Pdf downloaden
Pdf downloaden
Alfabetische archivering is een standaard manier om documenten te organiseren in zowel je zakelijke als je privéleven. Door documenten in alfabetische volgorde te archiveren kunnen jij en anderen elk bestand snel vinden en vervangen. Dit zorgt ervoor dat alle documenten veilig en gemakkelijk beschikbaar zijn. Er zijn vele regels over hoe je alfabetisch kunt archiveren, voor het hanteerbaar houden van een archiveringssysteem.
Stappen
-
Besluit welk alfabetische systeem je gaat gebruiken. Zelfs iets dat zo eenvoudig lijkt als alfabetische archivering biedt verschillende opties om uit te kiezen. [1] X Bron Het is belangrijk dat je één systeem kiest en dat consistent gebruikt.
- Bij het per letter archiveren wordt elke letter in elk woord in de volgorde van voorkomen in aanmerking genomen, waarbij spaties tussen woorden worden genegeerd.
- Per woord archiveren ordent zaken op basis van de eerste letter van elk achtereenvolgend woord.
- Bij het klasseren per eenheid wordt rekening gehouden met elk woord, de afkorting en de beginletters, waarbij de items op basis hiervan worden gerangschikt. Dit systeem wordt over het algemeen aanbevolen.
-
Groepeer items. Zodra je alle items hebt die je moet archiveren, beslis je hoe je de bestanden wilt groeperen. Je kunt de woordenboekindeling kiezen, waarbij alle bestanden in één alfabetische volgorde worden geplaatst, ongeacht het type bestand of de items die het bevat. Je kunt ook het encyclopedieformaat gebruiken, waarbij items gegroepeerd worden per type of onderwerp, en elke groep alfabetisch is gerangschikt. [2] X Bron
- Als je veel verschillende soorten items hebt om te archiveren (recepten, belastingontvangsten, brieven, etc.), dan kan het handig zijn om het encyclopedieformaat te gebruiken. Groepeer de items eerst op type, daarna op alfabetische volgorde van de items in elke groep. Houd de groepen gescheiden met behulp van verdelers of kleurcodering.
-
Index je bestanden. Indexeren is de manier om elke sectie van een titel in de juiste eenheid te plaatsen. [3] X Bron Om items te indexeren voordat je ze archiveert, moet je de elementen van de naam van elk item opsplitsen en een nieuwe gealfabetiseerde naam aanmaken, die kan verschillen van de standaardnaam. Bijvoorbeeld:
- Stel je hebt de volgende items te indexeren en te archiveren: een artikel over miereneters met de titel 'Nachtelijke voeding van miereneters ', een biografie van de bekende miereneter-deskundige Jane A. Doe, en een reclamebrochure voor een miereneter-tentoonstelling in Artis.
- De biografie van Jane A. Doe zou worden geïndexeerd als 'Doe, Jane A'., aangezien de achternaam als eerste in het archief voorkomt. Het zou onder de letter 'D'. worden gearchiveerd.
- Het artikel 'Nachtelijke voeding van miereneters' kan zo worden geïndexeerd, als je kiest voor een woordenboek-achtige groepering. Het kan worden gearchiveerd onder de letter 'N' (voor 'Nachtelijk'), met behulp van deze groepering.
- Als alternatief kun je 'Nachtelijke voeding van miereneters' indexeren als 'Miereneters, nachtelijke voeding van'. Dit zou zinvol zijn als je een encyclopedie-achtige groepering zou gebruiken, en niet alleen archivering van aan miereneters gerelateerde zaken. Het item zou dan worden gearchiveerd onder de 'A'.
- De reclamebrochure zou kunnen worden geïndexeerd als 'Miereneters, exposities (Artis)'. Dit zou zinvol zijn als je verwacht dat je verschillende materialen over exposities over miereneters hebt – je zou, bijvoorbeeld, een ander item kunnen hebben dat geïndexeerd wordt als 'Miereneters, exposities (Dierentuin Emmen)'.
- De promotiebrochure kan ook worden geïndexeerd als 'Artis (Expositie over miereneters)'. Dit kan zinvol zijn als je verwacht dat je meerdere items hebt over de dierentuin Artis, of als je een encyclopedie-achtige groepering wilt gebruiken om items op geografische locatie te archiveren.
-
Orden bestanden alfabetisch volgens hun geïndexeerde naam. De algemene regel voor het alfabetisch archiveren is het ordenen van items in volgorde van A (eerste) tot Z (laatste). Gebruik steeds meer specifieke informatie om onderscheid te maken tussen afzonderlijke items en deze te archiveren. [4] X Bron Bijvoorbeeld:
- De volgorde van je geïndexeerde bestanden in de vorige stap kan dan als volgt zijn (afhankelijk van het systeem dat je gebruikt): 'Doe, Jane A'., 'Artis (Expositie miereneters)' en 'Nachtelijke voeding van miereneters ' óf ' Miereneters, exposities (Artis)', ' Miereneters, nachtelijke voeding' en 'Doe, Jane A'.
- Een bestand met de naam 'Wallaby' komt dan na een die voor 'Emoe'. Een bestand voor 'Kangaroe' komt daar dan tussen, en een bestand voor 'Aardvarken' komt voor 'Beer'. Dit levert de volgende volgorde op: Aardvarken, Beer, Eme, Kangaroe, Wallaby.
- Als je vervolgens een bestand hebt toegevoegd voor 'Antilope', dan komt het na alle bestanden voor 'Aardvarken'. Aangezien beide beginnen met de letter 'A', moet je naar de tweede letter van elk woord ('N' en 'A' respectievelijk) kijken om de volgorde te bepalen, en vervolgens bestanden op basis daarvan rangschikken. De nieuwe volgorde zou zijn: Aardvarken, 'Antilope', 'Beer', 'Emoe', 'Kangaroe', 'Wallaby'.
-
Breng een etiket aan op je bestandsmappen. Om het gemakkelijk te maken items te vinden, label je elke bestandsmap met de juiste geïndexeerde naam van het (de) item(s) die het bevat. Dit maakt het ook gemakkelijker om nieuwe bestanden in de juiste volgorde toe te voegen.
- Plaats items in de daarvoor bestemde map.
- Je kunt het ook nuttig vinden om je bestanden in kleur te coderen om de bruikbaarheid te verbeteren. Als je bijvoorbeeld een encyclopedie-achtige groepering gebruikt, geef dan elke groep een aparte kleur en label elk item/bestand in elke groep met zijn respectievelijke kleur.
-
Documenteer je indexerings- en archiveringssysteem. Wees consistent met je indexerings- en archiveringssysteem, wat het ook is. Zorg ervoor dat iedereen met toegang tot de bestanden op de hoogte is van het systeem. Je kunt bijvoorbeeld een document maken en delen dat de regels van je bestandssysteem beschrijft. Dit zal iedereen helpen om het bestandssysteem efficiënt te gebruiken. [5] X Bron
-
Archiveer nieuwe items op de juiste manier. Plaats bestanden in de kast op basis van de geïndexeerde namen en alfabetische volgorde, afhankelijk van het systeem dat je gebruikt. Verplaats de huidige bestanden naar behoefte om nieuwe bestanden op de juiste plaats te archiveren.Advertentie
-
Archiveer items onder een kenmerkende term. Soms is het zinvol om items te archiveren op basis van sleutelwoorden, ongeacht de volgorde waarin woorden in een titel of naam voorkomen. Dit zorgt ervoor dat een bestand geïndexeerd en gelokaliseerd kan worden met de meest logische term. Bijvoorbeeld:
- 'First Bank of Chicago' kan worden geïndexeerd en gearchiveerd als 'Chicago, First Bank of'. [6] X Bron 'Chicago' is de sleutelterm in deze rubriek, in plaats van 'First' of 'Bank', vooral als je andere items met vergelijkbare namen hebt, zoals 'First Bank of Tulsa' of 'Chicago Bank and Trust'.
-
Orden namen op achternaam. Gangbare archiveringsnormen bevelen aan om personen als eerste te indexeren op achternaam, aangezien de achternaam wordt beschouwd als de belangrijke term. [7] X Bron
- Zo zou 'Jane A. Doe' worden geïndexeerd en gearchiveerd als 'Doe, Jane A'.
- Zet titels (Dr., Mr., Mevr., etc.) aan het eind. [8] X Bron 'Dr. Jane A. Doe' bijvoorbeeld, wordt geïndexeerd en gearchiveerd als 'Doe, Jane A., Dr.'.
- Over het algemeen zet je namen op volgorde van de spelling. Zo komt 'MacDonald' voor 'McDonald'. Ook worden 'D', 'L', 'Le', 'Le', 'de', etc. beschouwd als onderdeel van de naam, niet als afzonderlijke eenheden. [9] X Bron [10] X Bron Zo orden je bestanden als 'Heinlein', 'Le Guin', 'L’Engle' en 'Wolfe' in die volgorde (en niet als 'L’Engle, 'Le Guin', 'Heinlein', 'Wolfe').
- Een veel voorkomende uitzondering op deze regels over namen is wanneer de naam van een individu deel uitmaakt van een bedrijfsnaam of organisatie. [11] X Bron Behandel in deze gevallen de naam van het individu als eenheden binnen de bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld, 'Jane A. Doe Ongediertebestrijding' zou worden gearchiveerd onder 'J' en niet als 'Doe, Jane A. Ongediertebestrijding'.
-
Negeer lidwoorden, voegwoorden en voorzetsels. [12] X Bron Lidwoorden (zoals 'de', 'het' en 'een'), voegwoorden (zoals 'en', 'maar' en 'of') en voorzetsels (zoals 'voor', 'van' en 'in') worden over het algemeen overgeslagen bij het in alfabetische volgorde indexeren en archiveren, omdat ze niet als belangrijke termen worden beschouwd. Dit is zelfs het geval wanneer zij het begin van de naam van een item vormen. Bijvoorbeeld:
- 'Een onderzoek naar de voedingsgewoonten van de aap' kan dan worden gearchiveerd onder de 'A' van 'Aap' (het belangrijke woord in de titel van dit item), in plaats van 'E' voor 'Een'.
- 'Doe en Smith Ongediertebestrijding' komt dan na 'Doe, Jane A'. Beide geïndexeerde namen beginnen met het woord 'Doe', dus je gaat veder met de volgende belangrijke term in elk van beide ('Smith' respectievelijk 'Jane') om de volgorde van de bestanden te bepalen. Negeer het woord 'en' omdat het niet significant is.
-
Behandel afkortingen alsof ze gespeld zijn. [13] X Bron Bij het indexeren en archiveren van items kun je afkortingen tegenkomen, zoals 'Prod.' (voor 'Producent') of 'Inc.' (voor 'Incorporated'). Over het algemeen moet je items indexeren en archiveren alsof deze afkortingen gespeld zijn, in plaats van alleen maar als tekenreeksen van letters.
- Bijvoorbeeld: 'Jane A. Doe Kantoorartikelen' zou worden gearchiveerd na 'Jane A. Doe Assurantiën'.
-
Archiveer numerieke waarden als gewoonlijk. Bij het alfabetisch ordenen van items kun je cijfers tegenkomen binnen titels. Over het algemeen orden je nummers zoals gebruikelijk, in plaats van alsof ze gespeld zijn. Cijfers worden ook voor letters geordend.
- Bijvoorbeeld: '3M Company' komt voor '100 Geweldige ondernemersideeën' (aangezien '3' voor '100' komt).
- 'Geweldige ondernemersideeën' en 'Geweldige ondernemers' worden na '100 Geweldige ondernemersideeën' geplaatst, omdat cijfers voor letters gaan.
- Gespelde getallen worden als woorden behandeld. Bijvoorbeeld: archiveer '100 Geweldige ondernemersideeën', 'Geweldige ondernemersideeën' en 'Tweehonderd Geweldige ondernemersideeën' in die volgorde.
- Als het je archiveringsdoeleinden dient, kun je echter een uitzondering maken en altijd cijfers opslaan alsof ze gespeld zijn. [14] X Bron
-
Verwerk speciale karakters. Er moet rekening worden gehouden met alle niet-alfabetische of niet-numerieke tekens die je tegenkomt bij het indexeren en opslaan van items. Wat je met deze tekens moet doen, hangt echter af van het type:
- Interpunctie (zoals apostroffen, punten en komma's) wordt over het algemeen genegeerd bij het indexeren en archiveren van items. [15] X Bron [16] X Bron Je plaatst dus 'Washington’s Best Coffee' en 'Washington State Fair' in die volgorde.
- Diakritische tekens worden behandeld als de corresponderende letter zonder het diakritische teken. [17] X Betrouwbare bron Library of Congress Ga naar de bron Dus archiveer je 'Éclair' als 'Eclair' en 'Über' als 'Uber. De uitzondering hierop is wanneer je archiveert volgens het alfabet van een taal die diakritische tekens gebruikt, in welk geval je de normale alfabetische volgorde van die taal moet volgen.
-
Gebruik indien nodig de algemene regel 'niets voor iets'. Over het algemeen worden spaties (inclusief leestekens en andere elementen die worden overgeslagen) genegeerd bij het alfabetisch archiveren. In die gevallen echter waarin je items hebt die op dezelfde manier beginnen, gebruik je een spatie of de regel 'niets voor iets' om de volgorde te bepalen.
- Bijvoorbeeld: plaats 'North East Bank', 'Northeast Bank' en 'North East Manufacturing' in die volgorde. [18] X Bron
- Evenzo plaats je 'Doe, Jane A.' voor 'Doe, Jane A., Dr.'.
-
Onderscheid bestanden met meer gedetailleerde informatie, indien nodig. [19] X Bron In zeldzamere gevallen is een alfabetische informatie niet voldoende om de volgorde van bestanden te bepalen. In deze gevallen moet je verdere informatie gebruiken om items te indexeren en te ordenen. Markeer deze aanvullende informatie op de betreffende bestanden om je te helpen ze van elkaar te onderscheiden. Bijvoorbeeld:
- Als je items had voor twee verschillende individuen genaamd Jane A. Doe, dan kun je ze op geboortedatum plaatsen. Plaats 'Doe, Jane A. (b. 1853)' dus voor 'Doe, Jane A. (b. 1967)'.
- Je zou ook items kunnen ordenen op basis van geografie wanneer je onderscheid moet maken. Als je bestanden hebt voor drie verschillende banken op drie verschillende locaties, en elke bank heet 'Nationale bank', dan kun je ze alfabetisch ordenen in de volgorde 'Nationale bank (Utrecht)', 'Nationale bank (Groningen)', en 'Nationale bank (Amsterdam)'.
- Evenzo, als je items hebt voor twee verschillende beren, of soorten beren, dan zou je ze verder kunnen onderscheiden op basis van soort, geografische locatie, enz. Je zou bijvoorbeeld bestanden kunnen hebben als 'Beer, Bruin' en 'Beer, Grizzly' (in die volgorde), of bestanden over 'Beren (Europa)' en 'Beren (Noord-Amerika)' (in die volgorde).
-
Stel uitzonderingen en speciale regels op. [20] X Bron Zorg ervoor dat iedereen die je bestanden gebruikt op de hoogte is van eventuele uitzonderingen op de standaard richtlijnen die in je archiveringssysteem zijn verwerkt. Dit zal ervoor zorgen dat iedereen het bestandssysteem goed en efficiënt kan gebruiken.Advertentie
Tips
- Als je op zoek bent naar richtlijnen voor meer complexe of gespecialiseerde alfabetische archiveringskwesties, neem dan contact op met instellingen zoals de National Information Standards Organization (NISO), the American Library Association (ALA), the Association of Records Managers and Administrators (ARMA), of the Library of Congress. [21] X Bron [22] X Bron [23] X Betrouwbare bron Library of Congress Ga naar de bron
Advertentie
Bronnen
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.csus.edu/aba/records-management/files-management/index.html#five
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ https://www.tsl.texas.gov/slrm/recordspubs/fs.html#alp
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~library/recmgmt/forms/FilingRules.pdf?mswitch-redir=classic
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~library/recmgmt/forms/FilingRules.pdf?mswitch-redir=classic
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~library/recmgmt/forms/FilingRules.pdf?mswitch-redir=classic
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~library/recmgmt/forms/FilingRules.pdf?mswitch-redir=classic
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~library/recmgmt/forms/FilingRules.pdf?mswitch-redir=classic
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~library/recmgmt/forms/FilingRules.pdf?mswitch-redir=classic
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.niso.org/publications/tr/tr03.pdf
- ↑ https://www.loc.gov/catdir/cpso/G100.pdf
- ↑ http://www.dartmouth.edu/~library/recmgmt/forms/FilingRules.pdf?mswitch-redir=classic
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.mhhe.com/business/buscom/gregg/docs/appc.pdf
- ↑ http://www.niso.org/publications/tr/tr03.pdf
- ↑ http://www.webpages.uidaho.edu/cte419/Offline-Modules/M6/ARMA-12_Filing_Rules.htm
- ↑ https://www.loc.gov/catdir/cpso/G100.pdf
Over dit artikel
Deze pagina is 3.818 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
