급한가요?
문제정의서를 가장 잘 작성하려면 먼저 이상적인 상황을 상정한 다음 그 이상적인 상황을 방해하는 문제가 무엇인지 설명한다. 문제의 재정적 비용을 포함시키고 주장을 지지할 증거를 제시한다. 마지막으로 솔루션을 제안하고 이점을 설명한다. 문제정의서를 더 잘 다듬는 방법에 대한 유용한 제안을 원한다면 아래를 더 읽어보자.
단계
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'이상적' 상태를 기술하기. 문제정의서를 작성하는 방식은 아주 다양하다. 어떤 이들은 문제 자체를 바로 다루는 것이 좋다고 하는 반면, 배경 맥락을 먼저 제시해서 문제(그리고 해결책)를 독자가 더 잘 이해하도록 하는 것이 좋다고 제안한다. 어떻게 시작해야 할지 잘 모르겠다면, 후자를 선택하는 것이 좋다. 물론 간결한 글쓰기는 모든 실용적 작문이 목표해야 할 바이지만, 독자가 잘 이해할 수 있는 글쓰기를 하는 것은 훨씬 더 중요하다. 상황이 잘 돌아간다면 어때야 하는지를 기술하면서 시작한다. 문제를 언급하기 전에, 문제가 존재하지 않았다면 상황이 어땠을지를 몇 문장으로 설명해 본다.
- 예를 들어, 대형 항공사에서 근무하는데 승객의 항공기 탑승 방식 때문에 시간과 자원을 비효율적으로 사용하고 있음을 알게 되었다. 이렇게 탑승 시스템이 비효율적인 경우, 이상적인 상황, 즉 회사가 추구해야 할 상황을 다음과 같이 기술하면서 문제정의서를 시작할 수 있다. “ABC 항공사가 사용하는 탑승 방식은 각 항공편 승객이 항공기에 신속하고 효율적으로 탑승하여 비행기가 가능한 한 신속하게 이륙하도록 하는 것을 목표로 해야 합니다. 탑승 과정은 시간 효율성에 최적화되어야 할 뿐아니라 모든 승객이 잘 이해할 수 있도록 간단해야 합니다.
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문제 설명하기. 발명가 Charles Kettering의 격언 중에 이런 말이 있다. 문제를 잘 정의하면 이미 반은 해결된 것이다(A problem well-stated is a problem half-solved)." [1] X 출처 검색하기 문제정의서의 가장 중요한 목표 중 하나(가장 중요한 한 가지 목표는 아닐지라도)는 명확하고 분명하며 이해가 쉬운 방식으로 독자에게 문제를 소개하는 것이다. 해결하고자 하는 문제를 간결하게 요약한다. 이렇게 해서 문제의 핵심을 바로 뚫고 들고 문제정의서의 가장 중요한 정보를 가장 꼭대기에, 가장 잘 보이는 곳에 배치하는 것이다. 위에서 제안한 대로 ‘이상적’ 상황을 진술한 후, 다음과 같은 말들로 문장을 시작할 수 있다. ‘그렇지만…’ 또는 ‘안타깝게도…’ 등을 사용하여 확인된 문제는 이상적 비전이 현실화되는 것을 막고 있다는 것은 보여준다.
- 전형적인 ‘뒤에서 앞으로’의 좌석 시스템에 비해 승객이 더 신속하고 효율적으로 비행기에 탑승할 수 있는 시스템을 개발했다고 생각해보자. 그렇다면 다음과 같은 문장이 계속 이어질 것이다. “하지만, ABC 항공사의 현재 승객 탑승 시스템은 회사의 시간과 자원을 비효율적으로 사용하고 있습니다. 직원의 노동 시간을 낭비하는 현 탑승 방식은 회사의 경쟁력을 떨어뜨리고, 탑승 과정을 느리게 만들어서 좋지 않은 브랜드 이미지를 만들고 있습니다."
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문제의 재정적 비용을 설명하기. 문제를 진술한 바로 다음에는 왜 이 문제가 심각한지를 설명해야 한다. 모든 사소한 문제를 다 해결할 시간이나 자원을 가진 사람은 없으니까 말이다. 비즈니스 세계에서 돈은 항상 마지노선이므로 당신이 진술한 문제가 해당 회사나 조직에 미치는 금전적 영향을 강조하는 것이 좋다. 예를 들어, 당신이 논의하고 있는 이 문제는 사업이 더 많은 수익을 올리는 데 방해가 되고 있는가? 실제로 사업 자금이 지출되게 만들고 있는가? 브랜드 이미지를 해쳐서 간접적으로 사업 자금을 지출하게 만드는가? 문제의 금전적 부담에 관해서는 최대한 정확하고 구체적으로 기술한다. 즉, 문제에 들어가는 비용을 정확한 금액(또는 증거가 충분한 예상액)으로 명시한다.
- 지금 예를 드는 항공사의 경우, 문제의 재정적 비용을 다음과 같이 소개할 수 있다. “현재 탑승 시스템의 비효율성 때문에 회사에 심각한 재정적 부담이 있습니다. 평균적으로 현재 탑승 시스템은 한 탑승 세션 당 약 4분을 낭비하고 있는데, 그 결과 ABC 항공 전사적으로 매일 20인시(man-hours)가 낭비되고 있습니다. 이를 금액으로 환산하면, 매일 40만 원, 연간 1억 4,600만 원에 달합니다.”
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주장을 지지하는 증거 제시하기. 당신이 주장하는 문제 때문에 회사에 일어날 비용 손실이 얼마이든지에 관계없이, 합리적인 증거로 뒷받침하지 않는다면 그다지 진지하게 받아들여지지 않을 것이다. 문제가 얼마나 심각한지에 대한 구체적인 주장을 시작하자마자 증거로 그 진술을 지지해야 한다. 이런 자료는 자체적인 조사, 관련된 연구나 프로젝트의 데이터 또는 권위 있는 제삼자 출처 등에서 가져올 수 있다.
- 회사나 학교에서 문제정의서를 작성할 경우 문제정의서의 본문에 아주 명백한 증거를 언급해야 할 수도 있지만, 다른 경우에는 각주 나 또는 인용문의 짧은 형태만 사용하는 것으로 충분하다. 확실하지 않다면 사장님이나 선생님께 자문을 구하도록 한다.
- 이전 단계에서 사용한 문장을 재검토해보자. 문제의 비용은 설명했지만 어떻게 이 비용을 산출했는지는 설명하지 않았다. 좀 더 철저한 설명이 되려면 다음과 같아야 한다. “...내부 실적 추적 데이터에 기반하여, [1] 평균적으로 현재 탑승 시스템은 탑승 세션 당 4분을 낭비하고 있어서 전체 ABC 항공편에 걸쳐 매일 총 20인시를 낭비하고 있습니다. 터미널의 시간당 임금은 평균 2만원 정도이므로, 매일 약 40만원 즉 매년 1억 4,600만원이 낭비되고 있다는 것입니다.” 실제 문제정의서에서 각주를 달도록 한다. 그러면 언급한 데이터를 포함한 참고문헌이나 부록에 상응하는 역할을 한다.
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해결책 제안하기. “무엇”이 문제이고 “왜” 중요한지를 설명했다면, “어떻게” 처리할 것인지를 설명하는 쪽으로 글을 전개한다. 처음 문제를 정의한 것처럼 해결책의 설명도 가능한 한 분명하고 간략하게 써야 한다. 크고, 중요하고, 구체적인 개념에 집중하고 덜 중요한 세부사항은 나중으로 미뤄둔다. 제안서의 본문에서 제안한 솔루션의 모든 세부적인 부분을 다룰 기회가 아주 많이 있다.
- 앞서 든 항공사의 예에서, 비효율적인 탑승 실무 문제에 대한 솔루션은 새롭게 발견한 이 시스템이므로 세부 사항에 대한 언급은 하지 말고 이 새로운 시스템의 넓은 윤곽만 간단하게 설명하도록 한다. “Kowlard Business Efficiency Institute 의 Edward Right 박사가 제안한 수정된 탑승 시스템은 탑승객이 뒤에서 앞으로 탑승하는 기존 방식과 달리 옆에서 기내에 탑승하도록 합니다. ABC 항공은 이 시스템을 사용하여 4분의 낭비를 없앨 수 있습니다.” 그다음에는 계속해서 이 새로운 시스템의 기본적인 골자를 설명할 수도 있지만, 한두 문장 이상을 사용해서는 안 된다. 왜냐하면 분석의 “알맹이”는 제안서의 본문에 들어가야 하기 때문이다.
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솔루션의 이점을 설명하기. 독자에게 “무엇”이 문제에 관한 솔루션인지를 말했으므로, “왜” 이 솔루션이 좋은 생각인지 설명할 필요가 있다. 사업은 항상 효율성을 증가시키고 더 많은 돈을 벌기 위해서 노력하기 때문에, 주로 솔루션의 재정적인 효과에 대해 집중하는 것이 좋다. 어떤 비용을 줄일 수 있으며, 어떤 형태의 새로운 수입을 생성할 수 있는가 등이다. 또한 고객 만족도 향상과 같은 비유형의 이점도 설명할 수 있지만, 전체 설명은 한 단락에 몇 문장보다 길지 않도록 해야 한다.
- 항공사를 계속 예로 들어보면, 솔루션으로 절약할 수 있는 돈으로부터 얼마나 상당한 이득을 볼 수 있는지를 간단하게 설명할 수 있을 것이다. 이런 설명 후에 몇 문장을 추가하면 효과가 좋다. “ABC 항공은 이 새로운 탑승 프로그램을 채택하여 실질적인 이익을 봅니다. 예를 들어, 매년 절감 예상액인 1억 4,600만 원을 새로운 수입원으로 재투자하여, 고수요 시장의 항공편 노선을 확대하는 등으로 사용할 수 있을 것입니다. 또한, 이 솔루션을 채용한 미국의 최초 항공사로서 ABC 항공은 가치와 편리성의 영역에서 업계의 트렌드 세터로서 상당한 인지도를 얻을 수 있을 것으로 예상됩니다.”
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문제와 해결책을 요약하여 결론 맺기. 회사를 위한 이상적인 비전을 제시하고, 이러한 이상을 달성하지 못하도록 막고 있는 문제를 규명하고, 해결책을 제안한 후에는 거의 끝난 것이나 다름없다. 이제 해야 할 일은 주요 논점을 요약하여 결론을 내면서 제안서의 주요 본문으로 쉽게 넘어갈 수 있도록 하는 것이다. 이 결론은 그리 길 필요가 없다. 문제정의서에서 설명한 기본 골자와 글의 본문에서 취하고자 하는 접근법에 관하여 몇 문장으로 표현하면 된다.
- 항공사의 예를 계속 들어보자. 이렇게 결론을 낼 수 있다. “현 탑승 방식의 최적화 또는 새롭고 좀 더 효율적인 방식의 채택은 회사의 지속적인 경쟁력을 확보하는 데 매우 중요합니다. 이 제안서에서는 Right 박사가 개발한 대안적인 탑승 방식의 가능성을 분석하고 효율적인 구현을 위한 단계를 제안하고자 합니다.” 이러한 문장은 문제정의서의 주요 논점을 요약하여, 현재의 탑승 절차가 별로 좋지 못하고 새로운 절차가 더 낫다는 점과 계속 읽어 나갈 때 어떤 내용을 기대할 수 있는지를 독자에게 알려준다.
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학술적인 글이라면 중심 문장(thesis statement)을 잊지 말기. 직장이 아니라 학교에서 문제정의서를 쓴다면, 전반적인 과정은 비슷하지만 좋은 점수를 받기 위해서 고려해야 할 몇 가지 항목이 더 있다. 예를 들어, 많은 작문 수업에서는 문제정의서에 중심 문장을 포함하는 것이 필수이다. 이 중심 문장(때로는 논지thesis라고도 함)은 전체 주장을 요약하는 하나의 문장으로 가장 기본적인 함축적인 내용만을 포함시키는 것이다. 좋은 중심 문장은 문제와 해결책을 가능한 한 간단명료하고 분명하게 규명한다.
- 예를 들어, 학술 논문 대필회사의 문제에 관한 리포트를 쓴다고 하자. 학생들은 이런 회사에서 미리 써둔/또는 주문 제작형의 글을 구매하여 스스로 쓴 것처럼 제출한다. 중심 문장은 문제와 제안하고자 하는 솔루션을 포함하는 다음과 같은 문장으로 구성할 수 있다. “학술 논문을 구매하는 관행은 학습 과정을 약화시키고 부유한 학생들에게 우위를 부여하고 있는데, 이에 대응하기 위해서 더욱 강력한 디지털 분석 도구를 교수진에 제공할 수 있습니다.”
- 일부 수업에서는 문제정의서의 특정 부분에 중심 문장을 포함시키도록 분명하게 요구한다(예를 들어 제일 처음 또는 제일 마지막 문장). 또 다른 경우에는 좀 더 자유롭게 할 수도 있으니, 잘 모르겠으면 선생님께 여쭤보자.
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개념적 문제에 대해서도 동일한 과정을 따르기. 모든 문제정의서가 실제적이고 유형의 문제만을 다루는 것은 아니다. 특히 학술적인 글에서(“특히” 인문학에서) 개념적인 문제도 다루게 될 것이다. 이런 문제들은 추상적인 사상에 관해 생각하는 방식과 관련이 있다. 이런 경우에도 기본적인 문제정의서의 틀을 사용하여 다루고자 하는 문제를 제시할 수 있다(하지만 사업적인 포커스에서는 완전히 벗어나야 한다). 다시 말해 문제를 규명하고(개념적인 문제의 경우에는 어떤 아이디어가 잘못 이해되고 있음을 다루는 경우가 많다), 왜 이 문제가 중요하며, 어떻게 해결할 계획인지를 설명한 후 결론에서 이를 모두 종합하도록 한다.
- 예를 들어 표도르 도스토옙스키의 “카라마조프가의 형제들”에서 종교적 상징의 중요성에 관한 리포트를 위한 문제정의서를 써야한다고 해보자. 이 경우, 문제정의서에서는 소설에서 종교적 상징을 형편없이 잘못 이해하고 있는 측면을 밝히고, 왜 이것이 중요한지 설명하고(예를 들어, 소설에서 종교적 상징을 더 잘 이해하면 새로운 통찰을 이끌어 낼 수 있다고 말할 수 있다), 이런 주장을 어떻게 지지할 계획인지 개요를 제시한다.
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축약하기. 문제정의서를 작성할 때 주의할 한 가지 사항은 바로 이것이다. 문제정의서는 독자에게 문제와 솔루션의 개요를 제시하는 역할을 달성하기 위해 꼭 필요한 만큼의 길이로 써야 한다는 것이다. 쓸데없는 문장은 허용되지 않는다. 문제정의서의 목표에 직접 기여하지 않는 문장은 삭제해야 한다. 분명하고 직접적인 언어를 사용한다. 세부 사항에 너무 집착하지 않도록 한다. 문제정의서는 문제와 솔루션의 본질만을 다루어야 한다. 전반적으로 문제정의서는 전달하는 정보를 해치지 않는 선에서 가능한 한 짧게 써야 한다.
- 문제정의서는 개인적인 해설 또는 “기호”를 덧붙이는 부분이 아니다. 이럴 경우 문제정의서는 더 이상 실용적인 목적에 맞지 않는다. 주제의 심각성과 독자에 따라서 문서의 본문에서 좀 더 길게 쓸 기회가 있을 수도 있고 없을 수도 있다.
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독자를 고려하여 작성하기. 문제정의서를 쓸 때 자신이 아닌 다른 누군가가 읽도록 쓰고 있음을 염두에 두는 것이 중요하다. 다른 독자들은 보유한 지식도 다르고, 독서의 이유도 다르며 당신이 제시한 문제에 대한 태도도 다르다. 그러므로 작성 시 의도한 독자를 항상 신경 쓰도록 한다. 문제정의서가 독자에게 분명하고 이해하기 쉽게 하는 게 좋으며, 그러기 위해서 논조, 문체와 어휘 선택 등이 독자에 따라 달라져야 한다. 글을 쓸 때 자신에게 다음과 같은 질문을 던져보자.
- ”나는 특히 누구를 위해 이 글을 쓰고 있는가?”
- "나는 왜 이 독자에게 쓰고 있는가?”
- "이 독자는 나처럼 동일한 용어와 개념을 모두 알고 있는가?”
- "이 독자는 이 문제에 대해 나와 동일한 태도를 가지고 있는가?”
- "왜 나의 독자가 이 문제에 관심을 가져야 하는가?”
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정의 없이 전문용어 사용하지 않기. 위에서 말한 대로, 문제정의서는 독자가 이해하기 쉽도록 가능한 한 쉽게 써야 한다. 다시 말해서 당신이 쓰고 있는 분야에 관한 전문 용어를 알만한 기술적인 독자를 대상으로 쓰고 있지 않다면, 기술적인 전문용어를 너무 많이 사용하지 않도록 하고 “꼭” 사용해야 한다면 해당 용어에 대한 정의를 제시하도록 한다. 독자가 자동으로 당신처럼 모든 기술적인 지식을 보유할 것이라고 가정해서는 안 된다. 그렇지 않으면 독자는 소외감을 느끼게 되고 익숙하지 않은 용어나 정보를 마주치면서 글에 대한 관심을 잃게 될 것이다.
- 예를 들어, 교육 수준이 높은 의사들을 대상으로 쓰고 있다면 중수(metacarpal)라는 단어의 의미를 독자가 알 것이라고 가정해도 좋다. 하지만 의사 및 의학적 교육을 받았는지를 알 수 없는 부유한 병원 투자자가 모두 읽는 글을 작성하고 있다면, 손가락의 첫 두 관절 사이의 뼈라는 ‘중수’의 정의를 제시하는 것이 좋다.
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협의로 정의된 문제에 집중하기. 좋은 문제정의서를 쓰려면 너무 뻗어 나가고 횡설수설해서는 안 된다. 대신에 단일하고 쉽게 규명되는 문제와 해결책에 집중해야 한다. 일반적으로, 협의로 정의된 주제는 넓고 모호한 경우보다 더 설득력 있게 쓰기가 쉽다. 따라서 가능하다면 언제나 문제정의서 범위(그리고 글의 본문)의 초점을 잘 맞추는 것이 좋다. 이런 방식으로 문제정의서(또는 문서의 본문)를 작성하여 길이가 짧아졌다면, 보통은 좋은 일이다(해당 과제가 학술적인 글이어서 최소 페이지수가 정해진 경우는 제외).
- 최상책은 의심의 여지 없이 확실한 해결책을 제시할 수 있는 문제만을 다루는 것이다. 문제 전체를 해결할 확실한 해결점을 잘 모르겠다면, 프로젝트의 범위를 좁혀서 문제정의서를 변경하여 새로운 초점을 반영하는 것을 고려하는 것이 좋다.
- 문제정의서의 범위를 조절하기 위해서는 문서 또는 제안서의 본문을 다 완성한 후까지 기다렸다가 문제정의서를 작성하는 것도 유용할 수 있다. 이럴 경우 문제정의서를 쓸 때 실제 문서가 가이드라인이 되어 글을 작성할 수 있으므로, 글을 작성할 때 다룰지도 모를 내용에 대해 추측을 하면서 쓰지 않아도 된다.
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5W 기억하기. 문제정의서는 가능한 한 적은 단어로 풍부한 정보를 전달해야 하지만, 세부 사항을 천착해서는 안 된다. 문제정의서에 무엇을 넣어야 할지 잘 모르겠으면, 5W(누가who, 무엇을what, 어디서where, 언제when 그리고 왜why)과 “어떻게how”에 대답해보는 것이 현명한 방법이다. 5W를 사용하면 불필요한 세부 사항을 다루지 않으면서도 독자들에게 문제와 솔루션을 이해하는 데 필요한 지식의 기본 수준을 제시할 수 있다.
- 예를 들어, 지방 도시 의회에 새로운 건물 개발을 제안하는 글을 쓴다고 하면, 5W를 사용하여 “누가” 개발의 혜택을 받고, “무엇”이 개발에 필요하며, “어디서” 개발을 진행하며, “언제” 건축을 시작하고 “왜” 개발이 궁극적으로 도시를 위해 현명한 선택인지를 설명할 수 있다.
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공식적 어투 사용하기. 문제정의서는 거의 항상 진지한 제안과 프로젝트에만 사용한다. 그래서 문제정의서에는 공식적이고 품위 있는 문체를 사용하는 것이 좋다(문서의 본문에서도 동일하게 하는 것이 좋다). 분명하고 이해하기 쉽고 직설적으로 작성한다. 문제정의서에서 친근하거나 비격식적인 어조를 사용하여 독자의 환심을 사려고 하지 말라. 유머나 농담도 어울리지 않는다. 논점 없는 곁가지나 일화도 포함시키지 않는다. 속어나 문어체도 삼간다. 좋은 문제정의서는 달성할 목표를 정확히 알고 있으며 불필요한 내용에 시간이나 잉크를 낭비하지 않는다.
- 순전히 “재미있는” 내용을 인문학의 학술적 글쓰기에 포함시키는 경우가 있을 수 있다. 가끔은 문제정의서를 인용구나 제언 등으로 시작하는 경우도 볼 수 있다. 하지만 이런 경우조차도 인용구는 논의할 문제와 관계가 있고, 문제정의서의 나머지 부분은 공식적인 어조로 쓴다.
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오류를 잡아내기 위해 항상 검독하기. 진지한 글쓰기의 모든 형태에서 “반드시” 해야 한다. 초안은 항상 좋은 검독자의 주의 깊은 검독을 받을 때 정말 좋은 효과가 나타난다. 문제정의서를 마치면 한번 빨리 읽어보자. 글의 “흐름”이 적절한가? 아이디어가 일관성 있게 제시되었는가? 논리적으로 구성되었는가? 그렇지 않다면 지금 바꾸자. 문제정의서의 구성에 만족하게 되었다면, 철자, 문법과 서식 오류를 재차 확인한다.
- 제출하기 전에 문제정의서를 다시 읽어보면 후회하지 않을 것이다. 글의 성격상 문제정의서는 누군가가 읽게 될 제안서나 리포트의 첫 부분에 오는 것이 보통인데, 오류가 있으면 특히 부끄러운 일이며 심지어 전체 문서에 대해 부정적인 인상을 줄 수 있다.
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출처
- ↑ http://www.levyinnovation.com/a-problem-well-stated-is-half-solved
- http://www.ceptara.com/node/33
- http://www.faculty.virginia.edu/schoolhouse/WP/probstattemplate.html
- http://www.personal.psu.edu/faculty/c/a/caw43/behrendwriting/problemstatements.html
- https://www.hs-heilbronn.de/6553371/Academic_writing_2010.pdf
- http://journals.lww.com/academicmedicine/fulltext/2001/09000/problem_statement,_conceptual_framework,_and.21.aspx
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