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보도자료는 언론사에 보내지는 글이다. 다가오는 행사나 개인적인 프로모션, 대회, 새로운 상품, 실적에 관한 뉴스를 다룰 수 있고, 특집기사도 쓸 수 있다. 기자들은 새로운 보도자료를 처음 받았을 때, 더 신경을 쓸 것이다. 적절한 틀에 맞게 잘 활용하면, PR에 좋은 기본적인 방법이다. 그 방식을 알아보자.
단계
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헤드라인 잘 쓰기. 간단하고 명료하게 핵심을 찔러야 한다. 헤드라인이 보도자료 작성 키포인트의 ‘초-핵심’이다. 많은 홍보전문가가 나머지 내용을 다 쓴 다음에 헤드라인을 마지막에 쓸 것을 추천한다. 이 지시사항을 따르기 위해 글을 다 쓴 다음에 헤드라인을 쓰기 위해 처음으로 돌아가라. 헤드라인은 사람의 눈을 끌어야 하는 것으로 보도자료 전체에서 가장 중요한 역할을 한다.
- 가장 신뢰할만한 정보처로 인정받는 wikiHow 어떤가? 이제 독자들을 사로잡고, 기자들의 시선을 끄는 헤드라인을 알아보자. 아마 어떤 조직의 최근 업적, 뉴스거리가 될 만한 이벤트, 새로운 상품이나 서비스에 대한 글이 될 것이다.
- 굵은 글씨로! 헤드라인은 대개 본문 글씨보다 크고 진한 폰트를 사용하며, 전통적으로 조사를 다소 생략하고 시제를 단순화하여 간략하게 쓴다.
- 중요 키워드를 뽑아라 . 헤드라인을 뽑는 가장 간단한 방법은 보도자료 내용 중에서 가장 중요한 키워드를 추출하는 것이다. 키워드를 논리적이고 집중력 있게 배열하는 것이다. 헤드라인 뒤에 짧은 요약문을 더한다면, 거기에도 같은 룰이 적용된다. 키워드를 잘 사용하는 것은 검색에도 용이하며, 기자나 독자들이 보도자료의 내용을 쉽게 이해할 수 있게 해준다. 처음부터 다시 읽어보면서, 단어 하나하나가 보도자료의 헤드라인이 될 수 있을지 없을지를 잘 살펴보자.
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본문 쓰기. 보도자료는 당신이 뉴스에 나오길 바라는 이야기를 쓰는 것이다. 기자들은 대개 엄청 바빠서 당신 회사의 빅 이슈를 조사할 시간이 없기 때문에 당신이 쓴 보도자료가 그들이 쓰는 기사의 내용 대부분을 차지할 것이라는 점을 명심하자. 기사에 나왔으면 하는 말이 있다면, 보도자료에 꼭 담아야 한다.
- 보도자료가 만들어진 날짜와 지역으로 시작하라. 오해의 소지가 있으면 지역을 생략할 수 있다. 예를 들어 서울에서 보도자료를 만들었지만, 행사는 부산에서 있는 경우이다.
- 첫 번째 리드 문장이 독자들의 시선을 끌면서 핵심을 말해야 한다. 예를 들어 헤드라인이 “카린 출판사가 새로운 WWII 소설을 출판한다.” “카린 출판사는 오늘, Darcy Kay가 쓴 세계 제2차 대전을 그린 새로운 소설을 출간한다.” 헤드라인이 세부적인 내용을 담아 독자들에게 전달하고 있다. 다음 문장은 좀 더 자세한 내용을 담아야 한다.
- 보도자료는 압축적이어야 한다. 너무 긴 문장이나 단락은 피하라. 반복을 피하고, 지나치게 형이상학적이거나 전문적인 용어를 남용하지 말라. 최대한 단순하게 쓰고 말을 아껴야 한다.
- 첫 번째 단락(두 세 문장 정도)은 보도자료를 압축적으로 보여주고, 나머지 내용이 첫 번째 단락을 설명해주어야 한다. 세상은 빠르게 움직이므로, 기자도 독자도 첫 단락이 재미없는 보도자료를 끝까지 읽지 않을 것이다.
- 사실을 다루자.이벤트, 상품, 서비스, 사람, 목적이나 최종목표, 계획 프로젝트 등. 구체적인 사실을 최대한 활용하자. 이게 ‘뉴스’다. 효과적인 보도자료 작성의 단순한 방법은 다음 6하 원칙을 요소를 구체화하는 것이다. ‘누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게’를 말이다.
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“6하원칙(5W1H)를 명확히 하자. 즉, 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 그리고, 어떻게 했는지가 독자들이 알아야할 모든 것이다. 보도자료 작성을 위한 앞의 예를 따르되, 다음의 각 포인트 체크해보자.
- 누구 얘기인가? 카린 출판사.
- 무엇이 뉴스거리인가? 카린 출판사가 책을 출판할 것이다.
- 언제 있을까? 내일.
- 어디서 있을까? 모든 대형서점
- 왜 뉴스가 새로운가? 저명한 작가 Darcy Kay가 저자이다.
- 어떻게 진행되나? 주요 이벤트는 대형서점에서 북 투어를 한 후 시카고에서 북사인회가 있다는 것이다.
- 기본적인 내용을 명확히 한 다음, 사람, 상품, 품목, 날짜 기타 구체적인 정보로 채울 것.
- 당신의 회사가 뉴스의 메인이 아니지만 보도자료 소스를 가지고 있을 뿐이라면, 본문에서 그 사실을 분명히 하자.
- 짧게 요점만 쓰자. 인쇄물을 보내는 경우 간격을 넓게 하여 보기 편하게 하자.
- 뉴스 가치가 높을수록 선택될 가능성이 높다. 뉴스 가치가 높다는 것이 시장에서 무엇을 의미하는지 이해하고, 이러한 지식을 어떻게 활용해 편집자나 기자에게 어필할지 생각해보자.
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명확하고 깔끔하게, 보는 사람에게 맞추기. 당신이 보도자료를 보낸 사람의 메일박스에 무시당할 일만 남은 채로 기다리고 있는 글이 쌓여있을 가능성도 있다. 선택 받고 싶다면, 좋은 글이어야 한다. 좋은 글일 뿐 아니라, 가능한 한 읽기 편한 글이어야 한다.
- 편집자는 글을 읽으면서, 초장부터, 언제 글이 인쇄되어 나갈 때까지 걸리는 시간을 생각한다. 만약 오타가 많고 교정이 필요하다면, 시간을 낭비하려 하지 않을 것이다. 그러므로 당신은 올바른 문법을 구사하고, 기본에 충실해야 하며, 기사 내용도 좋아야 한다.
- 왜 사람들이 당신의 말에 귀를 기울여야 할까? 독자들을 제대로 골랐다면, 그건 간단하다. 그러나 그렇지 않다면, 시간 낭비 아닐까? 읽어야 할 사람에게 보내자. 그게 맞다.
- 아침에 보내는 게 유리할 수 있다. 벌써 일을 시작했다면, 일을 시작했으면 할애하지 않았을 시간을 내어 당신의 글을 검토할 것이다. 신중하자.
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여러 가지를 하나로 묶기. 보도자료의 내용을 뒷받침할만한 추가정보를 제공하자. 독자들이 찾고 싶어 하는 추가적인 정보를 갖고 있다면? 좋다. 추가하자.
- 작성한 것에 불안한 마음이 든다면, 리서치를 더 해보자. 누군가 이미 그 내용으로 뭔가 썼을 수도 있다.
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기본 양식 다운받기. 자 이제 본론으로 들어가서 내용을 어떻게 종이에 잘 담을 것인지 생각해보자.
- 초보자라면, 일단 길이로 자른다. 최대한 한 페이지 안에 담는 것이다. 2차대전을 다루는게 아니라면, 다섯문단 넘는 글을 읽을 사람은 없다. [1] X 출처 검색하기
- 중급자
라면, 페이지 맨 위, 왼쪽 여백으로 가보자.
- 보도자료에 엠바고가 있다면, 원하는 엠바고 기간을 표시한다. 배포일이 없는 보도자료는 즉시배포를 희망하는 것으로 간주된다.
- 헤드라인은 굵은 글씨로 하여, 가운데로 정렬한다.
- 필요한 경우에 조금더 부연 설명을 한 서브타이틀을 달아도 좋다.
- 첫번째 단락 : 가장 중요한 정보. 진짜 뉴스는 여기에 있고, 날짜와 뉴스원으로부터 시작된다.
- 두번째 또는 세번째 단락 : 두번째 정보. 인용문과 사실을 담는다.
- 기본정보 : 당신의 소속에 대한 추가 설명. 어떤 회사인가? 업적과 목표는?
- 연락처 : 관심이 있는 사람은 더 알아보고 싶을 것이다! 작성자(아마도 당신!)에 대한 추가 정보를 써넣자.
- 멀티미디어 : 많이들 하는 트위터, SNS도 써 두자.
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보도자료 본문 밑에 기본정보 작성하기. 당신의 회사에 관한 정보를 포함한다. 기자들이 당신의 보도자료를 골랐을 때, 기사 속에 나오는 회사에 대해 반드시 언급해야한다. 기자들은 이 부분에서 그 정보를 얻을 수 있는 것이다.
- 이 부분의 소제목은 아마도 "About ooo회사(ooo회사 소개)."가 될 것이다.
- 제목 다음에는 5-6줄씩 1-2단락으로 회사를 소개하자. 아마도 대부분 회사소개 브로셔와 사업계획서가 있을 것이다. 그걸 활용하자.
- 이 부분 마지막에 웹사이트 주소를 링크 안에 숨기지 말고 다 적는다. 프린트하더라도 링크는 그대로 출력되도록. 예를 들어 http://www.example.com
- 따로 홍보용 웹사이트가 있다면, 그 주소를 반드시 여기에 남긴다. 언론 홍보 페이지에 대개담당자 연락처와 배포용 자료가 있을 것이다.
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본인 연락처 추가하기. 보도가치가 확실하다면, 기자들은 분명 많은 정보를 얻고 싶어 할 것이며, 관련자와 인터뷰를 하고 싶을 것이다. 직접 언론사와 업무담당자를 연결해주고 싶다면, 보도자료에 자세한 연락처를 남겨도 좋다. 예를 들어, 혁신안에 관련된 보도자료의 경우, 기술 또는 리서치 팀의 연락처를 포함시킬 수 있다.
- 아니면, 대신 언론 또는 홍보담당 부서 정보를 제공해야 한다. 따로 그런 부서가 없다면, 언론과 연락할만한 담당관을 한명을 지정하자.
- 연락처 정보는 현재 보도자료에 한하여 구체적으로 사용되는 것이어야 한다. 다음 사항을 포함하여야 한다.
- 회사명칭
- 언론담당 부서 명칭 및 담당자
- 사무실 주소
- 전화 및 팩스번호(지역번호, 국가코드, 내선번호 포함)
- 모바일(선택사항)
- 연락가능한 시간
- 이메일 주소
- 웹사이트 주소
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가능하다면, 같은 내용의 보도자료 내용을 온라인 링크를 포함시키자. 홈페이지에 그동안의 보도자료 기록을 계속 보이도록 하는 것도 좋은 방법이다. 쉬운 방법이고, 회사연혁도 자연스럽게 관리될 것이다.
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맨 끝에 서명하기. 보도자료 마지막에 서명할 것. 너무 많이 이름을 얘기한 것 같지만, 보도자료의 기본형식이다.광고
팁
- 보도자료에 ‘당장 할 일’에 관한 내용을 포함시켜라. 이렇게 하면 보도자료를 통해 당신이 원하는 것이 무엇인지 알 수 있다. 예를 들어 독자들이 물건을 좀 사길 바란다면 물건을 파는 장소가 어딘지에 대한 정보를 포함시켜라. 유용할 것이다. 만약 독자들이 콘테스트에 관심을 갖고 홈페이지에 방문하거나, 당신의 조직에 대해서 좀 더 이해하길 원한다면, 웹주소나 연락처를 남겨라.
- 후속조치나 확인전화를 하면 보도자료가 더 잘 기사화될 수 있다.
- 전문용어나 지나치게 기술적인 용어 사용을 피할 것. 구체적인 분야의 특정용어를 사용해야 한다면, 정의를 포함시키자.
- 회사이름을 헤드라인, 서브 헤드라인, 첫번째 단락 본문에 넣어 다른 기자들이나 독자들이 검색을 통해 찾기 쉽도록 하자. 프린트를 우편으로 보낼 때는 회사 레터헤드를 붙이자.
- 헤드라인이 이목을 끈다면, 헤드라인을 이메일 제목에 쓰자. 편집자가 메일수신함에서 두드러진 당신의 메시지를 발견하기 쉽도록 할 것이다.
- 특정 미디어를 위해 보도자료를 다듬어서, 그 분야를 다루는 담당기자에게 보내자. 미디어 홈페이지에 담당자 연락처가 있을 것이다. 보도자료를 여러 언론사 여러 기자들에게 보내는 것은 특정 분야를 타겟으로 하는 것은 아니지만, 시간을 절약할 수 있는 방법이다.
- 이메일로 보도자료를 보내고 간결하게 소개하기. 대문짝만한 글자나 복잡한 칼라는 당신의 보도자료를 눈에 띄게 하지 않는다. 산만할 뿐이다. 보도자료 본문을 첨부할 뿐 아니라 이메일 본문 안에 넣자. 첨부자료를 넣을 때는 순수한 워드프로그램을 활용할 것. 그래픽이 많은 멀티미디어 파일을 첨부해야 한다면, PDF를 활용하는 것이 좋다.
- 보도자료는 타이밍이 정말 중요하다. 오래되지 않고 동떨어지지 않은, 관련성 있고, 최신의 뉴스여야 한다.
- 기존의 보도자료의 톤, 언어 사용, 구조, 형식 등을 검색해보자.
- 보도자료 작성을 마무리 할 때까지 헤드라인에 시간을 쓰지 마라. 뉴스나 잡지의 진짜 헤드라인을 쓰는 편집자가 따로 있다. 하지만 보도자료를 위해 눈길을 끌 만한 적절한 타이틀을 찾는 것은 좋다. 이 헤드라인이 유일한 기회일 수 있다. 간결하고 사실적으로 쓰라. 미리 쓰지 않는 것이 좋다. 아직 당신이 뭘 쓰게 될지 정확히 안다고 할 수 없다. 초안을 써서 검토하고 고친 다음, 그때 헤드라인에 대해 생각하자.
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경고
- 기사는 가능하면 긍정적이고 밝은 게 좋다. ‘전임의장이 비리로 실각하였다’ 같은 문구는 피하자. 기자가 당신의 보도자료를 사용하는 대신 그 비리를 조사하려 할 수 있다. 심지어 특별히 잘못이 없어도(예를 들어 몸이 아파서 그만둔 것이라도), 카피가 당신이 생각했던 것과 다를 수 있다.
- 인용 하자. 이상적인 것은 이 분야의 리더의 말을 인용하는 것이다. 인용문은 아주 정확하게 따올 필요는 없지만, 근거가 있어야 한다. 단, 어느 쪽이든 당사자의 의사를 확인해야 한다. 인용은 바쁜 기자들이 특별한 인터뷰 없이 기사를 완성할 수 있게 해준다.
- 허락 없이 다른 사람의 연락처를 포함시켜서는 안 되며, 담당자는 기자와 쉽게 연락이 가능해야 한다.
- 이메일로 보도자료를 보낼 때, 제목을 그냥 ‘보도자료’라고 쓰지 마라. 묻혀버릴 것이다. 편집자의 주의를 끄는 헤드라인을 주제어로 선택하라. 예를 들어 "A회사 정부와 3,000억짜리 계약 체결." 같은 것!
- 편집팀에는 항상 사람이 부족하고 일이 많다는 것을 기억하라. 그들이 편히 일할 수 있게 해주면, 지면을 얻기 쉬울 것이다. 조금만 고쳐도 바로 기사화할 수 있는 보도자료는 선택받기 쉽다. 그러나 여기저기 과장된 광고문구가 많아서 그대로 쓸 수가 없다면, 그런 부분은 다 잘라내야 할 것이다. 누구나 자신이 리더라고 말 할 수 있다. 편집자의 시간을 낭비하게 하지 말라. 회사정보를 쓰는 란에 홍보 문구를 쓸 공간이 있다. 단, 정확하고 사실적이어야 한다.
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출처
- ↑ http://www.inc.com/guides/2010/09/how-to-write-a-press-release.html/1
- http://livepressworld.com/ – research source
- Publicity Insider, http://www.publicityinsider.com/release.asp – research source
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