Unduh PDF
Unduh PDF
Surat keterangan kerja (atau surat verifikasi kerja) adalah korespondensi formal yang biasanya ditulis oleh pemberi kerja kepada pihak yang memintanya, dengan tujuan memvalidasi riwayat kerja karyawan. Surat keterangan kerja biasanya diperlukan untuk mengajukan pinjaman, menyewa properti, melamar pekerjaan baru, atau alasan lain untuk memverifikasi riwayat kerja. Ketika menulis surat keterangan kerja, jelaskan siapa Anda, sediakan ringkasan jujur tentang tugas karyawan, dan verifikasi pekerjaannya. Surat keterangan ini harus menggunakan kertas berkop profesional dan menyediakan informasi kontak serta tanda tangan. Baca instruksi di bawah ini untuk mengetahui cara-cara membuat surat keterangan kerja yang lengkap dan akurat.
Langkah
-
Pikirkan alasan Anda menulis surat keterangan kerja. Konten dan nada bahasa surat bergantung pada penerimanya. Untuk institusi keuangan, gunakan nada bahasa yang profesional dan sertakan informasi keuangan (misalnya, gaji, komisi, kenaikan gaji, dan bonus). Sebaliknya, jika Anda menulis surat keterangan kerja untuk karyawan yang ingin melamar pekerjaan baru, nada bahasa yang digunakan bisa lebih informal dan Anda boleh tidak menyertakan informasi keuangan.
- Dengan memahami tujuan dan cakupannya, Anda dapat menulis surat yang sesuai dengan kebutuhan penerima.
-
Pikirkan siapa yang harus menulisnya. Normalnya, surat keterangan kerja ditulis oleh atasan. [1] X Teliti sumber Dalam situasi ini, karyawan akan meminta Anda sebagai atasan menulis surat keterangan kerja untuk keperluan spesifik. Di sisi lain, karyawan bisa saja menulis surat keterangan kerja untuk dirinya sendiri. Dalam situasi ini, Anda sebagai karyawan akan menulis sendiri dan kemudian meminta atasan menandatangani atau mengubahnya sebagaimana diperlukan. [2] X Teliti sumber Setiap kali memungkinkan, atasan yang harus menulisnya atas nama karyawan, bukan sebaliknya.
- Jika Anda atasan yang menulis surat untuk karyawan, Anda dapat menyusunnya sesuai dengan spesifikasi Anda sendiri dan mengontrol pesan di dalamnya. Selain itu, sebagai atasan, surat yang Anda tulis dianggap asli dan jujur. Akan tetapi, kendala utamanya adalah waktu yang dibutuhkan. Sebagai atasan, pastinya jadwal Anda sibuk, sementara penyusunan surat ini akan memakan waktu. Oleh karena itu, surat keterangan kerja biasanya singkat dan padat sehingga Anda tidak menghabiskan waktu yang terlalu lama, khususnya jika sudah pernah melakukannya.
- Jika Anda karyawan yang menulis sendiri, Anda bisa menentukan informasi yang akan disampaikan kepada penerima dan tidak perlu mencari waktu untuk menyampaikan ide kepada atasan. Selain itu, atasan juga tidak dibebani oleh waktu yang harus disediakan untuk menulisnya (jika Anda sendiri yang menulis, atasan mungkin justru senang karena beliau tidak perlu melakukannya sendiri). Akan tetapi, atasan harus selalu memberi tanda tangan dan ada kemungkinan beliau enggan melakukannya setelah membaca isi surat Anda. Jika itu masalahnya, Anda harus menulis ulang atau membujuk beliau untuk menulisnya sendiri untuk Anda.
-
Kumpulkan informasi yang diperlukan. Setelah mengetahui penerima dan siapa yang akan menulis surat itu, Anda harus mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dalam surat.
- Jika Anda atasan, bicaralah kepada karyawan bersangkutan untuk mengetahui apa yang ingin ia masukkan. Diskusikan siapa penerimanya, apa tujuan surat itu, spesifikasi apa yang perlu dimasukkan, dan kapan harus dikirim.
- Jika Anda karyawan dan menulis surat sendiri, semua informasi yang dibutuhkan sudah ada, tetapi Anda harus berbicara dahulu dengan atasan dan tanyakan surat seperti apa yang beliau harapkan. Ini memastikan Anda menulis surat yang sesuai dengan spesifikasi atasan dan mendapatkan tanda tangannya.
Iklan
-
Gunakan kertas berkop perusahaan. Tulislah surat keterangan kerja di atas kertas berkop resmi perusahaan. Jika Anda atasan, kertas ini bebas digunakan. Jika Anda karyawan, tanyakan dahulu apakah Anda boleh menggunakannya. Kertas berkop resmi perusahaan akan mengesahkan surat Anda dan membuat penerima percaya pada isinya.
- Jika tidak ada kertas berkop resmi, Anda bisa menggunakan komputer untuk membuat header surat. Header harus memuat nama, alamat, nomor telepon, dan alamat surel perusahaan. Sediakan juga informasi tentang penulis surat (dan jabatan) serta tanggal penulisan surat.
-
Tujukan surat kepada penerima sespesifik mungkin. Jika Anda mengetahui nama penerimanya, tujukan langsung kepada yang bersangkutan. Jika Anda tidak tahu siapa yang akan membacanya, tujukan kepada organisasinya, dengan baris subjek yang menjelaskan isi surat.
- Misalnya, jika Anda tahu alamat dan nama penerima, tuliskan tepat di bawah header . Ikuti dengan salam yang sepantasnya, seperti "Kepada Yth. [Bapak Sudirman]."
- Jika Anda tidak tahu kepada siapa surat itu ditujukan, kirim kepada departemen yang bersangkutan dengan baris subjek yang menjelaskan isi surat. Misalnya, untuk surat kepada institusi keuangan dengan tujuan mendapatkan pinjaman, Anda dapat mengirim surat kepada kantor cabang setempat dengan baris subjek berbunyi, "Keterangan Kerja [Karyawan] untuk Pengajuan Pinjaman." Ikuti dengan salam seperti "Kepada yang Bersangkutan."
-
Jelaskan siapa Anda. Pada paragraf isi pertama, jelaskan siapa Anda dan tujuan penulisan surat. Sebutkan jabatan, masa kerja, dan selama apa Anda mengenal karyawan yang meminta surat keterangan tersebut. Apabila Anda karyawan yang menulis sendiri, tetap tulis seakan surat itu berasal dari atasan karena beliau yang akan menandatanganinya.
- Misalnya, "Nama saya Budi Jatmiko dan saya adalah Wakil Kepala Pemasaran dan Penjualan di PT. ABC. Saya sudah bekerja di PT. ABC selama 12 tahun dan mengenal karyawan ini selama tujuh tahun. Tiga tahun terakhir ini saya merupakan supervisor langsung karyawan tersebut."
-
Berikan verifikasi. Paragraf isi berikutnya meringkas pekerjaan karyawan, meliputi tanggal awal kerja, jabatan, apakah pekerjaannya sementara atau permanen, dan apakah karyawan masih bekerja di sana. Paragraf ini menyediakan informasi keuangan karyawan jika dibutuhkan.
- Misalnya, "Surat ini merupakan konfirmasi bahwa karyawan tersebut memang bekerja di sini. Yang bersangkutan telah bekerja di PT. ABC selama tujuh tahun, sejak 7 September 2003. Ia memegang jabatan sebagai wakil direktur penjualan, yang merupakan posisi permanen di PT. ABC. Sampai 7 Januari 2011, ia masih bekerja dengan jabatan tersebut di PT. ABC."
- Contoh lain: "Surat ini mengonfirmasi bahwa karyawan tersebut bekerja di PT. ABC selama tujuh tahun. Yang bersangkutan bekerja di PT. ABC sejak 7 September 2003 sampai 7 Januari 2011. Ia memegang jabatan sebagai wakil direktur penjualan di PT. ABC. Ia bekerja sebagai pegawai tetap selama tujuh tahun di PT. ABC dengan gaji Rp35 juta per bulan."
-
Ringkas tugas karyawan. Paragraf ini mendeskripsikan tugas karyawan, yang sangat dibutuhkan dalam surat keterangan kerja untuk karyawan yang melamar pekerjaan lain. Meskipun surat keterangan kerja bukan surat rekomendasi, tidak ada salahnya menyertakan penilaian positif tentang karyawan tersebut. Informasi tambahan ini akan meningkatkan reputasi Anda sebagai atasan dan membantu karyawan dalam mencari pekerjaan baru, properti, atau pinjaman.
- Misalnya, "Tugas karyawan di PT. ABC adalah sebagai berikut: Bertanggung jawab atas penjualan radiator di wilayah Bogor dan sekitarnya. Ia memegang posisi manajerial dan bertanggung jawab memotivasi tim yang beranggotakan tujuh sampai sembilan orang. Ia harus memastikan kepuasan pelanggan, mengatasi keluhan pelanggan, dan melaporkan progres penjualan setiap tiga bulan sekali ke kantor pusat."
-
Hindari informasi sensitif atau ilegal tentang karyawan. Ada ketentuan tentang apa yang boleh dimasukkan dalam referensi kerja dan pernyataan lain kepada calon pemberi kerja. [3] X Teliti sumber Ada ketentuan yang mengatur bahwa Anda hanya boleh menyertakan informasi karyawan dengan izin yang bersangkutan. [4] X Teliti sumber Ada juga aturan bahwa Anda dapat mengungkap informasi apa pun tentang karyawan yang bersangkutan asalkan jujur dan dilandasi niat baik. [5] X Teliti sumber Sebelum mengungkap informasi sensitif, pastikan Anda mengecek apa saja yang boleh dan pantas dimasukkan, menurut kepantasan sosial dan hukum yang berlaku.
-
Sediakan informasi kontak Anda. Paragraf terakhir harus menyertakan informasi kontak Anda (atasan). Informasi ini diperlukan apabila penerima memiliki pertanyaan. Pastikan Anda menyatakan bahwa penerima bisa menghubungi Anda.
- Misalnya, "Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih, jangan ragu menghubungi saya di (021) 21215555 atau di js@ABCCorp.com." [6] X Teliti sumber
-
Bubuhkan tanda tangan dan kirimkan. Setelah surat selesai ditulis, akhiri dengan salam penutup, tanda tangani, dan berikan kepada karyawan yang memintanya atau kirimkan sendiri kepada penerima.
- Tutup surat dengan salam "Hormat saya".
- Bubuhkan tanda tangan, disertai nama terang dan jabatan.
- Tambahkan stempel resmi atau verifikasi yang biasanya digunakan oleh perusahaan untuk tipe surat seperti ini.
Iklan
Tips
- Beberapa proses pengajuan visa mengharuskan Anda menulis posisi yang akan dipegang karyawan, jika visa diberikan. Anda mungkin harus menjelaskan pentingnya pekerjaan karyawan yang mengajukan visa.
- Beberapa atasan meminta karyawan merancang surat, yang kemudian akan ditandatanganinya. Jika Anda meminta karyawan menulis sendiri, pastikan untuk membacanya secara menyeluruh sebelum membubuhkan tanda tangan.
- Beberapa perusahaan memiliki orang tertentu yang ditugaskan melakukan verifikasi pekerjaan, dan ada juga perusahaan yang memiliki templat khusus. Jika Anda ragu, cek dengan departemen sumber daya manusia.
Iklan
Peringatan
- Masukkan informasi keuangan hanya jika karyawan memintanya. [7] X Teliti sumber Jika Anda karyawan dan menulis surat sendiri, Anda bisa memasukkan informasi sebanyak yang dibutuhkan.
- Jangan memasukkan informasi pribadi tentang karyawan kecuali jika yang bersangkutan mengizinkan. [8] X Teliti sumber
- Jika karyawan yang meminta surat keterangan kerja tidak lagi bekerja dengan Anda, jangan berikan alasan dia berhenti walaupun tidak ada kasus atau masalah. [9] X Teliti sumber
Iklan
Referensi
- ↑ http://learnthat.com/how-to-write-an-employment-verification-letter/
- ↑ http://apartments.about.com/od/apartmenthunting/a/sampleemploylet.htm
- ↑ http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html
- ↑ http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html
- ↑ http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html
- ↑ http://apartments.about.com/od/apartmenthunting/a/sampleemploylet.htm
- ↑ http://learnthat.com/how-to-write-an-employment-verification-letter/
- ↑ http://learnthat.com/how-to-write-an-employment-verification-letter/
- ↑ http://learnthat.com/how-to-write-an-employment-verification-letter/
Tentang wikiHow ini
Halaman ini telah diakses sebanyak 9.638 kali.
Iklan
