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전문가처럼 세련된 비즈니스레터를 작성하고 싶은가? 대부분의 비즈니스레터는 정해진 양식이 있어 이를 어떤 내용에도 쉽게 적용해 작성 할 수 있게 되어 있다. 비즈니스레터는 반드시 날짜, 보내는 사람과 받는 사람의 기본 정보, 그리고 여러 단락의 본문으로 이뤄져야 한다. 아래의 방법에 따라 비즈니스 레터를 작성해본 뒤, 당신의 회사에서 필요로 하는 기준에 따라 이를 적절히 변경해 사용해 본다.
단계
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레터 양식에 대해 정확히 인지한다. 작성 내용과 상관없이 비즈니스 레터라는 외관을 유지하기 위해 따라야 하는 정해진 규칙이 몇 가지 있다. 우선, 비즈니스 레터는 Arial 이나 Times New Roman과 같은 정해진 폰트로 쓰여져야 한다. 또한, 문단 별로 구성하되, 문단 안 글을 쓸 때는 행간의 여백이 없이 쓰고, 문단과 문단 사이에는 ‘엔터’키를 두 번 누른 만큼의 간격을 유지한다. 문단을 시작할 때 들여쓰기는 하지 않는다(이를 ‘block paragraph’ 라고 부른다.). [1] X 출처 검색하기
- 양 쪽에 여백으로 1인치(2.54cm)를 적용한다.
- 이메일로 비즈니스 레터를 쓸 때에는 보통 많이 쓰이는 평범한 폰트를 사용하고, 스크립트(프로그램 명령어)나 흰색과 검은색 외의 글자 색깔을 적용하지 않는다.
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알맞은 크기의 종이를 선택한다. 비즈니스 레터는 21.59cm x 27.94cm(8.5x11인치) 사이즈의 종이에 써야 한다.(이는 보통 ‘레터 크기’로 알려져 있으며 A4 크기보다 세로로 약간 길고 가로는 약간 좁다.) 단, 이는 미국에서 통용되는 사이즈인데, 미국 밖의 국가라면, A4사이즈의 종이를 쓰거나 21.59cm x 35.56cm(8.5x14인치)의 ‘리걸규격’(legal letter, A4용지와 폭은 비슷하되, 길이가 더 짧다.)을 사용한다.
- 만약 비즈니스 레터를 보내기 위해 인쇄를 해야 한다면, 회사 이름이 자동으로 들어가 있는 용지에 인쇄한다. 이렇게 하면, 조금 더 전문적으로 보일 수가 있고, 자연스럽게 회사의 로고와 연락처가 노출되는 효과가 있다.
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회사 정보를 포함한다. 회사의 이름과 주소를 적되, 각 부문 별 주소가 다를 경우, 줄로 구분하여 줄 별로 주소를 따로 기재한다. 만약 대표하는 회사가 없고, 1인으로 활동하는 프리랜서라면 회사 이름을 적는 칸에 당신의 이름을 적거나, 정규직으로 계약을 한 비정규직의 프리랜서라면, 회사 이름 위에 당신의 이름을 따로 적는다.
- 회사에서 이미 내부적으로 정해진 양식의 회사 용지가 있다면, 회사 이름과 주소를 따로 적기 보다, 이 양식을 활용하면 된다.
- 주소를 적을 때는 회사나 당신이 선호하는 방향에 따라, 맨 위에 오른쪽 맞춤이나 왼쪽 맞춤으로 써야 한다.
- 외국으로 비즈니스 레터를 보낼 경우, 국가는 대문자로 쓰자. [2] X 출처 검색하기
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날짜를 적자. 전문적으로 보이기 위해서는 날짜를 모두 정확히 적어야 한다. 예를 들면, ‘2012년 4월 1일’ 또는 ‘4월 1일, 2014년’의 식이다. 날짜는 발신인의 주소 몇 줄 아래에 왼쪽 맞춤으로 써야 한다.
- 며칠에 걸쳐 레터를 쓰고 있다면, 레터를 모두 다 쓴 마지막 날짜를 적는다. [3] X 출처 검색하기
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수신인의 정보를 적는다. 수신인의 전체 이름, 직함(직함이 있는 경우에), 회사 이름, 주소를 순서대로 적되, 각각을 개별의 줄로 구분하여 적는다. 이외 필요하다면 참조 번호 등 기타 부가 정보를 추가하기도 한다. 수신인의 정보는 날짜를 적은 줄에서 아래로 몇 칸을 띈 뒤, 모두 왼쪽 정렬로 적는다.
- 받는 사람을 정확히 명시하는 것이 좋다. 이렇게 하면 당신이 받길 원했던 사람이 당신의 레터에 바로 응답을 줄 수 있다. 만약 레터를 보내야 하는 상대방을 정확히 모른다면, 약간의 조사를 한다. 회사에 전화를 해서 그 사람의 이름과 직함을 알아낼 수 있을 것이다. [4] X 출처 검색하기
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처음 인사말의 호칭을 선택한다. 이러한 호칭은 존중의 정도를 나타내는 지표로써, 당신이 수신인을 얼마나 잘 알고 있는지, 수신인과의 관계에서 어느 정도의 격식이 필요한지를 보여준다. [5] X 출처 검색하기 다음을 고려해보자.
- 만약 수신인이 누구인지 정확히 알 수 없는 경우에만, ‘관계자 제위(To Whom It May Concern)’라고 쓴다.
- 수신인이 누군지는 알지만, 개인적으로 잘 모른다면, ‘~~님께(Dear Sir/Madam)’이라고 하는 것이 좋다.
- 수신인의 성과 직함을 쓸 수 있다. (ex. ‘김박사님께’)
- 수신인을 개인적으로 잘 알고 실제로도 친하다면, 이름을 바로 적을 수도 있다. (ex. ‘영희에게’)
- 수신인의 성별을 잘 모르겠다면, 전체 이름을 그대로 적는다. (“김영희님에게”) (하지만 이 경우는 MR/MS 등 성별에 따라 붙는 호칭이 다른 영어 등의 언어로 레터를 쓸 때에만 해당되고, 한국어로 쓸 때는 상관이 없다.)
- 이러한 호칭 뒤에 쉼표를 찍거나, ‘관계자 제위(To Whom It May Concern)’일 경우에는 콜론을 찍는 것을 잊지 말자.
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정확한 어조로 내용을 전달한다 시간이 돈이라는 말과 같이 대부분의 사업하는 사람들은 시간을 낭비하는 것을 싫어한다. 그러므로 당신이 보내는 비즈니스 레터의 어조는 간단하고 전문적이어야 한다. 레터를 읽을 때 도입부를 짧게 하고, 바로 본문으로 들어감으로써 당신의 레터를 읽는데 많은 시간을 할애하지 않도록 한다. 예를 들면, “~와 관련해서 이 편지를 씁니다.” 라는 도입부로 시작해 편지를 써나간다.
- 화려한 접속사, 어려운 단어들, 길거나 돌아가는 듯한 문장을 쓰지 않는다. 당신이 전달하고 하는 바는 가능하면 빠르고 깔끔하게 필요한 말로만 전달되어야 한다.
- 설득적이어야 한다. 비즈니스 레터의 목적은 수신인으로 하여금 특정 행동을 하게 하는데 있다. 레터를 통해 마음을 바꾸고, 문제를 바로 잡고, 돈을 투자하거나, 어떤 조치를 취하게 해야 할 것이다. 당신의 입장을 전달하자.
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명확하고 간단하게 쓴다. 수신인으로 하여금 당신이 어떤 말을 하고자 하는지 정확하게 알린다. 수신인은 그 요지가 분명한 글에만 빠르게 답을 줄 것이다. 특히, 레터를 쓰는 목적이 수신인이 어떤 특정 조치를 취해주길 바라는 것이라면, 그러한 요지를 정확하게 표현한다. 당신의 입장을 최소한의 말로 표현한다.
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능동태로 표현한다. 요청을 하거나 상황을 설명할 때는 수동태보다는 능동태의 형태로 표현한다. 수동태의 경우 당신의 글이 모호하거나 인간미가 없다는 느낌을 줄 수가 있다. 게다가 능동태를 쓰면, 효율적으로 당신이 뜻하는 바를 바로 전달할 수 있다. [7] X 신뢰도 있는 출처 University of North Carolina Writing Center 출처 보기 For example:
- 수동태 예시: 이 선글라스들은 내구성이 강하도록 만들어지거나 디자인되지 않았습니다.
- 능동태 예시: 당신의 회사는 내구성이 강하지 않은 선글라스를 디자인하고 만들었습니다.
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때에 따라 구어체를 쓰자. 사람 간에 오가는 레터이다. 너무 딱딱하게 정해진 형식의 레터는 피한다. 정제되고 인간미가 느껴지지 않는 레터로는 수신인과의 관계를 형성할 수 없을 것이다. 하지만, “알잖아요~” “그거 있잖아요~” “원츄!” 와 같은 지나친 구어체나 속어, 은어 등은 사용해서는 안 된다. 전체적으로 사업적인 어조는 유지하되, 친근하고 우호적인 말투를 적절히 사용한다.
- 수신인을 개인적으로 잘 알고 있다면, 그 사람의 안녕을 빌며 친근한 말을 추가할 수도 있다.
- 상황에 따라 당신을 성향이나 성격을 어느 정도 선까지 보여줄지 적절히 판단한다. 친근한 말을 건내는 것이 때로는 일을 진행하는데 도움을 주기도 하지만, 특정 농담을 하기 전에 오히려 좋지 않은 반응이 있을 수 있으니, 이 점을 고려하도록 한다.
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공손하자. 만약 걱정을 표명하거나 불만을 표현하는 레터를 쓰더라도 공손하게 이를 전달할 수 있다. 수신인의 상황을 고려하고, 이해가 가는 범위 한에서 당신이 할 수 있는 부문은 최대한 도움을 주겠다고 하자.
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7공손하자. 예를 들면, 무례한 불평은 이와 같을 수 있다. ‘당신 회사의 선글라스가 너무 엉망진창이라서 우리는 다시는 구매하지 않을 겁니다,’ 이와 반대로, 공손한 불평은 다음과 같다. ‘당신 회사의 선글라스의 내구성에 실망을 하였습니다. 이에 향후 다른 업체와 사업을 진행할 예정입니다.’
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마무리한다. 마지막 문단에 당신이 이야기하고자 하는 요지를 다시 한번 간결히 표현하고 당신이 계획한 단계나 행동, 또는 수신인으로부터 바라는 바를 명확히 전달한다. 수신인이 질문이나 의견이 있어 연락을 할 수도 있을 것이며, 이 경우 당신이 보낸 문제 또는 레터에 관심을 가져주어서 감사하다는 말을 바로 전한다.광고
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마무리 멘트를 고른다. 도입부의 ‘~님께’와 같은 호칭과 같이 마무리 부문 역시 존중과 격식의 정도를 보여주는 지표이다. ‘그럼 안녕히 계십시오(Yous Sincerely or Sincerely)’가 가장 안전한 마무리 멘트이나, ‘마음을 담아(Cordially)’ 또는 ‘경의를 표하며(Respectfully)’ ‘안부를 전하며(Regards)’, ‘진심을 담아(Yours Truly)’와 같은 표현도 쓸 수 있다. 조금은 덜 형식적일 수 있지만 여전히 전문적인 뉘앙스를 풍기는 마무리 멘트로는 ‘행운을 빕니다(All the Best, Best wishes)’나 ‘안부를 전합니다(Warm Regards)’, ‘감사합니다(Thank you)’ 정도가 있다. (단, 상기의 단언들을 영어가 아닌, 한국어로 쓸 경우 모두 ‘안녕히 계십시오’ 라는 정도의 어감으로 격식과 존중의 정도가 비슷하다는 것을 유의하자.) 마무리 멘트 후에는 쉼표를 찍는다.
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서명을 넣는다. 마지막에 서명을 위해 4줄 정도의 공간을 남겨두자. 프린트를 한 뒤 사인을 하거나, 이메일로 보낼 예정이라면 사인을 스캔 한 뒤 이를 레터에 미리 남겨둔 공간에 붙여넣는다. 파란색이나 검은색의 잉크를 쓰는 것이 좋다.
- 누군가를 대신해서 서명을 하는 것이라면, ‘pp’라고 쓴 뒤 서명한다. ‘pp’란 ‘per procurationem’ 의 약자로, ‘~를 대리해서’ 또는 ‘중개자로서’ 란 뜻을 지닌다. [10] X 출처 검색하기
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이름과 연락처를 포함시킨다. 서명 밑에 이름과 직함, 핸드폰 번호, 이메일 주소 등 필요한 연락처 정보를 타이핑해서 넣는다. 각 연락처 정보마다 줄을 따로 해서 넣는다.
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타이핑을 하는 사람의 이니셜을 추가한다. 레터의 내용을 실제 작성했던(레터를 실제 보내고자 하는 사람)사람이 아닌 누군가가 대신해서 레터를 타이핑 했다면, 이 사람 이름의 이니셜을 서명을 하는 칸 아래 포함시킨다. 때로는 레터의 실제 작성인의 이니셜도 포함시키기도 한다. 이렇게 함으로써 이 레터와 관련해서 어떤 사람들이 작업을 했는지 명확히 알 수 있다. [11] X 출처 검색하기
- 예를 들어, 타이핑을 한 사람의 이니셜만 포함시키로 했다면, ‘mj’와 같이 소문자로 입력한다.
- 레터를 실제 작성했던 사람의 이니셜도 포함시키려면, 타이핑만 한 사람의 이니셜을 소문자로 표기하고 실제 작성한 사람의 이니셜은 대문자로 표기한다.(예시. RW;mj) 아니면 두 이니셜 사이에 슬래시(/)를 넣기도 한다.(예시. RW/mj)
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동봉된 서류(Enclosure)에 대해 기입한다. 수신인이 검토할 추가 서류를 동봉해서 넣었다면, 계약서 등 관련 서류를 언급한 부분에 몇 줄로 번호를 매기고 서류 타입을 표기해 이에 대한 정보를 주도록 한다. 예를 들면, ‘추가 동봉 서류: (2) 이력서, 안내 책자’ 와 같은 식이다. [12] X 출처 검색하기
- ’Enclosure’란 단어를 영어로 쓸 때에는 ‘Encl’ 또는 ‘Enc’로 줄여 쓸 수 있다.
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추가 수신인이 있다면 이름을 적는다. 같은 내용의 비즈니스 레터를 추가적으로 다른 사람에게 보낸다면, 이 사람의 이름 역시 포함해야 한다. 추가 동봉 서류를 표기한 칸(’Enclosure’ 칸)다음에 ‘cc(Courtesy Copy)’ 또는 참조인이라고 쓰고 그 사람의 이름과 직함을 적는다 (과거 비즈니스 레터가 카본지에 쓰였을 때에는 ‘cc’가 ‘carbon copy’의 준말이었다.) [13] X 출처 검색하기
- 예를 들면, ‘참조(cc).이영희, 마케팅 부사장’ 라는 식이다.
- 한 사람 이상의 이름을 추가해야 한다면, 첫 번째 나오는 이름 밑으로 차례로 적는다. 단, ’참조’ 또는 ‘cc’를 또 적을 필요는 없다.
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레터 수정하기. 중요한 것은 얼마나 전문적으로 보이느냐이다. 수신인이 봤을 때 당신이 해당 분야에 전문가처럼 보일 수 있도록, 잘못된 부문이 있다면 미리 수정하도록 한다. 워드 프로세스 등을 통해 철자를 확인하고, 보내기 전에는 꼭 꼼꼼히 읽어보고 점검한다.
- 레터가 간결하고 명확하게 표현이 되었는지 스스로에게 질문을 던져본다. 3-4개 이상의 문장으로 이뤄진 상대적으로 긴 문단이 있다면, 필요 없는 문장이 있는지 점검하고, 이를 삭제할 것인지 결정한다.
- 매우 중요한 내용의 레터라면, 동료나 친구에게 읽어봐 달라고 부탁할 수 있다. 가끔 3자의 객관적인 시각이 당신이 미처 확인하지 못했던 수정 사항이나 어색한 문장을 잡아내는데 도움을 준다.
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레터를 스테이플러로 찍지 않는다. 여러 장의 레터라도 스테이플러로는 찍지 말아야 한다. 여러 장의 레터가 흩어지지 않도록 하고 싶다면, 맨 위 왼쪽을 클립으로 고정시킨다. [14] X 출처 검색하기
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레터를 부친다. 레터를 우편으로 보낸다면 업무용 봉투에 담아 보낸다. 가능하다면, 회사의 로고가 인쇄된 봉투를 쓰는 것이 좋다. 보내는 사람의 주소와 수신인의 주소를 깨끗하게 봉투에 인쇄한다. 수신인이 레터를 펼쳤을 때 내용을 위에서 아래로 순서대로 바로 볼 수 있도록 3등분으로 접어서 넣는다. 도착지까지 갈 수 있도록 충분히 우표를 붙이고 보낸다.
- 당신의 글씨체가 지저분하고, 전문가처럼 보이지 않는다면, 워드 프로세스 등으로 타이핑을 하고, 봉투를 인쇄기에 넣어 인쇄한다.
- 레터가 매우 중요하고 빨리 보내야 하는 건이라면, 택배 서비스를 이용한다.
- 레터를 이메일로 보낸다면 HTML 또는 PDF 양식으로 변환 해서 양식을 잘 보존한다. 하지만, 직접 레터를 보내는 것이 가장 좋다.
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팁
- 레터에 서명을 할 때에는 잘 나오는 좋은 품질의 펜으로 한다.
- 바로 응답을 해주자. 만약 1주일 이내에 수신인에게 응답을 하지 못하는 상황이라면, 언제쯤 답변을 할 수 있는지 수신인에게 알려주도록 한다.
- 긍정적인 부문을 강조한다. 당신이 할 수 없는 일보다 할 수 있는 일에 대해서 이야기 한다. 예를 들어 물건 재고가 없다면, 고객에게 주문을 받을 수 없다고 하기 보다는, 해당 물건이 너무 인기가 많아서 다 팔렸다고 하는 것이다. 그리고 나서, 언제 다시 주문을 받을 수 있는지 이야기를 한다.
- 복잡한 형식의 레터를 쓰는 것이라면, 전체적인 아웃라인을 먼저 잡는다.
- 다루고 싶은 주제들의 목록을 만든다. 순서는 상관하지 말자.
- 각 주제들마다 해당되는 키워드나 예시, 논쟁점, 사실 등을 나열한다.
- 아웃라인에 있는 각각의 주제들이 당신 레터의 목적과 보는 사람에 비춰봤을 때 적합한 것인지 점검한다.
- 상관이 없는 주제들은 삭제한다.
- 보는 사람에게 최적화된 순서로 나열한 정보들을 다시 구성한다.
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경고
- 너무 화려한 미사여구는 사용하지 않는다. 진심어린 칭찬은 받아들여지지만, 정도가 지나친 칭찬 등은 당신이 능력보다는 아부 둥으로 일에서 이득을 보려고 하는 것처럼 보이게 할 수도 있다.
- 어조에서 너무 직설적이거나 강요하는 듯한 느낌을 주지 않는다. 당신은 비즈니스 레터를 통해 전문적인 관계를 쌓고 발전시켜 나가길 원하는 것임을 잊지 않는다.
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출처
- ↑ https://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html
- ↑ https://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/01/
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- ↑ http://writingcenter.unc.edu/handouts/business-letters/
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- ↑ http://business.uni.edu/buscomm/writtenbuscomm/business%20letter%20format.html
- ↑ http://www3.nd.edu/~sbyrnes1/pdf/Writing_Resources/Sample_Letter_Format.pdf
- ↑ http://auspost.com.au/education/letterwriting/students/business-letters.html
- ↑ http://ccs.colostate.edu/_support/docs/sg_letter.pdf
- ↑ http://business.uni.edu/buscomm/writtenbuscomm/business%20letter%20format.html
- ↑ http://business.uni.edu/buscomm/writtenbuscomm/business%20letter%20format.html
- ↑ http://smallbusiness.chron.com/rules-multiple-business-letter-34169.html
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