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माइक्रोसॉफ्ट वर्ड [१] X रिसर्च सोर्स विश्व का सबसे लोकप्रिय वर्ड डॉक्यूमेंट प्रोग्राम है। इस आधार पर कि आप किस प्रकार का पेपर लिख रहे हैं, कानूनी, औपचारिक, या निजी, आपकी फ़ारमैट करने की गाइडलाइंस बदल जाएंगी। अगर आप काम करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का इस्तेमाल कर रहे होंगे, तब आप देखेंगे कि वर्ड एप्लिकेशन (application) में जो टूल्स (tools) उपलब्ध हैं, उनके कारण इन गाइडलाइंस को फॉलो करना बहुत आसान हो जाएगा। अगर आपने अभी हाल ही में माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का इस्तेमाल करना शुरू किया है, तब भी चिंता मत करिए। आप बिलकुल किसी माहिर की तरह बहुत जल्दी ही अपने डॉक्यूमेंट को फ़ारमैट करने लगेंगे।
चरण
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वर्ड यूज़र इंटरफ़ेस को एक्सप्लोर करिए: इंटरफ़ेस, जिसमें आपके सभी फ़ारमैट करने के टूल्स होते हैं, उसे अच्छी तरह से जान लीजिये। हो सकता है कि इसके लिए आपको अपने टूलबार में टूल्स को एनेबल (enable) करना पड़े। आप "View" टैब से टूलबार को चुनिये और उसमें से "Standard" को चुन लीजिये।
- मेन्यू बार आपके स्क्रीन के टॉप में वो जगह होती है जहां आपको फ़ाइल, एडिट, व्यू और अन्य महत्वपूर्ण मेन्यू कमांड्स दिखाई पड़ते हैं।
- टूलबार, मेन्यू बार के ठीक नीचे होती है तथा इसमें सेविंग, प्रिंटिंग, ओपेनिंग जैसे मामूली टास्क्स (tasks) दिखाये जाते हैं।
- यह रिबन आपके काम करने की जगह के ठीक ऊपर और टूलबार के नीचे होता है जिसमें माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के फ़ीचर्स (features), होम टैब, और लेआउट टैब जैसी कैटेगरीज़ (categories) में बंटे होते हैं।
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अपने डॉक्यूमेंट के अलाइनमेंट को एडजस्ट करिए: अलग-अलग प्रकार के डॉक्युमेंट्स के लिए अलग-अलग प्रकार के अलाइनमेंट की आवश्यकता होती है। रिबन के पैराग्राफ़ सेक्शन में, अलाइनमेंट बटन को क्लिक करके आप चुन सकते हैं कि आप अपने पूरे डॉक्यूमेंट को लेफ़्ट अलाइन करना चाहते हैं, राइट अलाइन करना चाहते हैं या सेंटर अलाइन करना चाहते हैं।
- ये ऐसे बटन होते हैं जो कि डॉक्यूमेंट के छोटे वर्ज़न (version) की तरह दिखते हैं और इनमें बटन के अलाइनमेंट फ़ंक्शन के अनुसार चोटी छोटी काली लाईनें होती हैं।
- अंडरलाइन बटन के बाद और बुलेट बटन के पहले आपको रिबन के केंद्र की ओर अलाइनमेंट बटन मिल सकते हैं।
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अपने डॉक्यूमेंट की लाइन स्पेसिंग (spacing) सेट करिए: लाइन और पैराग्राफ़ सेटिंग बटन को क्लिक करके सेटिंग को एडजस्ट करिए। इस टूल के इस्तेमाल के बाद आप जो भी टेक्स्ट टाइप करेंगे उसमें आपने जो स्पेसिंग सेट की है, वही फॉलो की जाएगी।
- अलाइनमेंट बटन्स के बाद आपको रिबन में लाइन और पैराग्राफ बटन मिलेगा। यह बटन लाइन्स की पंक्तियों की तरह दिखता है जिसमें ऊपर और नीचे की ओर संकेत करते हुये वरटिकल (vertical) तीर के निशान बने होते हैं।
- अगर आप किसी वर्तमान लाइन या पैराग्राफ़ की स्पेसिंग को एडिट करना चाहते हैं, तब उसको हाईलाइट कर लीजिये और उसे एडिट करने के लिए लाइन और पैराग्राफ़ स्पेसिंग बटन को क्लिक करिए।
- अपने स्क्रीन के टॉप पर, मेन्यू बार में, फ़ारमैट टैब पर क्लिक करके, और अपनी मनपसंद स्पेसिंग को चुन कर भी आप लाइन और पैराग्राफ़ स्पेसिंग को एडिट कर सकते हैं।
- कॉलेज के लिए लिखे जाने वाले निबंध और कवर लेटर जैसे अनेक प्रोफ़ेशनल (professional) डॉक्यूमेंट डबल-स्पेस में होने चाहिए।
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पेज के ओरिएंटेशन (orientation) को एडजस्ट करिए: अगर आपको अपने डॉक्यूमेंट को किसी दूसरे ओरिएंटेशन में लिखना हो तब मेन्यू बार के पेज लेआउट सेक्शन में “Orientations” विकल्प पर क्लिक करिए, और ड्रॉप डाउन लिस्ट में से पोर्ट्रेट या लैंडस्केप फ़ॉर्म को चुन लीजिये।
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मेन्यू बार के पेज लेआउट सेक्शन में काग़ज़ के साइज़ को बदल लीजिये: अगर आपको अपने डॉक्यूमेंट को किसी विशेष साइज़ के काग़ज़ पर प्रिंट करना हो, तब “Size” बटन पर क्लिक करिए और ड्रॉप डाउन सूची में से अपने मनपसंद साइज़ को चुन लीजिये।
- इससे आप जिस डॉक्यूमेंट को लिख रहे होंगे, उसका वर्चुअल (virtual) साइज़ बदल जाएगा।
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डॉक्यूमेंट के हेदर व फ़ुटर को एडजस्ट करिए: हेडर में वह सभी विवरण होता है जो कि पेपर के सभी पेजेज़ पर प्रदर्शित होगा।
- अपने डॉक्यूमेंट के हेडर को सेट करने के लिए, पेज के सबसे टॉप वाले भाग पर डबल-क्लिक करिए और इससे हेडर फ़ील्ड सामने आ जाएगी।
- डॉक्यूमेंट के फ़ुटर एडजस्ट करिए। फ़ुटर्स, डॉक्यूमेंट के हेडर्स की तरह ही होते हैं। फ़ुटर में जितना भी टेक्स्ट होगा वह सभी आपके डॉक्यूमेंट के प्रत्येक पेज के बॉटम में दिखाई पड़ेगा।
- अपने पेपर में फ़ुटर सेट करने के लिए, पेज के सबसे नीचे, बॉटम वाले भाग में डबल-क्लिक करिए और फ़ुटर फ़ील्ड आपके सामने आ जाएगी।
- अपने स्क्रीन के टॉप पर मेन्यू बार में “View” टैब को चुन कर और सूची में “Header and Footer” पर क्लिक करके भी आप अपने हेडर और फ़ुटर को सेट कर सकते हैं। ऐसा करने से आपके पेज पर हेडर्स और फ़ुटर्स खुल जाएँगे और आप उनको बना सकेंगे।
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मार्जिन को एडजस्ट करिए: पेज लेआउट टैब के पेज सेटअप सेक्शन में “Margins” बटन पर क्लिक करिए और पहले से डिफ़ाइन की गई मार्जिन सेटिंग्स में से ड्रॉप डाउन सूची के अनुसार कोई मार्जिन चुनिये।
- अगर आपने पसंद की माप के मार्जिन चुनना चाहते हैं, तब अपनी पसंद के मार्जिन चुनने के लिए ड्रॉप-डाउन सूची के सबसे नीचे बॉटम में “Custom Margins” पर क्लिक करिए।
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कॉलम शामिल करिए: अगर आपको न्यूज़-पेपर की तरह का डॉक्यूमेंट बनाना हो, तब आप डॉक्यूमेंट के फ़ारमैट को कॉलम की तरह एडजस्ट करके ऐसा कर सकते हैं। रिबन में से “Columns” विकल्प चुनिये और ड्रॉप-डाउन सूची में से आप जैसा चाहते हैं उस तरह के कॉलम की संख्या और अलाइनमेंट चुन लीजिये। आपको रिबन की टॉप रो (row) में कॉलम बटन मिलेगा। इस बटन में एक हरे रंग का आइकन होता है जिसमें आधा बंटा हुआ एक छोटा रेक्टेंगल (rectangle) बना होता है।
- अगर आप, एक, दो, या तीन कॉलम बनाना चाहते हैं, तब आप पहले से सेट किए गए विकल्पों के जरिये से ऐसा कर सकते हैं। अगर आप उससे अधिक कॉलम बनाना चाहते हैं, तब आपको "More Columns" पर क्लिक करना होगा।
- याद रखिएगा कि यह कॉलम विकल्प उन कॉलमों से फ़र्क होगा जो आपको तब मिलते हैं जब आप अपने डॉक्यूमेंत में टेबल्स इन्सर्ट करते हैं।
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बुलेट्स तथा नंबर्स शामिल करिए: जिस टेक्स्ट को भी आप नंबर या बुलेट करना चाहते हों, उसको हाईलाइट करिए और रिबन पर नंबरिंग या बुलेट्स बटन पर क्लिक करिए।
- अलाइनमेंट बटन्स के बाद ये बटन रिबन पर अगल बगल में पाये जा सकते हैं। नंबरिंग बटन से तीन छोटी लाइन्स जिनके बाईं ओर नंबर लिखे होते हैं वह सामने आती हैं, और बुलेट बटन्स से तीन छोटी लाइनें जिनके बगल में बुलेट पॉइंट बने होते हैं, वह सामने आती हैं।
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अपने डॉक्यूमेंट के स्टाइल को फ़ारमैट करिए: सभी डॉक्युमेंट्स का स्टैण्डर्ड बिल्ट-इन स्टाइल होता है (जैसे कि नॉर्मल, टाइटल, हेडिंग 1)। टेक्स्ट का डिफ़ौल्ट (default) स्टाइल नॉर्मल होता है। वह टेम्पलेट जिस पर डॉक्यूमेंट आधारित होगा (उदाहरण के लिए Normal.dotx), उसी से यह तय होगा कि रिबन पर और स्टाइल टैब में कौन सा स्टाइल दिखाई देगा।
- आप कोई स्टाइल अपनाएँ उसके पहले आप सभी उपलब्ध स्टाइल देख सकते हैं और यह भी कि जब उनको अप्लाई किया जाएगा तब वे कैसे दिखेंगे।
- होम टैब पर या मेन्यू बार में फ़ारमैट टैब के अंतर्गत स्टाइल्स में से कोई स्टाइल चुन लीजिये और अपने मनपसंद स्टाइल पर क्लिक करिए।
- अपना स्टाइल बनाने के लिए आप स्टाइल टैब में मॉडिफ़ाई बटन पर भी क्लिक कर सकते हैं।
- डिफ़ौल्ट के रूप में वर्ड, पैराग्राफ़ स्टाइल (जैसे कि, हेडिंग 1) को पूरे पैराग्राफ़ पर लागू कर देता है। पैराग्राफ़ स्टाइल को पैराग्राफ़ के किसी भाग पर लागू करने के लिए केवल उसी भाग को चुनिये जिसे आप मॉडिफ़ाई करना चाहते हैं।
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फॉन्ट सेटिंग को एडजस्ट करिए: अपने रिबन पर, आपको फॉन्ट तथा साइज़ के लिए ड्रॉप दाईं मेन्यू दिखाई पड़ेगा। टेक्स्ट में परिवर्तन करने के लिए, आपको पहले उस टेक्स्ट को चुनना पड़ेगा जिसमें आप परिवर्तन करना चाहते हैं। आप कुछ खास कैरेक्टर, खास शब्द, या पूरे पैराग्राफ़ चुन सकते हैं। जब आप टेक्स्ट चुन लेंगे, तब आप उसको फ़ारमैट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप फॉन्ट, साइज़, और रंग चुन सकते हैं।
- आप जिस शब्द से चुनना शुरू करना चाहते हैं उसके बाईं ओर क्लिक करिए और उसके बाद कर्सर को होल्ड करके उन सभी शब्दों के ऊपर से ड्रैग करिए जिन्हें आप चुनना चाहते हैं।
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साइज़, रंग और हाईलाइटिंग को परिवर्तित करिए: अपनी पसंद के फॉन्ट, साइज़, रंग और हाईलाइटिंग को चुनने के लिए रिबन के ड्रॉप डाउन सेक्शन तक नेवीगेट करिए। स्टाइल बटन के ठीक बाद, आपको बाईं ओर पहले फॉन्ट बटन दिखाई पड़ेगा। उसके बाद आपको डिफ़ौल्ट साइज़ (आम तौर पर साइज़ 12 फॉन्ट) के साथ साइज़ बटन दिखाई पड़ेगा।
- फॉन्ट साइज़ और स्टाइल चुनते समय सदैव डॉक्यूमेंट की फ़ारमैट करने की गाइडलाइंस को ध्यान में रखिएगा।
- अधिकांश कॉलेज तथा प्रोफ़ेशनल पेपर्स केलिए स्टैण्डर्ड फॉन्ट टाइम्स न्यू रोमन साइज़ 12 फॉन्ट होता है।
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इस तरह के फ़ारमैट को चुनिये जिससे आप अपने टेक्स्ट को महत्व दे सकें: फॉन्ट स्टाइल और साइज़ चुनने के अतिरिक्त आप अपने डॉक्यूमेंट में शब्दों और लाइनों को दिये जाने वाले महत्व को भी एडजस्ट कर सकते हैं। साइज़ बटन के अलावा आप बोल्ड, इटालिक्स और अंडरलाइन बटन भी यहाँ पर पाएंगे। बोल्ड बटन एक बोल्ड किया हुआ कैपटल बी होता है, इटालिक्स बटन एक इटालिसाइज़ किया हुआ आई होता है और अंडरलाइन बटन एक अंडरलाइन किया हुआ कैपिटल यू होता है।
- जब आपने उन फॉन्ट्स को चुन लिया हो जिनको आप मॉडिफ़ाई करना चाहते हैं तब बटन को रिबन पर बस एक बार क्लिक कर दीजिये।
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टेक्स्ट हाईलाइट्स तथा फॉन्ट के रंगों को चुनिये: अगर आप अपने डॉक्यूमेंट में रंग और हाईलाइट शामिल करना चाहते हों, तब डॉक्यूमेंट के उस भाग को चुन कर जहां आप रंग और हाईलाइट शामिल करना चाहेंगे, और रिबन में टेक्स्ट हाईलाइट या फॉन्ट कलर पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं।
- हाईलाइट बटन पाने के लिए रिबन के दाईं ओर अंत के निकट नेवीगेट करिए, एक नीला एबीसी होगा जिसको एक सफ़ेद बार से अंडरलाइन किया गया होगा, तथा फॉन्ट कलर बटन होगा जिसके लिए ए लिखा होगा तथा जिसके नीचे एक काली बार होगी।
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अपने टेक्स्ट बॉक्स में किसी इमेज को ड्रैग करके ले जाइए: इमेज को ठीक उस जगह ले जाइए जहां आप उसे चाहते हों। इसका कारण यह है कि जब आप एक बार इमेज को ड्रॉप (drop) कर देंगे तब उसको वहाँ से हटा कर आप यदि कहीं और ले जाना चाहेंगे, तब वह कठिन होगा। इमेज को आसानी से मैनीपुलेट (manipulate) करने के कुछ और तरीके भी हैं:
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टेक्स्ट को रैप (wrap) करने को एनेबल (Enable) करिए: टेक्स्ट को रैप करने से आपके डॉक्यूमेंट का लेआउट बदल जाता है, तथा आपका टेक्स्ट इमेज के चारों ओर फलो कर सकता, चाहे आपकी इमेज कहीं भी क्यों न रखी गई हो।
- इमेज पर राइट क्लिक करिए और रैप टेक्स्ट के ऊपर होवर (hover) करिए: आपके डॉक्यूमेंट के लिए जो भी अलाइनमेंट सबसे अच्छा लगे उसको चुन लीजिये। जब आप प्रत्येक विकल्प पर होवर करेंगे, तब आपको उसका प्रीव्यू (preview) दिखाई पड़ेगा।
- इमेज को चुनिये उसके बाद कंट्रोल की को होल्ड करिए। की को होल्ड करते समय, चित्र को डॉक्यूमेंट में इधर से उधर ले जाने के लिए ऐरो (arrow) कीज़ का इस्तेमाल करिए।
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ग्राफ़ शामिल करिए: “Insert” टैब पर क्लिक करिए और उसके बाद "Chart" विकल्प पर क्लिक करिए। जब आप चार्ट चुनते हैं, तब आपके रिबन पर एक नया टूलबार सामने आयेगा जिस पर उन सभी ग्राफ़्स की रेंज (range) दिखाई गई होगी, जिनमें से आपको चुनना होगा। अपनी पसंद का ग्राफ़ चुन लीजिये, जैसे कि पाई (pie) ग्राफ़।
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अपने ग्राफ़ को मॉडिफ़ाई करिए: विंडो के उस सेक्शन तक स्क्रॉल करिए और उसके बाद विभिन्न तरह के ग्राफ़्स में से चुनिये, जैसे कि “Exploded pie in 3-D”।
- “OK” पर क्लिक करिए ताकि वर्ड आपके चुने हुये ग्राफ़ को आपके वर्ड डॉक्यूमेंट में इन्सर्ट कर सके और “Chart in Microsoft Word – Microsoft Excel” विंडो को पॉप-अप कर सके।
सलाह
- यदि आप अपने पेपर को फ़्री-हैंड में नहीं लिख रहे हों, तब आपको फ़ारमैट एडजस्ट करने से पहले उसकी गाइडलाइंस को देखने की ज़रूरत पड़ेगी।
- हेडर, फ़ुटर, तथा पेज लेआउट फ़ारमैट्स को छोड़ कर, (जिनसे पूरे डॉक्यूमेंट पर असर पड़ता है), शेष सभी फ़ारमैट करने वाले टूल्स को डॉक्यूमेंट के खास हिस्सों में इस्तेमाल किया जा सकता है।
