कैसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज़ (Mail Merge) करें

सहयोगी लेखक द्वारा विकीहाउ स्टाफ

ये विकीहाउ लेख आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड (Microsoft Word) में "मेल मर्ज (Mail Merge)" फीचर का इस्तेमाल करना सिखाएगा। मेल मर्ज आपको स्प्रेडशीट के कंटेंट का इस्तेमाल करके, डॉक्यूमेंट की हर एक कॉपी को एक अलग एड्रेस, नेम या अन्य कोई इनफार्मेशन ऑटोमेटिकली असाइन करने की सुविधा देती है। ये तब ज्यादा मददगार होता है, जब आप न्यूज़लेटर या स्टेटमेंट को पर्सनलाइज कर रहे हों, ऐसे में आपको डॉक्यूमेंट के ऊपर हर एक इंसान का नाम या एड्रेस को हाँथ से लिखना नहीं पड़ता।

विधि 1

विधि 1 का 3:

कॉन्टेक्ट शीट तैयार करना (Creating a Contact Sheet)

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1
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) खोलें: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का एप आइकॉन, एक गहरे हरे रंग के बैकग्राउंड पर सफेद रंग से "X" लिखा हुआ नजर आता है। अब एक्सेल का "New" पेज खुल जाएगा।
- अगर आपके पास पहले से ही एक्सेल की कॉन्टेक्ट लिस्ट मौजूद है, तो फिर एक्सेल कॉन्टेक्ट इम्पोर्ट करना तक के सारे स्टेप्स को छोड़ दें।
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क्लिक करें: ये "New" पेज के ऊपरी-बाँये तरफ मौजूद होगा। ऐसा करते ही एक नया और खाली एक्सेल डॉक्यूमेंट खुल जाएगा।
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3
आपके कॉन्टेक्ट्स हैडर एड करें; A1 सेल से शुरुआत करें और यहाँ से दाँये तरफ बढ़ते हुए इन हैडर को एंटर करें: ^{[१]
X
रिसर्च सोर्स}
- FirstName - इस कॉलम (सेल A1 ) में आपके कॉन्टेक्ट का फर्स्ट नेम आएगा।
- LastName - इस कॉलम (cell B1 ) में आपके कॉन्टेक्ट का लास्ट नेम आएगा।
- Tel - इस कॉलम (cell C1 ) में आपके कॉन्टेक्ट का फोन नंबर आएगा।
- StreetAddress - इस कॉलम (cell D1 ) में आपके कॉन्टेक्ट का स्ट्रीट एड्रेस आएगा।
- City - इस कॉलम (cell E1 ) में आपके कॉन्टेक्ट की सिटी का नाम आएगा।
- State - इस कॉलम (cell F1 ) में आपके कॉन्टेक्ट के एड्रेस की स्टेट का नाम आएगा।
- ZIP - इस कॉलम (cell G1 ) में आपके कॉन्टेक्ट का ज़िप कोड आएगा।
- Email - इस कॉलम (cell H1 ) में आपके कॉन्टेक्ट के ईमेल एड्रेस आएँगे।
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4
आपके कॉन्टेक्ट की जानकारी एंटर करें: कॉलम A, सेल 2 से शुरू करते हुए, आप जिन भी लोगों के लिए मेल मर्ज करना चाहते हैं, उन हर एक इंसान के कॉन्टेक्ट इनफार्मेशन एंटर करें।
- आगे बढ़ने से पहले इन इनफार्मेशन के एकदम सटीक होने की पुष्टि कर लें।
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5
आपके डॉक्यूमेंट को सेव करें: ऐसा करने के लिए:
- विंडोज (Windows) - File क्लिक करें, Save As क्लिक करें, This PC पर डबल-क्लिक करें, विंडो के दाँये तरफ एक सेव लोकेशन को क्लिक करें, "File name" टेक्स्ट बॉक्स में डॉक्यूमेंट का नाम एंटर करें और फिर Save क्लिक करें।
- मैक (Mac) - File क्लिक करें, Save As... क्लिक करें, "Save As" फील्ड में डॉक्यूमेंट का नाम एंटर करें, "Where" बॉक्स को क्लिक करके और एक फोल्डर को क्लिक करके एक सेव लोकेशन चुनें और फिर Save क्लिक करें।
- आपके द्वारा चुनी हुई सेव लोकेशन को ध्यान में रखें—बाद में आपको एक्सेल स्प्रेडशीट को पाने के लिए इसकी जरूरत होगी।
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एक्सेल के ऊपरी-दाँये कोने (विंडोज) में मौजूद X को क्लिक करें या फिर ऊपरी-बाँये कोने (मैक) में मौजूद लाल रंग के सर्कल को क्लिक करें। आप अब माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज करना तैयार कर सकते हैं।

विधि 2

विधि 2 का 3:

वर्ड में कॉन्टेक्ट्स को इम्पोर्ट करना (Importing Contacts to Word)

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1
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) खोलें: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का एप आइकॉन, एक गहरे हरे रंग के बैकग्राउंड पर सफेद रंग से "X" लिखा हुआ नजर आता है। अब एक्सेल का "New" पेज खुल जाएगा।
- आपके पास में यदि पहले से ऐसा माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट मौजूद है, जिसमें आप एक्सेल कॉन्टेक्ट्स को इम्पोर्ट करना चाहते हैं, तो फिर उसे खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करें और अगले स्टेप को छोड़ दें।
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क्लिक करें: सफेद रंग का ये बॉक्स, पेज के ऊपरी-बाँये तरफ मौजूद होगा। अब एक खाली माइक्रोसॉफ्ट डॉक्यूमेंट खुल जाएगा।
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टैब क्लिक करें: ये टैब माइक्रोसॉफ्ट वर्ड विंडो में सबसे ऊपर मौजूद होगा। टैब्स के ठीक नीचे एक टूलबार नजर आएगा।
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क्लिक करें: ये Mailings टूलबार के "Start Mail Merge" भाग में होगा। ऐसा करते ही एक ड्रॉप-डाउन मेन्यू सामने आएगा।
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5
क्लिक करें: आप इस इस विकल्प को ड्रॉप-डाउन मेन्यू में पाएँगे। एक नई विंडो खुल जाएगी।
- आप यदि आउटलुक कॉन्टेक्ट्स को इस्तेमाल करना चाहते हैं, तो फिर ड्रॉप-डाउन मेन्यू से Choose from Outlook Contacts विकल्प को चुन लें।
- आप चाहें तो Type a New List विकल्प को चुनकर कॉन्टेक्ट्स इनफार्मेशन की एक अस्थायी लिस्ट भी तैयार कर सकते हैं। आप जब कुछ ही कॉन्टेक्ट की लिस्ट तैयार करना चाहें, तब ये आपके लिए ज्यादा मददगार साबित होगा।
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विंडो के बाँये तरफ, उस फोल्डर पर क्लिक करें, आपने जिस पर आपकी एक्सेल शीट को सेव किया है, फिर एक्सेल शीट को चुनने के लिए, उस पर क्लिक करें।
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क्लिक करें: ये विंडो के निचले-दाँये कोने में मौजूद होगा।
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8
आपके निर्णय की पुष्टि करें: सामने आने वाली विंडो में आपके एक्सेल शीट के नाम को क्लिक करें, फिर विंडो में नीचे OK को क्लिक करें। अब आपकी एक्सेल शीट उस लोकेशन की तरह सेट हो जाएगी, जहाँ से आप आपके कॉन्टेक्ट्स को लोड किया जाएगा।
- इस विंडो के नीचे मौजूद "First row of data contains column headers" चेकबॉक्स के चेक होने की पुष्टि कर लें।

विधि 3

विधि 3 का 3:

मेल मर्ज इस्तेमाल करना (Using Mail Merge)

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आप जहाँ पर कॉन्टेक्ट इनफार्मेशन इन्सर्ट करना चाहते हैं, वहाँ पर जाएँ: आप जिस जगह पर कॉन्टेक्ट इनफार्मेशन इन्सर्ट करना चाहते हैं (जैसे कि, डॉक्यूमेंट में सबसे ऊपर) उसे पायें, और फिर कर्सर को वहाँ पर रखने के लिए, क्लिक करें।
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2
क्लिक करें: ये विकल्प Mailings टैब के "Write & Insert Fields" भाग में मौजूद होगा। एक ड्रॉप-डाउन मेन्यू सामने आएगा।
- ऐसा करने से पहले आपको एक बार फिर से Mailings टैब को क्लिक करना होगा।
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3
इनफार्मेशन टाइप को चुनें: ड्रॉप-डाउन मेन्यू में, इन्सर्ट करने के लिए, आपके एक्सेल डॉक्यूमेंट से किसी एक हैडर के नाम को क्लिक करें।
- उदाहरण के लिए, आप अगर कॉन्टेक्ट के फर्स्ट नेम के लिए टैग इन्सर्ट करना चाहते हैं, तो फिर ड्रॉप-डाउन मेन्यू में FirstName को क्लिक करें।
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इसमें कॉन्टेक्ट के एड्रेस, लास्ट नेम्स, फोन नंबर्स और भी बहुत कुछ शामिल है।
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क्लिक करें: ये Mailings टैब के टूलबार में दाँये तरफ मौजूद होगा। ऐसा करते ही एक ड्रॉप-डाउन मेन्यू सामने आएगा।
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6
एक मर्ज विकल्प चुनें: इनमें से किसी एक को क्लिक करें:
- Edit Individual Documents - हर एक प्राप्तकर्ता का डॉक्यूमेंट खुलेगा, जिसे आप अपने अनुसार बदल सकते हैं।
- Print Documents... - आपकी कॉन्टेक्ट शीट में मौजूद हर एक डॉक्यूमेंट की कॉपी प्रिंट करने के लिए।
- Send Email Messages... - डॉक्यूमेंट को ईमेल की तरह भेजने की अनुमति देता है। यहाँ पर कॉन्टेक्ट की ईमेल एड्रेस को प्राप्तकर्ता के ईमेल एड्रेस की तरह चुना जाएगा।
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आप के द्वारा चुने हुए विकल्प के अनुसार, अब आपके पास में देखने के लिए एक अतिरिक्त फॉर्म (जैसे कि, अगर आपने Email चुना है, तो आपको एक सब्जेक्ट एंटर करना होगा और फिर OK को क्लिक करना होगा) मौजूद होगा। ऐसा करते ही मेल मर्ज प्रोसेस पूरी हो जाएगी।

सलाह

इनवॉइस, स्टेटमेंट्स, रिपोर्ट्स या इसी तरह के बड़े पैमाने के डाक्यूमेंट्स, जिनमें आपको पर्सनल नेम्स, एड्रेस या अन्य कुछ एंटर करना होता है, इस तरह के डाक्यूमेंट्स को तैयार करने में मेल मर्ज आपकी काफी मदद करता है।

चेतावनी

किसी भी कॉन्टेक्ट को वर्ड में इम्पोर्ट करने से पहले हमेशा इसकी इनफार्मेशन को एक बार फिर से जरुर जाँच लें। आप यदि यहाँ पर गलत नाम का इस्तेमाल करेंगे तो आपका डॉक्यूमेंट भी गलत एड्रेस पर जाने की गलती हो सकती है,

[१]

लॉग इन

कैसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मेल मर्ज़ (Mail Merge) करें

चरण

कॉन्टेक्ट शीट तैयार करना (Creating a Contact Sheet)

वर्ड में कॉन्टेक्ट्स को इम्पोर्ट करना (Importing Contacts to Word)

मेल मर्ज इस्तेमाल करना (Using Mail Merge)

सलाह

चेतावनी

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