Unduh PDF
Unduh PDF
Sistem penyimpanan berkas merupakan salah satu aspek penting dalam mengelola administrasi kantor yang rapi. Tentukan penataan sistem penyimpanan berkas yang terbaik agar setiap orang yang memiliki otorisasi untuk mengakses dokumen, entah orang lain atau Anda sendiri, bisa menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan mudah. Sistem yang kurang memadai membuat Anda kewalahan menangani dokumen karena sering terselip atau hilang sehingga meja kerja penuh dengan tumpukan berkas.
Langkah
Unduh PDF
-
Tentukan sistem penyimpanan berkas yang ingin diterapkan. Apa pun sistem yang dipilih, pastikan Anda tahu tempat menyimpan setiap dokumen, misalnya disusun sesuai:
- Abjad. Sistem ini paling cocok diterapkan jika penyimpanan berkas dilakukan berdasarkan nama klien, pasien, atau pelanggan.
- Subjek atau kategori. Pada umumnya, sistem penyimpanan berkas yang dilakukan berdasarkan subjek atau kategori sangat bermanfaat apabila dikelola dengan benar, tetapi akan sangat membingungkan jika dokumen tidak disusun dengan rapi.
- Nomor atau kronologis. Opsi ini adalah yang terbaik jika dokumen diberi nomor urut atau tanggal, misalnya faktur pembelian atau kuitansi pembayaran.
-
Siapkan map gantung dalam laci penyimpanan berkas. Map gantung tidak perlu dikeluarkan dari laci sebab berfungsi sebagai tempat menaruh map karton manila. Map ini akan dimasukkan dalam map gantung dan diambil jika dibutuhkan.
-
Sortirlah dokumen menjadi beberapa tumpuk sesuai kategori. Jika tumpukan dokumen sudah mencapai 3-4 cm, pisahkan menjadi beberapa subkategori. Beberapa tumpuk dokumen yang tipis boleh digabungkan lalu tentukan nama kategori yang baru. Pilihlah nama yang membuat Anda lebih mudah menyortir dokumen.
-
Masukkan setiap tumpuk ke dalam map karton manila lalu beri label yang jelas. Agar terlihat lebih rapi, gunakan map yang menyediakan tempat menulis label di tengah, alih-alih yang berjajar.
-
Simpanlah map karton manila di dalam map gantung. Anda boleh menggunakan map gantung biasa untuk menyimpan tumpukan dokumen yang tipis. Akan tetapi, untuk menyimpan tumpukan dokumen yang tebal atau yang dibagi menjadi beberapa subkategori, gunakan map gantung yang bagian bawahnya berbentuk kotak. Dalam hal ini, berkas boleh diurutkan sesuai keinginan, tetapi urutan yang sering digunakan adalah sesuai abjad.
-
Beri label map gantung sesuai label yang tercantum pada map karton manila. Letakkan plastik tempat menulis label di ujung kiri map, kecuali Anda harus memasukkan map ke dalam lemari berkas dalam posisi vertikal sehingga map diletakkan secara berurutan dari kiri ke kanan, bukan dari depan ke belakang. Dalam hal ini, letakkan plastik label di sebelah kanan.
-
Siapkan map gantung dan map karton manila cadangan supaya Anda bisa menambah map jika ada dokumen yang tidak bisa dikelompokkan ke dalam map yang sudah diberi label. Jangan memasukkan terlalu banyak atau terlalu sedikit dokumen ke dalam map. Pertimbangkan apakah Anda perlu mengubah label map dan menyortir ulang sebab dokumen perlu dikelompokkan menjadi beberapa kategori yang baru.
-
Di akhir tahun, keluarkan semua map dari lemari berkas, beri label map karton manila yang baru sesuai kategori lalu masukkan lagi ke dalam map gantung. Periksalah semua berkas untuk memastikan apakah ada dokumen yang perlu digabungkan dalam map yang sudah tersedia lalu simpan dokumen yang lain sebagai arsip.Iklan
Tips
- Jika ingin membuat label warna-warni, cetaklah menggunakan komputer atau gunakan cara lain agar map terlihat lebih menarik. Walau demikian, ketika Anda harus melakukan perubahan, misalnya menambah map baru, mungkin Anda merasa bingung karena kesulitan memilih warna atau harus memberi label dengan tulisan tangan. Jadi, gunakan cara yang simpel.
Iklan
Peringatan
- Jangan membuat kategori lain-lain untuk dokumen yang belum bisa dikelompokkan dalam kategori tertentu sebab cara ini membuat dokumen terus menumpuk.
- Setelah menentukan sistem penyimpanan berkas, biasakan mengelola dokumen secara rutin. Sisihkan waktu untuk menyimpan berkas yang ada di meja kerja setiap hari. Jangan tergoda untuk memasukkan dokumen ke dalam keranjang besar sebab keranjang akan cepat penuh dan menjadi setumpuk berkas yang baru.
Iklan
Tentang wikiHow ini
Halaman ini telah diakses sebanyak 10.202 kali.
Iklan
