Unduh PDF
Unduh PDF
Surat konfirmasi dapat dibuat dalam berbagai macam yang masing-masing memiliki format berbeda. Surat konfirmasi untuk menyampaikan detail hasil rapat, kegiatan, atau acara lain biasanya singkat dan lugas. Surat konfirmasi penerimaan karyawan pada umumnya lebih panjang karena mencantumkan syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi. Apabila Anda ingin menulis surat untuk seseorang yang akan menerima Sakramen Penguatan, siapkan surat dengan gaya bahasa yang lebih personal.
Langkah
-
Awali surat dengan menyatakan pentingnya penguatan iman. Sakramen Penguatan merupakan pengukuhan atas berkat yang diterima saat pembaptisan untuk memperkuat relasi antara penerima sakramen dan Gereja. Ucapkan selamat kepada calon penerima sakramen secara personal karena ia bersedia dan memutuskan ingin menerima Sakramen Penguatan. [1] X Teliti sumber
- Sebagai contoh, sampaikan dalam surat, "Mendukung kesediaan Anda menerima Sakramen Penguatan, saya merasa terhormat mendapat kesempatan melayani Anda untuk mewujudkan keputusan penting ini dalam rangka mempererat relasi pribadi Anda dengan Yesus Kristus dan Gereja".
- Gunakan kata-kata dan frasa dalam Katekismus Katolik untuk menekankan pentingnya keputusan ini dalam perjalanan iman calon penerima sakramen.
-
Diskusikan relasi Anda dengannya. Ungkapkan kenangan dan peristiwa yang pernah Anda alami bersamanya untuk memotivasi dan menguatkan niatnya. Dukunglah penyampaian Anda dengan ayat Kitab Suci atau kutipan dari sumber lain. Ceritakan kisah masa lalu atau kejadian yang menunjukkan bahwa Anda mengasihinya dan mendukung perjalanan imannya. [2] X Teliti sumber
- Contohnya, ceritakan kenangan saat ia dibaptis. Hal-hal yang pernah ia tanyakan kepada Anda tentang ajaran gereja atau keyakinan Anda bisa digunakan sebagai bahan refleksi yang menarik di awal surat.
- Anda tidak perlu menulis surat yang panjang atau sangat mendetail. Surat yang singkat tetap bermanfaat.
Tips: Sebelum menulis surat, siapkan kerangkanya dan buatlah beberapa draf sampai tersusun naskah surat yang paling baik.
-
Cantumkan ayat Kitab Suci yang memotivasi atau menginspirasi. Gunakan kutipan tersebut untuk menjelaskan makna Sakramen Penguatan dan ajaran Gereja. Manfaatkan situs web atau Konkordansi Alkitab untuk mencari ayat Kitab Suci yang menginspirasi. [3] X Teliti sumber
- Contohnya, cantumkan ayat: "Nama TUHAN adalah menara yang kuat, ke sanalah orang benar berlari dan ia menjadi selamat". (Amsal 18:10).
- Contoh ayat lain yang bisa dikutip: "Sebab Aku ini mengetahui rancangan-rancangan apa yang ada pada-Ku mengenai kamu, demikianlah firman TUHAN, yaitu rancangan damai sejahtera dan bukan rancangan kecelakaan, untuk memberikan kepadamu hari depan yang penuh harapan". (Yeremia 29:11).
- Cantumkan juga ayat: "Segala perkara dapat kutanggung di dalam Dia yang memberi kekuatan kepadaku". (Filipi 4:13).
-
Berusahalah meyakinkan penerima surat bahwa Anda siap memberikan dukungan. Akhiri surat dengan menjelaskan bahwa Anda akan terus mendukung dan berdoa untuknya. Ucapkan terima kasih karena cinta dan kehadirannya membuat Anda bersyukur dan merasa bahagia. [4] X Teliti sumber
- Contohnya, tulislah surat, "Keputusan Anda membuat saya merasa sangat bangga dan diberkati. Saya merasa terhormat menjadi saksi saat Anda menerima Sakramen Penguatan. Saya doakan semoga Anda semakin bertumbuh dalam iman, harapan, dan kasih."
Sebagai variasi: Jika Anda tahu nama krisma penerima surat, tulislah doa kepada santo/santa pelindungnya sebagai penutup surat.
-
Siapkan surat tulisan tangan agar lebih personal. Berbeda dengan surat resmi yang biasanya ditik, surat konfirmasi tulisan tangan terasa lebih personal dan autentik seperti dinyatakan langsung dari dalam hati sehingga memberikan sentuhan yang sangat berarti. [5] X Teliti sumber
- Saat menulis surat dengan tangan, jangan tergesa-gesa. Tulislah serapi mungkin dan pastikan tidak ada kesalahan. Agar lebih mudah, tik dahulu lalu disalin.
Iklan
-
Tulislah surat resmi untuk berbisnis menggunakan kertas berkop perusahaan. Surat resmi untuk kepentingan bisnis yang ditik di kertas berkop perusahaan bermanfaat menyampaikan pesan secara efektif dan merepresentasikan surat sebagai media resmi komunikasi bisnis. Tulislah surat dengan fon dan margin standar. Tiklah surat menggunakan format rata kiri, jarak baris 1 spasi, dan jarak alinea 2 spasi. [6] X Sumber Tepercaya Purdue Online Writing Lab Kunjungi sumber
- Jangan menyingkat alamat saat menulis surat bisnis yang formal. Contohnya, alih-alih mengetik "Jl. Utama Raya 123", tiklah "Jalan Utama Raya 123".
- Anda tidak perlu mengetik alamat perusahaan jika pada kop surat sudah tercantum alamat perusahaan.
Tips: Kop surat lembaga pemerintah dan perusahaan biasanya bisa diunduh oleh personel yang berwenang dan sudah mencakup semua aspek hukum yang harus dipenuhi untuk menyampaikan konfirmasi penerimaan karyawan.
-
Cantumkan jabatan, gaji, dan tanggal mulai bekerja. Awali surat dengan kata pembuka bernada antusias saat menyampaikan ucapan selamat bergabung sebagai karyawan baru. Anda boleh menyampaikan deksripsi pekerjaan secara singkat, kecuali jabatannya sudah menjelaskan hal tersebut. [7] X Teliti sumber
- Sebagai contoh, sampaikan dalam surat: "Atas nama manajemen PT XYZ, melalui surat ini saya sampaikan bahwa Anda diterima bekerja sebagai sekretaris direksi dengan gaji Rp10.000.000 per bulan dan mulai bekerja pada tanggal 1 Maret 2019."
-
Sampaikan ringkasan syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi. Nyatakan dengan jelas apabila ada ketentuan yang harus dipenuhi oleh penerima surat. Begitu pula jika Anda mengajukan syarat, hal ini harus disampaikan dalam surat. [8] X Teliti sumber
- Contohnya, penerima surat harus lolos pengecekan biodata atau lulus tes bebas narkoba.
- Sampaikan juga dalam surat apabila karyawan baru harus menandatangani perjanjian, misalnya kontrak kerja atau kontrak yang lain.
- Jika Anda mengajukan persyaratan, berikan batas waktu agar penerima surat mampu memenuhinya sebelum tenggat. Jika ada dokumen yang perlu ia tanda tangani, sampaikan bahwa hal ini boleh dilakukan pada hari pertama bekerja.
-
Jelaskan tunjangan yang diberikan oleh perusahaan secara mendetail. Jika perusahaan memberikan tunjangan asuransi kesehatan, tunjangan pensiun, tunjangan pendidikan, penggantian cuti, atau tunjangan lain, cantumkan dalam surat. Sampaikan persyaratan yang harus dipenuhi dan cara mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai hal ini agar karyawan baru berhak menerima tunjangan tersebut. [9] X Teliti sumber
- Beberapa perusahaan memberikan tunjangan sejak karyawan mulai bekerja, tetapi pada umumnya, karyawan berhak menerima tunjangan setelah bekerja minimal 60 hari.
Tips: Surat konfirmasi penerimaan karyawan boleh lebih dari 1 halaman, tetapi jangan lebih dari 2 halaman. Jangan mencantumkan informasi mendetail yang bisa dibaca oleh penerima surat melalui dokumen lain yang dikirim bersama surat.
-
Akhiri surat dengan mengucapkan terima kasih. Sampaikan ucapan terima kasih karena ia ingin bekerja di perusahaan Anda dan Anda senang bekerja sama dengannya. Ungkapkan kegembiraan atau antusiasme karena bergabungnya karyawan baru dalam tim. [10] X Teliti sumber
- Sebagai contoh, sampaikan dalam surat, "Terima kasih atas dukungan Anda untuk mewujudkan misi PT XYZ. Manajemen menyambut baik kehadiran Anda dalam tim dan menunggu kontribusi Anda bagi kemajuan perusahaan."
- Cantumkan salam penutup yang formal tepat di atas tanda tangan, misalnya "Hormat kami" atau "Wassalam".
-
Tulislah jabatan Anda di bawah nama Anda. Sesuai templat surat bisnis, siapkan 4 spasi untuk tanda tangan di bawah salam penutup. Di bawah tempat tanda tangan, cantumkan nama lengkap Anda. Di bawah nama, cantumkan jabatan Anda dan nama perusahaan. [11] X Sumber Tepercaya Purdue Online Writing Lab Kunjungi sumber
- Contohnya, tiklah jabatan Anda dan nama perusahaan: "Direktur Operasional PT XYZ".
-
Periksalah surat dengan teliti. Pastikan surat ditulis dengan hasil tik dan tata bahasa yang benar. Mintalah seseorang dari departemen personalia membaca surat untuk memastikan redaksinya benar. [12] X Sumber Tepercaya University of North Carolina Writing Center Kunjungi sumber
- Prioritaskan memeriksa ulang angka yang tercantum dalam surat. Kesalahan penulisan angka kerap terjadi tanpa disengaja dan hal ini bisa memicu kesalahpahaman, bahkan terkadang menimbulkan konsekuensi hukum.
-
Cetaklah surat lalu tanda tangani sebelum dikirim. Surat yang dicetak menggunakan kertas berkualitas terkesan lebih profesional. Meskipun Anda mengirim surat menggunakan surel, kirim surat resmi yang ditandatangani. Gunakan bolpoin dengan tinta berwarna biru atau hitam untuk menandatangani surat. Cantumkan gelar, misalnya "S.Kom." atau "M.Si." jika diperlukan. [13] X Sumber Tepercaya Purdue Online Writing Lab Kunjungi sumber
- Kirim surat secepatnya agar karyawan baru menerima surat sebelum tanggal yang dijadwalkan sebagai hari pertama bekerja.
Tips: Alamat yang ditik pada amplop membuat surat terkesan lebih profesional. Program untuk mengetik surat menyediakan templat yang membantu Anda mencetak alamat di posisi yang tepat pada sampul surat.
Iklan
-
Tiklah surat dengan format surat resmi untuk berbisnis. Surat ini menunjukkan kesungguhan dan menyampaikan pesan dengan kata-kata yang benar. Banyak program untuk mengetik surat menyediakan templat surat bisnis untuk membuat surat konfirmasi. Gunakan fon standar, misalnya Times New Roman atau Arial. [14] X Sumber Tepercaya Purdue Online Writing Lab Kunjungi sumber
- Secara hukum, surat konfirmasi bisa digunakan sebagai catatan atas kesepakatan lisan. Surat bisnis diterima sebagai bukti di pengadilan karena menggunakan format surat resmi.
- Surat konfirmasi biasanya sangat singkat dan tidak lebih dari 1 halaman. Adakalanya, surat konfirmasi hanya berisi 1 alinea.
-
Sampaikan salam pembuka yang tepat. Pada umumnya, surat konfirmasi dimulai dengan menyampaikan salam pembuka, misalnya "Kepada Yth." diikuti "Bapak" atau "Ibu" dan nama lengkap penerima surat. Jika ia bergelar doktor, cantumkan "Dr." di depan nama penerima surat. Cantumkan tanda koma setelah mengetik nama penerima surat. [15] X Sumber Tepercaya Purdue Online Writing Lab Kunjungi sumber
- Jika Anda tidak tahu gender penerima surat, tik nama lengkapnya saja.
- Jangan menggunakan singkatan "Ny.", kecuali Anda bisa memastikan bahwa penerima surat adalah wanita yang sudah menikah.
-
Konfirmasikan kesepakatan secara spesifik. Surat konfirmasi tidak perlu diawali dengan kata pengantar atau basa-basi yang panjang. Sampaikan secara lugas rencana kegiatan atau kesepakatan yang ingin dikonfirmasikan, misalnya tanggal, waktu, dan lokasi pertemuan. [16] X Teliti sumber
- Sebagai contoh, awali surat dengan menulis, "Sebagai konfirmasi," atau "Saya sampaikan konfirmasi bahwa" diikuti informasi yang ingin dikonfirmasikan.
- Untuk memberitahukan bahwa Anda telah menerima sesuatu, awali surat dengan menulis, "Melalui surat ini, saya telah menerima" diikuti nama barang yang Anda terima.
Kesalahan dalam aspek formalitas : surat untuk mengonfirmasikan kesepakatan personal dengan orang yang Anda kenal baik boleh menggunakan gaya bahasa kasual, tetapi pastikan surat Anda terkesan formal dan profesional.
-
Sampaikan informasi penting lainnya. Cantumkan juga informasi mendetail, misalnya nama dan jabatan setiap personel yang terlibat, tugas masing-masing, jadwal kegiatan, atau perjanjian finansial. Tegaskan persyaratan atau ketentuan yang merupakan bagian dari perjanjian untuk mengklarifikasi hal-hal yang menjadi ekspektasi. [17] X Teliti sumber
- Contohnya, jika Anda menulis surat untuk memberikan konfirmasi bahwa penerima surat akan menjadi sukarelawan dalam kegiatan nonprofit, cantumkan tanggal, waktu, lokasi kegiatan, dan tugas yang harus ia lakukan sebagai sukarelawan.
-
Mintalah tanggapan jika diperlukan. Sebelum menutup surat, sampaikan bahwa Anda meminta penerima surat menghubungi Anda dan memberikan informasi yang Anda butuhkan. Jika Anda mengirim surat untuk mengajukan permintaan atau memberikan tugas, mintalah ia memberi kabar sebagai persetujuan atas ketentuan yang Anda sampaikan. [18] X Teliti sumber
- Meskipun Anda tidak meminta penerima surat menghubungi Anda, ada baiknya Anda menginformasikan bahwa ia boleh menghubungi Anda menggunakan sarana komunikasi tertentu kalau ada hal-hal yang ingin ditanyakan. Contohnya, "Jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi saya melalui telepon (007) 123-4567."
-
Ucapkan terima kasih kepada penerima surat. Buatlah alinea baru untuk mengucapkan terima kasih karena ia bersedia bergabung dalam kegiatan atau menyetujui ketentuan yang Anda ajukan sesuai perihal surat. [19] X Teliti sumber
- Contohnya, untuk mengonfirmasikan persetujuan seseorang yang bersedia menjadi sukarelawan dalam kegiatan nonprofit, tulislah dalam surat, "Terima kasih banyak atas komitmen Anda untuk berpartisipasi mewujudkan misi kegiatan ini. Saya sangat menghargai dukungan yang Anda berikan."
- Ungkapkan antusiasme jika diperlukan. Contohnya, apabila Anda ingin mengonfirmasikan jadwal wawancara, sampaikan dalam surat, "Saya mengapresiasi kesempatan yang diberikan untuk ____" atau "Saya berharap bisa berdiskusi dengan Anda dalam sesi wawancara."
-
Periksa dan perbaiki surat sebelum dicetak. Surat konfirmasi tidak akan ditanggapi secara serius jika ada kesalahan tik atau tata bahasa. Selain diperiksa, pastikan Anda menulis surat yang jelas dan lugas. [20] X Sumber Tepercaya University of North Carolina Writing Center Kunjungi sumber
- Bacalah surat keras-keras agar Anda bisa menentukan kalimat yang perlu dirangkai ulang atau dibuat lebih ringkas sambil melakukan perbaikan jika ada kesalahan.
- Hindari istilah atau jargon bisnis. Sampaikan hal-hal yang ingin dikonfirmasikan dengan jelas dan lugas.
-
Gunakan kertas berkualitas tinggi untuk mencetak surat. Setelah surat diperiksa dan tidak ada kesalahan, cetaklah menggunakan kertas surat premium. Belilah kertas surat tersebut secukupnya di toko alat tulis atau melalui internet. [21] X Teliti sumber
- Apabila Anda ingin mengirim surat dalam kapasitas sebagai karyawan atau perwakilan perusahaan atau organisasi, gunakan kertas berkop perusahaan atau organisasi. Akan tetapi, jika ingin mengonfirmasikan urusan pribadi, jangan menggunakan kertas berkop perusahaan meskipun Anda adalah pemiliknya.
- Program untuk mengetik surat menyediakan templat yang bisa digunakan untuk membuat kop surat pribadi agar surat terkesan dipersiapkan sebaik mungkin.
-
Tanda tangani surat menggunakan tinta berwarna biru atau hitam. Setelah surat dicetak, tanda tangani dengan rapi di tempat yang tersedia di atas nama Anda. Pastikan tanda tangan Anda profesional dan sahih, alih-alih ingin terkesan bergaya. [22] X Sumber Tepercaya Purdue Online Writing Lab Kunjungi sumber
- Tanda tangani surat dengan menulis nama lengkap atau sesuai tanda tangan Anda di KTP. Pada umumnya, surat konfirmasi tidak boleh menggunakan nama kecil, inisial, atau diparaf.
-
Kirimlah surat ke alamat penerima secepatnya. Setelah surat ditandatangani, segera kirim pada hari yang sama. Anda tidak menciptakan kesan yang baik jika tanggal slip pengiriman beberapa hari setelah tanggal surat. [23] X Teliti sumber
- Apabila surat konfirmasi bisa menimbulkan konsekuensi hukum, buatlah fotokopi sebagai dokumentasi sebelum surat dikirim.
Iklan
Referensi
- ↑ https://www.catholiccompany.com/getfed/how-to-write-confirmation-letter/
- ↑ https://www.thecatholicthing.org/2013/03/15/on-confirmation-a-letter-to-darby-beckwith/
- ↑ https://www.catholiccompany.com/getfed/how-to-write-confirmation-letter/
- ↑ https://www.catholiccompany.com/getfed/how-to-write-confirmation-letter/
- ↑ https://www.catholiccompany.com/getfed/how-to-write-confirmation-letter/
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ http://www.business.vic.gov.au/hiring-and-managing-staff/staff-recruitment/employment-letter-template-job-offer-letter-template#
- ↑ https://www.indeed.com/hire/c/info/job-offer-letter-format
- ↑ https://www.indeed.com/hire/c/info/job-offer-letter-format
- ↑ https://www.indeed.com/hire/c/info/job-offer-letter-format
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/business-letters/
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ https://www.letters.org/confirmation-letter/confirmation-letter.html
- ↑ https://www.letters.org/confirmation-letter/confirmation-letter.html
- ↑ https://www.letters.org/confirmation-letter/confirmation-letter.html
- ↑ https://www.letters.org/confirmation-letter/confirmation-letter.html
- ↑ https://writingcenter.unc.edu/tips-and-tools/business-letters/
- ↑ http://emilypost.com/advice/effective-business-letters/
- ↑ https://owl.purdue.edu/owl/subject_specific_writing/professional_technical_writing/basic_business_letters/index.html
- ↑ http://emilypost.com/advice/effective-business-letters/
Iklan
