Unduh PDF
Unduh PDF
Jika pekerjaan menuntut Anda untuk menghubungi para klien melalui telepon, Anda kemungkinan besar sering meninggalkan pesan suara. Namun, apa sebenarnya yang perlu dikatakan setelah suara beep terdengar di telepon? Menyampaikan semua informasi yang relevan melalui pesan suara bisa menjadi hal yang menakutkan, sehingga akhirnya ada banyak detail yang terlewat. Ganti cara penyampaian pesan suara secara dadakan dengan sistem yang benar. Melalui beberapa poin yang mudah diingat, Anda dapat memastikan semua informasi penting tersampaikan kepada penerima sehingga peluang mendapatkan telepon balik akan meningkat.
Langkah
-
Gunakan nada bicara yang sesuai. Sesaat setelah pesan mulai terekam, berbicaralah dengan suara yang jelas dan mudah didengar. Jangan menggumam atau bicara terlalu cepat. Berusahalah agar suara Anda terdengar menarik dan energetik untuk mendapat perhatian pendengar. Sekalipun ia tidak bisa melihat Anda, nada bicara Anda akan terdengar jelas. Jadi, pastikan Anda menggunakan nada bicara yang pas. [1] X Teliti sumber
- Lafalkan setiap kata dengan tegas. Sinyal jelek bisa mengaburkan suara, bahkan membuat kata-kata Anda hilang. Suara percakapan biasa pun bisa terdengar tidak jelas saat menelepon.
- Kualitas suara Anda harus bisa mencerminkan tujuan panggilan. Sebagai contoh, Anda dapat meninggalkan pesan suara bernada heboh untuk memberi ucapan selamat atas kelulusan keponakan Anda dari sekolahnya. Namun, jika Anda ingin berbela sungkawa, tinggalkanlah pesan suara bernada serius dan penuh hormat.
-
Sebutkan nama Anda. Sebutkan nama Anda di awal pesan. Dengan cara ini, orang yang ditelepon akan tahu siapa Anda. Ucapan sederhana, seperti “Ini (nama panggilan Anda)” bisa dipakai di berbagai situasi. Anda juga bisa menggunakan kalimat yang lebih sopan, seperti “Nama saya (nama lengkap)” jika orang yang ditelepon tidak pernah bertemu dengan Anda. Teman dan keluarga dapat mengenali Anda tanpa identifikasi lanjutan. Jika panggilan tersebut berhubungan dengan pekerjaan, penerima panggilan membutuhkan nama untuk mengetahui tujuan panggilan, supaya bisa berinteraksi secara lebih personal. [2] X Teliti sumber
- Langkah di atas terdengar sepele, tetapi hal tersebut kerap dilupakan oleh penelepon yang gugup saat meninggalkan pesan suara.
- Jika Anda punya gelar profesional atau deskripsi diri yang bisa membantu penerima panggilan mengenali Anda, sebutkanlah setelah nama Anda. Sebagai contoh “Nama saya Dr. Arief, ahli radiologi di Rumah Sakit Umum Tangerang”, atau “Ini Tasya, saya ibunya Selvy yang sekelas dengan anak Anda.”
-
Sebutkan nomor telepon Anda. Sebutkan nomor telepon Anda setelah menyebutkan nama. Sebagian besar penerima telepon menunggu hingga akhir pesan suara untuk mendapatkan informasi kontak, tetapi jika penerima tidak segera mencatatnya, mereka harus mengulang pesan tersebut dari awal. Ingatlah untuk berbicara secara perlahan dan jelas saat menyebutkan nomor telepon supaya penerima bisa mendengarnya dengan baik. [3] X Teliti sumber
- Cara sederhana untuk menyebutkan nomor telepon di awal pesan adalah dengan mengatakan sesuatu seperti “Ini (nama Anda), nomor saya (nomor telepon Anda),” atau “Ini (nama Anda) dari nomor (nomor telepon Anda).”
- Meskipun fitur Caller ID memungkinkan penerima melihat nomor Anda, tetap disarankan menyebutkan nomor telepon untuk berjaga-jaga jika nomor Anda tidak tersimpan atau Anda ingin penerima telepon menghubungi Anda ke nomor lain.
-
Buatlah koneksi. Saat mendengarkan pesan suara yang berkaitan dengan bisnis dari pengirim tidak dikenal, orang-orang akan mulai merasa curiga atau kehilangan minat jika mereka tidak tahu siapa Anda dan apa tujuan panggilan tersebut. Buat mereka tenang dengan menyebut nama teman yang dikenal atau orang yang memberi nomor tersebut. Sekali lagi, cara ini dapat membuat panggilan terasa lebih personal. Pesan suara tidak akan dicurigai dan Anda kemungkinan besar akan mendapatkan respons yang diharapkan. [4] X Teliti sumber
- Cobalah untuk membuat perkenalan singkat untuk memberi tahu pendengar, seperti “Saya mendapat nomor ini dari Andi, yang mengatakan Anda hendak menjual perahu Anda.”
- Sekalipun Anda tidak menelepon untuk berbisnis, membangun koneksi personal dapat membuat penerima pesan merasa lebih nyaman. “Ini Bob, tetangga di seberang rumah Anda” terdengar lebih ramah daripada “Ini Bobby Rahmadika Setiawan”.
Iklan
-
Pikirkan apa yang hendak disampaikan sebelumnya. Sebelum meninggalkan pesan suara, Anda harus tahu apa yang hendak disampaikan. Hal ini tidak jadi masalah jika Anda punya tujuan yang spesifik, tetapi mendengar bunyi beep yang menandakan pesan suara sedang direkam bisa membuat siapa pun gugup. Bagi informasi yang hendak disampaikan ke dalam beberapa poin, lalu jelaskan semuanya sebelum menutup telepon. [5] X Teliti sumber
- Khusus untuk pesan suara yang sangat penting, Anda dapat menulis naskah kasar sebelum merekam pesan tersebut.
- Jika Anda tiba-tiba gagap, fokuslah untuk menyebutkan nama, informasi kontak, dan alasan Anda menelepon secara singkat.
- Bayangkan Anda sedang mengirim pesan suara untuk meninggalkan pesan romantis terkait kencan di malam sebelumnya. Membayangkan pesan suara yang hendak disampaikan sebelum merekam pesan dapat memberi Anda kesan keren, tenang, dan nyaman alih-alih gugup dan malu-malu.
-
Pastikan pesan Anda tetap singkat. Batasi pesan suara Anda selama 20-30 detik. Jarang sekali Anda membutuhkan pesan suara yang lebih panjang dari durasi tersebut. Anda tidak ingin penerima bosan mendengar pesan yang terlalu panjang dan bertele-tele. Tetaplah fokus dan sampaikan pesan langsung ke intinya. Pesan pendek dapat memicu rasa penasaran sehingga penerimanya tertarik menelepon balik. [6] X Teliti sumber
- Di sisi lain, jika pesan suara Anda terlalu singkat, penerima mungkin berpikir pesan tersebut tidak penting, kemudian menghapusnya tanpa didengarkan terlebih dahulu. Hal ini rentan terjadi jika Anda menelepon dari nomor tidak dikenal. [7] X Teliti sumber
- Tujuan meninggalkan pesan suara adalah untuk membuat seseorang menelepon balik, bukan menyampaikan semua informasi yang hendak Anda berikan saat menelepon langsung.
-
Mulailah pesan suara dengan informasi yang paling penting. Jangan bertele-tele untuk menyampaikan alasan Anda menelepon. Jika Anda hanya ingin menanyakan kabar, katakan saja. Jika Anda ingin menawarkan barang tertentu, atau mengonfirmasi janji bertemu, katakanlah. Pendengar akan lekas kehilangan minat dan menghapus pesan jika Anda tidak memberi tahu tujuan menelepon di awal pesan. [8] X Teliti sumber
- Anda hanya punya waktu sedikit untuk menyampaikan pesan. Jika Anda terlalu banyak basa-basi, pendengar mungkin akan mematikan pesan sebelum mendapat informasi penting.
- Lebih baik menyampaikan kabar buruk, seperti “Ayah masuk rumah sakit” secara terang-terangan, lalu menggunakan sisa waktu untuk menyampaikan rasa simpati dan penjelasan, daripada berputar-putar sampai pendengar merasa khawatir.
-
Tinggalkan pesan secara personal dan organik. Tahan keinginan untuk berbicara kaku seperti saat menelepon. Bersikaplah ramah, jadilah diri sendiri, dan bicaralah secara natural. Orang-orang bisa mengetahui penjual yang mencoba membuat mereka membeli sesuatu, dan mereka kemungkinan besar mau mendengarkan pesan suara Anda jika merasa didekati dengan cara yang sopan. [9] X Teliti sumber
- Berbicara seperti sedang membaca naskah akan memberi kesan bahwa pendengar hanyalah satu dari sekian banyak orang yang Anda telepon untuk menawarkan hal yang sama.
Iklan
-
Lemparkan pertanyaan atau permintaan yang spesifik. Saat mengakhiri pesan, jelaskan alasan kenapa Anda ingin si penerima pesan menelepon balik. Berikan pertanyaan yang spesifik atau buatlah permintaan yang dapat memotivasinya mengangkat telepon. Jika si penerima merasa bingung atau tidak yakin dengan tujuan Anda setelah mendengar pesan suara, pesan tersebut tidak berhasil. [10] X Teliti sumber
- Cobalah untuk menggunakan frasa seperti “Kabari saya jika Anda menyukai resep yang dikirim” atau “Saya tertarik mendengar ide Anda mengenai proposal ini.”
- Orang lebih termotivasi untuk menelepon balik jika Anda memberi permintaan yang spesifik daripada sekadar bilang “Telepon balik, ya.”
-
Sebutkan kembali nama dan informasi kontak Anda. Akhiri pesan dengan menyebut ulang nama dan nomor telepon Anda. Ulangi penyebutan nomor telepon Anda dua kali agar penerima tidak salah dengar dan bisa mencatatnya. Pastikan untuk menyertakan semua detail yang berguna saat penerima menelepon balik, seperti kapan Anda punya waktu, serta kapan waktu terbaik untuk menelepon. [11] X Teliti sumber
- Menyebutkan nomor telepon lebih dari dua kali di akhir pesan terlalu berlebihan, serta bisa menyinggung di penerima pesan.
- Anda tidak perlu mempraktikkan langkah ini jika pesan tersebut disampaikan secara kasual ke teman atau keluarga.
-
Jangan mengakhiri pesan secara bertele-tele. Saat sudah waktunya menutup telepon, jangan terus berceloteh atau memperpanjang pesan yang tidak perlu. Jika si penerima bukan orang yang Anda sayangi, tidak perlu meninggalkan kata-kata manis. Semakin panjang pesan Anda, semakin surut perhatian si penerimanya. Jadi, jangan hilang fokus di akhir. Berterimakasihlah untuk waktu yang diberikan dan biarkan ia melanjutkan komunikasi tersebut. [12] X Teliti sumber
- Kata-kata penutup seperti “Saya akan menanti kabar dari Anda” jauh lebih hangat dan efektif daripada kata-kata komersial murahan, seperti “Semoga hari Anda menyenangkan”.
- Jangan membuat kesimpulan atau merangkum pesan Anda di akhir. Jika si penerima perlu mendengar ulang detail tertentu, ia bisa memutar ulang pesan Anda nanti.
Iklan
Tips
- Ingatkah ketika Anda mendapatkan pesan suara yang membuat Anda berpikir “Apa yang orang ini inginkan?” Tinggalkanlah pesan suara yang membuat Anda ingin mendengarnya.
- Berikan alamat surel atau informasi kontak selain nomor telepon Anda jika hal tersebut masih relevan dengan interaksi Anda bersama si penerima pesan.
- Ingatlah untuk menyebutkan tanggal jika Anda meninggalkan pesan berisi informasi yang berhubungan dengan waktu.
- Tersenyumlah! Senyum Anda akan tersampaikan, sekalipun tidak kelihatan.
- Jika Anda menelepon untuk menyampaikan topik yang sensitif, batasi informasi yang disampaikan di pesan suara agar tidak didengar orang lain.
- Dalam kondisi darurat atau bencana alam, gunakan pesan suara untuk menyampaikan bahwa Anda baik-baik saja.
Iklan
Peringatan
- Jika Anda mencoba membuat seseorang menelepon balik, jangan beri tahu kegagalan panggilan Anda di masa lampau. Hal ini akan membuat pendengar merasa terganggu dan ia tidak akan merasa nyaman berbisnis dengan Anda.
- Secara profesional, Anda harus selalu meninggalkan pesan suara apabila orang yang ditelepon tidak menjawab. Melihat banyak panggilan tidak terjawab tanpa pesan suara menandakan bahwa urusan Anda tidak penting.
Iklan
Referensi
- ↑ http://officeskills.org/telephone_etiquette.html
- ↑ http://www.mannersmentor.com/only-at-work/how-to-leave-a-voice-mail-message-everyone-enjoys-hearing
- ↑ http://www.artofmanliness.com/2008/04/22/how-to-leave-the-perfect-voicemail/
- ↑ https://www.corkcrm.com/5-tips-for-leaving-the-perfect-voicemail-message/
- ↑ http://www.artofmanliness.com/2008/04/22/how-to-leave-the-perfect-voicemail/
- ↑ http://blog.hubspot.com/sales/tips-to-leave-the-perfect-sales-voicemail#sm.00001exne3tuasdoeyvep0d10vi8i
- ↑ http://www.artofmanliness.com/2008/04/22/how-to-leave-the-perfect-voicemail/
- ↑ http://blog.hubspot.com/sales/tips-to-leave-the-perfect-sales-voicemail#sm.00001exne3tuasdoeyvep0d10vi8i
- ↑ https://www.corkcrm.com/5-tips-for-leaving-the-perfect-voicemail-message/
Tentang wikiHow ini
Halaman ini telah diakses sebanyak 11.905 kali.
Iklan
