Unduh PDF
Unduh PDF
Microsoft Excel memiliki beragam fitur dan salah satu di antaranya adalah membuat laporan secara otomatis. Anda bisa membuat pengolah angka ( spreadsheet ) interaktif untuk menyederhanakan proses input data bagi orang lain ke dalam buku kerja, sekaligus mengotomatisasi pembuatan laporan. Kedua fitur ini mensyaratkan pengetahuan yang cukup tentang Visual Basic. Langkah-langkah untuk melakukan kedua tugas tersebut akan dijelaskan di bawah ini.
Langkah
-
Tentukan tata letak spreadsheet . Pengaturan tata letak spreadsheet harus dilakukan supaya orang lain bisa menemukan isian yang dibutuhkan untuk memasukkan data.
- Tata letak spreadsheet bisa ditata secara horizontal atau vertikal. Sebagian besar pengguna lebih mudah bekerja dengan tata letak vertikal, terutama jika spreadsheet tersebut akan dicetak.
-
Buat label teks untuk spreadsheet . Tulis label di bagian atas masing-masing kolom, dan sebelah kiri tiap sel pada kolom yang Anda berencana menjadikannya sebagai isian data.
-
Tekan tombol Alt dan F11 bersamaan. Kombinasi tombol tersebut akan membuka editor Microsoft Visual Basic.
-
Klik dua kali "This Workbook" pada panel "Project-VBA Project" di sebelah kiri atas. Jendela untuk menulis kode akan muncul di bagian utama editor.
-
Pilih "Procedure" dari menu Insert . Kotak dialog Add Procedure akan muncul.
-
Masukkan nama prosedur pada isian Nama. Masukkan nama yang bermakna untuk prosedur tersebut, misalnya "SumExpenses" jika spreadsheet akan digunakan untuk melaporkan pengeluaran perjalanan. Klik OK untuk menutup kotak dialog.
- Nama prosedur tidak boleh menggunakan spasi, tetapi bisa memakai underscore ( _ ) untuk menggantikan spasi.
- Setelah kotak dialog Add Procedure tertutup, akan muncul suatu baris dengan label "Public Sub" diikuti nama prosedurnya. Di bawah baris tersebut ada ruang dan kata-kata "End Sub."
-
Masukkan kode untuk tiap isian masukan di spreadsheet . Anda akan menulis dua baris kode untuk tiap masukan.
- Baris pertama kode berbentuk "Range("cellname").Select", "cellname" mewakili sel yang menjadi tempat isian masukan. Isilah dengan nama sel yang berada tepat di sebelah kanan label teks. Jika label teks ada di sel A2, isian untuk masukan adalah sel B2 (Range("B2").Select). Tanda petik sebelum dan sesudah nama sel tetap ditulis di tahap ini, tetapi tidak disertakan lagi pada pernyataan kode yang lengkap.
- Kode di baris kedua adalah "ActiveCell.Value = InputBox("InputPrompt")". "InputPrompt" mewakili teks yang akan muncul untuk memberitahu pengguna tentang jenis data yang harus dimasukkan ke dalam sel masukan. Sebagai contoh, jika sel masukan akan diisi dengan pengeluaran makan, ganti "InputPrompt" dengan "Masukkan total pengeluaran untuk makan, termasuk tip." (Tanda petik untuk teks instruksi masukan tetap disertakan, sedangkan tanda petik sebelum dan sesudah perintah tidak perlu ditulis.)
-
Masukkan kode untuk tiap isian perhitungan. Sekali lagi dua baris yang digunakan sama dengan sebelumnya, tetapi kali ini ActiveCell.Value merupakan perhitungan fungsi numerik, misalnya SUM, di posisi fungsi InputBox function digunakan untuk menampilkan instruksi input.
-
Tambahkan satu baris kode untuk menyimpan spreadsheet interaktif Anda. Formatnya adalah "ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="Filename.xls". "Filename" adalah nama spreadsheet interaktifnya. (Tanda petik sebelum dan sesudah "Filename.xls" tetap ditulis, sedangkan tanda petik untuk seluruh perintah tidak perlu ditulis lagi.)
- Jika Microsoft Excel yang digunakan adalah versi 2007 atau yang lebih mutakhir, gunakan ".xlsx" untuk menggantikan ".xls". Akan tetapi, jika ada pengguna spreadsheet interaktif dengan Excel versi 2003 ke bawah, mereka tidak akan bisa menggunakan spreadsheet tersebut tanpa plug-in program pembaca.
-
Tekan tombol Alt dan Q secara bersamaan. Editor Visual Basic akan ditutup.
-
Tekan tombol Alt dan F8 secara bersamaan. Kotak dialog Macro akan muncul.
-
Klik nama prosedur pada daftar Macro . Jika prosedur yang dibuat adalah satu-satunya yang ada di daftar, prosedur tersebut akan dipilih secara otomatis.
-
Klik tombol Options . Anda akan diminta memasukkan karakter papan tombol untuk digunakan sebagai pintasan dengan tombol Ctrl. Pilih huruf yang bermakna dan belum digunakan sebagai karakter pintasan, misalnya "e" untuk "entri."
-
Klik "OK" untuk menutup dialog Macro Options . Sekarang Anda bisa mendistribusikan spreadsheet interaktif kepada para pengguna. Setelah membukanya, pengguna bisa menggunakan tombol pintasan untuk melakukan entri dan mengikuti instruksi yang Anda buat untuk mengisi data.Iklan
-
Buat laporan dalam PivotTable . PivotTable didesain untuk mengikhtisarkan data agar Anda bisa membandingkan angka-angka dan mengidentifikasi tren. PivotTable harus terhubung dengan data yang ada di salah satu bagian pengolah data atau diimpor dari pangkalan data tertentu.
-
Tulis skrip Visual Basic untuk membuka dan menutup laporan. Skrip tersebut harus dapat melakukan berbagai fungsi yang tertera di bawah ini. Tiap fungsi akan dijelaskan diikuti kode yang diberikan dalam tanda kurung untuk mengimplementasikannya. Ketika menulis kode aktual, tulislah dalam satu blok tunggal, ganti nama pada contoh dengan nama Anda, dan jangan menyertakan tanda kurung di awal dan akhir contoh kode.
- Buka spreadsheet dalam mode baca saja. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject("Excel.App")xlapp.visible=falsexlapp.workbooks.open \\excelloc\filename.xls,3,]
- Muat ulang data dan simpan laporannya, di contoh ini disimpan sebagai PDF dengan keterangan tanggal. [Truexlapp.activeworkbook.RefreshAllxlapp.activeworkbook.ExportAsFixedFormat xlTypePDF, \\pdfloc\reportname_ & DatePart("yyyy,Now()) & "-" & Right("0" & DatePart("m",Now()),2) & "-" Right("0" & DatePart("d",Now()),2) & ".pdf"] Jika format dokumen keluarannya berbeda, ganti format ".pdf" dengan ekstensi yang tepat sesuai yang diinginkan.
- Tutup spreadsheet tanpa menyimpannya, lalu tutup Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Gunakan ".xlsx" untuk menggantikan ".xls" di akhiran spreadsheet jika spreadsheet tersebut disimpan dalam Excel 2007 dan format berbasis XML yang lebih mutakhir.
-
Tulis batch script untuk memulai skrip Visual Basic. Tujuan penulisan skrip tersebut adalah agar skrip Visual Basic bisa berjalan secara otomatis. Tanpa batch script , skrip VB harus dijalankan secara manual.
- Skrip ditulis dalam format berikut, ganti dengan nama folder dan nama berkas Anda sendiri untuk nama yang diberikan dalam contoh ini: [cscript /nologo \\fileloc\script.vbs]
-
Tulis batch script untuk memastikan bahwa berkas keluaran ada sebagaimana yang dibuat. Skrip Anda harus menjalankan fungsi-fungsi di bawah ini. Masing-masing fungsi akan diikuti kode yang diberikan dalam tanda kurung untuk mengimplementasikannya. Ketika menulis kode sesungguhnya, tulislah dalam satu blok tunggal, ganti nama di contoh dengan nama sesuai kebutuhan Anda, dan jangan menyertakan tanda kurung di awal dan akhir contoh kode.
- Cek apakah ada berkas keluaran. [For /f "tokens=2-4 delims=/ " %%a in ('date /t') do set rreport=reportname_%%c-%%a-%%b.pdf)] Jika format berkas keluaran bukan PDF, ganti ".pdf" dengan ekstensi yang sesuai.
- Jika berkas/laporan keluaran ada, kirim sebagai surel ke orang yang membutuhkannya. [If exist \\pdfloc\%rreport% ( sendemail -f sender@senderdomain.com -t recipient@recipientdomain.com -u Scheduled Report -m Report %%report% dilampirkan. -a \pdfloc\%rreport% -s yourserver:port -xu username -xp password)]
- Jika berkas/laporan keluaran tidak ada di lokasi yang ditentukan, buat agar prosedur dapat mengirimkan pesan kepada Anda bahwa pengiriman gagal. [ Else ( sendemail -f sender@senderdomain.com -t sender@senderdomain.com -u Report did not run -m file %rreport% does not exist in \\pdfloc\ -s yourserver:port -xu username -xp password)]
-
Pastikan bahwa folder "Desktop" ada di komputer. Anda harus memastikan keberadaan folder Desktop untuk sistem 32-bit maupun 64-bit. Jika tidak dilakukan, Excel dan spreadsheet harus dibuka secara manual.
- 32-bit system location: c:\windows\system32\config\systemprofile
- 64-bit system location: c:\windows\syswow64\config\systemprofile
-
Jadwalkan tugas untuk menjalankan skrip sesuai kebutuhan. Batch script harus dijalankan secara berurutan dan berkelanjutan, meskipun tidak ada yang menggunakan komputer. Privilege harus diset ke pengaturan tertinggi yang dimungkinkan.Iklan
Tips
- Tugas terjadwal paling baik jika dieksekusi dari server, yakni akun sistem yang memiliki hak khusus administrator. Satu-satunya kekurangan dalam eksekusi jadwal dari akun sistem adalah tidak tersedianya antarmuka pengguna. Akan tetapi, tugas yang diotomatisasi ditujukan untuk berjalan di belakang, tanpa sepengetahuan pengguna.
Iklan
Referensi
- http://www.techrepublic.com/blog/msoffice/save-time-in-excel-with-automated-reports/294
- http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb905050(v=vs.80).aspx
- �Overview of PivotTable and PivotChart Reports," Microsoft 2007 help file, Microsoft Corporation
Tentang wikiHow ini
Halaman ini telah diakses sebanyak 13.217 kali.
Iklan
