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행사가 잘 진행되었는지 확인하기 위해, 처음 세웠던 목표와 진행 결과를 비교한 보고서를 써야 할 수 있다. 행사를 주최한 사람들이나 기업들은 개선할 점은 없는지 알아 보기 위해 행사 보고서를 읽어 본다. 다른 행사는 어떻게 참여하고 진행해야 할지 계획하는데 필요한 중요한 자료이기 때문이다. 이 글을 읽고 좋은 행사 보고서를 작성하는 방법을 알아 보자.
단계
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각 관계자에게 맞는 보고 양식을 결정한다. 소책자로 펴낼지, 인쇄 후 스테이플러로 찍을지, PDF 파일을 이메일로 보낼지, 파워포인트로 만들지 고민해 본다.
- 몇 가지 명확한 주제에 따라 행사 보고서의 내용을 분류한다. 행사를 시작하기 전에 세웠던 목표를 실제로 달성했는지 조사해 보자. 행사의 주요 결과를 요약해 보자.
- 각 후원사와 관계자에 맞게 행사 보고서 양식을 조정하자. 각 후원사의 목적을 생각해 보자. 행사 보고서의 핵심 독자는 후원사들이라고도 할 수 있다. 행사에 후원하는 것이 이득이 되는지 알고 싶어하기 때문이다. 그들이 궁금해 하는 것이 뭔지, 그들에게 진정 필요한 것이 뭔지 고민해 보자.
- 모든 행사와 후원사는 특수한 점이 있다. 따라서 행사 보고서는 그로 인해 생긴 구체적인 요구 사항에 맞추어야 한다. 아이들 색칠 공부 수준의 보고서를 보내지 말자. 행사 보고서를 읽는 사람들 중에는 사장과 재무 담당자들도 있기 때문이다.
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핵심 사항만 간략히 적자. 행사의 주제를 장황하게 다시 적는다든지, 듣기 좋고 기분 좋은 말만 늘어 놓는다든지 하는 것은 행사 보고서에서 흔히 보이는 문제이다. 그러지 말자. 그 대신, 핵심 사항을 간단명료하게 분석해 내어 놓자.
- 행사에서 눈 여겨 봐야 할 것을 몇 가지 선정해 자세히 설명하자. 잘 된 일 세 가지, 예상 외였던 일 세 가지를 적어 보자. [3] X 출처 검색하기
- 점심 메뉴나 발표자의 연설을 처음부터 끝까지 자세히 적어 놓은 것 같은 재미 없는 정보를 자세하게 적지 말자. 중요한 정보만 포함시켜야 한다.
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종합 보고(executive summary) 작성하기. 행사 보고서에는 전체 보고서 내용을 짧게 요약한 종합 보고가 들어가야 한다. 종합 보고는 "도입부" 같은 것이라고 생각하면 된다. [4] X 출처 검색하기
- 두 가지 보고서를 작성하자. 행사 결과에 관심을 갖는 사람들을 위한 " 종합 보고서 "와 행사를 직접 계획하고, 진행하고, 후원한 사람들을 위한 "상세 보고서"이다.
- 종합 보고에는 행사의 주요 목적 및 결과에 대해 (한두 페이지 정도로) 간단히 적어야 한다. 행사로 얻을 수 있었던 핵심 소득이 무엇인지 각 수치들의 의미는 무엇인지 간략하게 설명해야 한다.
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행사 보고서에 사진과 그래프를 추가하자. 수치적 변화는 숫자로 표현하는 것보다는 그래프로 표현하는 것이 효과적인 경우가 많다.
- 행사에서 새로운 제품을 소개했다면, 제품 사진을 포함시켜도 된다. 또한 행사 현장의 사진을 포함시켜 주는 것도 좋다. 후원사 정보를 어디에서 어떻게 노출시켰는지도 사진으로 설명해 주자. 다시 말하지만, 이 사진 자료들은 행사가 끝나기 전까지 확보해 놓는다.
- 견본, 시연 등 현장에서 해 볼 수 있었던 것을 포함시켜도 좋다. 후원사 쿠폰을 받아간 사람의 수 같은 것도 보고서에 포함시키자. 행사에서, 언론에서, 인터넷에서 후원사들이 어떻게 노출되었는지 문서로 정리하자.
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광고 및 언론 노출에 대해 정리하자. 목표한 만큼 행사가 언론에 노출이 되었는지 확인해 보자.
- 종이 광고나 기사에 후원사의 이름이나 광고가 얼마나 등장했는지 살펴 보자. 발행 비용 및 광고 비용에 대해서도 조사해 보자.
- 텔레비전 광고, (지하철, 버스, 가로등 등에 붙이는) 공공 서비스 광고, 평점, 설문지 평가 점수, 뉴스 노출 등도 기록하자.
- 라디오 광고, 설문지 하단 광고, 광고의 가치, 홍보 효과, 감사 보고서 등도 확인해 보자.
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행사의 목적을 서술하자. 행사의 목적을 결과와 함께 서술하는 것은 중요하다. 따라서 행사의 원래 목적과 어떤 목표를 세웠는지 기록해야 한다.
- 행사 프로그램에 관한 정보를 포함시켜도 된다. 어떤 행사에서 중요 참가자가 누구인지 포함시켜도 된다. 하지만 단순하게 유지하자.
- 행사의 중요한 결과들을 나열해 보고 그것들이 어떻게 행사 전반적인 성과에 영향을 끼쳤는지 기록하는데 많은 시간을 할애하자. 하지만 이 때, 별 성과가 없던 것까지 포장하려 들지 말자.
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보고서의 독자들과 관련 있는 통계를 추가하자. 듣기 좋은 말로만 가득한 보고서를 작성하지 말자. 행사에 참여한 사람의 수는 포함해야 하는 숫자 중 하나이다. 숫자로 표현할 수 있는 것이라면 보고서에 포함시키는 것을 고려해 보자.
- 포함시키면 좋은 수치들 중에는 새로 얻게 된 가망고객(sales lead)수, 특정 부스에 방문한 방문객 수 등이 있다. 데이터를 제시하면 보고서의 신뢰도가 높아진다. 인구 통계, 참여율, (구매 성향 같은) 방문객 연구 결과 같은 방문자들에 대한 정보도 포함시키자.
- 후원사의 홍보에 관심을 보인 사람수와 자선 단체에 기부한 사람수도 추가하자. 경제적 효과와 직원 참여도도 추가하자.
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전반적인 분위기나 참가자들의 의견을 기록하자. 보고서에는 통계 수치뿐만 아니라, 사람들의 의견도 포함되어야 한다. 행사장의 분위기나 반응을 전달하기 위해서이다.
- 참가자들과 행사 진행팀 직원들의 말이나 의견을 보고서에 포함시키자. 그러면 행사가 성공적이었는지 여부를 보고서 작성자 혼자서 평가한 것이 아니라 모두 함께 평가한 것이 된다. 당연히 보고서의 신뢰도도 상승한다.
- 제3자의 보고서도 포함시키자. 전문 연구 기관에서 언론사들이나 SNS 의견을 분석한 내용을 추가해 주자.
- 공간 활용 분석을 해 보자. 장소는 효율적으로 배치되었는지, 동선은 괜찮았는지, 사람들은 발표회, 행사 순서에 따라 공간을 어떻게 활용했는지 적어 보자.
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시간에 맞추기 위해 노력하자. 행사가 끝난 후 최대한 빨리 작성하자. 달력에 보고서 마감일을 표시해 놓자. 30일 내로만 제출하면 되는 경우도 있지만, 며칠 내로 제출해야 하는 경우도 있다. [6] X 출처 검색하기
- 마감일이 언제든, 그 날에 맞추기 위해 노력하자. 행사 대행 업체를 위한 보고서를 작성 중이라면, 고객사의 요구 사항에 맞게 써야 한다.
- 사람들은 상세한 보고서가 시간에 맞게 올라오기를 바란다. 따라서 시간을 들여 자세하고 정확하게 쓰기 위해 노력하자. 하지만 행사 내용이 옛날 이야기처럼 느껴질 정도로 오랜 시간을 들이지는 말자.
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보고서를 교정하자. 맞춤법 오류나 오탈자, 문장 부호 오류 같은 것들이 없는지 찾아 보자.
- 깊이 있는 분석을 포함하기 위해 노력하자. "말하지 말고 보여 주라"는 글쓰기 원칙을 지키기 위해 노력하자. 보고서에서 주장한 내용과 관련된 예시를 포함시켜 주자.
- 보고서의 독자를 생각하며 쓰자. 격식을 차리고 전문가다운 어조를 유지하자. 행사 보고서는 일상적인 글이 아니다. 행사가 해 볼만한 가치가 있었는지 판단하는데 필요한 중요한 기준이 되는 문서다. 따라서 권위가 있어야 한다.
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팁
- 필요할 것 같은 것 이상으로 사진을 찍자. 나중에 쓸만한 것을 건질 수 있을 것이다.
- 참가자들의 의견을 물을 때, 행사 진행자나 기획자의 의견부터 시작하지 말자. 그 사람들에게는 행사가 끝나고 나서도 물어 볼 수 있기 때문이다. 우선 방문객들에게 물어 보자. 그들은 곧 떠날 사람들이다. 발표자들이나 부스 주인들이 뭔가로 바쁘다면 괴롭히지 말고 기다렸다가 나중에 물어 보자.
- 의견을 물을 때, 대화하듯이 이야기하고 그들이 자신의 생각을 이야기해 줄 때까지 자연스럽게 질문을 이어 가자.
- 의견 역시 필요한 것 이상으로 모아 주자. 나중에 쓸만한 것을 발견할 수 있다.
- 좋은 사진에는 행사의 진행 모습이나 사람들의 반응이 들어간다.
- 청중과 발표자가 한 사진에 다 들어가게 사진을 찍어 보자. 얼마나 많은 사람이 왔는지 보고서에서 보여 줄 수 있을 것이다.
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필요한 것들
- 디지털 카메라
- 종이
출처
- ↑ http://www.meetingscanada.com/features/content-74-2/
- ↑ http://www.sponsorship.com/iegsr/2014/11/17/Five-Tips-On-Creating-Post-Event-Recap-Reports.aspx
- ↑ http://www.sponsorship.com/iegsr/2014/11/17/Five-Tips-On-Creating-Post-Event-Recap-Reports.aspx
- ↑ http://www.sponsorship.com/iegsr/2011/10/11/Best-Practices--Post-Event-Fulfillment-Reports.aspx
- ↑ http://blog.empowermint.com/planner-perspective/7-sections-to-include-in-post%E2%80%93event-reports/
- ↑ http://hawthornlandings.org/2013/02/15/how-to-writing-an-excellent-post-event-wrap-up-report/
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