Pdf downloaden
Pdf downloaden
We hebben allemaal weleens een telefoongesprek gevoerd dat nooit lijkt te eindigen. Dus, hoe beëindig je het gesprek op een respectvolle manier? Het is belangrijk om goede middelen van communicatie tussen vrienden, familieleden, en collega's te behouden. Telefoongesprekken beleefd beëindigen is een belangrijk deel van het ontwikkelen van deze relaties.
Stappen
-
Focus het gesprek. Wanneer je nabij het einde van het telefoongesprek komt, zorg er dan voor dat je de ander niet uitnodigt om te blijven praten. Misschien ben je bijvoorbeeld erg geïnteresseerd in wat de ander je net heeft verteld, maar door een vraag te stellen nodig je hem of haar uit om te blijven praten. [1] X Bron- Je moeder heeft je bijvoorbeeld misschien net over een interessante roddel verteld. In plaats van dat je dan een open vraag stelt (zoals, 'hoe heb je daarover gehoord?!') kun je een uitspraak maken (zoals, 'nou, je kunt niet alles geloven wat je hoort.') Een uitspraak werkt om het gesprek af te ronden zodat je verder kunt gaan met andere onderwerpen waar jullie het over moeten hebben, of zodat het gesprek kan eindigen.
- Als je een werkgesprek voert en het gesprek een andere richting op moet leiden, reageer dan met een uitspraak op wat de ander heeft gezegd, en een indicatie dat wat hij of zij gezegd heeft ook belangrijk voor je is. Introduceer dan meteen het onderwerp dat jullie aan moeten kaarten. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen, 'Dankjewel dat je dit probleem met het salaris hebt aangekaart. Ik zal dit meteen met onze manager bespreken wanneer ik klaar ben met ons gesprek, maar ik wou nog wel de voortgang van de kwartaalrapportage bespreken.'
-
Wacht op een stilte. Elk gesprek heeft pauzes. Wacht tot de spreker pauzeert, en leg dan uit dat je weg moet.- Pauzeer niet wanneer je gebruik maakt van de stilte. Anders zal de ander misschien een nieuw verhaal beginnen te vertellen. Vertel de persoon in dit geval dat je het leuk hebt gevonden om te praten, dat je snel weer zult bellen, en dan dat je meteen weg moet. Stel het afscheid niet uit.
-
Onderbreek de ander. Hoewel we onderbrekingen meestal als onbeleefd gedrag zien kun je iemand ook op een beleefde manier onderbreken! [2] X Bron- Onderbreek wanneer het je enige mogelijkheid is, en bied altijd je excuses aan wanneer je dat doet. Je kunt bijvoorbeeld onderbreken wanneer er een belangrijke taak of noodgeval voorkomt terwijl je aan de telefoon bent. Als alternatief kun je onderbreken wanneer je een specifieke tijdslimiet hebt die je al van tevoren hebt uitgesproken.
- Misschien ben je bezig met een werkgesprek maar is iemand net je kantoor binnen gekomen of heb je een vergadering ingepland. Laat degene waarmee je spreekt over de situatie weten en vertel hem of haar dat je terug zult bellen wanneer je klaar bent.
- Als je een noodgeval hebt, leg dat dan kort uit: 'Het spijt me dat ik je moet onderbreken, maar mijn hond heeft net overgegeven. Ik moet kijken of het wel met hem gaat.'
- Als je je moet houden aan je al uitgelegde tijdslimiet, herinner hem of haar hier dan aan: 'Sorry dat ik je moet onderbreken, maar mijn pauze is nu voorbij, en ik moet weer aan het werk.'
-
Geef een tijdswaarschuwing. Door de andere persoon je tijdslimiet te laten weten kun je een ongemakkelijke of onbeleefde afscheid vermijden. Vertel het de ander wanneer je nog maar vijf of tien minuten over hebt. Als hij of zij je een specifieke vraag moet stellen of nog iets belangrijks moet vertellen, dan zal een tijdswaarschuwing hem of haar eraan herinneren om zijn of haar deel van het gesprek te focussen.- Een tijdswaarschuwing kan ook een manier zijn om over te gaan op het laatste gespreksonderwerp of de laatste vraag. Nadat de ander heeft gereageerd, bedank hem of haar dan en beëindig het gesprek.
- Voor werkgesprekken kan een tijdswaarschuwing je helpen om het gesprek te sturen en om de belangrijkste gespreksonderwerpen te prioriteren. Je kunt bijvoorbeeld zeggen, 'Ik heb nog maar vijf minuten over voor mijn volgende gesprek, maar ik wou nog vragen of je op schema bent met de kwartaalrapportage.' Wanneer de ander reageert kun je hem of haar bedanken en vertellen dat je ernaar uitkijkt om de rapportage binnenkort te lezen.
Advertentie
-
Bied je excuses aan. Als je het gesprek abrupt moet beëindigen, zorg er dan voor dat je sorry zegt. Leg uit dat je graag zou blijven praten, maar dat je de (nood)situatie moet aanpakken die gebeurd is tijdens jullie gesprek. -
Bevestig je genot van het gesprek. Zorg ervoor dat je de ander vertelt dat je het leuk vond om bij te praten en dat je het waardeert dat hij of zij de tijd genomen heeft om met je te praten. Op deze manier bevestig je dat hij of zij belangrijk voor je is. -
Maak een plan om weer te praten. Als je met een goede vriend of familielid praat, dan zal het je helpen om het gesprek sneller af te ronden wanneer je tijd inplant om binnenkort weer te praten. De ander zal weten dat hij of zij snel de andere dingen die hij of zij wilde vertellen zal kunnen zeggen en zal zich niet voelen alsof hij of zij het gesprek moet verlengen door je alles in één keer te vertellen.- Het kan tot een verlengd telefoongesprek leiden wanneer je de ander vraagt wanneer het een goed moment zal zijn om weer te bellen. Vertel hem of haar in plaats daarvan dat je hem of haar volgende week een berichtje of e-mail zult sturen om te kijken wanneer hij of zij weer kan praten.
- Als je niet weet wanneer je weer tijd zult hebben kun je een vaag moment suggereren. Zeg bijvoorbeeld, 'Ik zal later deze week of in het weekend weer bellen.'
- Als de persoon iemand is waar je niet regelmatig mee spreekt, zeg dan iets als, 'We moeten dit snel weer doen!' Door dit te doen geef je aan dat je contact wilt houden maar beperk je jezelf niet tot een bepaald tijdslimiet.
-
Stel een alternatieve manier om te communiceren voor. Als je niet graag via de telefoon praat, zeg dan dat je graag wilt Skypen, SMS'en, of mailen om contact te houden.- Aan collega's die vaak lang doorpraten kun je vertellen dat je sneller zult kunnen reageren op e-mails dan via de telefoon. De ander zal misschien eerder e-mailen als hij of zij reageert op een e-mail die jij hebt gestuurd, in plaats van dat hij of zij het eerste mailtje moet sturen. Mail hem of haar dezelfde dag als vervolg op jullie telefoongesprek, en moedig hem of haar aan om via de mail te reageren.
- Soms gaan persoonlijke telefoongesprekken lang door omdat de ander zich voelt alsof hij of zij je moet vertellen over alles wat er in zijn of haar leven gebeurd is sinds jullie voor het laatst hebben gesproken. Als jullie contact houden via sociale media (zoals Facebook), SMS, of e-mail, zal hij of zij minder druk voelen om lang bij te blijven praten.
- Vertel de ander dat je hem of haar foto's zal SMS'en of mailen van iets waar jullie het via de telefoon over hebben gehad. Je zult de communicatie verlengen, maar binnen je eigen tijdschema. SMS'en of e-mailen als opvolging op het gesprek kan ook een nieuwe communicatiemethode openmaken.
Advertentie
-
Bel tussen activiteiten in. Als je weet dat degene die je wilt bellen vaak heel spraakzaam is, bel dan tussen geplande afspraken, vergaderingen, of activiteiten in. Je kunt zeggen dat je maar tien minuten hebt om te praten, maar dat je echt wou bellen terwijl het lukte. Vertel je vriend of familielid aan het begin van het gesprek over je tijdslimiet zodat hij of zij van de situatie op de hoogte is.- Spraakzame mensen willen je vaak 'nog één ding' vertellen wanneer jullie het gesprek af proberen te ronden. Door de ander te vertellen dat je maar een paar minuten hebt om te praten kan hij of zij beter de belangrijkste dingen die hij of zij je wil vertellen prioriteren.
-
Wees je bewust van zijn of haar schema. Denk na over de normale routine van je vriend of familielid. Als je weet dat hij of zij om een bepaalde tijd gaat eten en geen oneindige gesprekstijd zal hebben, bel dan op dat moment. Je kunt bijvoorbeeld tijdens zijn of haar lunchpauze bellen of voor hij of zij meestal gaat eten. Op die manier ligt de druk om het gesprek te beëindigen op de ander (en niet jou).- Laat aandacht voor het schema van de ander zien. Zeg wanneer je belt iets als, 'Ik weet dat je nu je lunchpauze hebt, ik wou gewoon bellen en even praten als je de tijd hebt.'
-
Bel hem of haar terug. Als degene je belt wanneer je geen tijd hebt om een uur te praten, neem dan niet op. Zorg er echter wel voor dat je hem of haar dezelfde dag terug belt zodat hij of zij niet denkt dat je hem of haar vermijdt.- Wees eerlijk over waarom je niet op kon nemen. Misschien was je bezig met een project, aan het sporten, huiswerk aan het maken, enzovoorts. Laat hem of haar weten dat het je spijt dat je de oproep gemist hebt.
- Bel wanneer je wel genoeg tijd hebt om te praten zodat je vriend of familielid niet denkt dat je afwijzend bent. Je wilt bevestigen dat je hem of haar respecteert en dat je geeft om wat hij of zij je wilt vertellen. Door niet te reageren op de eerste oproep en daarna terug te bellen geef je aan dat je nu de tijd hebt om je volledige aandacht te geven.
- Als je weet dat je ook later die dag geen tijd hebt, beantwoord dan de eerste oproep. Vraag hem of haar eerst wat er aan de hand is; misschien heeft hij of zij een noodgeval of belangrijk nieuws om te vertellen. Als hij of zij in plaats daarvan gewoon belde om te kletsen, vertel de beller dan gewoon waar je mee bezig bent en dat je een drukke dag voor je hebt. Vraag of je later in de week terug kunt bellen wanneer je meer tijd hebt.
-
Maak een lijst. Als je een spraakzaam persoon om een specifieke reden belt, schrijf dan op wat je aan hem of haar moet vertellen of vragen voor je belt. Dit zal je helpen om het gesprek op gang te houden.- Door een lijst onderwerpen die je wilt bespreken op te schrijven zul je eraan herinnerd worden waar je het met de ander over wou hebben als het gesprek ergens anders heen gaat. Probeer als je dat kunt om het gesprek terug te sturen naar één van de onderwerpen op je lijst door het te verbinden aan wat de ander je heeft verteld, bijvoorbeeld, 'Oh, dat doet me eraan denken! Ik wou je nog vertellen over wat er gister is gebeurd!'
Advertentie
Tips
- Het is altijd het beste om eerlijk te zijn. Als je elke keer dezelfde excuses gebruikt zal de ander zich voelen alsof je hem of haar niet waardeert, of zal hij of zij misschien zelfs denken dat hij of zij iets heeft gedaan om je te beledigen.
- Wees erg beleefd en assertief. Als hij of zij je vraag negeert en blijft praten, dan zul je misschien de noodzaak om het telefoongesprek te beëindigen moeten herhalen.
Advertentie
Waarschuwingen
- Wees gevoelig voor de behoeften van anderen. Misschien is het wel belangrijker om wat extra tijd aan de telefoon door te brengen met iemand die moet praten dan om te doen wat je denkt te moeten doen.
- Gebruik geen onzinnige excuses (zoals, 'ik moet nu mijn taart gaan eten,' of, 'sorry, ik moet mijn haar gaan wassen'). Dit zal degene met wie je praten irriteren en boos maken.
Advertentie
Bronnen
Over dit artikel
Deze pagina is 3.122 keer bekeken.
Advertentie
Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief van wikiHow!
Je vindt dan elke week handige handleidingen in je inbox.
Meld me aan!
