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많은 사람들에게 이벤트, 회사 정책, 회사의 가용 자원, 또는 어떤 일을 하라는 지시 등을 알리기 위해서 메일을 활용한다. 메모라는 단어의 유래가 된 "memorandum"은 마음 깊이 기억해 두어야 할 것을 의미한다. [1] X 출처 검색하기 (원문에서는 비즈니스에 사용되는 메모를 다루고 있다. 하지만 한국어에서는 메모라는 단어를 비즈니스에서 필요한 메시지를 보내기 위해서 사용하지 않기 때문에 적절한 단어인 메일로 바꾸었다. --역주) 메일을 어떻게 작성하는지 알아 보도록 하자.
단계
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영어로 작성한다면 종이 맨 위에 "MEMORANDOM"라고 적고 시작하자. 딱 보면 이 종이가 비즈니스 메일이라는 것을 알 수 있을 것이다. "MEMORANDOM"이라는 단어는 종이 최상단에서 2~3 cm 정도 떨어진 곳에 위치하면 좋다. 그리고 이 단어는 굵게 처리해 주자. 좌측 정렬하거나, 가운데 정렬로 해 준다. 이 단어에 조금은 큰 폰트를 쓰고 싶어질 수도 있다. [2] X 출처 검색하기
- 메모라는 단어와 다음 줄 사이에는 한 줄을 비워 준다.
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수신자가 누구인지 정확하게 적어 준다. 지금 우리가 쓰는 비즈니스 메일은 사업 상 필요에 의해 적는 것이므로, 수신자 역시 형식에 맞춰서 적는 것이 좋다. 성과 이름을 적고, 그 사람의 직급도 추가해 주자. [3] X 출처 검색하기
- 전 직원에게 보내는 메일이라면, "수신자: 모든 분" 또는 "TO: All Employees"라고 적어도 된다.
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추가적으로 이 글을 받아 봐야 하는 사람들을 참조(CC)에 적자. CC는 Courtesy Copy의 약자로 그 사람과는 직접 관련은 없지만, 지금 진행 중인 문제나 사안들에 대해서 계속적으로 정보를 제공 받아야 하는 분들의 목록을 적는 곳이다.
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자신의 이름을 "발신자(From)"에 적는다. 제목에는 누가 메모를 적었고, 보내는지 적어야 한다. 성, 이름 및 직급을 적어 주면 된다.
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날짜를 추가해 주자. 연월일을 다 적어 주면 된다. "날짜: 2016년 3월 14일" 또는 "날짜: 2016/3/14"라고 적어 주면 된다. 영어로는 "DATE: March 14, 2016", "DATE: 14 March, 2016"처럼 적어 주면 된다.
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제목을 적는다. 이 메일이 어떤 내용을 담고 있는지 수신자에게 알려 준다. 간략하고 명확하게 적자. [4] X 출처 검색하기
- 예를 들어, "개미"라고 적지 말고, 좀 더 명확하게 "사무실의 개미 문제"처럼 적자.
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제목의 형식을 잘 맞추자. Heading은 페이지 좌상단에 위치한다. "수신자", "발신자", "날짜", "제목"을 빠뜨리지 말자. 영어로 작성한다면 "TO:", "FROM:", "DATE:", "SUBJECT:"처럼 다 대문자로 적어 주어야 한다.
- 제목 부분의 예시는 다음과 같다.
수신자: 받으시는 분의 성, 이름 및 직급
발신자: 자신의 이름 및 직급
날짜: 메일을 쓴 날의 연원일
제목: 메일의 주제. (폰트 등으로 강조가 필요함) - 제목 부분을 작성할 때에는 각 영역 사이에 줄 간격을 크게 해 주는 것이 좋다.
- 제목 부분의 위 아래에 빈 줄을 넣어 주자. 그러면 메일의 제목 부분과 본문이 차이가 확연하게 나게 될 것이다.
광고 - 제목 부분의 예시는 다음과 같다.
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수신자가 누구인지 생각하자. 사람들이 메일을 읽고, 답장을 하게 만들기 위해서는 메일의 어조, 길이, 존댓말 등을 수신자에게 맞추어야 한다. 이 부분을 잘하기 위해서는 메일이 누구를 위한 것인지 먼저 결정을 하고 잘 알고 있어야 한다.
- 수신자들의 우선 순위와 염려하는 것들을 생각해 보자.
- 수신자들이 무엇을 궁금해 할지 예상해 보자. 예시, 증거 자료, 및 설득에 필요한 기타 정보 등 메일에 들어갈 내용을 마구 적어 보자.
- 수신자들에게 적당하지 않은 정보나 느낌 등이 들어가 있지는 않은지 확인해 보자. 그리고 그 내용을 진짜 넣어도 될지 생각해 보자.
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메일을 쓸 때에는 편지 쓸 때의 형식을 꼭 맞출 필요는 없다. 메일은 "김철수 부장님께" 같은 인사로 시작하지 않는다. 그 대신 바로 하고자 하는 말로 들어가서 문제에 대해 이야기 하자. [5] X 출처 검색하기
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예를 들어, 이렇게 적을 수 있다. "2015년 7월 1일부로 가나다 사에서 건강 보험에 대한 새로운 정책을 적용한다고 합니다. 건강 보험을 적용 받는 모든 직원들은 시간 당 최소 15000원을 받게 됩니다."
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지금 다루고 있는 안건과 관련된 내용들을 전달하자. 지금 말하고 있는 사안과 관련된 배경 지식이 필요할 수 있다. 문맥을 제시하자. 하지만 단순하고, 필요한 것만 제시하자. [8] X 출처 검색하기
- 배경 지식이 메일의 내용과 관련이 있다면, 메일 본문에 그 내용을 포함시켜도 된다. 아까 이야기한 건강 보험의 예를 들면, "시 의회에서 우리 시의 최저임금은 15000이라고 결정했습니다."
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어떤 일을 하게 될지에 대해서 근거를 제시하자. 하게 될 일을 간략하게 요약해 내용을 작성하자. 그리고 제시하는 해결책에 대한 증거와 논리적 이유들을 제시하자. 가장 중요한 정보부터 적은 뒤, 그 다음으로 특정한 내용이나 방금 이야기한 내용들을 지지해 주는 사실들을 적자. 지금 하는 일들을 했을 때 얻을 이익이나 하지 않았을 때 받을 손해에 대해서 적자.
- 메일이 길어진다면 그림, 목록, 표 등을 넣는 것도 좋다. 다만, 이것들은 글의 내용과 상관이 있어야 한다. [9] X 출처 검색하기
- 메일 내용이 길어지면, 각 항목에 대해서 소제목를 적어 주는 것도 생각해 보자. 예를 들어, 그냥 단순히 "정책"이라고만 적지 말고 "시간제 근무자들을 위한 새로운 정책"이라고 적어 보자. 명확하고 간략하게 소제목을 적어 주자. 그러면 읽는 사람이 한 눈에 이 메일이 무슨 내용인지 파악할 수 있을 것이다.
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수신자가 해야할 행동을 제안하자. 비즈니스 메일은 어떤 사안과 관련해 취해야 할 행동에 대한 내용을 적는 것이다. 그것이 새로운 제품에 대한 것이든, 비용 지출에 대한 보고서에 관한 것이든, 회사가 어떻게 문제에 대응할 것이든 상관 없다. 마지막 문단 또는 문장에서 읽는 사람이 해야 할 일을 적어 주자.
- 예를 들어서 "모든 직원들은 2015년 6월 1일부터 새로운 회계 시스템을 사용하게 될 것입니다."같은 문장을 써 주면 된다.
- 그리고 왜 그런 추천을 했는지에 대한 근거를 추가해야 할 수 있다.
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메일의 마지막 부분에 긍정적이고 따뜻한 마음을 느낄 수 있는 요약을 적자. 메일의 마지막 문단에는 지금 문제가 되는 사안에 대해 해야할 일들을 다시 작성해 주어야 한다. 이 문장에는 조직의 결속을 다지는 문장도 추가되어야 한다. [10] X 출처 검색하기
- 예를 들자면, "제가 지금까지 말씀 드린 내용에 대한 사안에 대해 하실 말씀이 있다면 귀를 기울여 듣겠습니다. 그리고 어떤 결정을 하시든지 그 결정에 대해 알고 싶습니다."같은 문장으로 마무리 지으면 된다.
- 또는 "이 제품 라인이 확장 되어 무척 기쁩니다. 분명 이 결정은 우리 회사를 더욱 발전하게 할 것이고, 사업을 번창하게 할 것입니다."
- 이 문장은 대개 한두 문장으로 마무리 한다.
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메일의 형식을 다듬자. 표준적인 메일의 형식을 사용해서 읽기 쉽게 만들자. 영어라면 12 포인트의 Times New Roman이나 Arial 글꼴을 사용하고, 한국어라면 10~12 포인트의 맑은 고딕이나, 명조체를 사용하자. 왼쪽, 오른쪽, 하단에 2.5cm 정도의 여백을 사용하자.
- 본문의 경우 양쪽 정렬을 사용하고, 문단이 바뀔 때마다 한 줄 정도의 공간을 주자. 매 문단마다 들여쓰기를 쓰지 말자.
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메일을 다시 한 번 검토해 보자. 메일을 다시 읽고 내용이 명쾌하고, 간결하고 설득적이며, 오류가 없도록 수정하자. 그리고 어조가 일정한지도 한 번 살펴보자. 쓸데없이 복잡한 단어나 지엽적인 용어들은 제거하도록 하자.
- 맞춤법이 틀린 문장과 내용 상의 오류에 대해 검토하자. 특히 이름, 날짜, 숫자에 오류가 없는지 살펴 보자.
- 불필요하게 길어지지는 않았는지 확인해 보자. 필요 없는 것은 제거하자.
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서명은 손으로 작성하자. 메일에는 서명할 곳이 따로 없다. 메일 마지막 부분에 자신의 이름을 쓴 부분 위에 손으로 서명을 하자. 영문으로 쓴다면 이니셜을 적어 주면 된다. 이렇게 쓰는 이유는 내가 쓴 것이 확실하다는 것을 보여주기 위한 것이다. [11] X 출처 검색하기
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회사 마크를 필요하다면 쓰자. 자신만의 마크가 있거나, 회사 마크를 써야 한다면, 쓰도록 하자.
- 이메일처럼 컴퓨터로 문서를 보내야 할 경우, 회사 마크가 들어간 자신의 고유한 마크를 만들어서 쓸 수도 있다. 메일를 보낼 때마다 이 마크를 이용하도록 하자.
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메일을 보낼 방법을 결정하자. 가장 좋은 방법이 무엇인지 결정하자. 인쇄해서 보낼 수도 있고, 이메일로 보낼 수도 있다.
- 이메일로 보내는 경우, MS 워드 문서를 HTML로 변환해서 보내거나 PDF 파일로 변환 한 후 첨부할 수도 있다.
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적절한 양식이 있는지 찾아 보자. 양식을 사용할지 아니면 처음부터 메일을 작성할지 결정하자. 양식을 쓰기로 결정했다면, 적절한 템플릿을 검색해 보는 것이다. MS 워드나 한글에는 메일 템플릿이 저장되어 있다. 양식들은 같은 형식을 사용하지만, 다른 폰트, 글자 크기, 디자인 등이 적용되어 있을 수 있다. [12] X 출처 검색하기
- 가장 필요에 맞는 양식을 사용하자.
- 웹 사이트에서 다운로드 받은 양식을 사용하기 전에는 사용 약관을 꼭 읽어 보자.
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다운로드 받은 양식을 열어 보자. 다운로드 버튼을 누르면 바로 다운로드가 되거나, 몇 단계 더 클릭이 필요할 수 있다. Zip 파일로 압축이 되어 있다면 압축을 해제해야 한다. 이제 MS Word를 이용해 열어 보자.
- 가장 좋은 것은 최신 MS Word를 사용하는 것이다. 그렇지 않으면 문서가 깨져 보인다든지 하는 예상치 못한 문제가 발생할 수 있다. MS Word의 예전 버전을 쓰고 있다면, MS Word의 업데이트가 나오지는 않았는지 확인해 보자.
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제목 부분을 변경하자. 양식을 쓸 때 기억해야 할 것은 양식의 모든 부분은 변경이 가능하다는 것이다. 자신의 필요에 맞게 양식의 모든 부분을 변경해 주자. 예를 들어, 자신의 로고와 저작권 표시를 맨 위에 추가해 줄 수 있다. 제목 부분을 클릭한 후에 회사 정보를 넣어 주자.
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제목 부분에 필요한 값을 넣어 주자. 수신자, 발신자, 참조, 제목을 채워 넣는 것을 잊지 말자. 이 부분을 채워 넣으면서 잘못 채워 넣거나 빠뜨린 것은 없는지 확인해 주자.
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하고 싶은 이야기를 입력하자. 소개, 문맥, 논의해야 할 점, 요약 정리를 적자. 필요하다면, 목록으로 정보를 정리해 주자.
- 양식의 모습을 유지하자. 이렇게 하면 문맥이 제대로 정렬될 것이고, 올바른 여백과 폰트 크기를 유지할 수 있을 것이다.
- 필요하다면, 메일에 표를 넣을 수도 있다. 목록이나 다른 것들로 메일을 읽기 힘들게 만드는 것보다 표가 오히려 더 단순할 수 있다.
- 양식에 꼭 있어야 하는데 실수로 지운 글자는 없는지 확인해 보자. 보내기 전에는 꼭 검토를 하자.
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하단 부분을 확인하자. 메일의 하단 부분에는 추가적인 정보가 들어간다. 회사 정보나 개인적인 연락처 정도가 들어간다. 이 정보가 올바른지도 확인해 보아야 한다. 최악의 상황은 메일이 완벽했는데, 마지막 하단의 연락처가 잘못 기입되어 연락이 되지 않는 경우이다.
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스타일을 변경하자. 양식을 사용하는데 가장 좋은 점 중 하나가 스타일의 변경이 가능하다는 점이다. 이렇게 하면 자신을 좀 더 나타낼 수 있고, 문서를 조금 더 보기 좋게 만들 수 있다. 그리고 문서의 색을 현재 상황에 더욱 어울리게 바꿀 수 있다. 이렇게 하면 문서가 조금 더 멋져 보이고, 전문적으로 보이게 만들 수 있다.
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메일을 하나의 문서로 저장하라. 문서의 사본을 저장하는 것을 잊지 말자. 문서는 그런 이야기를 했다는 것을 증명할 수 있도록 항상 백업이 되어 있어야 한다.
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양식은 나중에 쓸 수 있도록 저장해 놓자. 나중에 비슷한 제목으로 메일을 보낼 일이 있다면 양식의 칸들만 바꿔서 보낼 수 있도록 준비해 놓자. 이렇게 하면 시간을 절약할 수 있고, 일관적인 메일을 보낼 수 있다. 그러면 사람들이 좀 더 여러분의 메모를 많이 읽고 메모가 더욱 주목을 받을 것이다.광고
팁
- 지나치게 이유를 많이 적지 말자. 왜 그 일을 해야 하는지 이유를 적어 주는 것은 중요하지만, 지나치게 많이 적으면 안 된다.
- 메일은 항상 간략해야 한다.
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출처
- ↑ http://www.dailywritingtips.com/how-to-write-a-memo/
- ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ http://www.des.ucdavis.edu/faculty/handy/ESP171/Writing_Memos.pdf
- ↑ http://www.fsb.muohio.edu/heitgedl/Memo%20writing%20tips%20ACC333%20SP06.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/590/3/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/owlprint/590/
- ↑ http://www.forbes.com/sites/davidteten/2013/08/01/how-to-write-a-memo-that-people-will-actually-read/
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