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업무 계획서란 팀 또는 개인이 최종 목표를 달성할 수 있도록, 세부 목표와 업무 순서에 대해 기록해 놓은 문서를 의미한다. 업무 계획서를 읽어 보면, 프로젝트의 범위를 이해하는데 도움이 된다. 직업과 관련된 일이든, 학업과 관련된 일이든, 업무 과정을 쉽고 달성 가능한 단계로 나누어 업무 계획서로 작성해 놓으면, 프로젝트를 진행하는 동안 해야 할 일을 정리할 수 있으며, 언제 무엇을 해야 하는가 쉽게 파악하는데 도움이 된다. 여러 가지 프로젝트에 대비하기 위해 업무 계획서를 작성하는 방법에 대해 알아 보자.
단계
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업무 계획서를 작성하는 목적을 파악한다. 업무 계획서를 작성하는 이유는 다양하며, 이유에 따라 내용이나 양식이 크게 달라질 수 있다. 따라서 작성하기 전에 목적을 파악해 적절하게 준비해야 한다. 대부분의 업무 계획은 (6개월 또는 1년 같은) 특정 기간을 대상으로 작성된다.
- 회사에서 업무 계획서를 작성하면, 향후 몇 개월 동안 어떤 프로젝트가 진행될 것인지 상사가 알 수 있게 된다. 대개 연간 성과 검토 직후나 팀에서 대규모 프로젝트를 시작할 때 작성하게 된다. 회사에 따라 새해 초나 회계 연도 초에 개최하는 전략 수립 회의의 결과물로 업무 계획서를 작성하기도 한다.
- 학교에서 업무 계획서를 작성하면, 학생들이 대형 프로젝트의 시간 계획을 세우는데 도움이 될 수 있다. 또한 교사들에게는 한 학기의 강의를 준비하는데 도움이 될 수도 있다.
- 개인적인 프로젝트의 경우, 업무 계획서를 작성해 놓으면, 내가 무엇을 어떻게, 언제까지 끝낼 것인지 결정하는데 도움이 된다. 개인적인 업무 계획서라면 엄격하게 작성할 필요는 없지만, 만들어 놓으면, 목표 달성 여부를 파악하는데 도움이 된다.
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도입부와 배경 지식에 대해 쓴다. 전문적인 일에 대한 계획서를 작성하려면, 도입부와 배경 지식을 적어야 한다. 상사나 관리자에게 작업을 계획하는데 필요한 정보를 제공해야 하기 때문이다. 학업과 관련된 계획서에서는 도입부와 작성 배경은 불필요하다.
- 짧고 흥미를 끌 수 있게 쓰자. 왜 이 업무 계획서를 만들었는지 상사들이 보고 이해할 수 있게 써야 한다. 특정 기간 동안 어떤 프로젝트를 진행하는지 소개한다.
- 배경 지식에는 이 업무 계획서를 만든 이유를 강조해야 한다. 예를 들어, 최근 프로젝트 보고서의 세부 사항 또는 통계를 포함시킨 후, 해결해야 할 문제를 설명하거나 이전 프로젝트가 끝나고 받은 제안, 의견 등을 기록할 수도 있다.
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목표와 세부 계획을 결정한다. 프로젝트를 통해 얻고 싶은 것이 무엇인지 기록한다. 일반적인 목표와 구체적인 계획을 적는다.
- 목표를 세울 때에는 프로젝트의 큰 그림에 집중해야 한다. 원하는 최종 결과가 무엇인지 나열해 본다. 목표를 간략하게 작성해 보자. 예를 들면, 연구 논문 완성하기, 글 쓰는 법 배우기 같은 것을 적으면 된다.
- 세부 계획은 구체적으로 작성해야 한다. 다시 말해, 계획의 달성 여부를 확인한 후, 달성한 내용은 목록에서 제외시킬 수 있어야 한다. 예를 들면, 연구 논문을 쓰기 위해 인터뷰할 사람을 찾기 같은 것은 좋은 세부 계획이 될 것이다.
- 경우에 따라 업무 계획서에 단기, 중기, 장기 목표를 나누어서 기록해야 할 수 있다. 예를 들면, 어떤 회사의 단기 목표인 "3개월 동안 페이스북 페이지 방문자 수를 30% 증가시키기"를 성취하기 위한 계획은 장기 목표인 "내년까지 소셜 미디어에서 브랜드 인지도 높이기"를 성취하기 위한 계획과 많은 부분에서 다를 수 있다.
- 목표는 대개 능동태 문장으로 작성되며, 검토, 이해, 알아 보기 같은 불명확한 표현보다는 작성, 계획, 증가, 측정 같은 행동을 명확하게 묘사할 수 있는 어휘들을 사용한다.
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SMART 계획법에 맞추어 계획을 세워 보자. SMART 계획법이란 명확하고 행동 가능한 계획을 세우기 위해 갖춰야 할 사항들에 해당하는 영어 단어들의 앞 글자를 따서 만든 계획 방식이다.
- 구체적(Specific)인 계획 : "정확하게 누구를 위해 무엇을 할 것인가?"에 대한 답변이다. 이 작업이 누구를 위한 일인지, 그리고 그들을 만족시키려면 정확히 무엇을 해야 하는지 적어 본다.
- 측정 가능한(Measurable) 계획
: "이 일은 수치로 측정 가능한가? 어떻게 측정해야 하는가?"에 대한 답변이다. 결과를 수치로 표현할 수 있는지 검토해 보자. "새로운 업데이트를 통해 월간 다운로드 횟수를 20% 증가시킨다.", "블로그에 새로운 글을 올려 구독자 수를 500명 늘린다." 같은 계획을 세워 보자.
- 수치가 변화를 나타낼 수 있어야 한다. 그러려면 우선 현재 수치를 정확히 알아야 한다. 월간 다운로드 횟수를 모른다면 20% 증가가 무엇을 의미하는지 알 수 없으며, 현 구독자 수를 모른다면, 500명 증가가 쉬운 일인지 어려운 일인지도 알 수 없다.
- 달성 가능한(Achievable) 계획
: "지금 갖고 있는 자원을 활용해 제한 시간 내로 끝낼 수 있는가?"에 대한 답변이다. 제약 조건들을 고려한 후 현실적인 계획을 세워야 한다. 작은 회사에 다닌다면, 매출을 500% 올리는 것은 가능할 수 있다. 하지만 글로벌 대기업에 다닌다면, 매출을 500%로 늘리는 것은 거의 불가능할 것이다.
- 경우에 따라, 목표를 달성할 수 있는지 파악하려면 전문가나 관련된 사람들의 조언이 필요할 수 있다.
- 최종 목표와 관련된(Relevant) 계획 : "현재 세운 계획이 원하는 최종 목표를 이루는데 도움이 되는가?"에 대한 답변이다. 공공기관에서 고등학생의 정신 건강 증진을 위한 공공사업을 진행하기 위해 고등학생들의 키와 몸무게를 측정하기로 했다고 하자. 그게 정말 관련 있을까? 무의미할 가능성이 높다. 이렇듯 최종 목표와의 관련성을 쉽게 파악할 수 있는 목표와 업무 계획을 작성하지 않으면, 시간과 자원을 낭비하게 된다.
- 마감 기한이 결정된(Timely) 계획 : "이 계획의 마감 기한은 언제이며, 이 계획을 달성했다는 것을 알려면 어떻게 해야 하는가?"에 대한 답변이다. 프로젝트의 종료 날짜를 정해 놓는다. 그리고 프로젝트의 종료 조건도 설정해 놓는다. 기한 내로 목표를 달성했다면 프로젝트를 조기 종료할 수 있다.
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자원을 나열하자. 목표를 달성하는데 필요한 자원을 전부 기록하자. 업무 계획에 따라 필요한 자원은 달라질 수 있다.
- 회사에서 자원이란, 예산, 직원, 컨설턴트, 건물, 방, 책 등을 포함할 수 있다. 공식적인 계획서라면 부록에 예산과 관련된 상세한 계획이 포함될 수 있다.
- 학술 분야라면, 여러 도서관에서 자료를 열람할 수 있는 권한, 책, 신문, 학술지 같은 연구 자료, 컴퓨터와 인터넷 접속 권한, 문제가 있을 때 자문을 구할 수 있는 교수들이나 사람들의 목록이 될 것이다.
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제약 조건을 확인한다. 제약 조건이란 목표를 달성하는데 방해가 될 수 있는 장애물들을 의미한다. 예를 들어, 학교에서 연구 논문을 쓰고 있는데, 개인 스케줄이 꽉 차서 연구하고 글을 쓸 시간이 없다는 것을 알게 되었다고 하자. 여기에서 제약 조건은 꽉 찬 개인 스케줄이며, 해결책은 연구 논문을 쓰기 위해 몇 가지 일을 줄이는 것이다. (해당 학기에 어려운 과목을 둘 이상 듣는다면, 무엇을 포기할지 생각을 해 봐야 한다.)
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책임자가 누구인지 결정한다. 좋은 계획에는 어떤 행동이 왜 필요한지 그것을 누가 해서 누구에게 알려야 하는지 명확하게 기록되어 있다. 각 작업의 책임자가 누구인지 확인해 보자. 팀을 이루어 어떤 작업을 할 수 있지만, 어떤 작업이든 그 작업이 제 시간에 완료되도록 책임을 지는 한 명의 사람이 있어야 한다.
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업무 전략을 포함시킨다. 업무 계획서를 읽어 봤다면, 목표를 달성하기 위해 자원을 어떻게 사용하고 제약 조건을 어떻게 극복할 것인지 확인할 수 있어야 한다.
- 작업 단계를 명확하게 나열한다. 목표를 달성하기 위해 매일 또는 매주 어떤 일을 해야 하는지 확인한다. 또한 팀의 다른 사람들이 취해야 할 조치를 나열한다. 정보를 체계적으로 관리하기 위해 프로젝트 관리 프로그램이나 개인용 달력을 사용하는 것도 고려해 보자.
- 일정을 만들자. 계획을 세워 놓아도, 언제나 예상하지 못한 일은 발생할 수 있으며, 일이 지연되는 것을 막기 위해 그런 일을 처리할 시간을 미리 확보해 놓아야 한다.
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팁
- 프로젝트가 큰 경우, 중간 완료 시점을 파악해 놓자. 중간 완료 시점(마일스톤, milestone)이란 프로젝트 진행 과정에서 특정한 목표를 달성했다는 것을 알려 주는 시점들이다. 이런 시점들을 미리 결정해 놓으면, 현재 진행 중인 프로젝트가 얼마나 어떻게 진행되었는지 반성해 보고, 계획에 따라 일을 진행하려면 어떻게 해야 할지 결정하는데 도움이 된다.
- 업무 계획과 자신의 업무 방식이 잘 맞아야 한다. 업무 계획은 자신이 원하는 만큼 상세하게 또는 넓은 범위로 작성할 수 있다. 그것은 종이 한 장에 적을 수도 있고, 전문적인 프로그램을 쓸 수도 있다. 그림이나 색깔을 추가해도 된다. 자신에게 가장 자연스럽고 효과적이라고 느껴지는 방법을 사용하자.
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출처
이 위키하우에 대하여
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