कैसे लेटर में डेट लिखें

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सहयोगी लेखक द्वारा Gerald Posner

रेफरेन्स

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अपने लेटर पर डेट लिखने के कई अलग तरीके हो सकते हैं | आप किस प्रकार डेट लिखेंगे ये लेटर की प्रकार पर निर्भर हैं | उदाहरण के तौर पर, औपचारिक (Formal) लेटर लिखते समय कुछ तगड़े नियमों का पालन करना होता है, लेकिन अनौपचारिक (Informal) लेटर के देखे इसमें डेट के स्थान को ज़्यादा अहमियत नहीं दी जाती है | अपने लेटर पर डेट के लिए उचित फ़ॉर्मेट का चुनाव करना थोड़ा पेचीदा हो सकता है, लेकिन एक बार आपको फर्क पता चल गया तो ऐसा करना मुश्किल नहीं होगा |

विधि 1
विधि 1 का 3:

फॉर्मल लेटर पर डेट लिखना

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    फॉर्मल लेटर्स के लिए, ब्लॉक लेटर फ़ॉर्मेट का इस्तेमाल करें | ब्लॉक फ़ॉर्मेट में, सुंदरता बनाये रखने के लिए सब कुछ पेज के लेफ्ट मार्जिन में अलाइन किया गया होता है | लेटर के विभिन्न खंड स्पेस देकर अलग रखे जाते हैं और इंडेंटेशन्स (indentations) का प्रयोग नहीं किया जाता है | [१]
    • नौकरी के आवेदन के लिए कवर लेटर या शिकायत के लेटर्स को अक्सर ब्लॉक फ़ॉर्मेट में लिखा जाता है | [२]
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    एक बार सेन्डर का एड्रेस लिख लिया गया हो, डेट लिखने से पहले 1 या 2 लाइन छोड़ दें ताकि सुंदरता बनी रहे | अगर आप लेटर टाइप कर रहे हैं, एंटर एक या दो बार हिट करें |
    • अपने लेटर के बाकि हिस्से में भी इसी फॉर्मैटिंग का पालन करें | उदाहरण के तौर पर, अगर आपने एड्रेस और के बीच में 1 लाइन छोड़ी है, तो डेट और रेसिपिएंट की जानकारी के बीच में भी एक लाइन छोड़ें | संतुलित फॉर्मैटिंग की मदद से आपका लेटर सुन्दर और व्यवस्थित दिखाई देगा |
    • अगर आप एक प्रोफेशनल लेटरहेड का इस्तेमाल कर रहे हैं जिसमें हैडर में ही सेन्डर का एड्रेस है, तो आपके लेटर में डेट पहले लिखी जानी चाहिए |
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    फॉर्मल लेटर्स के लिए, कटे हुए महीनों के नाम या अंक नहीं लिखें | मसलन, “January” को छोटा करके “Jan” या “01” बनाकर नहीं लिखें | ध्यान से महीने का पूरा नाम लिखें | [३]
    • अगर आप और लेटर के रेसिपिएंट दोनों यू.इस, बेलीज़ या माइक्रोनेशिया जैसे देशों में रहते हैं, तो अपनी डेट को मंथ-डेट-ईयर फ़ॉर्मेट में लिखें | उदाहरण के लिए, अगर लेटर की डेट है 02/23/2019, तो आप उसे "February 23, 2019" करके लिखेंगे | [४]
    • बाकि की दुनिया में, जिसमें यूरोप, एशिया, अफ्रीका, साउथ अमेरिका, और अधिकतर सेंट्रल अमेरिका शामिल है, जो फ़ॉर्मेट सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होता है, वो है डेट-मंथ-ईयर, जो कुछ ऐसा दिखेगा "23 February, 2019" | अगर आप और रेसिपिएंट दोनों ही ऐसे स्थान पर रहते हैं जहाँ ये फ़ॉर्मेट इस्तेमाल होता है, तो इस स्टाइल को अपनाएं | [५]
    • अगर आप किसी ऐसे स्थान पर रहते हैं जहाँ एक फ़ॉर्मेट प्रयोग होता है और रेसिपिएंट ऐसी जगह रहता है जहाँ दूसरा फ़ॉर्मेट उपयोग होता है, आप ये फैसला कर सकते हैं की आप किस फ़ॉर्मेट के साथ जाना चाहेंगे | अगर आपको अच्छा लगे तो आप इस मुद्दे को किनारे करते हुए ईयर-मंथ-डेट फ़ॉर्मेट यानि "2019 February 23," का प्रयोग कर सकते हैं |
विधि 2
विधि 2 का 3:

सेमी-फॉर्मल लेटर पर डेट लिखना

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    सेमी-फॉर्मल लेटर्स में डेट सेण्टर से एक टैब राइट में लिखें: सेमी-फॉर्मल लेटर्स अधिकतर मॉडिफाइड ब्लॉक फ़ॉर्मेट का इस्तेमाल करते हैं | मॉडिफाइड ब्लॉक फ़ॉर्मेट में, सेन्डर का एड्रेस, डेट, साइन ऑफ और सिग्नेचर पेज के सेण्टर के राइट से शुरू होता है | [६]
    • सेमी-फॉर्मल लेटर्स को अधिकतर ऐसे प्रोफेशनल लोगों को लिखा जाता है जिन्हें आप भली भाँती जानते हैं, जैसे कोई भूत पूर्व बॉस या सहकर्मी | [७]
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    सेन्डर के एड्रेस के बाद 1 या 2 लाइन छोड़ कर अपनी डेट लिखें: ब्लॉक फ़ॉर्मेट की तरह ही, आप यहाँ भी सेन्डर के एड्रेस और डेट के बीच थोड़ी जगह छोड़ना चाहेंगे | चाहे आप 1 लाइन छोड़ें या 2, बाकि के लेटर के खण्डों में भी उतना ही स्थान छोड़ें | [८]
    • अगर आप सेमी-फॉर्मल लेटर टाइप कर रहे हैं, वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम में मौजूद टेम्पलेट आपको उस लेटर को फ़ॉर्मेट करने में मदद करेगा |
    • अगर आप रेसिपिएंट का एड्रेस, या इनसाइड एड्रेस शामिल कर रहे हैं, जैसे किसी प्रोफेशनल सेमी फॉर्मल लेटर में, तो एड्रेस डेट से दो लाइन नीचे लिखा जायेगा | अगर आप उसे छोड़ रहे हैं, तो अगली लाइन में संबोधन (salutation) जिसमें रेसिपिएंट का कर्टसी टाइटल भी शामिल हो, लिखें |
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    महीने का नाम पूरा लिखें, और कहीं पर उसे छोटा करने की या न्यूमेरिकल फोर्मट्स चुनने से बचें | उदाहरण के तौर पर, डेट कुछ ऐसे "31 January 2019" या "January 31, 2019" ऐसी दिखनी चाहिए | January को “Jan” या “01” बना कर नहीं लिखें | [९]
    • अगर आप चाहें तो, डेट को ऐसे भी लिख सकते हैं "2019 January 31" | [१०]
विधि 3
विधि 3 का 3:

इनफॉर्मल लेटर में डेट लिखना

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    इनफॉर्मल लेटर में, आपको नाम और एड्रेस शुरू में, और रेसपिएंट का एड्रेस लेटर पर लिखने की ज़रुरत नहीं होती है | अपने लेटर की शुरुआत डेट लिख कर करें | [११]
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    आप अक्सर इनफॉर्मल लेटर किसी ऐसे व्यक्ति को लिखते हैं जिसे आप बहुत नज़दीक से जानते हैं जैसे आपका दोस्त, इसलिए उसका स्ट्रक्चर और फ़ॉर्मेट बदला जा सकता है | आप अपनी मर्ज़ी से डेट को लेफ्ट-जस्टिफाई (left-justify) कर सकते हैं या फिर सेण्टर से एक टैब राइट को रख सकते हैं | [१२]
    • डेट के बाद, 1-2 लाइन्स छोड़ें, इसके बाद संबोधन लिखें |
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    एक दोस्ताना, इनफॉर्मल लेटर में डेट को सही से लिखने के लिए कोई तय नियम नहीं हैं | आप डेट को न्यूमेरिकल रूप में, कुछ ऐसे "01-31-2019," या छोटे रूप में, ऐसे "31 Jan 2019" लिख सकते हैं | आपको जो फ़ॉर्मेट पसंद आये उसे चुन लें | [१३]
    • डेट को न्यूमेरिकल्ली लिखने के कई तरीके हो सकते हैं | आप अंकों को हायफ़न(-), स्लैश(/) या पीरियड्स(.) से बाँट सकते हैं | उदाहरण के तौर पर, "January 31, 2019" को आप इनमें से किसी भी फ़ॉर्मेट "01-31-2019," "01/31/2019," या "01.31.2019" में लिख सकते हैं | [१४]
    • आप इनफॉर्मल लेटर में अंकों को छोटा भी कर सकते हैं | "January 31, 2019" को जीरो और साल का आगे का हिस्सा हटा कर ऐसे "1/31/19" लिख सकते हैं |

सलाह

  • अगर आप अपने कार्य क्षेत्र में अक्सर फॉर्मल लेटर्स लिखते आये हैं, तो देख लें की उनकी कोई गाइड तो नहीं है जिसका पालन करना ज़रूरी है |
  • ऑर्डिनल नंबर्स (1st, 2nd) के बजाय कार्डिनल नंबर्स (1,2) लिखें | उदाहरण के तौर पर, आप "November 2, 2019" या "2 November, 2019," लिखेंगे ना की "November 2nd, 2019" या "2nd November, 2019" | [१५]

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रेफरेन्स

  1. ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/letter-formats-block-modified-block-and-semi-block
  2. ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-lay-out-a-letter
  3. ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/letter-formats-block-modified-block-and-semi-block
  4. ↑ https://grammar.yourdictionary.com/style-and-usage/how-to-formally-write-the-date.html
  5. ↑ https://grammar.yourdictionary.com/style-and-usage/how-to-formally-write-the-date.html
  6. ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/letter-formats-block-modified-block-and-semi-block
  7. ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-lay-out-a-letter
  8. ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/how-to-lay-out-a-letter
  9. ↑ https://grammar.yourdictionary.com/style-and-usage/how-to-formally-write-the-date.html
  1. ↑ https://www.iso.org/iso-8601-date-and-time-format.html
  2. ↑ https://oup.useremarkable.com/production/images/uploads/3686/original/uk_sample_informal-letter.pdf
  3. ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/letter-formats-block-modified-block-and-semi-block
  4. ↑ https://en.oxforddictionaries.com/writing-help/letter-formats-block-modified-block-and-semi-block
  5. ↑ https://grammar.yourdictionary.com/style-and-usage/how-to-formally-write-the-date.html
  6. ↑ https://www.grammarly.com/blog/how-to-write-dates/

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