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किसी भी मेमो का उद्देश्य व्यक्तियों के समूह को किसी विशेष मामले, जैसे कि किसी कार्यक्रम, नीति या संसाधन की सूचना देने और उन्हें किसी कार्यवाही को करने के लिए उत्प्रेरित करने का होता है। “मेमोरेंडम” का शाब्दिक अर्थ होता है, किसी चीज़ को याद करके उसे अपने ध्यान में रखना। [१] X रिसर्च सोर्स पठनीय और प्रभावी मेमो लिखने की एक गाइड नीचे दी जा रही है।
चरण
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पृष्ठ के शीर्ष पर “मेमोरेंडम” टाइप करिए: शुरू में ही बता दीजिये कि यह प्रलेख एक मेमोरेंडम है। पृष्ठ के ऊपरी किनारे से लगभग 1.5 इंच नीचे पृष्ठ पर “मेमोरेंडम” का लेबल लगाइये। शब्द को बोल्ड अक्षरों में प्रथम पंक्ति में लिखिए। आप इसको या तो सेंटर कर सकते हैं या बाईं ओर अलाइन कर सकते हैं। आप चाहें तो इस पंक्ति के लिए फॉन्ट बढ़ा भी सकते हैं [२] X रिसर्च सोर्स
- इस पंक्ति और शीर्षक वाली अगली पंक्ति के बीच में दोहरी जगह दीजिये।
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प्राप्तकर्ता के लिए उचित सम्बोधन का प्रयोग करिए: मेमो एक औपचारिक व्यावसायिक सम्प्रेषण है और आपको भी, पाठक को, औपचारिक रूप से संबोधित करना चाहिए। आप जिसे भी मेमो भेज रहे हों उसके पूरे नाम तथा पदवी को लिखिए। [३] X रिसर्च सोर्स
- यदि आप मेमो अपने सम्पूर्ण स्टाफ़ को भेज रहे हों, तब आपको शायद लिखना चाहिए: “TO: All Employees”।
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अतिरिक्त प्राप्तकर्ताओं को CC पंक्ति में शामिल करिए: “CC” पंक्ति में यह संकेत दिया जाता है कि “Courtesy Copy” किस किस को प्राप्त होगी। ये वो व्यक्ति नहीं होते हैं, जिनके लिए कि मेमो भेजा गया होता, बल्कि इन लोगों को उन नीतियों तथा मेमो में दिये गए मामलों की जानकारी होने की आवश्यकता होती है।
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अपना नाम “From” पंक्ति में दीजिये: शीर्षक में मेमो के लेखक व प्रेषक का नाम होना चाहिए। इस पंक्ति में आपका पूरा नाम और पदनाम दिया जाना चाहिए।
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तिथि डालिए: पूरी तिथि लिखिए, जिसमें महीने का नाम शब्दों में तथा तिथि और वर्ष भी लिखे जाने चाहिए। जैसे कि, लिखिए: “DATE: January 5, 2015” या “DATE: 5 January 2015”
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विषय पंक्ति के लिए कोई विशिष्ट उक्ति चुनिये: विषय पंक्ति से पाठक को पता चलता है कि मेमो किस संबंध में है। विशिष्टताएँ संक्षेप में बताइये [४] X रिसर्च सोर्स
- उदाहरण के लिए विषय पंक्ति में केवल “Ants” लिखने के स्थान पर, थोड़ा और स्पष्ट करिए और लिखिए “Ant Problem in the Office”।
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शीर्षक का प्रारूप ठीक से निर्धारित करिए: शीर्षक, पृष्ठ के ऊपर, पृष्ठ के बाईं ओर अलाइंड होना चाहिए। इन सभी शब्दों को बड़े अक्षरों में लिखिए: “TO:”, “FROM:”, “DATE:”, तथा “SUBJECT:”।
- एक शीर्षक का नमूना यह हो सकता है:
TO: प्राप्तकर्ता का नाम और पदवी
FROM: आपका नाम और पदवी
DATE: मेमो लिखे जाने की पूरी तिथि
SUBJECT: (or RE:) मेमो किस विषय में है (इसको किसी न किसी प्रकार से हाइलाइट करिए) - जब शीर्षक बना रहे हों तब अनुच्छेदों के बीच में दोहरी स्पेस देना तथा टेक्स्ट को अलाइन करना सुनिश्चित करिए।
- आप शायद शीर्षक के नीचे एक रेखा खींचना चाहेंगे जो पृष्ठ के आर पार जाये। यह शीर्षक को मेमो के मुख्य भाग से अलग करेगी।
- एक शीर्षक का नमूना यह हो सकता है:
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विचार करिए कि पाठक कौन होंगे: ताकि लोग उस मेमो को पढ़ सकें तथा प्रत्युत्तर स्वरूप कुछ कर सकें, यह महत्त्वपूर्ण है कि मेमो के लहज़े, लंबाई तथा औपचारिकता के स्तर को पढ़ने वालों के अनुसार निर्धारित किया जाये। इसको प्रभावकारी रूप से करने के लिए आवश्यक यह है कि आपको ठीक से पता हो कि मेमो किसके लिए उद्दिष्ट है।
- अपने पाठकों की प्राथमिकताओं और चिंताओं के संबंध में विचार करिए।
- उन प्रश्नों के विषय में पहले ही से सोच कर रखने का प्रयास करिए जो आपके पाठकों द्वारा संभावित हों। मेमो में सम्मिलित करने के लिए सामग्री के संबंध में विचार करिए जैसे कि कुछ उदाहरण, साक्ष्य, अथवा अन्य जानकारी, जो उन्हें प्रेरित कर सकेगी।
- पाठकों के बारे में सोचने से आप उन जानकारियों अथवा भावनाओं के प्रति भी संवेदनशील हो सकेंगे जो कि आपके पाठकों के लिए अनुचित होंगी।
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औपचारिक अभिवादन की आवश्यकता नहीं है: मेमो की शुरुआत “Dear Mr. Edwards” जैसे अभिवादन से नहीं होती है। इसके स्थान पर शुरुआत में ही आप मेमो में जिस विषय के संबंध में चर्चा करने जा रहे हैं, कहना शुरू कर दीजिये। [५] X रिसर्च सोर्स
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समस्या अथवा मामले का परिचय प्रथम अनुच्छेद में ही दे दीजिये: आप उन लोगों से जो भी कार्य करवाना चाहते हैं उसका संदर्भ संक्षेप में दे दीजिये। यह एक प्रकार से थीसिस वक्तव्य की तरह है, जिसमें आप विषय का परिचय देते हैं और यह बताते हैं कि वह महत्त्वपूर्ण क्यों है। आप चाहें तो इस प्रस्तावना को पूरे मेमो का सार अथवा संक्षेप भी समझ सकते हैं। [६] X रिसर्च सोर्स
- सामान्य नीति यह है कि प्रस्तावना लगभग एक अनुच्छेद की होनी चाहिए। [७] X रिसर्च सोर्स
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जैसे कि, आप लिख सकते हैं: “As of July 1, 2015, XYZ Corporation will be implementing new policies regarding health coverage. All employees will receive health coverage and will make a minimum of $15 per hour.”
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तत्कालीन मामले का संदर्भ दीजिये: आपके पाठक को, आपके द्वारा उठाए गए विषय की पृष्ठभूमि के संबंध में कुछ जानकारी चाहिए हो सकती है। कुछ संदर्भ तो दीजिये, परंतु संक्षेप में, तथा केवल उतना ही कहिए जितना आवश्यक हो। [८] X रिसर्च सोर्स
- यदि प्रासंगिक हो तो यह बताते हुये अपने मेमो में आगे बढ़िए कि इस नीति को क्यों लागू होना चाहिए। जैसे कि, आप लिख सकते हैं: “The county government voted to require all employees in the county to receive a $15/hour minimum wage”।
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अपनी कार्रवाई का समर्थन, चर्चा वाले भाग में करिए: आप जो कार्रवाई करने जा रहे हैं उसका संक्षिप्त सारांश दीजिये। अपने द्वारा प्रस्तावित समाधानों के संबंध में साक्ष्य तथा तर्क प्रस्तुत करिए। सबसे महत्त्वपूर्ण जानकारी से शुरुआत करके विशिष्ट अथवा समर्थक तथ्यों की ओर बढ़िए। पाठक को यह बताइये कि आपके द्वारा प्रस्तावित कार्यवाही से उन्हें क्या लाभ होगा और कार्रवाई न करने से क्या हानि होगी।
- किसी भी मेमो में, और विशेषकर लंबे मेमो में ग्राफ़िक्स, सूचियाँ, तथा चार्ट सम्मिलित करने में मत हिचकिचाइए। केवल इतना ध्यान रखिए कि वे प्रासंगिक तथा प्रेरक हों। [९] X रिसर्च सोर्स
- लंबे मेमो के लिए प्रत्येक प्रवर्ग के लिए संक्षिप्त शीर्षक लिखने पर विचार करिए। जैसे कि, “Policies” लिखने के स्थान पर आप लिख सकते हैं, "New policies regarding part-time employees"। प्रत्येक शीर्षक में स्पष्ट एवं संक्षिप्त रहिए ताकि पाठक को आपके मेमो का मुख्य मुद्दा तुरंत ही पता चल जाये।
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पाठक को सुझाव दीजिये कि उसे क्या करना चाहिए: मेमो, किसी भी विषय पर कार्यवाही करने के लिए एक पुकार होती है, चाहे वह कंपनी के नए उत्पाद के संबंध में घोषणा हो, व्यय की रिपोर्टों के संबंध में नई नीतियाँ हों, या ऐसा एक वक्तव्य हो जो यह सूचित करता हो कि कंपनी कैसे किसी समस्या को सुलझा रही है। अंतिम अनुच्छेद अथवा वाक्य में पाठक से अपेक्षित कार्यवाही को फिर से बताइये।
- जैसे कि, आप लिख सकते हैं, “All employees must use the new accounting system by June 1, 2015”।
- आप यहाँ पर अपने प्रस्तावों के समर्थन में कुछ साक्ष्य भी सम्मिलित कर सकते हैं।
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मेमो का समापन सकारात्मक तथा गर्मजोशी से भरे सारांश के साथ करिए: मेमो के अंतिम अनुच्छेद में वर्तमान मसलों को सुलझाने के लिए, लिए जाने वाले अगले चरणों को फिर से कहा जाना चाहिए। यहाँ पर संगठन की एकजुटता के संदर्भ में भी एक गर्मजोशी भरा नोट सम्मिलित होना चाहिए। [१०] X रिसर्च सोर्स
- आप लिख सकते हैं, "I will be glad to discuss these recommendations with you later on and follow through on any decisions you make"।
- और अंत में, आप शायद यह लिखना चाहें, “We are excited about the expansion of this product line. We’re confident that this will grow our business and make this company a more sustainable business”।
- आमतौर से इसको एक या दो वाक्यों में होना चाहिए।
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मेमो का उचित प्रारूप तैयार करिए: अपने मेमो के लिए स्टैंडर्ड प्रारूप का ही उपयोग करिए ताकि उसको पढ़ना आसान रहे। टाइम्स-न्यू-रोमन या एरियल के 12 पॉइंट फोंट का प्रयोग करिए। बाएँ, दायें, तथा नीचे एक इंच का मार्जिन दीजिये।
- ब्लॉक शैली के अनुच्छेदों का प्रयोग करिए। अनुच्छेदों के बीच दोहरी स्पेस दीजिये। प्रत्येक अनुच्छेद को इंडेंट मत करिए।
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अपने मेमो को प्रूफरीड करिए: अपने मेमो का पुनरीक्षण तथा सम्पादन यह सुनिश्चित करने के लिए करिए कि वह स्पष्ट, संक्षिप्त, प्रेरक, तथा त्रुटिरहित हो। जांच लीजिये कि भाषा के प्रयोग में आप सुसंगत रहें। अनावश्यक विद्वतापूर्ण शब्दों तथा तकनीकी शब्द जाल को हटा दीजिये।
- वर्तनी, व्याकरण, तथा सामग्री की त्रुटियों के लिए पुनरीक्षण करिए। नामों, तिथियों, तथा संख्याओं पर विशेष ध्यान दीजिये।
- जाँचिए कि कहीं वह अत्यधिक लंबा तो नहीं है और यदि कोई बाहरी सामग्री हो, तो उसे हटा दीजिये।
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अपने नाम के संक्षिप्ताक्षर अपने हाथ से लिखिए: किसी भी मेमो में हस्ताक्षर के लिए स्थान नहीं होता है। परंतु आपको कलम से मेमो के शीर्ष पर संक्षिप्ताक्षर डालने चाहिए। अपने संक्षिप्ताक्षर, अपने नाम के आगे लिखिए। इससे यह संकेत मिलता है कि आपने मेमो को स्वीकृति दी है। [११] X रिसर्च सोर्स
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मेमो शीर्ष पत्र का उपयोग करिए: आप चाहें तो मेमो के लिए विशेष शीर्ष पत्र बनवा सकते हैं, या आप चाहें तो आम व्यावसायिक शीर्ष पत्रों का प्रयोग भी कर सकते हैं।
- यदि आप कोई डिजिटल प्रलेख तैयार कर रहे हैं (जैसे कि ईमेल पर उपयोग में लाने के लिए), आप शायद वर्ड डॉकयुमेंट में एक ऐसा निजी शीर्ष पत्र तैयार करना चाहें जिसमें आपकी कंपनी का प्रतीक चिन्ह तथा मूल संपर्क जानकारी दी हुयी हो। आप इस मेमो टेम्पलेट का भेजे जाने वाले प्रत्येक मेमो के लिए प्रयोग कर सकते हैं।
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वितरण की विधि का चयन करिए: अपने मेमो को वितरित करने की सर्वश्रेष्ठ विधि चुनिये। आप शायद उसकी प्रतियाँ छपवा कर बंटवाना चाहें। आप उसे ईमेल द्वारा भी भेज सकते हैं।
- यदि आप उसे ईमेल से भेजते हैं तो आप शायद अपने ईमेल को HTML में फ़ारमैट करना चाहें। अन्यथा आप अपने मेमो को PDF में सेव कर अपने ईमेल के साथ संलग्न कर सकते हैं।
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मेमो टेम्पलेट्स को खोजिए: निर्णय कीजिये कि क्या आप मेमो को शुरुआत से लिखने के स्थान पर उसके टेम्पलेट का उपयोग करना चाहेंगे। यदि ऐसा है तो आपकी प्रथम कार्यवाही यह होनी चाहिए कि आप कुछ अच्छे मेमो टेम्पलेट्स की खोज ऑनलाइन करें। माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड में भी मेमो टेम्पलेट उपलब्ध हैं। आमतौर पर सभी टेम्पलेट वही मूल प्रारूप रखते हैं परंतु उनमें फोंट्स, आकार, तथा संरचनाएँ अलग अलग होती हैं। [१२] X रिसर्च सोर्स
- जो टेम्पलेट आपकी आवश्यकताओं पर पूरे उतरें उन्हें डाउनलोड कर लीजिये।
- वेब स्त्रोत से प्राप्त किसी टेम्पलेट का भी उपयोग करने से पहले उपयोग की शर्तों को पढ़ना सुनिश्चित करिए।
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डाउनलोड किए गए टेम्पलेट को अपने कम्प्युटर पर खोलिए: आपके डाउनलोड बटन को दबाने के बाद टेम्पलेट अपने आप आपके कम्प्युटर पर डाउनलोड हो सकता है, या संभव है कि उसके लिए कुछ चरण और लगें। यदि वह ज़िप फ़ाइल की तरह डाउनलोड होता है, तो आपको पहले फ़ाइल को अनज़िप करना होगा और तब उसे माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड में खोलना होगा।
- माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड के नवीनतम संस्कारण का उपयोग करना ही यह सुनिश्चित करने के लिए श्रेयस्कर होगा कि आप किसी अनपेक्षित सॉफ्टवेयर समस्याओं में न उलझ जाएँ, तथा टेम्पलेट उसी प्रकार से कार्य करे जैसा करने के लिए उसे बनाया गया है। यदि आप माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड के किसी पुराने संस्कारण पर कार्य कर रहे हों, तब केवल टेम्पलेट को डाउनलोड करने से पहले अपने सॉफ्टवेयर को सामयिक बना लीजिये।
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हेडर को तैयार कर लीजिये: ध्यान रखिए कि टेम्पलेट में सब कुछ बदला जा सकता है। आप अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुसार मेमो टेम्पलेट के हर भाग को अपने अनुकूल बना सकते हैं। जैसे कि आप अपना प्रतीक चिन्ह तथा कॉपीराइट चिन्ह टेम्पलेट के हेडर भाग में डाल सकते हैं। बस केवल हेडर भाग में जाइए और कंपनी की जानकारी टाइप कर दीजिये।
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टेम्पलेट हैडर में फ़ील्ड्स भर लीजिये: सुनिश्चित करिए की “TO” तथा “FROM” फ़ील्ड्स तथा साथ ही “CC” तथा “SUBJECT” फ़ील्ड्स भी भरी हों। जब आप इन फ़ील्ड्स को भर रहे हों तब ध्यान रखिए कि कोई फ़ील्ड छूट न जाये, कोई खाली न रह जाये या किसी को भरते समय आपसे टाइपिंग में गलती न हो गई हो।
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अपना संदेश टाइप करिए: मेमो के मुख्य भाग में प्रस्तावना, संदर्भ, चर्चा तथा सारांश लिखिए। यदि आप चाहें तो जानकारी को सुसंगठित करने के लिए बुलेट पॉइंट्स या सूची रूप में भी लिख सकते हैं।
- टेम्पलेट की फोर्मेटिंग को बनाए रखिए। इससे अनुच्छेदों का अलाइनमेंट सही बना रहेगा तथा आपको मार्जिन और फॉन्ट साइज़ भी सही मिलेंगे।
- यदि आवश्यक हो तो आप मेमो को इस प्रकार अनुकूलित भी कर सकते हैं कि उसमें टेबल का प्रयोग भी किया जा सके। कभी कभी यह श्रेयस्कर भी हो सकता है, क्योंकि विशेषकर यदि बुलेट सूची अथवा वैसा ही कुछ प्रयोग में लाया जाता है तब मेमो बहुत भीड़ भरा तथा पढ़ने में कठिन हो जाता है।
- सुनिश्चित करिए कि आपने टेम्पलेट में पहले से दिये गए कोई शब्द भूल से मिटा न दिये हों। तथा भेजने से पहले अपने मेमो को भली भांति प्रूफ़रीड भी ध्यान से कर लीजिये।
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फ़ुटर को जाँचना भी सुनिश्चित करिए: फ़ुटर, पृष्ठ के निचले भाग का वह स्थान होता है जहां पर अक्सर अतिरिक्त जानकारी दी हुई होती है। आप अपनी कंपनी की या व्यक्तिगत संपर्क जानकारी यहाँ पर दे सकते हैं। महत्वपूर्ण यह है कि समय निकाल कर यह सुनिश्चित किया जाये कि यह जानकारी सही हो। आप यह कभी नहीं होने देना चाहेंगे कि आप एक शानदार मेमो लिखें और तब उसमें गलत जानकारी भर दें या कुछ जानकारी उसमें बिलकुल हो ही नहीं।
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उसके दिखावे को अपने अनुकूल बनाइये: टेम्पलेट के संदर्भ में सबसे आकर्षक बात यह है कि आप प्रलेख का रंग भी बदल सकते हैं। यह आपको कुछ स्तर तक निजीकरण की स्वतंत्रता भी देता है और सम्पूर्ण प्रलेख अलग से दिखता है। इससे आपको परिस्थिति के अनुसार उचित रंग का इस प्रकार चयन करने की स्वतन्त्रता मिलती है कि मेमो दर्शनीय, परंतु व्यावसायिक बना रहे।
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अपने मेमो को युनीक प्रलेख की तरह सेव करिए: इस मेमो की प्रति को सेव करना सुनिश्चित करिए। तब आपके पास एक डिजिटल बॅक-अप प्रलेख होगा जो आपके व्यावसायिक संदेश का प्रमाण होगा।
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टेम्पलेट को भविष्य में उपयोग में लाने के लिए सेव कर लीजिये: जब भी आपको, भविष्य में किसी थोड़े से अलग विषय के लिए मेमो का प्रयोग करना हो, तब केवल प्रत्येक फ़ील्ड को मेमो के विषय के अनुकूल बना लीजिये। इससे आपका समय बचेगा तथा आपको एक ऐसा सुसंगत मेमो बनाने में भी सहायता मिलेगी जो कि व्यावसायिक होगा तथा जिसकी ओर लोगों का ध्यान भी इस प्रकार आकर्षित होगा कि वे उसे शीघ्रता से पढ़ेंगे।
सलाह
- अनेक कारण मत दीजिये। यह बताना महत्वपूर्ण है कि कोई भी चीज़ क्यों की जानी चाहिए, परंतु उसकी अति मत कर दीजिये।
- मेमो को सदैव संक्षिप्त होना चाहिए।
रेफरेन्स
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-write-a-memo/
- ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
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- ↑ http://www.des.ucdavis.edu/faculty/handy/ESP171/Writing_Memos.pdf
- ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/590/3/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/davidteten/2013/08/01/how-to-write-a-memo-that-people-will-actually-read/
