुंकि अधिकांश व्यक्तियों के खर्चे का सबसे बड़ा हिस्सा मकान से सम्बन्धित होता है, इसको इस शीट में प्राथमिकता दी जायेगी। Expenses वाले सेल के ठीक नीचे वाले सेल में House लिखें। अब इसके नीचे वाले सेलों में एक एक कर के उन सभी खर्चो का नाम लिखें जो आप हरेक महीने करते हैं, जैसे कि बैंक के Mortgage/ EMI।nsurance, Premium, Electricity, Water और School Fee इत्यादि। एक सेल में एक ही आइटम का नाम लिखें। सबका नाम लिखने के बाद एक रो छोड़ कर Food लिखें। और फिर इसके नीचे भोजन पर के खर्चों के विभिन्न प्रकारों को उपर की तरह एक एक सेल में लिखें। अन्य प्रकार के खर्चों के वर्गीकरण में सहायता के लिये चित्र देखें।
    • हाउस: बैंक के Mortgage/ EMI इंश्योरेंस, प्रीमियम, इलेक्ट्रिसिटी, वॉटर, इंटरनेट, केबल, DTH, सेटेलाइट, इंश्योरेंस और टैक्स जैसे कि Rent, Municipal Taxes और HELOC।
    • फ़ूड: ग्रोसरी, रेस्टॉरेंट, वेजटेबल्स इत्यादि।
    • ट्रांसपोर्ट: कार लोन, कार इंश्योरेंस, कार मेंटेनेंस, गैस/ ऑइल और पब्लिक ट्रांसपोर्ट इत्यादि।
    • पर्सनल/फॅमिली एक्सपेंसेस: परिवार को भेजा गया पैसा, चाइल्ड सपोर्ट, डे-केयर, क्लोदिंग/शूज, लांड्री, डोनेशन, एंटरटेनमेंट इत्यादि।
    • फाइनेंस से रिलेटेड: क्रेडिट कार्ड फीस, Cheque Encashment और बैंक फीस इत्यादि।
    • अन्य: स्कूल लोन रीपेमेंट, क्रेडिट कार्ड रीपेमेंट और सेविंग स्कीम डिपॉजिट्स। [४]
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    खर्चे के सभी आइटमो को लिखने के बाद एक ऐसा सेल बनाना है जिसमें खर्चे के सभी मदो का जोड़ अपने आप आ जाय। जैसा हमने ऊपर आय के मामले में किया था, खर्चे के अंतिम मद के सेल के नीचे वाली सेल मे Total Exp लिखें। इस सेल के ठीक दाहिनी तरफ की सेल में जोड़ने का फार्मुला लिखना है। वहां आप SUM टाइप करें। फिर cursor को खर्चे के पहले आइटम पर लाइये और अंतिम आइटम तक खींच कर ले जाइये। अगर बीच में कोई शून्य वैल्यु वाला भी सेल हो, कोई फर्क नहीं पड़ता क्योंकि प्रोग्राम उसे नज़रअंदाज करेगा।
    • उदाहरण के लिये, जोड़ने का फार्मुला कुछ ऐसा दिखेगा: =SUM(B9:B30)।
    • फार्मुला में ब्राकेट को बंद करना नहीं भूलें।
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    Column A में Total Exp वाले सेल के ठीक नीचे एक लाइन छोड़ कर नीचे वाले सेल में Cash Balance लिखें। इसका इस्तेमाल आपके Total Exp और Total।ncome का अंतर निकालने के लिये किया जायेगा। इसकी ठीक दाहिनी बगल वाले सेल में इस अंतर की गणना करने का फार्मुला लिखा जायेगा। पहले इसमे = का चिह्न लिखें। फिर Column B में कुल आय वाले सेल को क्लिक करेI फिर - लिखें। Column B में ही कुल खर्च वाले सेल को क्लिक करेंI अब इस सेल में आय और खर्च का अंतर निकल आयेगा। [५]
    • उदाहरण के लिये, आपका फार्मुला कुछ ऐसा दिखाई देगा =B5-B31 ध्यान दें कि इसमें किसी ब्राकेट का उपयोग नहीं किया जायेगा।
विधि 2
विधि 2 का 4:

अपनी जानकारियां भरना

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    टैक्स एवम अन्य कटौतियों के पश्चात मिल रहे वेतन को Net।ncome के दाहिनी तरफ वाले सेल मे लिखें। फिर Other।ncome वाले सेल के दाहिनी तरफ वाले सेल मे अन्य किसी आय को लिखना है जैसे सरकार या अन्य कहीं से मिलने वाले वाला वृद्धावस्था लाभ। B Column में ही अब आय के अन्य प्रकारो के वैल्युज को लिखें। [६]
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    विभिन्न प्रकार के खचौं को उनके नाम के आगे लिखें। कृपया ध्यान दें कि आप उसी महीने का खर्च डेटा भर रहे हैं, जिस महीने का बजट बना रहे है, ना कि चालू महीने का।
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    जिन खर्चो के ड्यू डेट होते हैं, उनके ड्यू डेट लिखें: जैसे बैंक की EMI, बीमा के प्रीमीयम, बिजली/ पानी के बिल, स्कूल फी इत्यादि के भुगतान की ड्यू डेट Column C में लिखें। सिर्फ डेट लिखें। डेट लिखने का कोई खास तरीका नहीं है, आप की जैसी मर्ज़ी वैसी लिखें, लेकिन ऐसा लिखें कि बाद में आप पढ़ और समझ सके। अगर किसी बिल का भुगतान हो गया है, डी Column में उसके सामने हा/Y या अन्य कोई दूसरा चिह्न बनाये। [७]
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    कृपया देख लें कि आपके कैलकुलेशन का फार्मुला सही काम कर रहा है: अपने कुल आय, कुल खर्च और कैश बैलंस की जांच कर लें कि वो सही है। अगर फार्मुलो में कहीं कोई ब्रेक है तो स्प्रेडशीट फार्मुला वाले सेल में कुछ डिमार्केशन कर के बतायेगाI ज़्यादा आश्वस्त होने के लिये एक कैल्कुलेटर से जांच कर लें। [८]
    • सर्कुलर रेफेरेंस एक काफी कामन एरर है। इसका अर्थ है कि जिस सेल में फार्मुला लिखा है, वह भी फार्मुला के रेंज़ का हिस्सा बन गया है। एरर मेसेज आयेगा – Excel Cannot Calculate A Formula कृपया अपने फार्मुले के रेंज की जांच कर लें कि इसमें केवल इनपुट वाले सेल हैं और फार्मुला वाला सेल नहीं है।
विधि 3
विधि 3 का 4:

बचत की योजना बनाना

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    यह बताता है कि सभी प्रकार के खर्चो के बाद कितना पैसा बचता है। अगर यह राशि पोज़िटिव है,इसका मतलब है कि आप बचत योजनाओ में और पैसा लगा सकते हैं। अगर यह निगटिव है, इसका मतलब है कि आपको अपने खर्च कम करने हैं। आप अपने खर्चे के विभिन्न आईटमो को ध्यान से देखें और कम करने लायक खर्च कम करिये। [९]
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    आप उन चीज़ो को ध्यान से देखें जहां आप ज्यादा खर्च कर रहे हैं: इस तरह आप ऐसे आइटमो को जोड़ेंगे तो पहचान कर सकते हैं कि कहाँ पर आप अंदाज़ से ज्यादा खर्च कर रहे हैं और आपको उन खर्चो को कम करना चाहिये। उदाहरण के तौर पर किसी एक दिन लंच पर चार सौ पांच सौ रूपये खर्च करना बड़ी बात नहीं है, लेकिन अगर आप इस तरह के महीने भर के खर्चे को जोड़ेंगे तब हो सकता है, आप पायेंगे कि महीने में कई हजार रूपये सिर्फ लंच पर खर्च हो गये। तब शायद आप कुछ सस्ते विकल्प चुन लें जैसे कि सस्ते रेस्टौरेंट खोजना या घर से ही लंच पैक लाना। ऐसे और भी उदाहरण मिलेंगे जहां जरूरत की हिसाब से खर्च कम किया जा सकता है।
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    अब पिछले कई महीनों के खर्च का एक साथ विश्लेषण करें: इस प्रकार के कई महीनों के बज़ट डेटा को भरने के बाद, खर्चे के विभिन्न आइटमो पर खर्च को महीने दर महीने तुलना करने पर आप देख सकते हैं कि कुछ खर्चे समय के साथं साथ बदल रहे हैं। उदाहरण के लिये, आप मनोरंजन पर खर्च बढ़ते हुए पा सकते हैं या हो सकता है कि आपके केबल का बिल बिना आपके देखें बढ़ गया होI समय बीतने के साथ साथ किसी भी खर्चे में खास परिवर्तन नहीं होना चाहिये। फिर भी जहां कहीं भी ठोस परिवर्तन दिखे, आगे जांच करनी चाहिये।
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    अगर आपने किसी खर्चे में कमी कर लिया, “बचत” वाले सेल का वैल्यू उतने से ही बढ़ा दें। बचत में यह वृद्धि खर्चे में की गयी कमी के बराबर होनी चाहिये। इस अतिरिक्त बचत को किसी अच्छी योजना में डालिये। यह तरीका दुहराते रहने से आप और ज़्यादा बचत कर पायेंगे और अपनी ज़िंदगी को ज़्यादा सुरक्षित बना पायेंगेI
विधि 4
विधि 4 का 4:

अपने स्प्रेड शीट की copy करना

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  1. 1
    एक्सेल के होम स्क्रीन पर Format आप्शन मिलेगा: उस पर क्लिक करेंI फिर एक्सेल में शीट की नकल करने के लिये Copy को सेलेक्ट कर लें। अब आप इसे अपने इसी वर्कबुक या किसी नये वर्कबुक में copy कर सकते हैं। इस तरीके से आप हर महीने के लिये अपना बज़ट स्प्रेडशीट बना सकते है। [१०]
    • एक दूसरा तरीका है कि स्प्रेड शीट टैब पर ही राइट क्लिक करें और Copy को सेलेक्ट कर लें और ऊपर का तरीका दुहराये।
    • अगर आप दूसरे वर्क बुक में अपनी copy बनाना चाहते हैं, Copy क्लिक करें, To Book सेक्शन में बताये जा रहे वर्क बुक को बदल कर अपना चुना हुआ वर्क बुक सेलेक्ट कर लें। फिर Create A Copy चुन लें और OK क्लिक करेंI
  2. 2
    Ctrl दबा कर टैब को बाँए दबाये और दाहिनी तरफ खींचे तो एक आसान तरीका मिलेगा: इससे एक्सेल में आपके बजट स्प्रेड शीट की नकल तैयार हो जायेगी जिसे आप हर महीने अप्डेट कर सकते हैं। यह एक आसान तरीका है जिसमें आपको मेनू में जाने की ज़रूरत नहीं पड़ेगीI [११]
    • यह तकनीक तभी काम करेगी जब एक ही वर्क बुक में कॅIपी करना है। अगर दूसरे वर्क बुक में जाना है तो मेनू प्रयोग करें।
    • बेहतर होगा कि पहले महीने के बजट स्प्रेड शीट में डेटा भरने के पहले, अगले महीनों में इस्तेमाल करने के लिये copy कर दें, अन्यथा हर बार आपको महीने की शुरू में डेटा डिलीट करना होगा।
  3. 3
    गूगल शीट का copy करने के लिये दाहिने क्लिक करें और Duplicate सेलेक्ट करें: आप की स्क्रीन के नीचे टूलबार पर आपकी अभी वाली स्प्रेड शीट के दाहिनी तरफ copy दिखाई देगी। copy का नाम बदलने के लिये, टैब पर दाहिनी तरफ क्लिक करें और फिर Rename पर क्लिक करें और मनचाहा नाम दें। [१२]
    • अगर आप अपने बजट स्प्रेड शीट को एक नए स्प्रेड शीट पर copy करना चाहते हैं, दाहिने क्लिक करें और Copy सेलेक्ट करें और फिर अपने नये एस्प्रेड शीट को नाम दें।
    • हर महीने बदलने वाले आइटमो को भरने के पहले ही स्प्रेड शीट को copy करना बेहतर होगा अन्यथा बार बार डेटा मिटाना होगा।

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रेफरेन्स

  1. ↑ http://www.smallbusinesscomputing.com/slideshows/4-free-spreadsheet-alternatives-to-microsoft-excel.html
  2. ↑ https://www.consumer.ftc.gov/articles/pdf-1020-make-budget-worksheet.pdf
  3. ↑ http://geekgirls.com/2013/08/spreadsheet-budget/
  4. ↑ https://www.consumer.ftc.gov/articles/pdf-1020-make-budget-worksheet.pdf
  5. ↑ http://www.kiplinger.com/tool/spending/T007-S001-budgeting-worksheet-a-household-budget-for-today-a/
  6. ↑ https://www.consumer.ftc.gov/articles/pdf-1020-make-budget-worksheet.pdf
  7. ↑ http://www.makeuseof.com/tag/excel-spreadsheet-techniques-to-make-a-personal-budget/
  8. ↑ http://geekgirls.com/2013/08/spreadsheet-budget/
  9. ↑ https://www.consumer.ftc.gov/articles/pdf-1020-make-budget-worksheet.pdf
  1. ↑ https://www.accountingweb.com/technology/excel/5-ways-to-duplicate-worksheets-in-excel
  2. ↑ https://www.accountingweb.com/technology/excel/5-ways-to-duplicate-worksheets-in-excel
  3. ↑ https://edu.gcfglobal.org/en/googlespreadsheets/working-with-multiple-sheets/print/

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