PDF download Unduh PDF PDF download Unduh PDF

Seperti bentuk komunikasi lainnya, surel memiliki etika dan protokol sosial sendiri. Jika Anda perlu menulis surel untuk meminta umpan balik di tempat kerja atau sekolah, atau tentang naskah tertulis, Anda harus mempertimbangkan penyusunan kata, pengaturan waktu, dan struktur agar surel menjadi efektif. Surel yang sopan, tepat waktu, dan spesifik akan membantu Anda mendapat umpan balik yang dibutuhkan.

Metode 1
Metode 1 dari 4:

Meminta Umpan Balik dalam Pekerjaan

PDF download Unduh PDF
  1. Biasanya, orang ini adalah manajer langsung di atas Anda. Dalam kebanyakan kasus, Anda harus mulai dengan mereka, atau kolega atau rekan kerja yang lebih senior. Mereka memiliki pengalaman untuk membantu dan memberi Anda umpan balik yang dibutuhkan. [1]
  2. Anda harus mengikuti norma di kantor. Kerendahan hati sangat berguna ketika meminta umpan balik, tetapi jangan terlalu merendah sampai atasan atau manajer berpikir Anda tidak tahu apa-apa tentang pekerjaan. Sebaliknya, bingkai pertanyaan dalam cara yang menunjukkan bahwa Anda membuat kemajuan dalam proyek atau tugas. [2] Ini juga menunjukkan kepada atasan bahwa Anda tidak hanya duduk manis menunggu umpan balik. Selain itu, ingatlah kiat-kiat berikut: [3]
    • Anda bisa mengatakan, “Saya sedang menyusun presentasi untuk besok ketika menemui masalah dengan formatnya. Saya tidak yakin apakah sudah mengikuti standar perusahaan. Presentasi tersebut saya lampirkan di sini. Apakah Anda memiliki saran untuk format? Terima kasih atas bantuan Anda.”
    • Jangan lupa menyampaikan terima kasih dalam surel.
  3. Ini membantu menghindari umpan balik yang terlalu meluas dan sebenarnya justru tidak membantu. Hindari pertanyaan ya atau tidak, kecuali diperlukan. Sebaliknya, berfokuslah pada bagian proyek yang perlu diperbaiki. Usahakan tidak membombardir bos atau rekan kerja dengan semua pertanyaan sekaligus. [4]
    • Sebagai contoh, Anda bisa mengatakan, “Saya tidak yakin bagaimana penanganan berkas Putra Abadi. Klien belum merespons surel saya, dan karena ini proyek prioritas tinggi, saya pikir sebaiknya saya bertanya kepada Anda apa yang harus saya lakukan.”
    • Jika Anda mencari umpan balik yang lebih umum dalam bentuk ulasan atau laporan, minta hal itu dengan spesifik. Sampaikan dengan sesopan, seringkas, dan sespesifik mungkin. Misalnya, minta laporan efisiensi atau kreativitas Anda. Jika Anda meminta umpan balik dari orang-orang yang melapor kepada Anda, Anda mungkin perlu melakukan survei anonim. [5]
    KIAT PAKAR

    Alyson Garrido, PCC

    Pelatih Dunia Kerja
    Alyson Garrido adalah Pelatih Besertifikasi Profesional yang telah mendapatkan akreditasi dari International Coach Federation, Fasilitator, dan Juru Bicara. Berbekal pendekatan berbasis kekuatan, dia mendukung para klien yang mencari kerja dan menginginkan kemajuan karier. Alyson memberikan pelatihan arah karier, persiapan wawancara, negosiasi gaji, dan tinjauan kinerja, termasuk strategi kepemimpinan dan komunikasi. Alyson adalah Mitra Pendiri Systemic Coach Academy of New Zealand.
    Alyson Garrido, PCC
    Pelatih Dunia Kerja

    Cobalah metode "KISS" saat meminta umpan balik secara umum . Ini adalah metode yang bagus untuk membantu orang-orang memberikan umpan balik yang tepat dan dapat ditindaklanjuti bagi Anda. Tanyakan "Apa yang sebaiknya saya pertahankan ( keep ) ; Apa yang sebaiknya saya tingkatkan ( improve ) ; Apa yang sebaiknya saya mulai lakukan ( start ) ; Apa yang sebaiknya saya hentikan ( stop ) ?"

  4. Jika umpan balik mengatakan bahwa Anda butuh banyak perbaikan atau bahwa pekerjaan Anda tidak memuaskan, pastikan Anda menulis pernyataan singkat tentang cara memperbaikinya. Beri diri Anda waktu untuk memproses emosi sebelum menanggapi. [6]
    • Pastikan Anda membalas dalam 1–2 hari paling lambat.
    Iklan
Metode 2
Metode 2 dari 4:

Meminta Umpan Balik di Sekolah

PDF download Unduh PDF
  1. Guru memiliki ratusan murid, apalagi dosen. Anda harus menyebutkan nama lengkap, kelas, dan jurusan. Dengan demikian, guru atau dosen tidak perlu mengingat-ingat siapa Anda, dan mereka bisa menyediakan umpan balik secepatnya. [7]
  2. Kadang, pelajar atau mahasiswa merasa kesulitan ketika pertama kali mengirim surel kepada pengajar. Anda dapat memulai dengan, “Yth. Dr. Setiaji” atau “Yth. Ibu Trisnawati.” Jika guru atau dosen tersebut pernah mengirim surel kepada Anda, jangan mengurangi tingkat formalitas. Pertahankan nada profesional. Jangan menuliskan, “Hai, bagaimana pendapat Anda tentang makalah saya?” Sebaliknya, katakan “Saya tidak yakin apakah sudah memahami tugas yang diberikan. Saya memiliki beberapa pertanyaan spesifik tentang makalah ini.” [8]
  3. Tidak perlu menjelaskan semua konteks kecuali jika konteks tersebut sangat penting dalam pertanyaan. Misalnya, jika Anda meminta umpan balik tentang kemungkinan perpanjangan waktu, dosen mungkin perlu konteks, tetapi jika Anda hanya ingin menanyakan tugas, jangan menceritakan bagaimana Anda terlambat datang karena ada masalah dengan anjing Anda dan itulah alasan Anda mengirim surel ini (kecuali sangat dekat dengan tenggat), atau apa pun yang tidak relevan dengan tugas. [9]
  4. Guru atau dosen tidak hanya enggan memberi umpan balik yang terlalu mepet, mereka juga tidak senang Anda menunggu sampai menit terakhir. Jika Anda harus mengirim pertanyaan di menit terakhir, sampaikan dengan singkat, spesifik, dan disertai permintaan maaf. Guru akan lebih mungkin merespons dengan asumsi surel ia buka pada waktu yang tepat. [10]
  5. Biasanya, guru sudah mengatakan format berkas apa yang diterima untuk tugas atau surel. Misalnya, jika guru mengatakan berkas .doc , jangan mengirim .pdf atau .pages . Jika tidak yakin, Anda bisa mengirim .rtf atau .pdf , atau tanyakan saja. [11]
  6. Anda hanya perlu mengirim surel sopan. Jika dosen memiliki jam tertentu di kantor, kunjungi ia di sana atau buat janji terlebih dahulu. Anda dapat mengatakan ,”Yth. Profesor Bagaskoro, Saya tidak mengerjakan ujian sebaik yang saya harapkan. Bisakah Anda membantu saya membahas beberapa kesalahan supaya saya bisa lebih baik mengerjakan ujian berikutnya?” Dosen biasanya akan merespons permintaan seperti itu dengan senang hati.
    Iklan
Metode 3
Metode 3 dari 4:

Meminta Umpan Balik Naskah

PDF download Unduh PDF
  1. Jika Anda ingin umpan balik yang berguna, orang terbaik yang bisa memberikannya adalah orang yang Anda kenal, terutama teman atau kolega. Ketika meminta umpan balik dari mereka, pastikan nadanya sama seperti biasa. Jika biasanya Anda menelepon, mungkin sebaiknya minta umpan balik lewat telepon saja. Jangan mengirim naskah dalam surel pertama, kecuali Anda tahu orang tersebut akan setuju (orang yang pernah mendengar naskah tersebut Anda bacakan, atau yang menawarkan diri untuk membaca naskah Anda). [12]
    • Anda dapat menyertakan deskripsi singkat atau abstrak, tergantung apakah orang tersebut teman atau kolega.
  2. Jika Anda membutuhkan saran ahli, kirim surel kepada ahli yang Anda kenal, jelaskan proyek Anda dan mengapa Anda membutuhkan umpan balik. Jangan memaksa, tetapi ucapkan terima kasih atas pertimbangannya. Katakan, “Saya mengerti jika Anda tidak memiliki waktu untuk memberi saya umpan balik.” Jika ia tidak bisa, Anda bisa bertanya apakah ia mengenal orang yang memiliki waktu dan keahlian untuk membantu Anda. [13]
  3. Surel Anda kemungkinan tidak akan dijawab, kecuali jika Anda menyatakan akan membayar. Jika orang tersebut penulis terkenal, kecil kemungkinan ia merespons karena ia menerima banyak surel seperti ini. [14] Sebaliknya, mintalah umpan balik dari teman, kolega, dosen, dan orang lain yang Anda kenal terlebih dahulu. Mereka lebih bisa dan bersedia membantu. [15]
  4. Jika Anda hanya menginginkan umpan balik positif, katakan. Sampaikan apakah Anda menginginkan umpan balik mendetail, lokal, atau global. Katakan apakah Anda menginginkan umpan balik estetika, tata bahasa, atau struktur. Pembaca akan tahu apa yang diinginkan dari mereka. [16]
    • Umpan balik positif harus membangun. Jika mereka menjelaskan mengapa mereka menyukainya, Anda dapat belajar banyak. [17]
    • Jika Anda mendapat umpan balik negatif, beri waktu untuk merespons. Jika orang yang memberi umpan balik itu adalah teman, mereka hanya bermaksud membantu. Jika berasal dari dosen, Anda harus merespons dengan baik walaupun merasa marah atau jengkel. Sampaikan terima kasih atas bantuan mereka, dan lanjutkan pekerjaan Anda. Setelah beberapa waktu, Anda akan merasa bahwa umpan balik mereka berguna walaupun mungkin bukan dengan cara yang sama persis. [18]
  5. Jika Anda meminta umpan balik mendetail, jangan mengharapkan tanggapan dalam satu hari atau bahkan seminggu. Pengeditan naskah butuh waktu lama. Jika Anda punya tenggat yang harus dipenuhi, sampaikan. Anda juga bisa menanyakan apakah mereka dapat mengedit sebelum tanggal tertentu. Ingat bahwa mereka juga punya kehidupan dan kewajiban sendiri. [19]
  6. Jika yang membantu adalah teman, Anda bisa memberikan hadiah seperti sekotak cokelat atau membalas dengan bantuan yang sama pada waktunya nanti. Jika umpan balik diberikan oleh dosen, Anda perlu menulis surel terima kasih untuk menunjukkan penghargaan akan waktu dan tanggapannya. Jika Anda lupa berterima kasih, mereka mungkin akan merasa dimanfaatkan dan/atau tidak dihargai, dan mungkin kapok membantu lagi. [20]
    Iklan
Metode 4
Metode 4 dari 4:

Meminta Umpan Balik dari Pelanggan

PDF download Unduh PDF
  1. Pelanggan sudah banyak menerima survei dari banyak perusahaan lain. Jika Anda ingin pelanggan langsung menghapus surel ketika membacanya, isi dengan banyak pertanyaan. Namun, jika Anda ingin membuat pelanggan tertarik, ajukan satu atau dua pertanyaan saja. [21]
  2. Daripada pertanyaan ya/tidak, ajukan pertanyaan yang memancing jawaban lebih lengkap. Jangan hanya bertanya, "Apakah Anda akan merekomendasikan kami kepada teman?", tetapi tanyakan, "Bagaimana Anda akan menggambarkan kami kepada teman?" Pertanyaan seperti ini akan memberi lebih banyak informasi daripada pertanyaan yang hanya dijawab dengan ya/tidak. [22]
  3. Ini membuat pelanggan merasa pendapat mereka tidak hanya akan memenuhi kotak masuk, yang akan atau tidak akan dibaca atau dipertimbangkan. Kemungkinan Anda juga akan mendapatkan umpan balik yang lebih jujur jika mereka tahu Anda akan merespons. [23]
    • Tanggapi dengan tulus dan profesional. Dalam budaya internet yang viral pada zaman sekarang, Anda bisa menghancurkan reputasi perusahaan dalam hitungan detik jika tidak memberi tanggapan profesional dan tulus.
  4. Jika pelanggan memiliki koneksi lambat, mereka mungkin akan menghapus surel segera ketika isinya tidak bisa dimuat. Ingat bahwa umpan balik sering kali lebih penting bagi Anda daripada bagi mereka. [24]
  5. Tulis surel yang bersih dan profesional. Surel dengan grafik jelek atau fon Comic Sans kemungkinan tidak akan membuat pelanggan terkesan. Sebaliknya, gunakan fon standar seperti Times New Roman atau Arial jika Anda tidak yakin fon apa yang digunakan, dan batasi grafik hingga minimal. [25]
  6. Format satu kolom lebih fleksibel daripada desain multikolom. Anda juga perlu memastikan fon tidak terlalu kecil. Surel harus bisa ditampilkan dengan baik di laptop, ponsel, dan tablet. Oleh karena banyak orang yang mengecek surel di ponsel, Anda harus memformat surel sedemikian rupa. [26]
    Iklan

Tips

  • Kerendahan hati akan sangat membantu.
  • Jangan mendesak orang untuk memberi umpan balik.
  • Terapkan etika surel yang pantas.
Iklan

Tentang wikiHow ini

Halaman ini telah diakses sebanyak 12.594 kali.

Apakah artikel ini membantu Anda?

Iklan