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하루의 일정을 계획하면 시간을 좀 더 효율적으로 보낼 수 있다. 더 많은 일을 할 수 있고, 일을 빠뜨리거나, 삼천포에 빠지는 것을 막을 수 있다. 일이 들어 올 때마다 처리하는 것이 빨라 보이기는 해도, 이렇게 하면 일에 압도되고, 정리가 안 되고, 잊는 것들이 생긴다. 일정을 만들고 지키는 것이 처음에는 익숙해지는데 시간이 걸려도, 나중에는 하길 잘 했다는 생각이 들 것이다. 또한 스트레스도 줄어들고, 삶에 대해 조금 더 자신감도 생긴다. 하루에 대해 미리 계획을 세워 놓으면 자신을 좀 더 통제할 수 있고, 자기가 얼마나 일을 하고 있는지 더 잘할 수 있는지 알 수 있다.
단계
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달력이나 플래너를 구하자. 달력에는 계획을 적어 놓을 공간이 있어야 한다. 어떤 달력의 경우에는 주간, 하루, 또는 시간 계획을 세울 수 있는 칸이 있다. 공책을 써도 된다. 자신의 필요에 맞는 것을 고르면 된다. [1] X 출처 검색하기 무엇을 고르든, 꾸준히 사용하자. 일을 위한 플래너, 학교를 위한 플래너 등을 따로 만들지 말자. 계획은 한 곳에 있어야 한다. [2] X 출처 검색하기
- 스마트폰이나 노트북 등에서 사용 가능하며, 모든 기기에 동기화되는 디지털 달력/플래너들이 많이 나와 있다. 알림 및 타이머 기능이 있는 앱들도 많다. [3] X 출처 검색하기
- 계획에 메모를 추가해 줄 수 있는 종이 달력이나 디지털 달력이 필요할 것이다. 이렇게 하면 어떻게 일을 완수했는지, 또한 어떤 기분이었는지를 적을 수 있다. 예를 들어서, "헬스장 가기"라는 계획을 달력에 추가했다면, 다 했다고 표시할 뿐만 아니라, "1 km를 더 달렸더니 기분이 좋았다" 같은 메모를 추가해 줄 수도 있다. 이렇게 하면 자신의 행동과 느낌을 계속해서 추적할 수 있다. [4] X 출처 검색하기
- 종이에서 디지털로 바꾼다면, 하루 이틀 정도는 새로운 시스템에 적응하느라 바쁠 것이다. 처음 며칠 동안은 두 개를 다 활용해서 빠뜨린 것이나 중복되는 것이 없도록 하자.
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일을 정리하자. 디지털 달력을 사용하면 일들을 색깔별로 구분할 수 있다. 예를 들어, 일과 관련된 것은 빨강색, 학교 관련된 것은 파랑색, 집안일은 초록색, 휴가는 주황색, 운동은 분홍색 등으로 설정 가능하다. 종이 달력이나 공책을 사용해도 이것은 가능하다. 색연필, 형광펜, 색 볼펜을 사용하면 된다. 일을 종류에 따라 분류했다면, 이제 중요도 설정을 할 때이다.
- 정리하고, 색으로 구분해 놓으면, 어떻게 시간이 가고 있는지 확인하는데 좋다. 예를 들어, 빨강색(업무) 계획과 초록색(집안일) 계획은 많은데, 분홍색(운동) 계획은 없다면, 운동을 조금 더 추가해 주어서 좀 더 의욕 있게 하루를 보낼 수도 있을 것이다.
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일들의 우선순위를 정하자. 어떤 일들이 중요하고, 먼저 해야 하며, 어떤 일들은 조금 나중에 해도 되는지 결정하자. 예를 들어, 시험 두 개, 연구 보고서, 글 쓰기, 발표가 한 주에 있다고 하자. 뭐부터 해야 할까?
- 무엇부터 해야 하고 얼마나 해야 할지 정하기 위해 자신에게 질문을 던져 보자. 마감 기한이 제일 먼저인 것은? 가장 오래 걸리는 것은? 가장 중요한 일은? 시험, 연구 보고서, 글 제출, 발표 중에 최종 점수에 가장 많이 반영 되는 것은? 가장 어려운 일은?
- 결과적으로 마감 기한, 필요한 시간, 일의 가치 등을 종합적으로 판단해서 우선 순위를 매기면 된다. 자신을 잘 알고 있을 테니, 자신에 맞게 우선 순위를 결정하자. [5] X 출처 검색하기
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중요도를 표시하자. 중요도를 정했다면, 이제 표시를 할 차례이다. 일간 계획을 보면서, 먼저 해야 할 일을 A, 오늘 내로 해야 할 일을 B, 금요일까지만 하면 되는 일을 C 등으로 표기하자.
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각각의 업무에 시간을 할당하자. 업무 마다 얼마의 시간을 할당할 것인지 정하자. 예를 들어, 하루를 공부 2 시간, 운동 1시간, 이메일 2통 작성 30분, 개와 산책 30분 등으로 정해 놨다고 하자. 이제 완료하는데 필요한 충분한 시간을 확보하는 것이다. 계획을 너무 꽉 차게 세워 놓으면 스트레스만 받고, 비현실적인 계획이 되기 마련이다.
- 이동 시간도 계획에 넣기 바란다. 예를 들어, 공부를 한 도서관에서 운동을 할 헬스장까지 얼마나 걸리는지 생각하고 계획에 추가하자.
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계획에 여유 시간을 넣어 놓자. 사람들은 일을 할 때, 시간을 적게 잡는 경향이 있다. 일을 준비하는데 걸리는 시간과 마치고 정리하는데 걸리는 시간을 계획해 주자. 그래야 좀 더 정확한 계획이 가능하다.
- 몇 분 정도면 끝날 것 같은 일들을 좀 더 오래 걸릴 것이라고 생각하자. 모든 일을 할 때 25% 정도는 더 걸릴 것이라고 생각하자. 4분 걸릴 일은 5분 걸릴 것이라고 예측하자. 8분 걸릴 일은 10분 걸릴 것이라고 생각하자. 이렇게 시간을 조금 더 할당해 놓으면, 늦거나 뒤쳐지는 일을 막을 수 있다.
- 큰 일을 하기 위해서 작은 일들을 해야 하지 않는지 스스로에게 물어 본다. 예를 들어서, 헬스장에 다녀 온 후에는 샤워를 해야 할까? 헬스장에 같이 간 친구와 끝난 후 15분 정도 대화를 하는가? 사실 운동에 1시간을 할당했지만, 이런 것들 때문에 두 시간 이상 걸리는 경우가 많다.
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계획에 빈 칸을 만들어 놓자. 중요하지 않은 일이나, 나중에 추가해야 할 일들을 적어 놓을 공간을 만들어 놓자. 이런 중요하지 않은 일에는 세금 내기, 옷장 정리 등도 있다. 이런 일들은 꼭 계획을 세워서 할 필요는 없지만 그래도 해야 할 일들이다. 이 시간이 되었는데 할 일이 없다면, 해야 할 일을 미리 해도 된다.광고
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달력/플래너를 확인하자. 달력을 매일 아침 확인하는 습관과 전날 미리 다음날을 준비해 놓는 습관을 들이자. 매일 아침 몇 분 정도(아침 커피 이후, 출근 시간 등)는 계획을 확인하고, 추가할 일이나, 없애도 되는 일이 확인하자.
- 일하기 전에 계획을 몇 분 정도 보고 시작하면 의욕이 생길 것이다.
- 휴대폰 또는 컴퓨터 알람 등을 설정해서 중요한 일이나 약속을 잊지 말도록 하자. [6] X 출처 검색하기 치과 예약 같은 것은 미리 해 놓기 때문에 이런 부분이 딱 좋다. 이런 부분은 일주일 전 정도에 해 놓으면 계획대로 해 나갈 수 있다.
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중요도에 따라서 처리해 나간다. 계획을 세울 때부터 중요도를 설정해 놓았기 때문에 순서대로 하면 된다.
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필요하다면 계획을 조정한다. 계획을 최대한 지키는 것도 중요하지만, 일이 생기고, 조정이 필요한 경우도 있다. 비상 사태가 생기거나, 일정이 충돌하거나 하면, 옮겨도 되는 것은 이동시키고, 중요하지 않은 것은 미루도록 하자.
- 하지만, 일을 마치지 못해서 다음 날로 일을 쌓아 놓는 것은 하지 말도록 하자. 이런 일이 자주 벌어진다면, 다가올 며칠 동안 일을 더 하는 것으로 하지 말고, 각 업무에 필요한 시간을 더 할당하도록 하자.
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다 한 일은 지우자. 이렇게 하는 것 자체가 보상이 된다. 못한 일은 다른 날로 옮기도록 하자.
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자신에게 보상을 해 주자. 일을 마치고, 일정을 지켰다면 자신에게 보상을 해 주는 것이 중요하다. 하루의 일을 마쳤다면, 따뜻하게 목욕을 하거나, 좋아하는 방송을 본다든가, 과자를 먹는다든가 하자. 성취감을 느끼고, 보상을 얻었을 때 무척 기쁠 것이다. }
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평가하고 필요에 따라 조정하자. 가끔은 지금 세우고 있는 계획 시스템이 정상적으로 작동하는지 확인해 보아야 한다. 이것을 확인하는 가장 좋은 방법은 플래너를 열고 기분이 어떤지 확인해 보는 것이다. 많은 일들이 지워져 있고, 긍정적으로 생산적인 느낌이 든다면 계획을 잘 세우고 있는 것이다.
- 하지만, 너무 많은 일이 다른 날로 미뤄져 있거나(또는 여러 번 미뤄지고 있거나), 계획 세울 때마다 부정적인 생각이 든다면, 계획 세우는 방법을 바꿔야 한다는 뜻이다.
- 플래너를 열고 문제가 무엇인지 확인해 보자. 다시 평가하고, 우선순위를 재조정하자. 특히 지금 계속 미뤄지는 일이 중요한 일이라면(예: 운동 같은 것들), 각 문제에 대한 시간을 제대로 할당해 주자. 예를 들어서, 오전에 일 준비에 2시간을 쓰고 있다면, 이것을 한 시간으로 줄이고, 남은 시간에서 30분 정도는 운동을, 나머지 시간은 자유 시간으로 보내 보자.
- 계획을 조정하는 것은 평범하고 흔한 일이라는 것을 알고 있다. 사람마다 자신에게 맞는 계획을 세우는 법을 알아내는 데에는 시간이 걸린다.
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다음날을 미리미리 계획하자. 아침까지 기다리지 말고 전날 밤부터 준비를 시작하여 더 많은 여유를 갖자. 옷을 미리 골라두면 아침에 옷에 대해 고민하거나 찾을 필요가 없다. 식탁이나 현관에 필요한 물건을 놓고 열쇠를 문 근처에 걸어두자. 이렇게 하면 시간을 낭비하지 않고 쉽게 하루를 준비할 수 있다.
- 여유 시간을 확보할 수 있도록 실제 시간보다 몇 분 일찍 시계를 설정해두자.
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팁
- 시간은 귀중하다. 계획을 세우면 시간을 최대한 사용할 수 있게 해 준다.
- 시간 계획을 세우면 놓치기 쉬운 패턴을 찾을 수 있다. 예를 들어, 매주 목요일 아침에 일어났을 때 피곤하다면, 항상 매주 수요일에 하던 좋아하던 일 때문일 수 있다. 그러면 이 습관을 조정할 수 있다. 이 일을 2주에 한 번씩 한다든가, 다른 시간으로 옮겨서 매주 목요일 아침에 피곤해서 생산성이 떨어지는 것을 막을 수 있다.
- 계획을 지키면 더욱 효율적이며 생산적으로 일할 수 있다. 일을 준비하는데 드는 시간이 줄기 때문이다. 또한 "시간이 없어"라는 변명을 안 하고 넘어갈 수 있다.
- 할 일을 작게 쪼개어 계획해보자. 설령 훨씬 큰 미션에 속한 일일지라도 말이다. 이렇게 해야 업무를 해야 할 시간이 닥쳤을 때 무엇부터 해야 할지 쉽게 이해할 수 있다.
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- 미루지 말자. 미뤄 봐야 스트레스만 받고, 정리는 안 되고, 짜증만 난다.
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출처
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/234145
- ↑ http://www.entrepreneur.com/article/234145
- ↑ http://www.collegefashion.net/college-life/how-to-keep-a-schedule/
- ↑ https://www.fool.com/the-ascent/small-business/appointment-scheduling/articles/google-calendar-scheduling-tool/
- ↑ http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_05.htm
- ↑ https://www.fool.com/the-ascent/small-business/appointment-scheduling/articles/google-calendar-scheduling-tool/
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