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은행, 보험사, 정부 기관, 회사 또는 학교에서 문제가 생겼다면, 사람들을 설득해 어떤 일을 하게 하거나 도움을 받아야 한다. 이 때, 편지를 써서 사람들을 효과적으로 설득하려면 어떻게 해야 할까? 이 글을 읽고 설득력 있는 편지를 작성하는 법을 배워 보자.
단계
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브레인스토밍하자. 편지를 쓰기 전에, 본인이 원하는 것이 확실하게 무엇인지, 왜 그것을 원하는지, 왜 그것이 주어져야 하는지, 그리고 상대방이 그것을 내게 주지 않으려는 이유가 뭔지 적어 보자. 이렇게 적어 보면, 자신의 입장에 대해 분명하게 정리한 후, 편지를 명확하게 쓸 수 있게 된다.
- 이 문장을 채워 보자. [누구]에게 [목적]에 대해 설득하고 싶다. [누구]에는 내가 설득하고 싶은 사람을 채워 넣고, [목적]에는 그 사람이 해 주었으면 하는 일을 넣어 보자.
- 이유들에 대해 브레인스토밍을 해 봤다면, 스스로에게 물어 보자. 그 사람들이 왜 나한테 그걸 해 줘야 하지? 이유를 나열해 보자.
- 이유를 생각나는 대로 다 적었다면, 중요도에 따라 분류해 보자. 중요한 이유를 일렬로 쭉 나열한 후, 옆에다가 덜 중요한 이유를 쭉 나열해 보자. 이렇게 하면, 생각하는데 드는 시간이 절약되며, 관련성이 높고 핵심적인 이유를 강조할 수 있다. [1] X 신뢰도 있는 출처 Reading Rockets 출처 보기
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편지를 쓰는 목적을 명확히 한다. 원하거나 필요로 하는 것이 무엇인지 정확히 알고 있어야 한다. 무엇을 성취하려고 하는가? 무엇을 해 주기를 바라는가? 적어 보자.
- 목적이 무엇인지 명확하게 계획했다면, 어떤 해결책을 제공할 수 있을지도 생각해 보자. [2] X 출처 검색하기
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누가 편지를 읽게 될지 생각해 보자. 편지의 내용을 어떤 방향으로 서술해 나가야 할 지 결정하려면, 편지의 독자가 누구인지 분석하고 이해하는 것이 중요하다. 가능하다면, 독자가 내 생각에 동의하는지, 동의하지 않는지, 아니면 중립적인지 판단해야 한다. [3] X 출처 검색하기 그래야 편지를 쓸 때, 어느 쪽 의견에 좀 더 많은 비중을 두고 서술해야 하는지 결정하는데 도움이 된다.
- 편지를 읽게 될 사람들에 대해 조사해 보자. 그들은 누구인가? 어떤 능력으로 여러분을 도와 줄 수 있을 것인가? 그들은 여러분의 생각을 어떻게 바꾸려고 할 것인가? 편지를 읽고 무시해 버리진 않을까? 그들을 어떻게 불러야 할까? 그들은 중요한 자리에 위치한 사람인가? 아니면 실무자들인가? 그들의 직책에 맞추어 편지를 써 보자.
- 주제에 관해 그들이 가진 신념이나 생각을 알아내기 위해 노력하자. 그들의 생각과 여러분의 생각은 다를 수 있다. 어떤 면에서 그러한가? 그리고 정중하게 반론을 제시하려면 어떻게 해야 할까?
- 그들이 그 주제에 관해 어떤 염려를 하고 있을지 생각해 보자. 현재 자금, 예산 상의 문제를 갖고 있는가? 그 주제가 그들에게 직접적인 영향을 주는가? 그들은 여러분이 보낸 서류를 얼마나 검토하게 될까? [4] X 출처 검색하기
- 그들을 설득하기 위해 어떤 증거가 필요할지 고민해 보자.
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주제에 대해 조사해 보자. 효과적이고 설득력 있는 편지에는 증거로 사용할 사실과 주장을 뒷받침하는 정보가 포함되어야 한다. 여러 가지 관점을 고려하기 위해 노력하자. 자신의 입장과 관련된 내용만 조사하지 말고, 관련된 반대 의견과 사실도 조사해 언급하자.
- 사실, 논리, 통계, 경험 등을 이용해 주장을 뒷받침하자. [5] X 출처 검색하기
- 밑도 끝도 없이 상대편이 틀렸다고 이야기하지 말자. 왜 여러분의 주장에 더 주목해야 하는지 편지의 독자를 존중하며 설명해 주자.
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영어로 편지를 쓴다면, 블록 형식(block formatting)을 사용하자. 비즈니스 레터를 쓸 때에는 특정한 형식을 따라야 한다. 형식에 맞게 잘 작성하면, 읽는 사람도 편안하게 읽고 적절한 결정을 내리게 될 것이다. 하지만 형식을 잘 맞추지 못하면, 독자는 편지에 부정적으로 반응할 것이며, 심지어 다 읽지도 않고 쓰레기통에 넣어 버릴 수도 있다.
- 첫문단의 줄간격은 1줄이다.
- 각 문단을 왼쪽 정렬로 정렬하자. 다시 말해, 다른 종류의 글에서 쓰는 것처럼 문단을 들여쓰기하지 않는다는 것이다.
- 각 문단 사이에 한 줄 정도의 공간을 비워 놓자.
- 표준 글꼴(대개 영어로 쓸 때에는 Times New Roman 또는 Arial, 한국어로 쓸 때에는 바탕체, 고딕체 등)을 사용하고, 크기는 12가 적절하다. [6] X 출처 검색하기
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상단 부분을 제대로 작성하자. 왼쪽 상단 모서리에 주소를 기록하자. 여러분의 이름은 쓰지 말고, 거리 주소, 시, 주, 우편 번호를 입력하자. 전화 번호, 이메일 주소 등도 각각의 줄에 포함시킬 수 있다. 영국 사람에게 편지를 보낸다면, 이 내용은 왼쪽이 아니라 오른쪽에 위치하게 될 것이다. 다 적은 후, 한 줄 띄워 준다. (한국어로 쓴다면, 이 부분은 쓰지 않아도 된다.)
- 날짜를 적는다. 달의 이름, 날짜, 연도를 적는다. 그리고 한 줄을 띄어 준다.
- 예: June 4, 2013 (역주: 영국 영어에서는 4 June, 2013이라고 적는다.)
- 편지를 받게 될 사람의 이름과 주소를 적는다. 그 사람이 누구인지 명확하게 한다. 역시 다 적은 후에 한 줄을 띄어 준다. [7] X 출처 검색하기
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이름이나 직책을 언급하며 편지를 시작하자. 영어로 쓴다면, "Dear [이름]"으로, 우리말로 쓴다면 "[이름]님께"로 시작하는 것이 관례이다. 이름을 틀리지 않게 쓰는 것을 조심하자. 이 때 이름은 상단부에 적은 이름과 일치해야 한다.
- 영어로 편지를 쓸 때, 이름 앞에는 Mr./Ms./Dr. 같은 호칭을 사용한 후, 뒤에 성을 적어 주면 된다. 여성의 경우, 어떤 호칭을 선호하는지 알기 어렵다면, Ms. 를 사용하면 된다.
- 영어로 쓸 경우, 그 다음에 콜론(:)을 붙여 주자. 우리말로 쓸 경우에는 아무 것도 안 붙여도 된다.
- 이름을 언급한 후 한 줄을 띄어 주자. [8] X 출처 검색하기
- 예시: Dear Dr. Brown , 김철수님께
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서명 문구를 미리 작성해 놓자. 편지의 어조에 맞는 서명이 있다. 어떤 서명으로 편지를 마무리할지 생각해 보자. Thank you 가 가장 무난하기는 하지만, Best Regards, 같은 것을 사용하면 친밀감을 높일 수 있다. 편지를 친근감 있게 써야 할지 예의를 차려서 써야 할지 결정하자. 어떤 방식을 선택하든, 첫 번째 단어는 대문자로 시작해야 하며, 나머지는 소문자로 작성하면 된다. 그리고 서명 문구 뒤에 쉼표를 찍자.
- 영어로 편지를 쓴다면, 격식을 많이 차려야 할 경우에는 Respectfully yours, 를 쓰고, 일반적인 경우에는 Sincerely, Kind regards, Thank you, Yours truly, 를 쓰며, 친한 사이에서는 Best, Best regards, Have a nice day, 를 쓴다.
- 문구를 작성한 후에는 서명이 들어갈 4줄 정도의 빈 공간을 남겨 놓자.
- 예시: Thank you,
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간결하게 작성하자. 설득력 있는 편지를 작성하려면 간결하고 예의 바르게 써야 한다. 편지의 어조가 추잡스럽다면, 바쁜 사람들은 읽다가 그만 둬 버린다. 또한 장황하게 쓰지 말고, 명확하고 깔끔한 문장을 사용하자. 불필요한 정보, 부차적인 사정은 무시하자.
- 너무 긴 문장은 피하자. 강렬하고 단정적인 문장을 사용하자. 간결하고, 요점을 파악하기 쉽고, 읽기 편한 글을 써야 한다.
- 문단을 길게 늘어 놓지 말자. 너무 많은 정보를 편지 안에 집어 넣거나, 요점을 파악하기 어렵거나, 이해하기 힘들게 글을 쓰면, 사람들은 읽다가 포기한다. 관련된 정보만 포함시키고, 새로운 내용에 대해 적을 때 단락을 바꾸어 주자. [9] X 출처 검색하기
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처음 두 문장에서 요점을 서술하자. 친근하게 시작한 후, 바로 주제로 들어가자. (주제라고 할 수 있는) 필요한 내용에 대해 처음 두 문장에서 설명해야 한다. [10] X 출처 검색하기
- 이 문단은 2-4개의 문장으로 구성될 것이다.
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왜 그 요구 사항이 중요한지 두 번째 문단에서 강조한다. 이 문단에서는 관심사와 요구 사항 등에 대해 요약해 설명하자. 아직 구체적인 이유나 지원 사항, 요점에 대해서는 이야기하지 않는다. 그 대신, 현재 여러분의 상황, 관심사나 요구 사항과 관련된 변수들, 그리고 왜 그렇게 해야 하는지에 대한 정당한 이유를 충분히 설명한다. [11] X 출처 검색하기
- 논리적이며, 예의 바르게, 그리고 사실에 기반해서 적어야 한다. 지나치게 감정적인 표현을 피하고, 행동을 직접적으로 요구하지 말고, 편지를 읽게 될 사람이나 회사에게 무례하게 굴지 말자.
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왜 여러분의 요구를 받아들여야 하는지 설명한다. 이어지는 문단들에서는 여러분의 입장을 정당화하기 위해 관련된 정보와 세부 사항을 서술해야 한다. 요구 사항이 논리적이고, 사실적이며, 합리적이고, 실용적이며, 합법적인지 확인하고 서술하자. 감정, 신념, 개인적인 욕망에 근거해 서술하지 말자. 장황한 이야기로 독자를 지루하게 하지 말고, 신속 정확하게 요점만 이야기하자. 아래에서는 써 볼만한 몇 가지 전략을 소개한다.
- 통계와 사실을 이용해 독자의 이성에 호소하자. 통계와 사실이 신뢰할만한 출처에서 나온 것인지, 그것들을 사실 그대로 글의 맥락에 맞게 사용하고 있는지 검토하자.
- 자신의 입장을 지지하는 쪽 전문가나 반대 쪽 전문가의 의견을 인용하자. 관련된 분야에서 존경 받으며, 그 주제에 대해 권위 있는 의견을 내 줄 수 있는 사람들을 골라야 한다. [12] X 출처 검색하기
- 왜 그 요구가 승인되어야 하는지 설명하자. "뭔가를 하셔야 합니다"라고 직접적으로 이야기하는 것은 설득력이 부족하다. 왜 그 요구가 할만한 가치가 있는지 설명해야 그들은 생각을 바꾸고 여러분을 돕게 될 것이다. [13] X 출처 검색하기 현재 상황에 대해, 그리고 왜 변화가 필요한지 설명해 보자.
- 요구 사항과 관련된 세부 내용, 명세, 한계점에 대해 설명하자. 요구 사항과 관련해 시도해 본 것들, 또는 해 보지 않은/못한 것들에 대해 서술한다.
- 여러분의 주장을 뒷받침해 줄 다른 사람들의 증언을 포함시키자. 왜 그 주장이 중요한지 설명하기 위해 포함시킬 수 있는 다른 증거는 없는가 생각해 보자. [14] X 출처 검색하기
- 꼭 필요한 내용만 들어가야 한다는 점을 잊지 말자. 현 상황과 상태에 대해 간단히 적자. 너무 자세하게 쓰지 말자. 하지만 필요한 부분은 전부 포함시키자. 관련성이 가장 높은 통계, 전문가의 의견, 사람들의 증언만 포함시키자.
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예상할 수 있는 반론에 대해 반박한다. 효과적으로 설득하려면, 상대방의 반론에 답변할 수 있어야 한다. 편지를 읽은 사람들이 떠올리게 될, 반론, 이의, 질문을 예측해 관련된 답변을 편지 내용에 포함시키자. 상대편 의견과의 공통점을 찾아 보거나 자신의 주장을 지지하는데 쓸 수 있는 내용을 찾아 보자.
- 자신과 상대방의 입장 차이를 공개적으로 인정하자. 숨기려 하지 말자. 숨기려 하면 주장의 설득력이 떨어진다. 그 대신, 상대편과 공유하고 있는 가치관, 경험, 문제를 강조하자.
- 판단하는 문장은 피한다. 그러면 편지가 지나치게 감정적으로 느껴져서 논리를 통한 설득력이 약화된다. 지나치게 부정적이거나 판단적이면 상대방이 여러분의 의견에 동의하는 것을 단념하게 된다. [15] X 출처 검색하기
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요구 사항에 대해 다시 이야기하며 편지를 마무리하자. 편지 끝에서 요구 사항 또는 의견을 다시 한 번 적자. 해결책이나 해야 할 일을 명시하는 단락으로 만들자. 편지를 받는 사람에게 전화, 이메일, 혹은 직접적인 만남으로 다시 한 번 연락할 것이라고 이야기하자.
- 편지의 독자들이 의견에 동의하게 하거나 최소한 같은 관점으로 문제를 바라보도록 하게 하기 위해 강렬하게 편지를 마무리 짓도록 하자.
- 해결책 또는 도움을 제공하자. 타협할 수 있다고도 이야기하자. 지금까지 한 일들, 혹은 상황에 대처할 준비가 되어 있다는 것을 보여 주자.
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다시 읽으며 문제는 없는지 확인해 본다. 맞춤법이나 잘못된 단어를 사용하면 나쁜 첫인상을 줄 수 있다. 편지를 읽게 될 사람들이 편지에 있는 오류가 아니라 아이디어와 요구 사항에 집중할 수 있게 도와 주자. 편지를 보내기 전에 소리 내서 여러 번 읽어 보자. 어색한 부분을 많이 고칠 수 있을 것이다.
- 필요하다면, 다른 사람들에게 읽어 봐 달라고 부탁하자. 또는 맞춤법 검사 프로그램을 사용해도 된다.
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서명을 추가한다. 이메일이 아니라 종이로 된 편지를 보낸다면, 직접 서명을 해야 한다. 편지를 여러분이 썼다는 것을 확실하게 해 주는 수단이다.
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필요하다면 편지의 사본을 다른 사람들에게도 보낸다. 회사나 다른 단체 사람들 중에 그 편지를 읽어 봐야 하는 사람들이 있다면, 사본을 보내자. 다시 말해, 같은 내용의 편지를 여러 번 인쇄한 후 서명해, 여러 사람에게 보낸다는 의미이다.
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편지의 사본을 보관해 두자. 언제 누구에게 보냈는지 기록해 두기 위해 남겨 놓자. 또한 문제가 해결될 때까지 해야 할 후속 작업에 대해 메모해 두자.광고
팁
- 예의를 갖춰서 쓰자. 너무 일상 용어나 비속어 등을 사용하면 편지의 수신자는 편지 내용을 신뢰하지 않을 것이다. 예의를 갖춘 말을 쓰는 것이 의미를 알 수 없는 비속어나 유행어를 쓰는 것보다 훨씬 낫다.
- 친절하게 쓰자. 친절하게 대할 때 설득하기가 더욱 쉬워진다.
- 주제에서 벗어나지 말자. 당면한 문제와 관련 없는 정보를 추가하지 말자. 대신, 사실에 근거해 간단하게 설명하자.
- 작업 단계나, 취해야 할 행동들, 권장 사항들 같은 명확하게 목록으로 표현할 수 있는 것들이 있을 때에만 목록으로 내용을 정리한다.
- 한국어로 쓴다면 표준어를, 영어로 쓴다면 공식적인 표현을 사용하자. 우리가 쓰고 있는 것은 문자 메시지나 SNS에 올릴 글이 아니다. 공식적인 편지이다. 약자, 비속어, 이모티콘을 사용하면 무시당할 수 있다.
- 회사나 에이전시에 맞춰 글의 내용을 조정하자. 비영리 단체와 대기업은 관심사가 다를 수 있다.
- 편지의 수신자가 빚독촉 받는 것 같다고 느껴서는 안 된다. 우호적이고 전문적인 자세로 설득하자. [16] X 출처 검색하기
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출처
- ↑ http://www.readingrockets.org/content/pdfs/persuasiveletter_camping.pdf
- ↑ https://valenciacollege.edu/wp/cssc/documents/ElementsofPersuasive.pdf
- ↑ https://valenciacollege.edu/wp/cssc/documents/ElementsofPersuasive.pdf
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/696/1/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/685/05/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/696/1/
- ↑ http://www.copyblogger.com/persuasive-writing/
- ↑ http://www.writeexpress.com/How-to-write-a-persuasion-letter.html
- ↑ http://www.orl.devry.edu/academics_asc_lab.html#link20
- ↑ https://www.ablebits.com/office-addins-blog/2014/04/04/request-letters-format-samples/
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