कैसे माइक्रोसॉफ़्ट एक्सैस का प्रयोग करें

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   डेटाबेस की बनावट सही है यह देख लें: यदि आप ब्लैंक डेटाबेस बना रहे है तो उसके सही बनावट और डेटा के रखने के सही तरीके के बारे में सोचें। बहुत सारे तरीके हैं जिससे डेटा को एक्सैस में रखा जाता है।

   • टेबल – यह मुख्य जगह है डेटा को रखने के लिए। टेबल को एक्सेल के स्प्रैडशीट की तरह देखा जा सकता है क्योंकि डेटा रो और कॉलम में सजाये जाते हैं। इसी के चलते एक्सेल या किसी और जगह से डेटा को लाना एक आसान प्रक्रिया होती है।
   • फॉर्म – फॉर्म के द्वारा आप डेटाबेस में डेटा को डाल सकते हैं। आप सीधे टेबल में भी डेटा को डाल सकते हैं पर फॉर्म से यह काम आसान होता है।
   • रिपोर्ट्स – ये डेटाबेस के डेटा को संक्षिप्त रूप में दिखाते हैं। रिपोर्ट डेटा का विश्लेषण करके जरूरत के हिसाब से दिखाता है, जैसे कि कितना फायदा हुआ, अधिक कस्टमर किस जगह हैं, इत्यादि। अक्सर प्रिंट आउट लेने के लिए इसे बनाया जाता है।
   • क्वेरीज – ये डेटा को पाने और फ़िल्टर करने के लिए हैं। आप क्वेरीज का उपयोग एक बार में अनेक टेबल पर आधारित डेटा को दिखने के लिए करते हैं। आप क्वेरीज का प्रयोग डेटा को बनाने और अपडेट करने के लिए भी कर सकते हैं।
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   पहला टेबल बनाना: अगर आप ब्लैंक डेटाबेस बना रहे हैं तो अपने आप ब्लैंक टेबल से काम शुरू होगा। आप डेटा को अपने हाथों से टेबल में डालना शुरू कर सकते हैं या कहीं और से कॉपी-पेस्ट कर सकते हैं।

   • डेटा का हर हिस्सा अलग कॉलम (फील्ड) में जाता है, और प्रत्येक रेकॉर्ड अलग-अलग रो में बंटे होते हैं। उदाहरण के लिए प्रत्येक रो एक कस्टमर है और कॉलम उस कस्टमर के बारे में सूचनाएँ हैं (फ़र्स्ट नेम, लास्ट नेम, ईमेल-एड्रैस, फोन नंबर, आदि)।
   • हर टेबल के कॉलम का नाम भी होता है जिसे आप बदल भी सकते हैं। कॉलम के हेडींग पर डबल-क्लिक कर उसका नाम बदल सकते हैं।
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   दूसरे श्रोत से डेटा को लाना: यदि आपके पास किसी अन्य फ़ाइल, वेब सर्वर या साझा किए गए जगह में ऐसे डेटा हैं जो माइक्रोसॉफ्ट एक्सैस के मुताबिक हैं तो उसे आप डेटाबेस में सेट कर सकते हैं।

   • एक्सटर्नल डेटा टैब पर क्लिक करें।
   • इम्पोर्ट करने के लिए फ़ाइल के प्रकार को चुने। “इम्पोर्ट एंड लिंक” सेक्शन में आप डेटा के प्रकार से संबन्धित विकल्प देख सकते हैं। “मोर” बटन पर क्लिक करके आप और ज्यादा विकल्प देख पाएंगे। ओडिबिसी, यानि ओपेन डेटाबेस कनेक्टिविटी, में एसक्यूएल जैसे डेटाबेस को भी शामिल किया जा सकता है।
   • जहां डेटा रखा है वहाँ जाएँ। यदि वह सर्वर पर है तो आपको सर्वर का एड्रैस देना पड़ेगा।
   • अगले विंडो में आप चुनेंगे कि कहाँ और कैसे इन डेटा को आपके डेटाबेस में डालना है। ओके कीजिये।
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   एक और टेबल डालना: आपको अलग तरह के डेटा को अलग टेबल में रखना चाहिए। ये डेटाबेस को सही चलने में मदद करता है। उदाहरण के लिए एक टेबल में कस्टमर की सूचनाएँ और दूसरे टेबल में ऑर्डर की सूचनाएँ। तब आप कस्टमर के सूचनाओं वाले टेबल को ऑर्डर के सूचनाओं वाले टेबल से जोड़ सकते हैं।

   • होम टैब के क्रिएट सेक्शन में टेबल बटन को दबाये। एक नया टेबल आपके डेटाबेस में दिखेगा। आप पहले टेबल के जैसे इसमे भी सूचनाए डाल सकते हैं।

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   टेबल की कुंजियों का काम-काज समझना: प्रत्येक टेबल में एक मुख्य कुंजी या प्राइमरी “की” होता है, जो हर रेकॉर्ड के लिए अलग होता है। एक्सैस खुद ही आइडी नाम का एक कॉलम बनाता है जिसमे क्रमांक होता है। यह प्राइमरी “की” के रूप में काम करता है। टेबल में बाहरी कुंजी या फ़ॉरेन “की” भी हो सकते हैं। ये वो फील्ड होते है जो डेटाबेस के दूसरे टेबल के प्राइमरी “की” होते हैं। फ़ॉरेन “की” द्वारा दो टेबलों को जोड़ा या लिंक किया जा सकता है। इस जोड़ने की प्रक्रिया को रिलेशन बनाना कहते हैं। लिंक किए गए फील्ड में कुछ डेटा होते हैं।

   • उदाहरण के लिए, आपके ऑर्डर वाले टेबल में एक कस्टमर-आईडी के अनुसार यह जानना है कि उस कस्टमर ने क्या सामान ऑर्डर किया। इसके लिए आपको ऑर्डर टेबल में सामान वाले फील्ड से आईडी फील्ड द्वारा कस्टमर टेबल का रिलेशन बनाना होगा।
   • रिलेशन का उपयोग करने से डेटा टिकाऊ, असरदार और पढ़ने योग्य रहता है।
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   डेटाबेस टूल टैब पर क्लिक करें: रिलेशनशिप सेक्शन में रिलेशनशिप पर क्लिक करें। ये एक नया विंडो खोलेगा और डेटाबेस के हर टेबल को दिखाएगा। टेबल के नाम के नीचे उसके फील्ड वहाँ दिये रहेंगे।

   • रिलेशन बनाने से पहले आपको फ़ॉरेन “की” बनाना पड़ेगा। उदाहरण के लिए अगर आप चाहते हैं कि ऑर्डर टेबल में कस्टमर-आईडी हो तो ऑर्डर टेबल में एक फील्ड बनाइये कस्टमर नाम से और उसे खाली छोड़ दीजिये। ध्यान रहे कि उसका फ़ारमैट वैसा ही हो जिससे आप लिंक करने वाले हैं। (इस बार के लिए नंबर)।
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   उस फील्ड को ड्रैग करें जिसे फ़ॉरेन की बनाना है: इसे उस फील्ड पर ले जाए जिसे आपने फ़ॉरेन की बनाने का सोचा है। जब रिलेशन बनाने वाला विंडो आए तब क्रिएट पर क्लिक करें। एक रेखा दोनों टेबल के फील्ड को जोड़ती हुई दिखेगी।

   • “एनफोर्स रेफ्रेंशियल इंटेगरीटी” वाले बॉक्स में क्लिक करें, रिलेशन बनाने के लिए। इसका मतलब यह हुआ कि अगर एक फील्ड में डेटा बदलेगा तो दूसरा फील्ड अपने आप अपडेट हो जाएगा। इससे आपका डेटा सही रहेगा।

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   क्वेरी के काम को समझना: जल्दी से डेटा देखना, डालना, डेटा को बदलना आदि कामों के लिए क्वेरी का इस्तेमाल किया जाता है। क्वेरी तरह-तरह के होते हैं - साधारण लुक-अप से डेटा के रहते नए टेबल को बनाना। रिपोर्ट बनाने के लिए क्वेरी एक आवश्यक टूल है। ^[१]

   • क्वेरी को दो मुख्य हिस्सो में बांटा जाता है: सेलेक्सन और ऐक्सन। सेलेक्सन क्वेरी डेटा को लेकर कैलक्युलेशन के काम आते हैं। ऐक्सन क्वेरी टेबल में डेटा को डालने, बदलने और हटाने के काम आते हैं।
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   बेसिक सेलेक्ट क्वेरी बनाने के लिए विज़ार्ड का उपयोग करें: यदि आप बेसिक सेलेक्ट क्वेरी बनाना चाहते है तो विज़ार्ड का प्रयोग करें। वह आपको क्रमबद्ध तरीके से क्वेरी बनाना बताएगा। आप क्वेरी विज़ार्ड को क्रिएट टैब से ले सकते हैं। यह टेबल के विशेष फील्ड को दिखाएगा।

सेलेक्ट क्वेरी को क्राइटेरिया के साथ बनाना

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   क्वेरी डिज़ाइन टूल को खोले: आप क्राइटेरिया का उपयोग कर अपने सेलेक्ट क्वेरी को और संकीर्ण बना सकते हैं ताकि आप सही डेटा देखें। शुरू करने के लिए क्रिएट टैब में क्वेरी डिज़ाइन चुने।
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   अपना टेबल चुने: शो टेबल बॉक्स खुलेगा। टेबल पर डबल क्लिक करें जिनपर क्वेरी रन करना है, फिर बॉक्स बंद कर दें। [Image:Use Microsoft Access Step 13 Version 3.jpg|center]]
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   3
   जिन फील्ड को क्वेरी में दिखाना है उसे डालें: जिस भी फील्ड को क्वेरी में शामिल करना है उस पर डबल क्लिक करें। ये फील्ड डिज़ाइन ग्रिड में चले जाएंगे।
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   अपने क्राइटेरिया को जोड़ना: आप तरह-तरह के क्राइटेरिया का प्रयोग कर सकते हैं, जैसे कि टेक्स्ट या फंक्शन। उदाहरण के लिए यदि आप $50 से ज्यादा दाम को दिखाना चाहते हैं तो प्राइस फील्ड में आपको >=50 क्राइटेरिया डालना होगा। यदि आप चाहते है यूके के कस्टमर को दिखाना तो क्रीटेरिया फील्ड में यूके टाइप करना होगा।

   • आप एक क्वेरी में अनेक क्राइटेरिया का उपयोग कर सकते हैं।
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   रिज़ल्ट देखने के लिए रन पर क्लिक करें: रन बटन डिज़ाइन टैब में रहता है। आपका क्वेरी रिज़ल्ट विंडो में दिखेगा। सीटीआरएल+एस दबाकर क्वेरी को सुरक्षित कर लें।

पैरामीटर के साथ सिलैक्ट क्वेरी को बनाना

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   क्वेरी डिज़ाइन टूल खोलें: एक पैरामीटर क्वेरी के द्वारा आप हर बार क्वेरी रन करने पर यह पूछ सकते हैं कि आप टेबल से क्या डेटा लाना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास एक डेटाबेस में विभिन्न शहरों के अनेक कस्टमर हैं, तो आप पैरामीटर क्वेरी से हर बार यह पूछ सकते हैं कि किस शहर के लिए रिज़ल्ट दिखाना है।
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   सिलैक्ट क्वेरी बनाना और टेबल निर्धारित करना: क्वेरी में आप जिस फील्ड को डालना चाहते हैं उसे डबल क्लिक करें।
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   क्राइटेरिया सेलेक्शन में पैरामीटर को जोड़ना: पैरामीटर “[]” के अंदर होता है। ब्रैकेट के अंदर के टेक्स्ट क्वेरी रन करते समय आपसे कुछ पूछेगा। उदाहरण के लिए सिटी को दिखाने के लिए सिटी फील्ड में क्राइटेरिया सेल पर क्लिक करें और टाइप करें [कौन सा शहर?]

   • आप पैरामीटर को “?” से या “:” समाप्त कर सकते हैं ना कि “!” या “।“ से।
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   मल्टी-पैरामीटर क्वेरी बनाना: आप एक से अधिक पैरामीटर का उपयोग कर किसी फील्ड का रेंज निर्धारित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि दिनांक फील्ड हो तो आप दिनांक का रेंज पूछ सकते है यह टाइप करके -- “बिटविन [एंटर स्टार्टिंग डेट:] ऐंड [एंटर एंडिंग डेट:]। आपको दो बार, शुरुआती और अंतिम दिनांक, पूछा जाएगा जब क्वेरी रन करेगा।

मेक टेबल क्वेरी बनाना

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   क्रिएट टैब पर क्लिक करके क्वेरी डिज़ाइन चुने: इस क्वेरी का उपयोग किसी टेबल से डेटा सहित नए टेबल में लाने के लिए किया जाता है। यह टैब तब उपयोगी है जब आप डेटाबेस के कुछ हिस्से को साझा करना चाहते है या डेटाबेस के किसी भाग के लिए फॉर्म बनाना चाहते है। आपको पहले साधारण सिलैक्ट क्वेरी बनाना होगा।
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   जहाँ से डेटा लाना है उस टेबल को चुनें: जिन टेबलों से डेटा लाना चाहते हैं उन पर डबल-क्लिक करें। यदि ज़रूरत हो तो आप एक से अधिक टेबल से भी डेटा ले सकते हैं।
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   उस फील्ड को चुने जिससे डेटा लाना है: हर टेबल के उस फील्ड पर डबल-क्लिक करें जो आपको क्वेरी में चाहिए। ये क्वेरी ग्रिड में शामिल हो जाएगा।
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   4
   अपना क्राइटेरिया डालना: यदि आप किसी फील्ड के विशेष डेटा को लेना चाहते हैं तो फ़िल्टर डालने के लिए क्राइटेरिया सेलेक्शन का उपयोग करें। ज्यादा विस्तार से जानने के लिए “क्राइटेरिया के साथ सेलेक्ट क्वेरी को बनाना” भाग देखें।
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   5
   क्वेरी को जाँचना कि वह सही परिणाम दे रहा है या नहीं: इसके पहले कि आप टेबल बनाए, यह देख ले कि क्वेरी रन करने से वह सही डेटा को ला रहा है। क्राइटेरिया और फील्ड को तब तक ठीक-ठाक करते रहें जबतक कि डेटा बिलकुल सही ना आए, जो हमे चाहिए।
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   6
   क्वेरी को सेव करना: सीटीआरएल+एस द्वारा क्वेरी को बाद में प्रयोग करने के लिए सुरक्षित करें। यह आपके नेवीगेशन फ्रेम में बायीं तरफ दिखेगा। क्वेरी को चुनने के लिए उसपर क्लिक करें और फिर डिज़ाइन टैब पर क्लिक करे।
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   7
   क्वेरी टाइप ग्रुप के अंदर “मेक टेबल” पर क्लिक करे: एक विंडो आयेगा जहां टेबल का नाम पूछा जाएगा। टेबल का नाम डालकर ओके दबा दें।
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   8
   रन बटन दबाएँ: जिस टेबल को बनाने के लिए आपने क्वेरी बनाया है वह नया टेबल बन जाएगा । टेबल आपके नेवीगेशन फ्रेम में बायीं तरफ दिखेगा।

अपेंड क्वेरी बनाना

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   1
   पहले से बनाए गए क्वेरी को खोलें: आप अपेंड क्वेरी का उपयोग किसी ऐसे टेबल में डेटा डालने के लिए कर सकते हैं जिसमे पहले से ही किसी और टेबल का डेटा है। यदि आप मेक टेबल क्वेरी से बनाए गए टेबल में ज्यादा डेटा डालना चाहते हैं तो इस क्वेरी का प्रयोग कर सकते हैं।
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/fb\/Use-Microsoft-Access-Step-30.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-30.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/fb\/Use-Microsoft-Access-Step-30.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-30.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   2
   डिज़ाइन टैब के अपेंड बटन को दबाएँ: यह अपेंड डायलॉग बॉक्स खोलेगा। वहाँ अपेंड किए जाने वाले टेबल को चुनें।
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3d\/Use-Microsoft-Access-Step-31.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-31.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3d\/Use-Microsoft-Access-Step-31.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-31.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   3
   अपनी ज़रूरत के अनुसार क्वेरी के क्राइटेरिया को बदलें: उदाहरण के लिए, आपने इयर फील्ड में “2010” क्राइटेरिया के साथ टेबल बनाया है। अब अगर आप “2011” के लिए भी डेटा चाहते हैं तो क्राइटेरिया बादल दीजिये।
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   4
   आप डेटा कहाँ अपेंड करना चाहते हैं यह तय कीजिये: सुनिश्चित कर लें कि आप सही कॉलम में डेटा डाल रहे हैं। उदाहरण के लिए, ऊपर दिखाये गए बदलाव में डेटा को इयर फील्ड में जाना चाहिए।
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   5
   क्वेरी को रन करना: डिज़ाइन टैब के रन बटन को दबाएँ। क्वेरी रन करेगा और डेटा टेबल में डल जाएगा। आप टेबल को देखकर सुनिश्चित कर सकते हैं कि डेटा ठीक डला है।

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/96\/Use-Microsoft-Access-Step-34-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-34-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/96\/Use-Microsoft-Access-Step-34-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-34-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   1
   जिस टेबल लिए फॉर्म बनाना है उसको चुने: फॉर्म सभी फील्ड के डेटा को देखने का अवसर देते हैं। साथ ही, हम किसी भी रेकॉर्ड पर तुरंत जा सकते है या नया रेकॉर्ड बना सकते हैं। ज़्यादा डेटा डालने के लिए फॉर्म जरूरी है, क्योंकि अधिकतर लोग सीधे टेबल के बजाए फॉर्म से डेटा डालना ज़्यादा आसान समझते हैं।
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d6\/Use-Microsoft-Access-Step-35-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-35-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d6\/Use-Microsoft-Access-Step-35-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-35-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   2
   क्रिएट टैब में फॉर्म बटन को दबाएँ: यह टेबल के फील्ड के अनुसार अपने-आप एक फॉर्म बनाएगा। हम फील्ड का आकार अपने हिसाब से बदल सकते हैं और उनको इधर उधर भी कर सकते हैं।

   • यदि आप नहीं चाहते कि कोई फील्ड फॉर्म में दिखे तो राइट-क्लिक करके उसे मिटा सकते हैं।
   • यदि टेबल में रिलेशन डला है तो जुड़े हुए डेटा को प्रत्येक रेकॉर्ड के साथ दिखाया जाएगा। इससे आप अपने डेटा को आसानी से बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए, सेल्स के प्रत्येक व्यक्ति को उसके कस्टमर के साथ दिखाया जाएगा।
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b4\/Use-Microsoft-Access-Step-36-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-36-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b4\/Use-Microsoft-Access-Step-36-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-36-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   3
   नए फॉर्म में काम करना: एरो बटन रेकॉर्ड में इधर-उधर जाने के लिए होता है। रेकॉर्ड के साथ उसके फील्ड भी आते हैं। किनारे वाले बटन से शुरू और अंतिम रेकॉर्ड पर जाते हैं।
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5c\/Use-Microsoft-Access-Step-37-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-37-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5c\/Use-Microsoft-Access-Step-37-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-37-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   4
   डेटाबेस बटन पर क्लिक करके टेबल का उपयोग करना: यह सबसे ऊपर बाएँ कोने में होता है, और इससे हम टेबल के डेटा को बदलना शुरू कर सकते हैं।
5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/35\/Use-Microsoft-Access-Step-38-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-38-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/35\/Use-Microsoft-Access-Step-38-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-38-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   5
   पहले से मौजूद रेकॉर्ड में बदलाव करना। किसी भी फील्ड के टेक्स्ट को हम चाहें तो बदल सकते हैं। जो टेबल इससे जुड़ा है उसमे अपने आप बदलाव हो जाएगा।
6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/47\/Use-Microsoft-Access-Step-39-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-39-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/47\/Use-Microsoft-Access-Step-39-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-39-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   6
   नया रेकॉर्ड डालना: यदि आप लिस्ट के अंत में नया रेकॉर्ड डालना चाहते है तो “ऐड रेकॉर्ड” पर क्लिक करें जो नेविगेशन बटन के नजदीक होता है।
7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ed\/Use-Microsoft-Access-Step-40-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-40-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ed\/Use-Microsoft-Access-Step-40-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-40-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   7
   फॉर्म को सेव करे: सीटीआरएल+एस दबाकर फोरम को सुरक्षित कर लें, तब आप फॉर्म को दुबारा उपयोग कर पाएंगे। सुरक्षित किए गए फोरम स्क्रीन पर नेवीगेशन फ्रेम के बायीं ओर होता है। ^[२]

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3e\/Use-Microsoft-Access-Step-41-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-41-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3e\/Use-Microsoft-Access-Step-41-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-41-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   1
   अपने टेबल या क्वेरी को चुने: रिपोर्ट आपके डेटा को मनचाहे रूप में दिखाता है। अक्सर इनका उपयोग आय-व्यय या बेचे गए सामान का रिपोर्ट बनाने के लिए किया जाता है। रिपोर्ट आपके द्वारा बनाए गए टेबल या क्वेरी के डेटा को दिखाता है।
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d0\/Use-Microsoft-Access-Step-42-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-42-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d0\/Use-Microsoft-Access-Step-42-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-42-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   2
   क्रिएट टैब को चुनें: रिपोर्ट के प्रकार को चुनें। रिपोर्ट को बनाने के कई तरीके होते हैं। एक्सैस आपके लिए खुद भी रिपोर्ट बना सकता है या आप अपनी ज़रूरत के अनुसार भी बना सकते हैं।

   • रिपोर्ट – यह खुद से सभी डेटा को लेकर रिपोर्ट बनाएगा। छोटे डेटाबेस के लिए इस रिपोर्ट से काम चल सकता है।
   • ब्लैंक रिपोर्ट: यह खाली रिपोर्ट बनाएगा, जिसमे हम उन डेटा को डाल सकते हैं जिन्हें हम देखना चाहते हैं। यदि कस्टम रिपोर्ट बनाना है तो हम मौजूदा फील्ड में से चुन सकते है।
   • रिपोर्ट विज़ार्ड: रिपोर्ट विज़ार्ड हमे एक क्रमबद्ध तरीके से रिपोर्ट बनाने में सहायता करता है, जहां हम खुद से डेटा, डिज़ाइन, ग्रुप आदि चुन सकते हैं।
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/25\/Use-Microsoft-Access-Step-43-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-43-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/25\/Use-Microsoft-Access-Step-43-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-43-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   3
   ब्लैंक रिपोर्ट के लिए स्रोत को चुनना: अगर आपने ब्लैंक रिपोर्ट चुना है तो पहले आपको स्रोत चुनना होगा। अरैंज टैब से प्रॉपर्टि शीट को चुने। आप आल्ट+एंटर भी दबा सकते हैं।

   • रेकॉर्ड सोर्स के आगे वाले डाउन ऍरो को दबाए। टेबल और क्वेरी का एक सूची दिखेगा। उसमे से एक को चुने जिससे रिपोर्ट बनाना है।
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/02\/Use-Microsoft-Access-Step-44-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-44-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/02\/Use-Microsoft-Access-Step-44-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-44-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   4
   रिपोर्ट में फील्ड को जोड़े: जब आपने स्रोत को चुन लिया है तो रिपोर्ट में फील्ड को डालना शुरू करें। फ़ारमैट टैब पर क्लिक करें फिर एड एक्सिस्टिंग फील्ड पर क्लिक करें। अब फील्ड दायीं तरफ फ्रेम में दिखेगा।

   • डिज़ाइन फ्रेम में उन फील्ड को ड्रैग करें जिन्हें डालना है। रेकॉर्ड रिपोर्ट में दिखेगा। और ज्यादा फील्ड के डालते ही वे खुद ही लिंक हो जाते हैं मौजूदा फील्ड से।
   • आप माऊस के द्वारा फील्ड के आकार को बदल भी सकते हैं।
   • किसी फील्ड को हटाने के किए कीबोर्ड का डेल बटन दबाएँ ।
5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/2e\/Use-Microsoft-Access-Step-45-Version-2.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-45-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/2e\/Use-Microsoft-Access-Step-45-Version-2.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-45-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   5
   रिपोर्ट में ग्रुप को डालना: ग्रुप हमे रिपोर्ट के अंदर सूचनाओ को अलग अलग समूहों में बाँटने का मौका देता है। उदाहरण के लिए आप चाहते हैं किसी क्षेत्र के या बेचने वाले के आधार पर कुल बिक्री को दिखाना तो आप ऐसे कर सकते हैं:

   • डिज़ाइन टैब पर क्लिक करके ग्रुप या सॉर्ट बटन को दबाएँ ।
   • किसी फील्ड के ऊपर राइट क्लिक करें, उसे ग्रुप में डालने के लिए। फिर मैन्यू से ग्रुप को चुने।
   • ग्रुप के लिए एक हैडर बन जाएगा। आप हैडर का नाम भी बदल सकते हैं।
6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/4d\/Use-Microsoft-Access-Step-46.jpg\/v4-460px-Use-Microsoft-Access-Step-46.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/4d\/Use-Microsoft-Access-Step-46.jpg\/v4-728px-Use-Microsoft-Access-Step-46.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   6
   रिपोर्ट को सेव और साझा करना: एक बार जब रिपोर्ट बन गया तो आप उसे सेव कर सकते हैं, साझा कर सकते हैं या प्रिंट ले सकते हैं। इसका उपयोग निवेशकों को कंपनी के काम दिखाने के लिए, कामगारों का कांटैक्ट इन्फॉर्मेशन दिखाने के लिए, इत्यादि के लिए किया जा सकता है।