Unduh PDF
Unduh PDF
Anda pasti pernah berurusan dengan pihak bank, perusahaan asuransi, badan pemerintah, majikan di perusahaan, atau bahkan sekolah. Jika demikian, Anda harus membujuk seseorang untuk melakukan atau membantu Anda melakukan sesuatu. Bagaimana kiranya menulis surat bujukan atau persuasif yang menghasilkan? Berikut ini sejumlah ide utama yang dapat digunakan dalam surat bujukan Anda.
Langkah
-
Pancinglah gagasan-gagasan yang baik. Sebelum menulis surat, tegaskan apa yang Anda inginkan, kenapa menginginkan, alasan kenapa hal tersebut harus diluluskan, juga argumen penentangnya. Menegaskan semua gagasan yang ada dapat membantu Anda mengonsep surat dan sepenuhnya memahami posisi Anda dalam topik tersebut.
- Mulailah dengan ini: Saya ingin membujuk “pembaca saya” menjadi “tujuan saya”. Tukar “pembaca saya” menjadi pihak yang ingin dibujuk, dan “tujuan saya” menjadi hal yang Anda bujuk agar mereka lakukan.
- Setelah hal di atas jelas dan tegas, tanyakan pada diri sendiri: Kenapa begitu? Buat daftar alasan kenapa Anda ingin agar pembaca melakukan keinginan Anda.
- Setelah memetakan alasan, pilah-pilah mereka berdasarkan tingkat mana yang lebih penting. Letakkan semua detail penting dalam satu kolom, lalu yang kurang penting di kolom yang lain. Ini akan membantu Anda mempersempit nalar agar sampai pada poin-poin penekanan yang paling relevan dan menonjol. [1] X Sumber Tepercaya Reading Rockets Kunjungi sumber
-
Kenali tujuan Anda. Pastikan Anda tahu persis apa yang Anda inginkan atau butuhkan. Apa yang ingin Anda capai? Bagaimana mestinya kantor ini bertindak?
- Saat menegaskan tujuan, pikirkan semua solusi yang dapat Anda tawarkan. [2] X Teliti sumber
-
Kenali pembaca Anda. Menganalisa dan memahami pembaca akan membantu Anda memutuskan bagaimana mestinya membingkai surat. Jika mungkin, putuskan apakah pembaca akan setuju dengan Anda, tidak setuju, atau bersikap netral. [3] X Teliti sumber Ini akan membantu Anda memutuskan berapa bobot yang harus ditetapkan di setiap sisi argumen Anda.
- Cobalah menemukan pihak yang dapat Anda alamatkan dalam surat tersebut. Siapa mereka, kuasa apa yang mereka punya untuk dapat membantu Anda? Apakah mereka hanya akan melewatkan saja keluhan Anda? Bagaimana mestinya Anda menyapa mereka? Apakah mereka berada di posisi senior atau fungsional? Bicaralah sesuai dengan posisi mereka.
- Cobalah mengungkap keyakinan dan bias para pembaca terhadap topik yang Anda angkat. Percekcokan seperti apa yang mungkin muncul antara Anda dengan para pembaca? Bagaimanakah cara Anda menyajikan argumen balasan dengan khidmat?
- Temukan apa keprihatinan para pembaca terhadap topik Anda. Apakah mereka memiliki keterbatasan dana untuk dikeluarkan? Apakah mereka terpengaruh secara langsung oleh topik Anda? Berapa banyak waktu yang mereka miliki untuk mempertimbangkan dokumen Anda? [4] X Teliti sumber
- Pikirkan jenis bukti yang akan dibutuhkan pembaca Anda dalam argumen untuk membujuk mereka. [5] X Teliti sumber
-
Risetlah topiknya. Surat bujukan yang efektif memuat bukti serta informasi faktual yang mendukung posisi. Pastikan untuk mempertimbangkan berbagai sudut pandang. Jangan hanya meriset sudut pandang Anda saja; sebutkan pula opini yang berlawanan dan fakta yang melingkupinya.
- Gunakan fakta, logika, statistik, serta bukti anekdot untuk mendukung klaim Anda. [6] X Teliti sumber
- Jangan langsung berseru bahwa pihak oposisi itu salah. Justru bersikap hormatlah saat menjelaskan kenapa posisi Anda lebih kuat dan pantas diperhatikan.
Iklan
-
Gunakan format blok. Surat-surat bisnis memiliki format khusus. Jika formatnya rapi dan benar, memang tidak akan merubah pendapat para pembaca sedikit pun. Namun kalau formatnya tidak benar dan berantakan, akan membuat buruk kesan mereka terhadap Anda dan berpotensi dibuang begitu saja.
- Mulailah dengan menggunakan spasi ganda, paragraf blok.
- Rata kiri setiap paragraf; dengan kata lain, jangan menginden paragraf seperti pada karya prosa atau esai.
- Beri ruang satu baris setelah setiap paragraf.
- Gunakan fon standar, biasanya Times New Roman atau Arial, ukuran 12. [7] X Teliti sumber
-
Alamatkan kop surat dengan benar. Mulailah dengan mengetik alamat Anda di pojok kiri atas. Jangan taruh nama Anda – tuliskan hanya alamat nama jalan, kota, wilayah, dan kode pos. Boleh juga menyertakan nomer telepon dan e-mail, masing-masing di baris terpisah. Jika Anda tinggal di Inggris, alamat harus ditulis di sebelah kanan. Longkap satu baris.
- Ketik tanggal. Tulis tanggal, nama bulan dengan lengkap, dan tahun. Longkap satu baris.
- ”4 Juni 2013”
- Tulis nama dan alamat penerima. Cobalah menemukan pihak tertentu yang akan dikirim surat. Longkap satu baris. [8] X Teliti sumber
-
Awali surat dengan salutasi atau salam. Biasanya dalam bentuk kata “Yang terhormat” diikuti nama orang yang dituju. Pastikan telah mengeja nama dengan benar saat diketik. Nama di sini harus sama dengan nama yang tertulis di alamat kop surat.
- Saat memberi salam pada seseorang, gunakan gelar atau pangkatnya dengan benar (Pak/Bu/Dr./dsb) disusul nama belakang. Jika Anda tidak yakin seorang wanita lebih suka dipanggil apa, tuliskan saja “Nona”.
- Ikuti selalu setelah ini dengan tanda titik dua.
- Beri longkap sebaris antara salutasi dengan paragraf pertama. [9] X Teliti sumber
- ”Yang terhormat Dr. Brown:”
-
Tutup surat dengan pernyataan penutup. Pikirkan dan pertimbangkan nada esai Anda saat memilih pernyataan penutup. Ucapan seperti, “Terima kasih”, itu cukup standar, sementara bentuk lain seperti, “Salam hormat,” berkesan lebih akrab. Putuskan apakah penutup surat Anda hendak berkesan formal atau akrab. Apa pun yang Anda pilih, kata pertama harus diberi huruf besar, sementara kata selanjutnya biasa saja. Ikuti penutup tersebut dengan koma.
- Pilihlah kata “Dengan hormat,” kalau ingin lebih formal. “Wasalam,” “Salam saya,” “Terima kasih,” atau “Hormat saya,” adalah ucapan-ucapan penutup standar untuk e-mails bisnis. Sementara kata, “Salam,” “Salam hangat,” atau “Sampai jumpa,” berkesan lebih santai dan akrab.
- Longkap 4 baris setelahnya agar ada ruang untuk membubuhkan tanda tangan sebelum mengetikkan nama Anda.
- ”Terima kasih,”
Iklan
-
Ringkas dan padat. Surat persuasif atau bujukan harus ringkas dan sopan. Orang sibuk jarang membaca surat yang panjangnya lebih dari satu halaman atau bila nadanya kasar. Jangan kelewat berbunga kata. Cobalah menggunakan kalimat-kalimat yang jelas dan rapi. Jangan menyajikan informasi yang menyimpang dan tidak perlu, termasuk anekdot.
- Hindari kalimat-kalimat yang kelewat panjang. Pastikan menggunakan kalimat deklaratif yang kuat. Tulisan Anda harus ringkas, padat, langsung ke pokok masalah dan mudah dibaca.
- Jangan mengulur paragraf jadi terlalu panjang. Jangan menjejalkan begitu banyak informasi sampai pembaca kehilangan minat, melenceng dari tujuan utama, atau membuat maksud Anda jadi sulit dipahami. Tetaplah dengan informasi-informasi yang relevan, dan ubah paragraf setiap kali hendak menyampaikan ide atau pokok pikiran baru. [10] X Teliti sumber
-
Tegaskan maksud utama Anda dalam beberapa kalimat pertama. Mulailah dengan kalimat pembuka yang ramah, lalu langsung ke pokok masalah. Tegaskan kebutuhan Anda (tujuan utama menulis surat) dalam dua kalimat pertama. [11] X Teliti sumber
- Paragraf ini mungkin hanya terdiri atas 2-4 kalimat.
-
Tekankan pentingnya permohonan Anda di paragraf kedua. Dalam paragraf ini, ikhtisarkan keprihatinan Anda, permohonan, atau tuntutan. Pada tahap ini Anda belum membeberkan alasan spesifik, dukungan, atau poin utama; di tahap ini Anda menjelaskan sepenuhnya posisi Anda, parameter keprihatinan atau permohonan, dan alasan kenapa hal tersebut cukup penting untuk ditindaklanjuti. [12] X Teliti sumber
- Ingatlah untuk menjaga agar isi surat tetap logis, sopan, dan faktual. Hindari bahasa yang kelewat emosional, jangan menuntut tindakan atau berkata kasar terhadap orang atau perusahaan yang menjadi tujuan surat, atau pihak oposisi.
-
Dukung permohonan Anda di paragraf berikutnya. Beberapa paragraf selanjutnya harus mampu menjustifikasi posisi Anda dengan menyajikan informasi latar belakang dan detail. Pastikan informasi ini bersifat logis, faktual, beralasan, praktis, dan sah. Jangan mendasarkan permohonan Anda hanya pada emosi, keyakinan, atau hasrat pribadi. Jangan membuat bosan pembaca dengan cerita yang panjang; langsunglah ke pokok masalah dengan cepat dan akurat. Ada beberapa strategi berbeda yang dapat Anda lakukan untuk mencapai tujuan ini:
- Berikan cuplikan statistik dan fakta untuk menarik simpati dan logika pembaca. Pastikan agar statistik dan fakta-fakta itu berasal dari sumber yang kredibel dan terhormat, dan bahwa anda juga menggunakan data tersebut setulusnya, tidak memanfaatkan di luar konteks.
- Ajukan kutipan-kutipan para pakar untuk topik tersebut, yang mendukung posisi Anda atau membantah pihak oposisi. Para pakar ini harus merupakan tokoh-tokoh yang terhormat di bidangnya dan memang punya kecakapan yang pantas untuk punya pendapat terhadap subjek yang dibahas. [13] X Teliti sumber
- Sajikan alasan kenapa permohonan Anda harus dikabulkan. Memaksa orang untuk melakukan kemauan Anda bukanlah teknik membujuk yang efektif, namun bila Anda jelaskan kenapa Anda percaya bahwa sesuatu perlu dilakukan, dapat membantu merubah pikiran mereka. [14] X Teliti sumber Jelaskan situasi terkini dan kenapa hal itu harus berubah.
- Sajikan detail, spesifikasi, dan batasan dari posisi dan permohonan Anda. Bahas usaha-usaha yang telah dilakukan sebelumnya, terkait permohonan tersebut, atau bahkan bila tidak ada atau kurang tindakan soal itu.
- Berikan contoh-contoh kesaksian yang berkaitan dengan posisi Anda. Pikirkan bukti-bukti lain yang dapat disajikan terkait alasan kenapa posisi Anda merupakan hal yang penting. [15] X Teliti sumber
- Ingatlah untuk membatasi apa yang dapat dan ingin Anda masukkan dalam paragraf. Tegaskan maksud dan situasi Anda dengan gamblang. Jangan bertele-tele dengan detail berlebihan, namun sertakan semua poin yang penting. Pilih data statistik, pakar dan kesaksian yang paling relevan saja.
-
Himbaulah pihak oposisi. Salah satu cara persuasi atau bujukan yang paling efektif adalah dengan menghimbau pihak oposisi. Anda harus mampu memprediksi setiap bantahan, keberatan atau pertanyaan para pembaca, agar dapat Anda jawab di dalam surat. Temukan persamaan Anda dengan pihak oposisi, atau hadirkan dukungan kuat terhadap posisi Anda sendiri.
- Pastikan Anda mengakui secara terbuka perbedaan antara posisi Anda dengan pihak oposisi. Jangan disembunyikan, karena malah akan memperlemah argumen Anda. Tekankan kesamaan nilai-nilai, pengalaman dan masalah Anda dengan pihak oposisi.
- Hindari pernyataan yang menuduh. Ini akan membuat surat kelewat emosional dan melemahkan himbauan logis Anda. Sikap terlalu negatif dan menuduh juga akan menghalau pihak oposisi menyetujui maksud Anda. [16] X Teliti sumber
-
Tutuplah surat dengan menegaskan ulang permohonan Anda. Tegaskan ulang permohonan atau opini Anda di akhir surat. Ini adalah paragraf di mana Anda menyajikan solusi atau memohon tindakan. Katakan kepada pembaca bahwa Anda akan menindaklanjuti korespondensi ini lewat telepon, email, atau temu langsung.
- Akhiri surat dengan kalimat kuat yang akan membantu membujuk pembaca agar memihak Anda, atau setidaknya melihat lebih jelas dari sudut pandang Anda.
- Tawarkan solusi atau bantuan Anda sendiri. Setujuilah untuk berkompromi, atau bertemu di tengah. Tunjukkan bahwa Anda telah melakukan atau siap menangani situasi.
Iklan
-
Periksa jika ada kesalahan. Kesalahan pada tata bahasa, pengucapan dan ejaan kata akan memberi kesan buruk. Anda ingin agar pembaca berfokus pada gagasan serta permohonan Anda, bukan pada kesalahan penulisan surat. Baca ulang surat Anda beberapa kali sebelum dikirim. Bacakan keras-keras untuk mendengar seperti apa bunyinya.
- Bila perlu, minta seseorang memeriksa tulisan Anda bila ada kesalahan pengejaan (atau gunakan fitur pemeriksa ejaan oleh perangkat lunak).
-
Bubuhkan tanda tangan Anda sendiri. Jika Anda lebih suka mengirim surat lewat kantor pos ketimbang e-mail, Anda harus membubuhkan tanda tangan. Ini mempersonalisasi dan mengesahkan surat Anda.
-
Berikan salinan surat formal Anda ke pihak-pihak kunci lain, bila perlu. Jika ada pihak atau orang lain di perusahaan atau organisasi sasaran yang harus membaca surat Anda juga, berikan mereka salinannya. This means printing and sending more than one letter, with original signatures.
-
Simpan satu salinan buat Anda sendiri. Simpan selalu satu salinan surat Anda buat catatan pribadi, lengkap dengan catatan kapan surat dikirim dan kepada siapa. Buat catatan tentang tindak lanjut yang Anda lakukan sampai dengan masalah tersebut selesai.Iklan
Tips
- Tetaplah pada topiknya. Berhati-hatilah untuk tidak menambahkan informasi acak yang tidak berkaitan dengan isu yang Anda bahas. Tetaplah bertahan pada fakta-fakta yang relevan dan sederhanakan. Gunakan fakta-fakta tersebut agar dapat lebih deskriptif.
- Gunakan butir-butir penegas masalah (bullet points) di tengah paragraf hanya jika Anda sudah benar-benar yakin dan jelas tentang langkah, aksi atau rekomendasi.
- Sesuaikan poin-poin Anda dengan tipe perusahaan atau organisasi sasaran. Institusi non-profit punya cara berpikir yang beda dengan perusahaan besar.
- Menulislah dalam bentuk standar tertulis bahasa Indonesia. Ini bukan SMS atau media sosial; tapi surat formal. Penggunaan steno, slang, dan emotikon dapat membuat Anda diabaikan.
- Jangan memperlakukan pembaca seolah mereka berhutang budi pada Anda dan lantas Anda merasa berhak menuntut-nuntut. Yakinkan mereka sambil tetap menjaga nada surat tetap ramah dan profesional. [17] X Teliti sumber
Iklan
Referensi
- ↑ http://www.readingrockets.org/content/pdfs/persuasiveletter_camping.pdf
- ↑ https://valenciacollege.edu/wp/cssc/documents/ElementsofPersuasive.pdf
- ↑ https://valenciacollege.edu/wp/cssc/documents/ElementsofPersuasive.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/696/1/
- ↑ http://infotrac.thomsonlearning.com/infowrite/ex_argu.htm
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/685/05/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/696/1/
- ↑ http://www.copyblogger.com/persuasive-writing/
- ↑ http://www.writeexpress.com/How-to-write-a-persuasion-letter.html
- ↑ http://www.orl.devry.edu/academics_asc_lab.html#link20
- ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
Tentang wikiHow ini
Halaman ini telah diakses sebanyak 3.193 kali.
Iklan
