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장학금을 신청하기 위해 교수님의 추천서가 필요한가? 혹은 대학원 진학이나 취업을 위한 추천서가 필요한가? 가능하다면 직접 교수님을 찾아가 추천서를 부탁하는 것이 가장 좋다. 직접 찾아 뵙고 왜 추천서가 필요한지 대화를 나눌 수 있을 뿐만 아니라, 교수님께서 해당 추천서에 어떤 내용을 부각하거나 추가 해야할 지 가장 잘 이해하실 수 있기 때문이다. [1] X 출처 검색하기 하지만 사정상 이메일을 통해 추천서를 요청하는 경우, 아래의 단계에 따라 정중하고 효과적으로 추천서를 부탁하여 본인이 원하는 내용의 추천서를 받을 수 있도록 한다.
단계
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추천서를 부탁하는 이메일은 미리 준비하도록 한다. 추천서를 받아야 하는 날짜보다 적어도 5-6주 전에 서둘러 메일 서신을 보내야 한다. 만약 여유 시간이 더 있다면, 이보다 더 빨라도 좋다. [2] X 출처 검색하기 중요한 점은 절대 추천서를 부탁하는 메일을 마지막까지 미루지 않아야 한다는 것이다. 대부분의 교수님들은 많은 일정과 스케줄로 매일 바쁘기 때문이다. 설령 교수님께 추천서를 위한 시간적 여유가 있다고 하더라도, 학생은 절대 추천서 작성에 대해 교수를 닦달하거나 서둘러 달라는 요청은 하지 않는 것이 좋다.광고
추천서에 적절한 교수를 선택한다. [3] X 출처 검색하기 어떤 교수님께 추천서를 부탁할지 선택하기 전, 먼저 스스로에게 아래와 같은 질문하고 어느 분이 적절할지 생각해본다.
- 이 교수님께서 내 이름을 알고 있는가?
- 강의실 밖에서 이 교수님과 대화를 나누어 본 적이 있는가??
- 해당 교수님의 강의에서 B 이상의 성적을 받았는가?
- 이 교수님의 강의를 한 과목 이상을 수강했는가?
"멋지게 포장되고 진술된 개성 없는 일반적인 사실" 보다는 본인의 성격, 학업적 성취 등에 대한 구체적인 내용을 바탕으로 추천서를 작성 할 수 있는 교수님을 선택하는 것이 좋다. 위의 질문들에 "예" 라고 대답할수록, 본인의 추천서에 적합한 교수님을 선택을 할 가능성은 높다고 할 수 있다. [4] X 출처 검색하기
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메일은 제대로 형식을 갖추어 작성한다. 단순한 이메일이지만, 추천서를 부탁드리기 위한 서신이므로 공식적인 형식과 예를 갖추는 것이 좋다. 만약 교수님께서 성이 아닌 자신의 이름으로 호칭할 것을 부탁하였고 본인이 꾸준히 성함으로 호칭하였다면, 평소대로 교수님의 이름을 편하게 사용한다. 그렇지 않으면, 좀더 공식적인 적절한 메일의 제목을 생각해보아야 한다. 예를 들어 고고학과 김 교수님께 편지를 보내는 경우, 김 교수님은 이름이 아닌 성을 바탕으로 하는 것이며, "김 교수님께" 라고 시작하며 뒤에 쉼표나 콜론을 붙이면 된다.
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제목란에 "[본인의 이름]에 대한 추천서" 라고 입력한다. 항상 이메일은 적절한 제목과 함께 발신되도록 한다. 내용에 적합한 제목은 교수님이 해당 이메일의 요청을 명확히 이해할 수 있게 하고, 나중에 다시 찾을 때도 많은 이메일 중 쉽게 눈에 띄도록 하는 효과가 있다.광고
첫 문단은 본인이 원하는 것을 밝힌다. "저는 교수님께 제 추천서를 부탁드리고 싶습니다." 정도의 문장이면 적절하다. 교수님께서 학생이 원하는 것이 무엇인지 추측해야 하는 상황을 만들지 않아야 한다. 다음에 따라오는 몇 문장으로 다음과 같은 사실에 대해 작성한다.
- 본인의 이름
- 학년
- 전공
- 해당 교수님의 강의 중 수강했던 수업, 시기, 그리고 성적
- 추천서를 제출해야하는 이유 (추천서를 제출하는 목적)
- 추천서 제출 마감 일자
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교수님과의 관계를 서술한다. 다음 단락에서 왜 해당 교수님께 특별히 추천서를 부탁드리는지 설명한다. 그와 함께 본인에 대한 정보 및 왜 해당 장학금/대학원/직장 (등)에 관심이 있는지에 대해 간략히 서술한다. [5] X 출처 검색하기
- "연봉이 높아서 그 회사에 취직하길 원한다" "보다 경쟁력 있는 이력서로 업그레이드 하는데 도움이 될 것 같아서 그 학교의 대학원에 가고 싶다" 등과 같은 속물적인 이유는 좋지 않다.
- 추천서가 필요한 이유 역시 프로페셔널한 것이 좋다. 예를 들어, "부족 관련 유물 부서에 매우 높은 관심이 있기 때문에 이 박물관에 지원하게 되었습니다." 라는 사유가 적합하다.
- 이 교수님은 본인이 지원하고자 하는 회사나 직장에 아는 지인이 있는가? 만약 지원하는 것이 학교라면, 해당 학교 졸업생인가? 그렇다면 그러한 정보를 메일에 포함하도록 한다. "현재 이 박물관의 아마존 관에 진열된 작품 중, 몇몇은 교수님께서 아마존을 여행하는 동안 발견한 것이라고 들었습니다. 기회가 된다면 그렇게 다양하고 포괄적인 컬렉션을 자랑하는 부서에서 근무해보고 싶습니다."
- 해당 교수님과의 경험이 본인의 선택에 영향을 미쳤다면 그 사실을 서술한다. "저는 교수님의 아메리카 토착민 고고학 수업을 듣기 전까지 연구에 대해 생각해보지 않았습니다. 하지만 교수님의 강의는 제가 여름 현지조사 프로그램에 참여할 수 있도록 동기가 되었으며, 현재 대학원 졸업 후 제 연구를 진행할 생각에 매우 기쁩니다." 하지만 이러한 영향을 받지 않은 경우 억지로 연결을 지으려고 하지 않는 것이 좋다.
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세 번째 단락은 교수님께서 본인에 대해 어떻게 서술하길 원하는지에 대해 밝힌다. 이는 교수가 각 추천서에서 강조해야 할 점이나 포인트에 유의하여 추천서를 작성할 수 있도록 하기 위함이다. [6] X 출처 검색하기 그러므로 교수님께서 잘 모르고 있을 수 있는 본인에 대한 정보를 여기서 제공하도록 한다. 이를 위한 적당한 방법은 다음과 같다.
- "교수님과 나눈 대화와 제 수강 과목을 통해 이미 잘 알고 계시겠지만, 저는 고고학 분야에 큰 관심을 두고 공부해오고 있습니다. 올해 6월 현재 고고학 학위를 마쳤으며, 알고 계신 브로디 교수님의 지도 아래 박물관에서 인턴으로 일했습니다. 인턴 과정을 통해 항목 분류에 대한 많은 경험을 갖게 되었습니다."
- "다른 추천서는 제 학업적 능력에 관한 것이 될 것입니다. 하지만 교수님께서는 제가 수석 논문을 위해 얼마나 노력했는지, 그 과정에서 힘들었던 부분을 어떻게 극복했는지 잘 알고 계신 분이라고 생각합니다. 그러므로 심사위원이 지원자로부터 확인하고 싶어하는 주요 자질이 어떻게 스트레스를 감당하고 난항을 처리하는가 이므로, 교수님께서 이러한 부분에 대해 잘 작성해 주실 것이란 생각이 들었습니다. "
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나머지 세부 사항에 대해 작성한다. 추천서가 어디로 보내 지는지, 언제까지 추천서를 제출해야 하는지, 교수님께서 참고해야 하는 추천서 양식이 따로 있는지 등에 대한 정보가 여기에 오면 된다. [7] X 출처 검색하기 만약 교수님이 추천서 양식, 본인의 이력서 및 입학 에세이 등의 필요한 서류가 있다면 해당 이메일에 첨부하도록 한다. 그리고 이러한 세부 사항은 더욱 더 구체적으로 설명하도록 해야한다.
- 또한 추천서의 원본 형식을 인쇄한 뒤 교수님이 직접 서명한 것을 스캔하여 보내야 하는지 아니면 단순히 이메일을 통한 추천서를 보내면 되는지 등에 대한 정보는 제대로 정확히 알려야 한다. 요즘 많은 학교 프로그램이 전자 추천 시스템을 사용한다. 이 경우, 본인이 지원한 프로그램에 대한 정보를 제공해야 하며 교수님께 메일함을 자주 확인해줄 것을 부탁드린다.
- 본인의 이력서, 입학을 위해 작성한 에세이 (대학원 프로그램의 경우), 그리고 추천서 제출 방법에 대한 자세한 지침을 (모든 연락처 정보도 함께) 포함하는 것이 좋다. 이러한 파일은 첨부 파일로 보내면 된다. [8] X 출처 검색하기
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후속 조치 방법에 대한 정보로 마무리한다. "이번 주에 교수진 사서함에 해당 양식과 스탬프가 찍힌 봉투를 두겠습니다. 그리고 제출 마감일 일주일 전에 다시 이메일로 추천서에 대해 알려드리겠습니다." 또는 "추천서 마감일은 8월 3일입니다. 추천서를 작성해 주실 수 있는지 알려주시겠습니까? 언제든지 추천서를 가지러 교수님 사무실로 찾아갈 수 있습니다."
- 너무 어렵게 생각하지 않는다. 이미 교수님께 추천서 작성을 부탁했으며 교수님은 어떠한 대가없이 학생을 위해 기꺼이 추천서를 작성해 주실 것이다. 그러므로 절대 그것에 교수님이 해당 추천서에 대한 우편 요금을 지불하고 직접 보내게 하지 않아야 한다. 추천서를 써주신 교수님께 피해가 되지 않도록 해야하기 때문이며 마땅히 추천서는 본인이 보내는 것이 맞다. 게다가, 추천서를 받아 본인이 직접 보내야 확실히 추천서가 송부 되었음을 확신할 수 있다.
- 만약 교수님께서 직접 송부 하겠다고 하신다면 그렇게 한다. 하지만 해당 교수님이 자주 우편물을 챙기는 것을 까먹거나 채점 등 일을 곧잘 깜빡하는 경우, 다른 필수 제출 서류와 함께 직접 송부하겠다고 정중히 말씀드린다. 그렇게 하면 추천서가 제때 확실히 전달 될 수 있도록 직접 챙길 수 있다.
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교수님께 감사를 전한다. "교수님께서 내어주신 시간과 배려에 대해 감사의 인사를 전합니다. 또한 제가 교수님의 지도 하에 보낸 시간과 배움에 대해서도 감사 드리고 싶습니다. 저는 진심으로 교수님의 수업을 좋아 했습니다. 제가 기초 고고학 개론 수업에서 얼마나 많은 것을 배울 수 있었는지 말로 표현할 수가 없습니다." [9] X 출처 검색하기
- 만약 해당 교수님이 정말로 특별한 분이라면, 좀더 과장된 표현을 사용해도 좋다. "저는 그 수업에서 배운 것들을 토대로 앞으로 제 커리어에 최선을 다할 것입니다. 교수님의 멘토링은 제 인생에 긍정적인 영향을 주었습니다. 말과 글로 충분히 전할 수 없을 만큼 감사드립니다."
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약속한대로 필요한 자료를 전달하고 제출 마감일 전 알림 메일은 다시 전송한다. 메일을 보낸 지 일주일 내 혹은 최대 2주 안에 별다른 회신을 받지 못했다면, 해당 메일을 잘 확인하셨는지 전화 문의를 한다. 전화를 해야 할 경우, 마음대로 이유를 추측하지 않는다. 먼저 교수님께서 본인의 이메일을 보았는지 확인한다. 그렇지 않은 경우, 전화를 통해 직접 말로 다시 부탁드릴 준비를 한다.
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마감일 전 신청한 장학금/대학원/회사 등에 대해 지원 현황을 확인한다. 추천서가 잘 전달 되었는지 확인해야하며, 그렇지 않은 경우 교수님에게 간략하고 정중하게 다시 이메일을 보내고 특급 우편에 대한 요금을 본인이 지불하겠다고 제안한다.
- 가능한 정중한 태도로 일관한다. 비난 대신 교수님이 매우 바쁜 스케줄을 소화하고 계실 거라는 생각을 한다. 예를 들어, "김 교수님, 부탁드린 추천서가 아직 제출되지 않은 것으로 확인 되었습니다. 마감 시간이 다가오고 있기 때문에 필요하시다면 제가 특급 우편 요금을 지불하겠습니다."
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교수님께 다시 감사를 전한다. 추천서를 받은 후, 교수님께 감사의 편지를 보내도록 한다. 추천서를 직접 받은 경우, 직접 손 편지를 작성하여 이메일이 아닌 우편을 통해 감사 편지를 전한다. 이 방법이 예의 바르고 올바른 행동이며 앞으로 어디서 어떻게 다시 그 교수님을 만나게 될지 모르기 때문에 끝까지 예를 갖추는 것이 좋다. 앞으로 다른 용도의 추천서가 더 필요하게 될 수도 있으며, 만약 교수님과 비슷한 분야에 종사하게 된다면 차후 교수님께 도움을 받을 수도 있다. 추천서 덕분에 원하는 결과를 얻게 되면, 교수에게 전화하여 좋은 소식을 전하도록 한다!광고
팁
- 이메일에 이력서를 첨부하고, 메일 작성 시 추천서 작성에 도움이 될만한 자료가 첨부된 사실을 밝히도록 한다.
- 보내기 전에 직접 읽어본다 철자 또는 문법의 오류가 없는지 확인한다. 글쓰기에 강한 사람이 아니라면 다른 사람에게 교정을 부탁한다.
- 재촉하는 듯한 인상을 주지 않고 알림 메일을 보내기 위해서는 마감일 1-2주 전에 교수님께 감사의 말을 전하며 추천서 마감일에 대해 알리면 된다.
- 추천서가 급하게 필요하게 된 경우, 교수님께 간략한 이메일을 통해 추천서를 작성해 주실 수 있는지 묻고 현재 급한 상황 및 이유를 설명한다. 긍정적인 회신이 오면 보다 자세한 이메일을 다시 작성하면 된다.
- 도움을 받은 사람들을 기억하고, 언제나 그 은혜를 갚으려고 노력한다. 예를 들어, 박물관에 취업한 뒤, 학생들을 위한 여름 인턴쉽 지원 기간이 다가오면 김 교수님께 전화를 걸어 인턴쉽 기회에 대해 설명한다. 그러면 교수님께서 적절한 학생들에게 그러한 정보를 전달할 수 있을 것이다.
- 검정색 펜이나 볼펜을 사용해 교수님께서 작성해야 하는 양식 부분을 채운다.
- 이 기사는 추천서를 요청하는 방법에 관한 내용이지만, 정말 본인이 필요한 것은 훌륭한 추천서이다. 훌륭한 추천서를 받는 방법에 대한 위키하우 기사를 추가로 참고하도록 한다.
- 가능하다면 교수님을 직접 찾아가 추천서를 부탁드린다. 일반적으로 직접 방문하여 대화를 갖는 것이 더 개인적이고 예의 바른 방법이다. [10] X 출처 검색하기
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경고
- 교수님 중 일부는 이메일을 통해 추천서를 부탁 받는 것에 대해 불쾌감을 느낀다고 한다. 사무실이 개방된 시간에 교수님을 직접 방문하거나, 방문 예약을 할 수도 있고, 전화로 대화를 하면 단순히 이메일을 쓰는 것보다 더욱 성의 있는 요청을 할 수 있다. 학생이 자신의 추천서를 부탁하기 위해 더 많은 시간과 에너지를 내어야 하기 때문이다.
- 기본적으로 교수님은 추천서를 작성 해야할 의무가 없다는 것을 명심한다. 대부분의 교수님들은 수십 년 동안 지금의 명성을 쌓기 위해 열심히 노력해 온 분들이며 그러한 교수님이 추천서를 작성할 때마다 각 추천서는 그러한 명성에 영향을 받게 된다. 그러므로 대부분의 교수님들은 진심으로 신뢰하고 아끼는 학생들에게만 추천서를 작성해줄 의향이 있다고 할 수 있다.
- 사전 동의 없이, 원하는 교수님을 추천인으로 등록하지 않는다. 많은 일을 함께 해왔고 당연히 추천서를 작성해줄 것이라고 확신하는 경우에도 마찬가지이다.
- 편지를 보내기 전, 사본을 먼저 보내주실 것을 요청은 하지 않는다. 교수님이 학생에 대한 정직한 평을 보내야 하는 추천서 작성에서 이는 적절하지 않다. 교수님께서 별다르게 작성할 만한 사항들이 없다고 생각되면, 본인의 목표에 도움이 될 추천서를 작성하는 데 필요한 자료나 특별한 인상을 받은 계기가 있는지 먼저 여쭤본다.
- 교수님이 추천서를 작성하기 전, 본인이 원하는 만큼 호의적인 추천서가 되진 못할 것이라는 회신을 받으면, 먼저 고려해 주신 것에 감사를 표하고 다른 추천인을 찾았다고 말씀드린다.
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출처
- ↑ https://career.berkeley.edu/Grad/GradLetter
- ↑ http://www2.umf.maine.edu/careers/graduate-school-resources/requesting-and-submitting-letters-of-recommendation/
- ↑ http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
- ↑ http://www2.umf.maine.edu/careers/graduate-school-resources/requesting-and-submitting-letters-of-recommendation/
- ↑ http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
- ↑ https://career.berkeley.edu/Grad/GradLetter
- ↑ https://career.berkeley.edu/Grad/GradLetter
- ↑ http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
- ↑ http://www.ohioupsychology.com/files/images/pdf/letters_of_recommendation.pdf
이 위키하우에 대하여
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