कैसे समय बढ़ाने के लिए आवेदन पत्र लिखें

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सहयोगी लेखक द्वारा विकीहाउ स्टाफ

रेफरेन्स

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जीवन में कई बार आपको एक्सटेंशन मांगने की आवश्यकता होती है। आप कॉलेज में हो सकते हैं और परीक्षा के लिए कुछ अतिरिक्त समय का चाहते हैं या आप समय पर एक कार्य-परियोजना को पूरा करने के लिए संघर्ष कर रहे हो सकते हैं। एक्सटेंशन मांगने के लिए, एक प्रभावी और उचित अनुरोध पत्र लिखना महत्वपूर्ण होता है। आप वास्तव में किस बात के लिए अनुरोध करना चाहते हैं, इस पर विचार करने में कुछ समय बिताएं: आपको कितना समय चाहिए और क्यों? फिर, औपचारिक शैली में अपना पत्र लिखें और अपने तसल्ली के लिए, ट्रैकिंग के साथ भेज दें।

विधि 1
विधि 1 का 3:

औपचारिक पत्र लेखन के परिपाटियों का पालन करना

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    दिनांक को पृष्ठ के ऊपरी दाएं कोने में होना चाहिए। इसके नीचे एक पंक्ति छोड़ें और फिर दाईं ओर जस्टिफ़ाई ((justify) करते हुए अपना पता टाइप करें। फिर, एक और पंक्ति छोड़ें और पृष्ठ के बाईं ओर प्राप्तकर्ता का पूरा पता बाईं मार्जिन की ओर जस्टिफ़ाई करके लिखें।
    • यदि आप ईमेल के माध्यम से अपना अनुरोध भेज रहे हैं, तो दिनांक और पता लिखने की कोई जरूरत नहीं है, आप सीधे अभिवादन से शुरू कर सकते हैं। फिर भी, एक पंक्ति में विषय को प्रभावी और स्पष्ट रूप से लिखना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रोफेसर को ईमेल कर रहे हैं, तो आपका विषय हो सकता है, "कृष्ण मोहन: इतिहास के पेपर में एक्सटेंशन का अनुरोध।"
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    “प्रिय (Dear)” लिखकर टाइपिंग शुरू करें और उसके बाद टाइटिल (title) और अंतिम नाम (last name) लिखें। उदाहरण के लिए, "प्रिय श्री रवि (Dear Mr. Ravi)" या "प्रिय सुश्री निवेदिता (Dear Ms. Nivedita)।" कुछ टाइटिल्स अधिक जटिल हो सकते हैं, जैसे "प्रिय प्रोफेसर वेंकटस्वामी (Dear Professor Venkatswami)" या "प्रिय सांसद भास्कर (Dear M. P. :Bhaskar)।"
    • भले ही आप उन्हें अनौपचारिक रूप से जानते हों परंतु चूंकि, यह एक आधिकारिक (official) अनुरोध है इसलिए, पत्र के लहजे और विषय वस्तु को औपचारिक रखें। उदाहरण के लिए “हाय( Hi), वेंकी (Venky),” मत लिखें।
    • किसी विशिष्ट व्यक्ति को खोजने का प्रयास करें जिसे आप अपना पत्र संबोधित कर सकें। अन्यथा, यह एक फॉर्म प्रपत्र की तरह दिखाई दे सकता है। उदाहरण के लिए, “जिससे सम्बंधित हो (To Whom It May Concern)” से बेहतर है "प्रिय सांसद भास्कर (Dear M. P. Bhaskar)।" [१]
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    आपके पत्र का मुख्य भाग लगभग 1-3 पैराग्राफ़्स के बीच होना चाहिए। कई मामलों में, आप 1-2 लाइनों से शुरुआत कर के 2-4 पंक्तियों में अपने अनुरोध को समझाकर अगली 1-2 लाइनों में निष्कर्ष लिख सकते हैं। यदि आपको पूरे तीन पैराग्राफ़्स में पत्र को विस्तार करने की आवश्यकता है तो बस परिचय, मुख्य भाग और निष्कर्ष को अलग-अलग लिखें।
    • पत्र प्रारम्भ करने के लिए आप लिख सकते हैं, "मैं ओम प्रकाश, एल एल बी द्वितीय वर्ष के मार्निंग क्लास का एक छात्र हूं।" यह आपके प्रोफेसर की स्मृति को जागृत करेगा और आपको ढूंढने में लगने वाले, उनके समय को बचाएगा।
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    एक ठोस निष्कर्ष के महत्व की उपेक्षा मत करे। अपने अंतिम वाक्य में, मामले को (एक पंक्ति में) पुनः कहने के लिए और उन्हें समय देने के लिए धन्यवाद दें। आप लिख सकते हैं, "मेरे अनुरोध पर विचार करने के लिए मैं आपका धन्यवाद करता हूं।"
    • अपने नाम से पहले एक आधिकारिक "साइन ऑफ" के साथ समापन करना सबसे अच्छा होता है। कुछ बेहतर विकल्प हैं: "भवनिष्ठ" "शुभकामनायें" "सभी को शुभकामनायें" "ससम्मान।" [२]
    • यदि आपको किसी निश्चित समय के भीतर उनसे उत्तर की अपेक्षा है, तो आपको उस जानकारी को भी यहाँ पर शामिल करना चाहिए। आप इसे हमेशा अपने धन्यवाद के साथ जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, "आप द्वारा विचार करने के लिए मैं आपका धन्यवाद करता हूँ और अगले सप्ताह आप से उत्तर की आशा करता हूं।" सावधान रहें कि वाक्य का लहजा अत्यधिक दबाव डालने वाला प्रतीत न हो। [३]
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    “भवनिष्ठ" के नीचे, 3-4 लाइनें खाली छोड़ दें। उसके बाद, अपना पूरा नाम टाइप करें और इसे बाईं तरफ जस्टिफ़ाई करें। रिक्त स्थान का प्रयोग पेन से अपना हस्ताक्षर करने के लिए करें। यदि आप अपने पत्र को ईमेल से भेजने की योजना बना रहे हों, तो आप उन रिक्त स्थानों को हटा सकते हैं और सीधे अपना नाम टाइप कर सकते हैं। [४]
विधि 2
विधि 2 का 3:

पत्र का विषय लिखना

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    जैसे ही आप को ये जानकारी होती है कि आपको एक्सटेंशन की जरूरत पड़ेगी, आप तुरंत अपना पत्र तैयार करना शुरू कर दें। आपको अपने आवेदन पर निर्णय लेने के लिए, प्राप्तकर्ता को, जितना संभव हो सके, उतना समय देना होगा। शैड्यूल में बदलाव की मांग करने के बावजूद भी आपको तैयार दिखना चाहिए।
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    निर्धारित करें कि आप कितना अतिरिक्त समय चाहेंगे: सभी फ़ैक्टर्स पर विचार करें और एक यथार्थवादी अनुरोध भेजें। यदि आप बहुत ही कम समय माँगते हैं, तो आपको दूसरे एक्सटेंशन का अनुरोध करने की आवश्यकता पड़ सकती है। जहां तक संभव हो, समय-सीमा को बीतने नहीं देना चाहिए। अतः, आवश्यकता से थोड़ा अधिक ही समय का अनुमान लगाना बेहतर होगा।
    • परिस्थितिनुसार, आपको अपने पत्र को एक जारी रहनेवाली बातचीत का रूप देने पर विचार करने की आवश्यकता हो सकती है। इस संदर्भ में, लंबे समय का एक्सटेंशन मांगना बेहतर होता है ताकि आप मोल-तोल कर के थोड़े कम लंबे समय पर समझौता कर सकें। [५]
    • अपनी वर्तमान प्रगति और परियोजना के शेष बचे हिस्से के के आधार पर अपनी आगे की गति का अनुमान लगाएँ और एक्सटेंशन की अवधि तय करें । उदाहरण के लिए, यदि आपने तीन महीनों तक किसी परामर्श-परियोजना पर काम किया है तो आपको अब तक बहुत ही अच्छी समझ हो जानी चाहिए कि अभी कितना काम होना बाकी है।
    • पत्र प्राप्तकर्ता के समय-बाध्यताओं का भी ध्यान रखें। वे अपनी समय-सीमा से बंधे हो सकते हैं जिन्हें अब आगे बढ़ाने की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, कॉलेज प्रोफेसरों को अक्सर मिड-टर्म ग्रेड्स जमा करने और तदनुसार अपने पेपर की समय-सीमा निर्धारित करने की आवश्यकता होती है।
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    एक्सटेंशन मांगने से पहले वर्तमान समय-सीमा की जानकारी कर लें। बिना वर्तमान समय-सीमा की जानकारी को समझे, आप एक्सटेंशन का अनुरोध करके, अपने को गैर-जानकार नहीं साबित करना चाहेंगे। उदाहरण के लिए, कुछ सरकारी संस्थाओं की आवश्यकता होती है कि आप अपने अनुरोध को, आपके उनसे पहले संपर्क के 24 घंटे के भीतर, जमा कर दें। यदि यह आपके काम नहीं आता है, तो आप हमेशा टाइट टर्न-अराउंड (tight turn-around) समय-सीमा का हवाला दे सकते हैं। [६]
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    आप पत्र तैयार करने के लिए समय ले रहे हैं और उसके बाद प्राप्तकर्ता उसे पढ़ने के लिए समय लेगा इसलिए, पत्र को पर्याप्त रूप से सार्थक बनाएं। एक्सटेंशन की आवश्यकता के लिए अपने वास्तविक कारण पर ध्यान से विचार करें और ईमानदारी से इसे अपने पाठक को बताएं। न झूठ बोलें और न ही बढ़ा चढ़ा कर मामले को बताएं अन्यथा यह आपके अनुरोध को हानि ही पहुंचाएगा।
    • अपने काम में पूर्णता प्राप्त करने या सतर्कता बरतने की इच्छा, एक अच्छा कारण हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप कोई ऐसी परियोजना पूरी कर रहे हैं जो संभावित रूप से दूसरों की सुरक्षा को प्रभावित कर सकती है, तो इस तथ्य को इंगित करते हुए अतिरिक्त समय मांगने पर फैसला आपके पक्ष में हो सकता है।
    • यदि आपके पास अनुरोध करने के लिए कई कारण हैं, तो उनमें से सबसे अच्छे कारण को चुनें और उसी पर फोकस करें। उदाहरण के लिए, यदि आप नौकरी के प्रस्ताव को स्वीकार करने में देरी कर रहे हैं तो आप ये न कह कर कि, आप किसी अन्य प्रस्ताव की प्रतीक्षा कर रहे हैं, उन्हें कह सकते हैं कि आप ट्रान्सफर खर्चों के बारे में अतिरिक्त जानकारी लेना चाहते हैं (यदि यह वास्तव में सच हो)। [७]
  5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f9\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-5-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-5-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f9\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-5-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-5-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    अपने अनुरोध में कुछ सावधानी से चुने हुए अंशों के विवरण दें: यह विवरण आपके पत्र को, वैधता और लेखन-कौशल्य की भावना देगा। यह तब विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो जाता है जब आप अपना पत्र किसी सरकारी पैनल या किसी अन्य समूह को भेज रहे हैं जिनसे आप व्यक्तिगत रूप से कभी नहीं मिले हैं। [८]
    • उदाहरण के लिए, यदि आपके कॉलेज निबंध के निर्धारित तिथि से दो दिन पहले आपके दादाजी मर जाते हैं, तो घटना को सामान्य "संकटकाल" के बजाय "पारिवारिक संकटकाल" के रूप में वर्णित करना बेहतर होगा। आप उनके मृत्यु के बारे में तथा अपने यात्रा कार्यक्रम के बारे में जानकारी दे सकते हैं। [९]
    • कोई भी अनुरोध करने से पहले अपने कागजात दुरुस्त कर लें। आपको अपने पूर्व-कार्यों और आवेदनों की समय-रेखा तैयार करने की आवश्यकता पड़ सकती है, विशेषकर यदि आपको सरकार या किसी अन्य आधिकारिक इकाई से अनुरोध करना हो। यह दिखाना, कि आपने उस समय तक प्रक्रिया के सभी चरणों का पालन किया है, आपके पक्ष में काम करेगा। [१०]
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    कोई भी व्यक्ति ऐसा पत्र नहीं पढ़ना चाहता है जिसमें, एक के बाद एक शिकायतों से भारी लाइनें हो। इससे बेहतर होगा यदि आप नकारात्मक घटनाओं का जल्दी से और संक्षेप में वर्णन कर दें और आपके द्वारा प्रस्तावित सकारात्मक समाधान पर शीघ्रता से पहुँच जाएं। उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि प्रारंभिक वेतन प्रस्ताव बहुत कम है, तो आप लिख सकते हैं, "मुझे आपके प्रस्ताव पर विचार करने के लिए थोड़ा और समय चाहिए। हालांकि, मुझे लगता है कि एक उच्चतर वेतन मुझे अपना काम अधिक कुशलता से करने में सहायता प्रदान करेगा।"
  7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/57\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-7-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-7-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/57\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-7-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-7-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    भेजने से पहले, अपने पत्र को पढ़ने के लिए कुछ मिनट लगाएँ। संपादकीय गलतियों और टाइपिंग की गलतियों की तलाश करें। अपने कंप्यूटर पर ग्रामर और स्पेल-चेक सॉफ्टवेयर चलाएं। इसे अपने किसी विश्वसनीय दोस्त को त्वरित रूप से पढ़ने के लिए भेजें। इस प्रक्रिया को जल्दबाजी में न करें और न ही इसे स्किप करें अन्यथा आप लापरवाह प्रतीत होंगे जो अंतिम परिणाम को प्रभावित भी कर सकता है। [११]
विधि 3
विधि 3 का 3:

प्राप्तकर्ता को पत्र भेजना

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    जैसे ही आप अपने ड्राफ्ट-पत्र की प्रूफ-रीडिंग कर लेते हैं तो इसे भेजने से पहले, एक फोटो लें (पीडीएफ में स्थानांतरित करें), ऑनलाइन ड्राफ्ट सेव करें, या अपने पत्र की पारंपरिक प्रति बनाएं। यदि आपके पत्र भेजने की तारीख, पत्र के शीर्ष पर लिखी तारीख से मेल नहीं खाती हैं तो आपको मेल ऑफ डेट (mail off date) भी लिखना चाहिये । इस प्रतिलिपि को अपने व्यक्तिगत रिकॉर्ड के लिए कहीं सुरक्षित रखें।
  2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3e\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-14-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-14-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3e\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-14-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-14-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    अपना पत्र स्थानीय डाकघर में ले जाएं और अपने मेल-वाहक को दे दें या इसे पोस्ट बॉक्स में डाल दें। यदि आप आश्वस्त होना चाहते हैं कि आपका पत्र प्राप्त हो गया है, तो हमेशा अधिक शुल्क देकर अतिरिक्त ट्रैकिंग सेवाओं के लिए अनुरोध कर सकते हैं।
    • यदि आप अपने पत्र की हार्ड कॉपी को डाक से भेजने जा रहे हैं, तो एक अच्छी इंक कार्टरिज़ (ink cartridge) और उच्च गुणवत्ता वाले प्रिंटर का प्रयोग करके इसे प्रिंट करना सुनिश्चित करें। एक हस्तलिखित एक्सटेंशन का अनुरोध आमतौर पर स्वीकार्य नहीं होता है। [१२]
  3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d9\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-15-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-15-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d9\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-15-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-15-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    यह संभवतः आपका अनुरोध भेजने का सबसे अच्छा तरीका होगा क्योंकि, इसमें कम समय की आवश्यकता होती है और यह बहुत ही विश्वसनीय भी है। भेजने से पहले, अपने प्राप्तकर्ता के ई-मेल पते की पुष्टि कर लें और विषय-पंक्ति में, यदि प्रासंगिक हो, तो अपनी पहचान संख्या शामिल करें।
    • मेल-प्राप्तकर्ता आपके द्वारा ईमेल भेजने के सही समय को देख सकता है। अतः यदि आप देर रात में ईमेल भेजना चाहते हैं तो इसके प्रति सचेत रहें।
    • अपना ईमेल और अपने द्वारा उपयोग किए जा रहे पते को, औपचारिक रखे। इसे किसी प्रोफेशनल प्रतीत होने वाले ईमेल खाते से भेजें। उदाहरण के लिए, "raakesh@yahoo.com" से एक कार्य-ईमेल भेजना उचित है।
    • यदि आप अपना पत्र फ़ैक्स के माध्यम से भेजते हैं, तो सुनिश्चित करें कि कन्फर्मेशन कॉपी, जिसमें आपके ट्रांसमिशन को सफलतापूर्वक भेजना और प्राप्त होना दिखाया गया हो, को ध्यानपूर्वक सहेज कर आपने रख लिया है। [१३]
  4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ed\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-16-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-16-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ed\/Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-16-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Letter-Asking-for-an-Extension-Step-16-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
    यदि एक्सटेंशन की आपको सख्त आवश्यकता है या बहुत ही कम समय बचा है, तो आप व्यक्तिगत रूप से मिलकर या फोन-कॉल से बात करके उनसे बेहतर सेवा प्राप्त कर सकते हैं। ऐसी स्थिति में, औपचारिक रूप से वार्ता करें और अपने मामले को व्यवस्थित तरीके से बताएं।

सलाह

  • अपने पत्र की लंबाई एक पेज या उससे कम रखने का प्रयास करें। यह इसे पूर्णतया दिखाता है और इसे पढ़ना भी आसान होता है। [१४]
  • इस बात की जानकारी रखें कि बदले में प्राप्तकर्ता आपको कुछ भेजेगा, जैसे कि पुष्टि पत्र। [१५]

चेतावनी

  • अपने द्वारा किए गए वादे में यथार्थवादी रहें। आप एक्सटेंशन सिर्फ इसलिए नहीं लेना चाहेंगे कि उस अतिरिक्त समय में आप कोई अतिरिक्त काम पूरा कर सकें।
  • इस वन-टाइम-एक्सटेंशन के अनुरोध की महत्ता को समझें। आप दुबारा एक्सटेंशन नहीं लेना चाहेंगे। [१६]
  • जांच कर यह सुनिश्चित करें कि आपने अपने अनुरोध पत्र के साथ सभी आवश्यक फॉर्म संगलग्न कर दिए हैं। कुछ समूह चाहेंगे कि एक्सटेंशन के अनुरोध के लिए आप उनके फार्म-पत्र-टेम्प्लेट का प्रयोग करें। [१७]

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रेफरेन्स

  1. ↑ https://www.uwgb.edu/careers/PDF-Files/Professional-Letters-Guide.pdf
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