Unduh PDF
Unduh PDF
Memo biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi tertentu kepada sekelompok orang, misalnya tentang kegiatan, kebijakan, atau sumber yang tersedia, dan meminta mereka mengambil tindakan. Kata “memorandum” artinya sesuatu yang harus diingat atau diperhatikan. [1] X Teliti sumber Anda bisa menulis memo yang baik dan mudah dipahami dengan mempelajari beberapa petunjuk berikut.
Langkah
-
Ketiklah “MEMORANDUM” di bagian atas kertas untuk menulis memo. Pertama-tama, jelaskan bahwa dokumen ini adalah sebuah memorandum. Tulislah kata “MEMORANDUM” 3 cm dari pinggir atas kertas dengan huruf tebal sebagai baris pertama. Kata ini boleh ditempatkan di tengah atau di pinggir kiri dengan huruf yang lebih besar. [2] X Teliti sumber
- Langkahi dua baris kosong sebelum menulis baris berikutnya.
-
Tulislah nama penerima memo dengan benar. Karena memo adalah sarana komunikasi bisnis yang formal, penerimanya juga harus dicantumkan secara formal. Tulislah nama lengkap dan gelar penerima memo. [3] X Teliti sumber
- Jika memo ini ditujukan kepada seluruh staf, tulislah: “Kepada: Seluruh Karyawan”.
-
Tulis juga penerima yang lain di baris “CC”. Baris “CC” (yang merupakan singkatan dari Courtesy Copy ) digunakan untuk menulis nama seseorang atau orang-orang yang akan menerima salinan memo, bukan yang akan dikirimi memo. Nama yang dicantumkan di baris “CC” adalah pihak yang perlu diberi tahu tentang kebijakan atau isu yang dijelaskan dalam memo.
-
Tulislah nama Anda di baris “Dari”. Nama penulis dan pengirim memo harus ada dalam kepala memo. Tulislah nama lengkap dan gelar Anda di baris ini.
-
Cantumkan tanggal. Tulislah tanggal penyusunan memo secara lengkap dengan format tanggal, bulan, tahun. Contohnya: “Tanggal: 9 Desember 2015” atau “9/12/2015”.
-
Tentukan subjek memo dan tulislah sebagai baris tersendiri dengan judul “Perihal”. Subjek memo akan memberikan gambaran tentang apa yang dibahas dalam memo. Pilihlah subjek yang spesifik, tetapi singkat. [4] X Teliti sumber
- Contohnya, alih-alih menulis “Semut” sebagai subjek, pilihlah yang lebih spesifik, misalnya: “Masalah Semut di Kantor”.
-
Ketahuilah format kepala memo dengan baik. Kepala memo harus ada di bagian atas sisi kiri. Anda boleh menggunakan huruf besar atau huruf kecil untuk kata-kata “Kepada:”, “Dari:”, “Tanggal:”, dan “Perihal:”.
- Kepala memo akan terlihat sesuai contoh berikut:
Kepada: Nama dan gelar penerima
Dari: Nama dan gelar Anda
Tanggal: Tanggal penulisan memo
Perihal: Subjek yang dibahas dalam memo (gunakan huruf tebal atau warna tertentu untuk hal-hal yang Anda anggap penting). - Saat menulis kepala memo, berikan spasi setelah tanda titik dua agar terlihat lebih rapi.
- Setelah selesai menulis kepala memo, langkahi satu baris sebelum melanjutkan penulisan memo untuk memisahkan kepala memo dari badan memo.
Iklan - Kepala memo akan terlihat sesuai contoh berikut:
-
Pertimbangkan audiens yang akan menerima memo. Agar bisa menulis memo yang membuat orang-orang tertarik untuk membaca dan menanggapi, Anda harus menentukan gaya bahasa, panjang, dan seberapa formalnya penjelasan yang akan Anda sampaikan dalam badan memo berdasarkan audiens yang akan membaca. Untuk itu, Anda harus mengetahui siapa yang akan menerima dan membaca memo ini.
- Cari tahu apa yang menjadi prioritas dan kekhawatiran penerima memo.
- Cobalah mengantisipasi pertanyaan yang akan diajukan oleh pembaca memo. Dukunglah penjelasan Anda dengan memberikan beberapa contoh, bukti, atau informasi lain yang bisa memengaruhi pembaca.
- Dengan mempertimbangkan audiens yang akan membaca memo, Anda bisa menyampaikan informasi atau pendapat yang tepat dalam memo.
-
Jangan memberikan salam yang formal. Memo tidak perlu diawali dengan salam seperti “Bapak Anwar yang terhormat”. Alih-alih, langsung tulis kalimat pembuka untuk menjelaskan subjek yang ingin Anda bahas. [5] X Teliti sumber
-
Sampaikan masalah atau isu di paragraf pertama. Jelaskan secara singkat latar belakang tindakan yang ingin Anda lakukan. Seperti menyampaikan pernyataan tesis, jelaskan topik dan berikan alasan mengapa tindakan ini penting untuk dilakukan. Anda bisa menggunakan kalimat pengantar ini sebagai abstrak atau ringkasan memo. [6] X Teliti sumber
- Sebagai panduan umum, bagian pembukaan cukup ditulis dalam satu paragraf. [7] X Teliti sumber
-
Contohnya, di bagian awal memo Anda bisa menulis: “Berlaku mulai 1 Januari 2016, PT XYZ akan menerapkan kebijakan baru tentang perlindungan kesehatan. Semua karyawan beserta anggota keluarganya akan menerima tunjangan kesehatan BPJS kelas 1 setiap bulan”.
-
Jelaskan konteks dari isu yang Anda kemukakan dalam memo. Pembaca mungkin membutuhkan informasi tentang latar belakang dari isu yang Anda sampaikan. Jelaskan konteksnya secara singkat dan sampaikan hal-hal yang penting saja. [8] X Teliti sumber
- Jika relevan, lanjutkan penulisan memo dengan menjelaskan mengapa kebijakan ini ingin Anda terapkan. Contohnya, tulislah: “Pemerintah sudah mengeluarkan peraturan bahwa setiap perusahaan wajib mendaftarkan karyawan dan anggota keluarganya sebagai peserta BPJS Kesehatan”.
-
Dukunglah rencana Anda dengan memberikan penjelasan di bagian pembahasan. Jelaskan secara ringkas tindakan yang akan Anda lakukan. Berikan bukti dan alasan logis yang mendukung usulan Anda. Mulailah dengan menyampaikan informasi yang paling penting, lalu berikan fakta-fakta spesifik atau pendukung. Sampaikan apa manfaat yang akan diterima oleh pembaca dari tindakan yang Anda usulkan atau kerugian yang akan terjadi jika tindakan ini tidak dilakukan.
- Jika Anda ingin membuat memo yang lebih panjang, sajikan juga grafik, daftar, atau bagan yang relevan dan persuasif. [9] X Teliti sumber
- Untuk memo yang lebih panjang, Anda bisa memberikan judul singkat yang menjelaskan isi dari setiap bagian. Contohnya, alih-alih membuat judul “Kebijakan”, tulislah “Kebijakan Baru untuk Seluruh Karyawan”. Buatlah judul yang spesifik dan singkat agar hal-hal penting dalam memo bisa langsung diketahui oleh pembaca.
-
Usulkan tindakan yang harus dilakukan oleh pembaca. Melalui memo, Anda meminta orang lain bertindak menanggapi isu tertentu, entah itu pengumuman tentang produk baru, kebijakan baru tentang laporan pengeluaran, atau pernyataan tentang cara perusahaan menyelesaikan masalah. Jelaskan tindakan apa yang harus dilakukan dalam paragraf atau kalimat penutup.
- Contohnya, tulislah: “Semua karyawan harus menggunakan sistem akuntansi baru mulai 1 Maret 2016”.
- Berikan juga bukti pendukung atas usulan Anda.
-
Tutuplah memo dengan menyampaikan ringkasan yang positif dan mendukung. Paragraf terakhir harus menjelaskan langkah berikutnya yang bisa menyelesaikan masalah. Sampaikan juga pesan pendukung tentang solidaritas organisasi. [10] X Teliti sumber
- Bisa Anda sampaikan, “Saya bersedia membahas usulan ini lebih lanjut dan melaksanakan keputusan yang kita sepakati bersama”.
- Atau, Anda bisa menutup memo dengan menulis, “Kami sangat senang dengan rencana penambahan jalur produksi. Kami percaya rencana ini akan mengembangkan perusahaan dan menjamin kelangsungan bisnis kita”.
- Tutuplah memo dengan satu atau dua kalimat saja.
Iklan
-
Ketahuilah format memo dengan baik. Gunakan format standar memo agar lebih mudah dibaca. Ketiklah memo dengan fon Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12 dengan margin kiri, kanan, dan bawah 3 cm.
- Gunakan format paragraf rata kiri. Langkahi dua baris kosong di akhir paragraf dan tidak perlu memberikan spasi di awal paragraf.
-
Periksalah memo Anda. Baca lagi dan edit memo untuk memastikan bahwa isinya sudah benar, jelas, singkat, dan persuasif. Pastikan Anda sudah menggunakan gaya penulisan yang tepat. Hilangkan istilah ilmiah atau jargon yang tidak diperlukan.
- Periksa lagi apakah masih ada ejaan, tata bahasa, dan pembahasan yang salah. Perhatikan penulisan nama, tanggal, dan angka.
- Pastikan agar memo Anda sudah cukup singkat dan hilangkan informasi yang berlebihan.
-
Berikan paraf di samping nama Anda. Memo tidak perlu ditandatangani, tetapi Anda perlu memberikan paraf dengan bolpoin di bagian kepala memo tepat di samping nama Anda. Paraf menunjukkan bahwa Anda sudah menyetujui memo ini. [11] X Teliti sumber
-
Gunakan kertas dengan kop surat. Ada kertas surat yang dicetak dengan kop yang didesain khusus untuk memo atau gunakan saja kertas surat biasa.
- Jika Anda membuat memo dengan komputer (dan dikirimkan melalui surel), buatlah kop surat sendiri menggunakan program Word dengan menampilkan logo perusahaan dan informasi kontak. Gunakan templat memo ini untuk pengiriman memo selanjutnya.
-
Tentukan cara pengiriman memo. Pilihlah cara terbaik untuk mendistribusikan memo. Anda bisa mencetak dan membagikannya atau mengirimkannya via surel.
- Untuk pengiriman memo via surel, Anda bisa mengonversi memo dari dokumen Word menjadi HTML atau menjadi PDF dan kirimkan sebagai lampiran surel.
Iklan
-
Carilah templat memo. Memo bisa dibuat menggunakan templat, alih-alih menyusunnya dari awal. Untuk itu, carilah templat memo yang baik di internet, misalnya di Microsoft Word. Format yang digunakan biasanya hampir sama, tetapi ukuran fon, panjang, dan desainnya bisa saja berbeda. [12] X Teliti sumber
- Unduhlah templat yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Pastikan Anda membaca peraturannya sebelum menggunakan templat dari semua situs web.
-
Bukalah templat yang sudah Anda unduh di komputer. Setelah mengeklik tombol unduh, templat akan langsung terunduh ke komputer Anda atau ada beberapa langkah yang harus Anda lakukan. Jika hasilnya adalah berkas dalam format zip , Anda harus membuka ( unzip ) berkas ini terlebih dahulu, lalu membukanya di Microsoft Word.
- Sebaiknya gunakan program Microsoft Word versi terbaru agar tidak mengalami masalah dan templat ini bisa Anda gunakan dengan baik. Jika masih menggunakan program Microsoft Word versi terdahulu, perbaharui sebelum mengunduh berkas apa pun.
-
Tentukan kop surat Anda sendiri. Semua templat bisa diubah. Setiap bagian dari templat memo bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya, tambahkan logo dan tanda pendaftaran merek pada templat di bagian kop surat. Klik bagian kop surat untuk mengetik informasi perusahaan.
-
Isilah ruas-ruas templat di bagian kepala memo. Anda harus mengisi ruas “Kepada”, “Dari”, “CC”, dan “Perihal”. Berhati-hatilah saat mengisi setiap ruas agar tidak tertukar, terlewat, atau salah ketik di bagian ini.
-
Ketiklah pesan Anda. Tulislah kata pengantar, konteks, pembahasan, dan ringkasan di bagian badan memo. Anda bisa menulis memo dalam bentuk daftar agar bisa menyampaikan informasi poin per poin.
- Gunakan format templat yang sama agar semua paragraf dalam memo tersusun rapi dengan ukuran margin dan fon yang tepat.
- Templat memo bisa Anda gunakan untuk menampilkan tabel, jika perlu. Cara ini mungkin lebih membantu, apalagi jika memo yang disiapkan dalam bentuk daftar atau format lainnya terlihat kurang rapi atau sulit dibaca.
- Jangan lupa menghapus kata-kata yang sudah ada dalam templat. Periksa lagi dengan hati-hati sebelum dikirim.
-
Periksa juga kaki memo. Kaki memo ada di bagian bawah memo yang biasa digunakan untuk memberikan informasi tambahan, misalnya untuk menulis informasi perusahaan atau nomor telepon Anda. Periksa baik-baik agar semua informasi ini sudah diketik dengan benar. Anda tentunya ingin mengirimkan memo yang baik tanpa informasi kontak yang salah atau masih ada informasi yang kurang.
-
Aturlah tampilannya. Salah satu kelebihan yang bisa Anda dapatkan dari templat adalah kesempatan untuk mengubah warna dokumen. Tampilan memo bisa disesuaikan dengan kepribadian dan membuatnya terlihat lebih menarik. Selain itu, Anda bisa memilih warna yang paling sesuai dengan situasi yang sedang terjadi agar lebih menyita perhatian, tetapi tetap profesional.
-
Simpanlah memo sebagai dokumen baru. Pastikan Anda menyimpan salinan berkas memo ini agar ada cadangan dokumen digital sebagai bukti dari komunikasi bisnis yang pernah Anda lakukan.
-
Simpanlah templat ini agar bisa Anda gunakan lagi. Kapan pun Anda perlu membuat memo dengan subjek yang sedikit berbeda, gantilah informasi yang ada di dalamnya sesuai subjek memo yang ingin Anda kirimkan. Selain menghemat waktu, Anda bisa membuat memo dengan format yang konsisten sehingga terkesan profesional. Dengan demikian, para pembaca akan lebih memperhatikan dan membaca dengan teliti memo yang Anda kirimkan.Iklan
Tips
- Jangan memberikan alasan terlalu banyak. Anda memang perlu menjelaskan mengapa tindakan tertentu harus dilakukan, tetapi jangan berlebihan.
- Penjelasan/informasi yang ditulis dalam memo harus disampaikan secara singkat.
Iklan
Referensi
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-write-a-memo/
- ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ http://www.des.ucdavis.edu/faculty/handy/ESP171/Writing_Memos.pdf
- ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/590/3/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/davidteten/2013/08/01/how-to-write-a-memo-that-people-will-actually-read/
Iklan
