Unduh PDF
Unduh PDF
Menulis email (surel) pengingat yang bersahabat bisa menjadi hal rumit. Anda tidak ingin tampak memaksa atau tidak sabar, tetapi pesan Anda harus tersampaikan. Gunakan nada yang bersahabat di email dengan sapaan dan ekspresi yang lembut. Sertakan alasan Anda mengirim email pengingat sehingga penerima tahu yang Anda inginkan. Pastikan tidak ada kesalahan pada email sehingga Anda tidak hanya tampak bersahabat, namun juga profesional.
Langkah
-
Sapa si penerima. Dalam situasi bisnis, Anda mungkin “harus” menggunakan sapaan formal, seperti “Yang terhormat.” Namun, email yang dipersonalisasi semakin sering digunakan. Beberapa sapaan email yang dapat membantu menciptakan nada yang bersahabat termasuk: [1] X Teliti sumber
- Hai!
- Hai kawan
- Lama tidak bertemu
- Hei! [2] X Teliti sumber
-
Singgung hubungan Anda dengan penerima. Jika hanya fokus pada pengingat, pesan Anda akan tampak dingin. Singgung hubungan pribadi dengan penerima dengan menyertakan frasa yang merefleksikan pertemanan dan pengalaman bersama. Ini termasuk: [3] X Teliti sumber
- Bagaimana sekolahmu?
- Hai Teman, apa kabar?
- Akhir pekan kemarin sangat menyenangkan.
- Kapan terakhir kali kita bicara, satu bulan yang lalu?
- Perjalanan kita yang lalu benar-benar menyenangkan! Kita harus melakukannya lagi.
-
Perhalus ekspresi Anda. Ini terutama penting untuk bagian pengingat di email. Jika Anda sudah lama tidak berhubungan dengan penerima, sebaiknya minta maaf atau berikan alasan karena hanya menghubungi mereka untuk mengingatkan. Beberapa contoh ekspresi halus termasuk:
- Aku tahu sudah lama kita tidak berbincang, namun aku ingin mengingatkanmu tentang…
- Kedatangan bayi baru membuatku sibuk, aku baru ingat untuk mengingatkanmu…
- Aku tahu kau sibuk, jadi aku tidak ingin mengganggumu, tetapi aku ingin mengirim pengingat…
-
Bersikap sopan. Jika pengingat itu penting, Anda mungkin akan tampak memaksa. Ingat bahwa si penerima sibuk dengan kehidupannya. Selalu katakan “mohon” dan “terima kasih” serta ungkapan yang sepadan. Anda mungkin ingin menyertakan frasa sopan seperti: [4] X Teliti sumber
- Aku mohon maaf telah menggangumu, tetapi aku ingin memastikan…
- Mohon balas email ini secepat mungkin...
- Terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca dan membalas email pengingat ini. Aku sangat menghargainya.
- Aku menunggu balasanmu.
Iklan
-
Gunakan kolom judul. Anda tidak perlu menulis kolom judul yang cerdas. Kolom judul yang jelas dan tegas akan lebih berguna. Dengan begitu, penerima dapat mengetahui tujuan email secara sekilas. Beberapa pilihan umum untuk email pengingat yang bersahabat termasuk:
- Memeriksa
- Pengingat Singkat tentang...
- Perjalanan/acara yang akan datang.
- Menghitung peserta perjalanan/acara. [5] X Teliti sumber
-
Ingat untuk menyertakan pengingat. Saat Anda berusaha keras untuk bersikap sopan dan bersahabat, Anda mungkin melupakan sesuatu yang penting, seperti pengingatnya. Tulis pengingat paket di bagian awal email, setelah sapaan pembuka dan kalimat hubungan pribadi. Contohnya: [6] X Teliti sumber
- "Hai Kawan,
Sudah lama kita tidak berbincang, Ben. Bagaimana kabar istri dan anakmu? Istri dan anakku cukup membuatku sibuk, namun aku ingin bertanya kepadamu tentang..." - "Hai!
Nenek, aku sudah lama bermaksud untuk mengirim pesan ini. Aku minta maaf karena terlalu sibuk. Aku ingin mengingatkan Nenek tentang makan siang kita..."
- "Hai Kawan,
-
Gunakan bahasa yang singkat. Memang benar bahasa yang sopan membutuhkan kalimat yang lebih panjang. Contohnya, frasa “Kerja lebih giat " akan lebih sopan jika ditulis "Akan lebih baik jika Anda bekerja lebih giat." Walaupun sopan, kalimat yang panjang dapat membuat fokus email Anda tidak jelas.
- Gunakan struktur yang lebih sederhana untuk email Anda. Mungkin sesuatu seperti ini: Salam pembuka (pembuka) → Hubungan Pribadi → Pengingat → Salam penutup (penutup) [7] X Teliti sumber
-
Edit informasi yang tidak diperlukan. Untuk setiap kalimat dan bagian dari kalimat, tanyakan pada diri Anda, “Apakah ini perlu?" Dalam beberapa kasus, "perlu" mungkin memiliki arti luas seperti "Ini perlu agar email saya tidak terdengar dingin."Hapus bagian yang tidak penting dari email. [8] X Teliti sumber
- Secara umum, adverbia (seperti "sangat," "amat," "sungguh-sungguh," "sekali," dan "tentu saja") dapat dihapus agar email Anda lebih ringkas. [9] X Teliti sumber
-
Akhiri email dengan salam penutup. "Salam penutup" berarti mengucapkan "sampai jumpa." [10] X Teliti sumber Salam penutup termasuk ekspresi seperti "Salam," "Salam Hormat," "Hormat Kami," dan "Salam Hangat." Tanda tangan Anda harus ditulis setelah salam penutup. Salam penutup umum seperti ini mungkin akan tampak formal. Anda mungkin ingin mencoba sesuatu seperti:
- Temanmu
- Kawanmu
- Salam sukses
- Semoga harimu menyenangkan
- Giliranmu
- Aku menantikan kabar darimu you [11] X Teliti sumber
Iklan
-
Periksa ulang email Anda. Bahkan membaca sekilas email satu atau dua kali akan mengurangi kesalahan dasar yang mungkin muncul saat Anda menulisnya. Setelah Anda menulis email, periksa ulang ejaan dan tata bahasa di email Anda.
- Banyak penyedia email memiliki fitur pemeriksa ejaan dan tata bahasa. Kualitas fitur tersebut tergantung pada penyedia email. Dalam beberapa kasus, fitur ini mungkin tidak terlalu akurat.
- Ingat untuk memeriksa kolom judul, salam pembuka, dan salam penutup (penutup). Anda mungkin akan melupakan ini dan hanya fokus pada isi email. [12] X Teliti sumber
-
Baca email keras-keras. Jika Anda menulis email penting, atau jika Anda ingin tampak sopan dan bersahabat kepada seseorang, baca email Anda dari awal hingga akhir keras-keras. Apakah terdengar seperti percakapan? Jika ya, email Anda siap dikirim. [13] X Teliti sumber
- Tulis ulang kalimat atau bagian yang terdengar canggung. Gunakan penilaian terbaik Anda saat mengevaluasi ini. Masing-masing orang akan punya pandangan berbeda tergantung pada cara bicara Anda.
-
Minta orang lain membaca email Anda. Untuk komunikasi yang penting, seperti tujuan bisnis, Anda mungkin ingin meminta bantuan orang lain untuk memeriksa email pengingat sebelum mengirimnya. Jika email Anda ringkas, biasanya hanya akan butuh waktu singkat dan mudah menemukan kesalahan paling kecil sekali pun.
- Periksa layanan pesan online. Kirim email ke teman online dan ajukan pertanyaan seperti, “Hai, apa Anda bisa membaca email pendek yang harus saya kirim? Tidak akan butuh waktu lama."
- Ingat untuk selalu berterima kasih kepada semua orang yang membaca email Anda. Bagaimanapun juga, mereka membantu Anda.
Iklan
Referensi
- ↑ https://www.myenglishteacher.eu/blog/formal-and-informal-email-phrases/
- ↑ http://www.businessinsider.com/the-perfect-way-to-start-an-email-and-greetings-you-should-avoid-2016-5/#-1
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://jerz.setonhill.edu/writing/e-text/email/
- ↑ http://www.businessinsider.com/how-to-write-an-excellent-email-subject-line-2014-3
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://www.infogineering.net/downloads/write_clearly.pdf
- ↑ http://webaim.org/techniques/writing/
- ↑ http://www.quickanddirtytips.com/education/grammar/how-to-eliminate-adverbs
Tentang wikiHow ini
Halaman ini telah diakses sebanyak 17.856 kali.
Iklan
